内部控制手册--办公用品采购.doc

办公用品采购1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关办公用品采购的过程，涉及公司生产运营所需办公用品及耗材采购的申请、审批、供应商选择、询价比价、合同签订、验收入库、结算付款的工作流程，旨在规范集团办公用品采购过程中的各项具体工作，降低办公用品采购成本，控制办公用品质量，降低付款风险等。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 暂无制度，建议补充。1.4 职责分工n 行政部：提出办公用品采购申请。 n 采购部：制定并执行采购计划。n 分管领导：负责审批采购计划。n 仓库：负责办公用品库存情况查询以及办理入库手续等。1.5 流程图61.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施7.5-PR1办公用品采购计划制定不合理，可能导致办公用品采购过量或不足，影响公司日常行政办公效率7.5-C1A预防性各部门按年度预算和实际需要提出申请计划至行政部，行政部根据报送的计划拟定采购计划，采购计划制定后由部门负责人审核确认年办公用品采购计划7.5-C1B发现性各使用部门应根据库存和消耗情况定期提起采购计划，做到既保证需要又不积压过多资金。定期盘点库存，做到帐物相符年办公用品采购计划；库存盘点表7.5-PR2办公用品采购计划未经过适当审批或越权审批，可能造成公司采购资金截留风险7.5-C2A预防性各部门负责人以及行政部负责本部门的办公用品采购计划的审批工作年办公用品采购计划7.5-C2B预防性各部门负责人对超出本部门审批权限的办公用品采购计划应提出处理意见，报行政部负责人年办公用品采购计划7.5-PR3办公用品采购未按审定的采购计划执行，可能导致办公用品采购不及时，影响公司正常生产经营7.5-C3预防性办公用品采购必须由使用部门提出采购申请，经行政部经理审核后才能执行年办公用品采购申请7.5-PR4采购部未对各部门采购需求进行汇总，可能造成重复采购或遗漏采购等情况，影响公司正常生产经营7.5-C4预防性相关使用部门应在规定时间内提交申请计划，行政部根据提交的申请制定年度办公用品采购计划年办公用品采购计划7.5-PR5采购的办公用品质量不好，可能影响日常生产经营效率7.5-C5预防性选择合格的供应商，并且验收人员在验收时发现质量问题应与供应商沟通，如果出现严重质量问题应该做退货处理月退货单7.5-PR6办公用品采购未进行比价管理，可能导致采购价格不合理，增加采购成本7.5-C6预防性应根据经审批的办公用品采购计划，按照采购询价管理制度相关规定进行询价比价，询价供应商原则上不少于三家，经比较后由部门负责人审批确认月供应商询价比价资料7.5-PR7采购合同或协议等未按规定的程序进行领导审批，可能导致合同或协议条款不合理，损害公司利益7.5-C7预防性大金额的物资采购须与供应商签订采购合同，采购合同须经过相关部门负责人审批同意后才能签订年办公用品大额采购合同7.5-PR8办公用品采购验收不到位，可能导致办公用品质量不符合使用需求，影响公司日常经营活动7.5-C8发现性办公用品入库前须经行政部相关人员及仓库管理人员验收后填写验收单，并由送货人和验收人在验收单上签字生效月货物签收单