大型购物广场储值卡管理修改版2016.08.13.doc

xxxxxxx购物广场有限公司内部控制系列文件010405 储值卡管理xx20xx 版批 准： xx20xx-04-01 发布 xx20xxxxxxxxx购物广场有限公司1.0目的本程序规定了公司有关储值卡管理方面的具体要求，旨在规范公司储值卡的系统访问安全管理、账户及权限管理以及储值卡购卡、建卡、售卡（激活）、退卡、换卡等各项具体工作，防范储值卡管理过程中的各种潜在风险。2.0制度要求2.1储值卡管理程序制定2.1.1公司统括部根据公司储值卡管理实际情况，制定本公司储值卡系统管理制度。2.1.2统括部应当会同内控人员等对储值卡相关人员进行储值卡管理知识的培训，并在培训后予以考核。2.2储值卡系统访问安全储值卡系统访问安全规定参见010402-xxx杉杉-信息系统访问管理2.2。2.3储值卡系统账号及访问权限管理2.3.1储值卡系统使用的是商友系统的储值卡模块，系统管理员即该系统唯一最高权限使用人是统括部IT人员。2.3.2储值卡系统使用部门提出用户账号及访问权限申请，填写商友系统用户权限申请表经IT人员确认具体权限，再经过部门部长、销售金、财务部长审批。其他相关规定参见010402-xxx杉杉-信息系统访问管理2.3。2.4 储值卡流程管理2.4.1储值卡流程大致分为购卡、建卡、售卡（激活）三个过程，有两个库存，分别是建卡库和售卡库。2.4.2购卡2.4.2.1统括部负责采购空白储值卡，统括部负责保管空卡。新购置的储值卡，必须经过财务部、销售金、和统括部人员共同清点，内控部负责监盘，按编号顺序，贴上封条后，才能入统括部保险箱由统括部保管。2.4.2.2空白储值卡的库存管理，需由统括部专员、销售金管理专员、财务专员三人一起定期对空卡进行盘存并签字，每月至少盘点一次，内控部负责监盘。2.4.3建卡2.4.3.1财务部提出储值卡的需求数量，填写储值卡建卡、领用申请单（参见表1），由财务部长签字同意后交给销售金管理处。销售金领导签字同意后建卡。2.4.3.2销售金管理专员根据储值卡建卡、领用申请单，向统括部领取空卡，做建卡操作。统括部负责登记空白储值卡领用台账。2.4.3.3销售金专员建卡完毕，需销售金领导在系统中审核建卡信息，审核完毕，卡片进入系统建卡库。销售金管理专员必须当天将卡交给储值卡申请人验卡后签收。财务部验卡后卡片进入系统售卡库。2.4.4售卡（激活）2.4.4.1财务部是售卡主要负责部门。顾客到顾客服务中心或财务部，并填写购卡申请单（参见表2）。INF专员持购卡申请单到财务部后，财务部出纳主要负责收银、售卡工作，财务部会计确认收款、开票。售卡出纳员核对卡内信息及票据后发卡，顾客应登记签收。2.4.4.2每日售卡结束，售卡出纳员编制储值卡销售日报表（参见表3），并邮件给相关人员。次日上午由财务主管人员将当日售出的储值卡进行核对并做激活处理。财务部保管的已建的储值卡视同现金管理。2.5 储值卡流程异常处理办法2.5.1新购空白储值卡，发现部分卡片质量问题，如果数量较少，直接剪角作废处理，同时该卡号也做废卡号。统括部填写作废申请表，经过销售金、财务部联合审批后方可剪角作废处理。如果数量较多，不予验收入库并向供应商索赔。2.5.2 建卡过程中，卡片磁条质量问题，该卡直接剪角作废处理，同时该卡号也做废卡号，销售金再去统括部补领一张。2.5.3 验卡过程中，卡片不能读，找销售金专员重制该卡片一次，如还不能读，则做废卡处理。2.5.4客户购卡后，在店铺不能正常使用，首先判断是否当天购卡，该卡未激活，再次判断该卡是否已消磁，需到销售金补磁，最后判断坏卡，通过财务储值卡账户查询该卡余额，重制相同余额的新卡，旧卡作废。2.5.5 换卡处理2.5.5.1储值卡一般不做换卡处理，特殊情况除外，如以公司名义购卡，数量大，且购买的所有卡均未使用，可以给予换卡处理。2.5.5.2换卡具体操作（因卡质量问题导致的换卡除外）：购卡人需出示身份证及原购卡票据，到INF填写储值卡换卡、退卡申请单（参见表4），INF凭申请单到财务室办理，财务部长和销售金负责人同意并签字后，给予换卡。若需要换成其他面额卡，财务部无此面额的库存卡，则需填建卡申请到销售金处临时建卡。换卡结束后，售卡出纳员在系统中做原储值卡作废登记，作剪角处理并向客户收取作废卡的工本费。2.5.5.3顾客储值卡磁条损坏，原卡无法使用，需要做储值卡换卡处理的情况。具体操作同上。2.5.6退卡处理2.5.6.1xxxxxxx储值卡原则上不做退卡处理。顾客以公司名义购卡，整批卡未使用前要求退卡，购买日起一个星期内可以退卡。（对于整批购买，有部分储值卡已有消费的情况，不作退卡处理。）2.5.6.2退卡具体操作：退卡人需出示身份证及原储值卡购买发票（如用借记卡或贷记卡方式购买的，还需出示签购单。）顾客到INF填写储值卡换卡、退卡申请单，写明合理的退卡理由，INF凭顾客填写的申请单到财务室，由财务部长和销售金负责人签字同意。售卡出纳员做退卡处理，在系统中作废原卡，保留顾客身份证复印件。之后作剪角处理并向客户收取作废卡的工本费。同时，优惠返利卡也必须收回。2.5.6.3对客户申请的退卡业务，财务部需查看储值卡类别，区分储值卡与优惠卡，若是正常销售的储值卡，按规定给予退款处理，若是优惠卡则不作退款处理。2.5.6.4退卡操作结束，INF专员必须当即剪掉原卡（售卡人员监督），并登记台账，记录退卡信息。2.5.7优惠返利卡管理2.5.7.1客户在一次性购卡一定金额以上的，按售卡金额的一定比例奖励客户优惠返利卡。2.5.7.2优惠返利卡建卡申请必须经过财务部长和销售金负责人联合签字确认。2.6储值卡退货管理2.6.1适用范围2.6.1.1储值卡退货流程只针对可以使用储值卡的资金托管的所有商户。2.6.1.2如遇顾客通过以储值卡购货发生退货时，店铺可用现金至INF购买储值卡作退货处理。2.6.1.3郑杉储值卡原则上不做退货处理，允许换货处理。顾客可在同一品牌店铺换取同款或其他款同价商品；或在同一品牌店铺换取高于需换货商品价格，并补差价若有顾客执意要退货的情况：在INF处理。2.6.2具体退货流程2.6.2.1店铺人员带顾客前往顾客服务中心（INF），INF人员审核店铺提供的各类资料（储值卡签约单或发票、原始收银小票等），填写储值卡建卡、领用申请单，由财务主管或财务部长签字同意后交给销售金管理处，销售金领导签字同意后建卡。2.6.2.2根据上述审批完成建卡后，INF专员根据顾客提供的信息填写完整购卡申请单，INFO专员进入商友系统储值卡模块的售卡环节，完成储值卡的售卡录入工作，由INFO主管审核确认。完成上述审核审批后，由INFO专员将储值卡交给顾客本人，并要求顾客在购卡申请单上签收，对于单笔金额1000元以上的需要提供顾客本人的身份证复印件。同时，INF专员需在收银系统中做现金退货处理（店铺员工需在场；系统中视同现金退货处理）。2.6.2.3退货当日INFO按实际退货金额在商友系统内入账。2.6.3注意事项2.6.3.1原则上，xxxxxxx广场不垫付退货。2.6.3.2当发生顾客储值卡退货金额小于INF所有的储值卡面值金额时，差额部分，需要顾客自行支付多余部分。若顾客不愿意支付多余部分，可以留下顾客联系方式及本人的身份证复印件，另行通知领取。3.0流程图（另附）4.0政策4.1禁止未经培训的相关人员不得作为操作人员申请账户及权限。4.2对于发生岗位变化或离岗的用户，公司必须立即调整其在系统中的访问权限。4.3禁止未经授权人员擅自调整、删除或修改系统中设置的各项权限参数。4.4禁止信息系统用户私自安装非法软件和卸载企业要求安装的防病毒软件。4.5公司信息系统操作人员必须在权限范围内进行操作，严禁利用他人的口令和密码进入软件系统。4.6禁止任何信息系统访问管理经办人员和授权管理人员在执行信息系统账号及权限管理过程中不按程序处理业务，并对违反规定的责任人员按照有关奖惩管理程序予以相应的处分。4.7原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于公司总经理办公会。5.0相关制度及表单表1xxx杉杉-010405-01 储值卡建卡、领用申请单表2xxx杉杉-010405-02 购卡申请单表3xxx杉杉-010405-03 储值卡销售日报表表4xxx杉杉-010405-04 储值卡换卡、退卡申请 010405-郑州xxx杉杉-储值卡管理 8/10 表1：储值卡建卡、领用申请单储值卡建卡、领用申请单申请部门：财务部 日期： 年 月 日卡类别卡号面额数量合计财务负责人签字销售金负责人签字合计金额备注 建卡人： 复核人： 申请人： 签收人：表2：购卡申请单购卡申请单 日期： 年 月 日购卡人姓名证件身份证单位营业执照联系方式结算方式卡类别卡号面值数量合计支付信息账户： 账号：开户行：优惠卡合计金额表3：储值卡销售日报表储值卡销售日报表编号种 类卡 号金 额购 卡 人日 期1234567891011121314151617181920制表人： 表4：储值卡换卡、退卡申请储值卡换卡、退卡申请 日期： 年 月 日购卡人/公司卡类别 储值卡 优惠卡 购卡日期卡号换卡/退卡人面额换卡/退卡日期数量身份证合计联系方式原发票号换卡/退卡换卡 退卡 是否交回原发票 是 否备注说明财务负责人审批： 销售金负责人审核： 审核人： 操作人： 申请人：