企业内控应用手册固定资产-流程描述.doc

公司名称
xx地产（集团）股份有限公司
流程名称
固定资产

流程描述

本流程涉及制度
l 《财务管理工作规定》
l 《会计核算制度》
l 《设备管理规定》
流程总述
本流程包含以下内容及主要步骤：固定资产的购置、固定资产的使用与维护、固定资产盘点、固定资产折旧与减值、固定资产的处置。本流程旨在规范公司固定资产的管理，提高资产使用效能，保证资产安全。主要涉及部门有：成本管理中心、财务管理中心、信息管理部、资产管理部。
业务环节
1. 固定资产的购置
2. 固定资产的使用与维护
3. 固定资产盘点
4. 固定资产折旧与减值
5. 固定资产的处置

1.固定资产的购置
1.1固定资产购置计划与预算
IT电子设备：
每年年末，成本管理中心信息管理部专员调查各中心办于未来一年内对电子设备类固定资产的需求，并分析预估设备运维及新投入方面的需要，编制《公司整体电子设备年度购置计划与预算》，依次报成本管理中心领导、主管副总审核，并提交至公司总经理办公会审议批准后，报财务管理中心备案。
车辆：
每年年末，办公室行政办专员调查分析公司车辆配置需求，同时收集下属单位提交的车辆配置计划，汇编形成《集团整体车辆年度购置计划》，依次报办公室领导、主管副总审核，经公司总经理办公会议讨论后由董事长审核，最后提交至董事会审议通过后方正式生效。
1.2固定资产购置申请
IT电子设备：
固定资产使用部门经办人或资产使用个人根据实际工作需求填写《固定资产购置申请单》，经所在部门领导、成本管理中心信息管理部、财务管理中心分别签署意见后，依次经主管副总、财务总监审核，并按涉及金额区分最终审批权限：
▪预算内开支且单次支付金额在10万元以下的资产购置，由总经理最终审批；
▪预算内开支且单次支付金额在10万元以上（含）的资产购置，由总经理审核后，董事长最终审批；
▪未编制预算的资产购置，由总经理审核后，董事长最终审批。
车辆：
公司仅可购置已纳入《车辆年度购置计划》中的车辆，未纳入计划的一律禁止购置。
办公室行政办专员编制《车辆购置申请表》，报办公室领导、财务管理中心签署意见，并经主管副总、财务总监、总经理、董事长审批后，办公室方可组织采购事宜。
1.3固定资产验收
公司所购置的固定资产由供应商交付后，成本管理中心信息管理部/办公室采购经办人依据供销条款、购置批件等检查固定资产的规格型号与数量，并进行必要的验收、安装及调试后，在送货/提货单据上签字确认。
1.4固定资产入库登记
成本管理中心信息管理部专员/办公室行政办专员根据验收资产信息，进行入库登记，维护固定资产台账，内容包括资产名称、型号、使用部门/人员等信息。
1.5 固定资产购置价款支付
需要付款时，采购经办人填写《付款申请表》，经中心办领导审核通过后连同合同、发票、验收单等原始资料一并按照公司资金审核权限报相关部门及领导审批后提交财务管理中心办理款项支付。后续的款项支付控制具体参见“资金管理”流程。
1.6 固定资产入账
财务管理中心资产管理部专员根据购置批件、合同、发票、验收单据等资料在财务系统中录入资产名称、规格、购置时间、折旧费用承担部门、固定资产使用部门、原值及折旧等详细信息，生成《固定资产卡片》。
1.7固定资产编号与标签管理
固定资产正式交付使用前，成本管理中心信息管理部专员/办公室行政办专员按照财务管理中心提供的固定资产编号在《固定资产台账》上登记，同时制作固定资产标签并粘贴在实物上。
2. 固定资产的使用与维护
2.1领用固定资产
需要领用固定资产时，领用人根据经审批的申购表/新入职人员的相关领用证明，到成本管理中心信息管理部办理领用登记手续，由成本管理中心信息管理部专员在《固定资产台账》上登记领用情况。
2.2固定资产调拨
部门之间的内部调拨：
固定资产需要内部调拨时，调出部门（个人）与调入部门（个人）沟通并达成一致后，由调出单位（个人）现将固定资产归还给成本管理中心信息管理部入库，调入部门（个人）再申请领用。成本管理中心信息管理部和财务管理中心核实调转资产的编号、型号规格和数量，相应更新《固定资产台账》和财务系统中的《固定资产卡片》。
集团内关联企业之间的调拨：
成本管理中心信息管理部专员填写《固定资产对外转让审批表》，并附上固定资产评估意见（如有），固定资产原使用部门、成本管理中心信息管理部、财务管理中心分别签署意见后，报主管副总、财务总监、总经理批准，原值10万元以上的还须董事长批准后方可实施。进行实物交接时，交接双方核对转让资产的编号、型号规格和数量，形成《转让交接清单》并在其上签字确认。财务管理中心以《固定资产对外转让审批表》、《转让交接清单》作为凭证进行相关账务处理。
2.3固定资产日常检查与维护
成本管理中心信息管理部制定《设备检查与维修计划》，定期开展日常检查工作，形成《设备维护日志》并提交至部门领导审阅。
2.4固定资产维修
固定资产需要维修时，使用部门/个人向公司内部技术人员报修，技术人员检查实物后若可自行维修的则直接实施维修。确实无法自行维修并且预计维修费用低于重置成本的，由成本管理中心信息管理部专员联系供应商售后服务人员前来维修。
针对涉及产生费用的固定资产维修，按照资产维修的性质，经由所在部门领导审核，并由成本管理中心信息管理部、财务管理中心会审后，进一步报主管副总、财务总监审核，总经理审批后进行维修。保养、维修、升级等原因引起固定资产增值的，成本管理中心、财务管理中心对《固定资产台账》、《固定资产卡片》等进行更新。维修后使用部门/个人对维修质量进行领用验收。
2.5固定资产投保/续保与索赔
公司对车辆类固定资产以及抵押的固定资产进行投保。
进行首次投保或续保时，办公室行政办专员提交申请，经办公室领导审核，财务管理中心会签后，进一步报主管副总、财务总监审核，总经理审批，办公室行政办专员联系保险公司办理投保/续保手续。
已投保固定资产发生损失的，办公室行政办专员及时调查原因及受损金额，并按照合同条款进行向保险公司办理相关索赔手续。财务管理中心会计人员根据《保险理赔通知书》、银行回单等资料进行相应的账务处理。
3．固定资产盘点
3.1固定资产清查
《财务管理工作规定》中明确规定了固定资产的清查程序，具体如下：
▪每年6月份由成本管理中心信息管理部、办公室行政办与财务管理中心相互核对台账，对差错及时查实纠正；
▪每年12月份，成本管理中心信息管理部、办公室行政办会同财务管理中心对固定资产进行一次全面实地盘点。在实施盘点的上月或当月的月度办公例会上，由财务管理中心提出盘点计划，会同其他部门讨论并落实盘点参与人员。
3.2实施固定资产盘点
每年，财务管理中心资产管理部专员根据财务系统中的固定资产明细制作《盘点表》，与成本管理中心信息管理部专员/办公室行政办专员逐一查核实物，并检查资产状态，关注固定资产是否运作正常，是否有闲置情况。盘点结束后，参与盘点人员在《盘点表》上签字确认盘点结果。
3.3固定资产盘盈/盘亏查因
财务管理中心资产管理部专员根据《盘点表》编制《盘点报告》。固定资产发生盘盈盘亏时，应由固定资产使用部门和成本管理中心信息管理部/办公室行政办逐笔查明原因，共同编制盘盈、盘亏处理意见。
3.4审阅固定资产盘点报告及对盘盈、盘亏进行后续处理
《盘点报告》经财务管理中心领导、分管副总、财务总监审核，由总经理审批后，财务管理中心会计人员根据经审批的《盘点报告》及相关处理意见对盘盈、盘亏资产进行相应的账务处理。同时成本管理中心信息管理部专员在《固定资产台账》上更新相关信息。
4.固定资产折旧与减值
4.1固定资产折旧政策
按照公司的《会计核算制度》中有关规定，财务管理中心每月按直线法计提折旧，按照固定资产的类别规定对应的净残率、预计可使用年限。
在财务系统初始化时期已对每一类固定资产已设置了对应的折旧参数。在制作固定资产卡片的过程中，财务管理中心会计人员对系统默认的净残率、预计可使用年限等再次检查以确保其正确性。
4.2固定资产折旧参数修改
如确需改变固定资产可使用年限、预计净残值和折旧方法，财务管理中心会计人员编制书面报告，报部门领导、财务总监审核，并作为会计估计变更处理。具体参见“财务报告”流程的会计政策变更处理相关的控制活动。
财务管理中心会计人员根据经审批的决议在财务系统中对折旧参数执行修改操作，由其他会计岗位交叉复核操作结果。
4.3计提固定资产折旧
每月月结期间，财务管理中心会计人员通过财务系统中的固定资产管理模块启动折旧程序，系统将根据折旧参数计算本月折旧，自动生成计提折旧的记账凭证及相应的固定资产折旧明细表。会计主管或凭证审核岗检查记账凭证与固定资产折旧明细表，核对无误后在系统上执行审核操作。
4.4固定资产减值
每季度末，若发现固定资产存在减值迹象，财务管理中心会计人员进一步收集相关信息，实施减值测试，编制《固定资产减值评估报告》，对需要减值的资产详细说明资产状况和减值理由。
《固定资产减值评估报告》依次经财务管理中心领导、财务总监、总经理、董事长审核后，提交董事会审议通过。财务管理中心会计人员根据审批后的《固定资产减值评估报告》进行计提减值准备的会计处理。
5.固定资产的处置
对于达到正常使用年限的固定资产，或因自然灾害、意外事故等导致毁损无法修复，丧失使用价值的可申请报废。成本管理中心信息管理部专员/办公室行政办专员填写《固定资产报废审批表》，列明报废原因，经部门领导审核后，送交资产使用部门、财务管理中心签署意见，报主管副总、财务总监审核，总经理最终审批。
针对未达使用年限或原值超过10万以上的固定资产报废另须经董事长审批。
固定资产处置完毕后，经办部门将与处置相关的资料（如合同、发票、收据、银行回单、销毁实物的照片等）提交至财务管理中心及成本管理中心信息管理部/办公室分别进行账务处理及台账更新。