大数据时代档案管理信息化策略研究.pdf

中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 51 大数据时代档案管理信息化策略研究 尹艳慧 太原市公园服务中心，山西 太原 030002 摘要：摘要：现代社会科技发展日新月异，互联网技术、大数据技术日益完善，对档案管理工作产生了直接影响。在大数据环境下，数字化和电子化是档案管理最突出的特征，充分体现大数据技术应用的必要性，传统的档案管理模式主要依靠人工，不仅工作效率低下，而且很容易受到人为因素的干扰，不利于档案管理工作质量的提升，进入大数据时代，必须要对档案管理模式进行全面创新，以最大限度地凸显其时代价值。关键词：关键词：大数据；档案管理；信息化对策 中图分类号：中图分类号：G270 0 引言 基于大数据时代带来的深刻变化，传统的档案管理模式已经无法满足实际的工作需要，各种信息、数据的作用越来越大，为信息化建设指引了发展的方向。随着信息化进程的加快，管理的安全性问题、系统体系和制度不够健全的问题等也越来越突出。为了有效处理相关问题，最大限度地降低或者消除这些问题带来的不良影响，要在加强顶层规划等方面下功夫。1 大数据背景下档案信息化的新特征 1.1 服务模式精准化 信息化打破传统档案管理的孤岛模式，实现跨馆查询、远程访问、即时利用，档案服务进入全新模式。大数据技术能够基于用户需要和习惯识别，打造个性化的档案服务。搭建技术赋能管理模式从用户需求出发，改变以往的阅览、展示、咨询等被动工作模式。新型的数字体验服务管理模式，了解用户的习惯和想法，构建档案智慧平台，利用数据挖掘、新媒体服务、精准推送等方式切实高效、有针对性地解决用户问题，提高用户认可度。由此可见，“大数据”优势在于提高对数据的优化和整合能力，对看似无关联的各门类档案数据进行关联、萃取和分析，实现档案资源与用户需求的双向控制达到最优化，使档案服务模式走向精细化。1.2 提升档案管理便捷性 在档案收集过程中，固有的时间空间等限制因素问题逐渐弱化，档案管理方式也随之得到拓展。档案工作者进行动态化的档案收集、整理、保管，大大提升了工作效率，实现档案的应收尽收和实时更新。例如人事档案管理过程中，档案中人物的入职、提拔、退休、婚姻、学历等信息经常性改变，大数据管理可将其每一个阶段的变动信息及时上传给系统平台完成更新工作，保证了档案的真实性、完整性、准确性和可查性，为人事工作提供有力的信息基础。对声像档案、纸质档案、图片档案的类型进行针对性的统一转换并高效存储，系统平台可在高度复杂的档案分类中寻找共同点，实现信息种类的准确控制，避免信息库出现内部不连贯、整体混乱的问题，大大降低了档案的管理难度。1.3 有利于收集档案信息 进入大数据时代，通过对大数据技术的实践应用，能够实现各项档案信息的有效收集与整理，使档案管理工作的效率得到显著提升，传统的档案管理不仅耗时较长，且成本较高，还很难确保档案资料的完整性和独立性。大数据技术的应用，能够弥补传统档案管理的缺陷，档案管理人员可以通过网络搜索相关信息资料，将其合理地应用于日常管理工作当中，改变了以往单一的文字管理形式，并在此基础上新增视频、音频、图片等多种形式，为档案信息的汇总、分析、整理、收集等创造广阔空间。2 大数据时代档案管理信息化建设的现状 2.1 纸质档案重复数字化浪费严重 目前，“单套制”的管理和推广已经积累了一定的经验，但是电子文件“单套制”模式对信息化软硬件的要求较高，同时也面临着系统安全、身份识别等问题，经验推广需要一定的周期。同时，大部分党政中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 52 机关单位还依然延续过去的办公习惯，公文流转中使用纸质文件，导致了既有电子文件的存储，后期还会对纸质文件再数字化，造成了资源的浪费。主要原因是管理理念未能向现代管理方式转变，没有根据档案管理实际和技术变革改变管理方式。档案资料形成过程中，也存在收集重复的问题，比如在某些档案的审批过程中，会涉及审批前的论证、审批中的批复、审批后的监管等资料，为了全面准确反映事实，需要对这些资料进行系统的整理，但是资料又是分散不系统的，在形成档案后，既有整理后归档的部分，也有零散部分，存在重复性管理的格局。2.2 档案管理信息化建设重视不够 当前企事业单位普遍对档案信息化建设重视不够，档案信息化建设步伐缓慢。首先，现有档案信息资料较多，整理工作具有较大难度，前期收集和整理相关信息资料会花费大量时间，管理效益在短时间内也难以看到，导致部分档案管理人员有畏难心理，选择直接放弃该项工作。其次，档案信息化建设是一项系统性工程，部分档案管理人员短期内难以看到该项工作的效益，导致企事业单位普遍不够重视。最后，档案管理部门的边缘性和封闭性较强，电子技术和移动互联网的蓬勃发展让受众可随时获取电子资源，档案管理部门缺乏信息化主动创新意识，档案服务意识有待增强。2.3 从技能上看，档案信息安全受到冲击 档案安全是档案工作的底线和红线。信息技术的飞速发展，既为档案安全提供了安全外衣，但也面临着新技术的冲击。近年来，事业单位按照文书类电子档案检测一般要求 档案信息系统安全保护基本要求等工作标准，在电子档案的检测和管理等方面积累了丰富的经验和做法。重要档案资料实行异地备份、异质管理、多套备份等形式。但是，近十年来，伴随大数据、互联网+、人工智能等技术全面渗透到机关事业单位信息化的全流程，智慧化管理成为档案信息化的现实指向，但是这些技术相较传统的网络通信数据库等比较成熟的技术，其安全性和稳定性显然还不够。这也正是近年来频频曝出大数据侵犯个人资料和隐私等问题的原因。档案的原始性、真实性决定其出现安全问题是不可挽回的损失。档案信息安全与数据隐私保护的威胁与日俱增，信息安全风险产生一系列的连锁反应。从档案的管理、利用、数字档案室的运营各环节都需要进行重塑或安全防护。物联网技术在事业单位机关档案管理中广泛应用于档案实体、建筑硬软件中，但是也面临着“信息安全”有关的挑战。主要是档案具有保密的属性，有些档案资源的利用有限度和要求，超出一定的范围和层次，可能会给部分群体和社会公众带来危害。因此，档案的保密性要求某些档案信息不能随意上网公开，需要分级利用、有序开放。3 大数据时代档案管理信息化建设的措施 3.1 强化资金投入，加大信息化基础设施建设力度 随着科技的发展，时代的进步，事业单位的综合档案管理应紧盯潮流，大踏步跟进，下决心开展信息化建设。单位领导要事先开展市场调查，及时寻找新形势下适合档案发展的道路，高位推动、统筹谋划、合理建设，为档案信息化管理工作的开展创造良好条件。建设过程中争取做到“一步到位”，让档案管理系统紧跟科技发展脚步，而且在长时间内不会被时代所淘汰。重点工作在以下几个方面：第一，要以“互联网+大数据”为基础，在平台内外实现数据的传输和共享。第二，要选择实力过硬、信誉良好的设备生产商，保证软硬件设备品质优良。第三，要重视纸质档案与电子档案相结合，可采用分类设计的方法，突出人事、财务、民生、项目档案管理内容。第四，要做好系统基础平台建设，可在未来发展过程中做到增配增功能。第五，要做好系统软硬件的运维工作，安排技术人员负责机房温湿度记录、硬件保养检修，做好故障维修记录。第六，要尽量实现全国产化替代。3.2 加强档案资源整合，打通数据孤岛 档案馆馆藏资源数字化是将档案资源原有的文本、影像、图表的固态形式，经过数字技术加工处理转换成电子档案和数据。常用的技术形式是人工智能的通用层技术：机器人、图谱识别、语音识别、自然语言处理、语义关联、专家系统等。通过这些技术手段助力档案资源整合，可以极大提高工作效率，还可以将档案资源融入各类数据库的资源系统。如影视影像数据库、专业档案数据库、自然科学数据库、社会科学数据库等。开放资源整合是指收集政府机关、社会团体、个人（包括社交媒体、新闻媒介、文化系统）的中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 53 数据服务平台的档案资源，打造能够满足不同用户兴趣偏好、个性需求的多领域数据资源库，打破“信息孤岛”，形成“数据湖”。这些数据资源的整合极大地增加了档案体量，提升了档案服务质效果，使档案服务更加有精准性，提升档案用户服务体验，但整合数据资源需要面对与多部门合作的困难，因此要同步强化安全技术管控，确保档案信息安全。3.3 以专题数据库建设促公共服务 推广、普及、深化档案管理信息系统的应用，为信息化造“车”。除了应具备完善的软硬件基础设施的规范化管理和精细化使用外，还需要有先进、实用、可靠的档案管理软件系统和数据库存储系统，包括办公自动化系统和档案管理信息系统。以满足档案管理综合业务和局部业务需求的各种类型的档案管理系统是管理永久档案信息的软件载体。而办公自动化系统具有工具性，它主要是满足机关人员的业务处理的共性需求，是实现档案管理和业务信息交换、提供决策服务的数据纽带，将整个工作群体与工作内容进行有效链接。它与档案管理信息系统满足业务部门、业务人员办理业务的需求不同，与档案管理信息系统既相对独立又紧密联系，既分工负责又互为补充，是档案形成阶段的系统载体。归档过程就是将办公自动化系统中管理的数据迁移到档案管理系统中，因此，在信息系统建设和使用过程中应将这两大类系统区分开来。3.4 提高档案管理人员的综合素质 企业在开展档案管理信息化建设时，档案管理人员是主导者和执行者，因此，其必须树立良好的责任观念，要能够把握时代发展潮流，更新思想观念，积极学习现代化先进的工作技巧和方法，树立良好的大数据意识。与此同时，还要强化对档案信息的深层把握与理解，与时俱进，不断提高自身文化素养和综合能力，只有这样，才能在实践工作当中明确自身存在的问题，并及时处理，使自己的工作职责和范围更加明确，以此来保证相关工作的质量。在实际工作中，企业要重视相关人员的培训，定期向其普及档案管理相关专业知识，在引入先进管理理念的同时，让档案管理人员掌握信息技术的操作技能。此外，还应加强对档案管理法律法规的宣传，使每一位基层管理人员都能够树立良好的法律意识，提高其信息素养和业务水平，并使其真正认识到档案管理信息化建设的重要性。同时，企业还要定期开展专题讲座，邀请业内专家授课，对全体档案管理人员进行培训，使其能够深入理解和把握档案管理信息化常识，摒弃传统落后的思想观念，用科学的思想观念来武装自己的头脑，自觉规范不良行为，只有这样，才能从根本上确保档案管理工作的质量，加快企业档案管理信息化建设的进程。3.5 转变管理思路、优化管理方法 为了保证档案管理工作能够尽快适应大数据时代发展，需要做到以下几点，一要升级档案管理人员的管理意识，通过最新理论研学、外出交流借鉴等方式改变档案管理思路，使其充分认可大数据对档案管理工作的影响，形成大数据思维，进而树立更高层次的工作目标，使自身管理工作方式方法能够与大数据时代相适应，为大数据管理模式建设工作主动添砖加瓦。二是利用大数据技术自身优势，将各单位现存档案进行分类整理，开展集中数字化工作，对已形成的电子档案进行全面检查，保证其页码连贯、PDF 图像清晰。对未数字化的纸质档案开展调查、摸排和归集工作，全面摸清馆藏全部档案资料的数量门类、完整程度及开放审核等情况，确认是否应进行数字化，做到家底清、情况明，切实避免分散数字化、重复数字化。三是彻底解决档案管理工作在标准化、规范化方面存在的不足，有针对性地对档案的管理实现不断优化、流程再造，保证在档案存储、数据安全等各个关键环节都能够利用新兴技术提高工作水准，切实推动档案管理工作能够向安全高效的路径前行。4 结语 数字赋能档案管理模式为档案管理工作带来变革性影响，将数字技术嵌入档案管理工作，构建数字赋能档案管理模式，能够智慧性地满足用户对档案的需求，实现档案工作的升级转型。在保证档案信息安全性的前提下，改变传统档案工作中技术落后、效率低下等问题，在档案管理工作中发挥重要影响力。参考文献 1徐蕾.“互联网+”时代背景下事业单位档案管理信 息 化 建 设 策 略 探 讨 J.办 公 自 动化,2022,27(19):13-15.2王泳.事业单位档案管理信息化建设的探索J.网中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 54 络安全和信息化,2022(08):16-18.3高红丽.加强事业单位档案信息化建设的路径探究J.陕西档案,2022(03):39-40.4王爱珍.论事业单位档案信息化建设的问题与对策J.档案天地,2022(12):52-53.5张文婧.事业单位档案管理信息化建设路径J.文化产业,2022(09):104-106.6王文越.融合与转型是大数据视域下档案工作发展进路J.办公室业务,2022(16):119-121.