1、档案管理办法第一章 总则第一条 为了实现公司档案管理工作的科学化、规范化、制度化,根据中华人民共和国档案法及档案管理的有关规定,结合公司实际,特制定本办法。第二条 本办法所称档案,是指各类文书档案,音像、图片资料等,电子文档的管理另行规定。第三条 档案管理遵循分级管理、科学分类,存放有序,妥善保管,查找方便,合理利用,保守秘密的原则,加强公司档案管理工作。第四条 综合管理部负责公司的档案管理工作,并负责监督、指导各部门的档案管理工作。第二章 档案管理岗位和职责第五条 档案管理按照公司、各部门和档案类别分级别管理的要求,分别设置各级档案管理员。综合管理部和质量控制部设一级档案管理员,综合管理部负
2、责公司的档案管理,质量控制部负责公司业务合同、协议和项目底稿等档案管理工作,各部门设二级档案管理员,负责本部门的档案管理工作,。第六条 档案管理员岗位职责(一)贯彻执行国家档案局及公司制定的有关制度、办法,认真做好档案日常管理工作; (二)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管各类档案和有关资料,杜绝各种原始档案资料流失;(三)认真做好每年的档案归档、整理、立卷和装订工作;认真编制档案目录;(四)达到保管期限的档案,编制销毁档案目录,经批准后,方可销毁;(五)做好档案室的日常清洁工作,保持档案室空气流通,做好防潮、防火、防虫、防盗工作;(六)严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续。同时严
3、格执行公司有关档案安全和保密制度,严防档案毁损、散失和泄密;(七)热情服务,为查阅档案的有关人员做好服务工作。第三章 档案材料的收集、整理和报备第七条 档案管理实行“谁主管、谁负责”的管理原则,各级档案管理员负责相关档案材料的收集、整理和立卷工作。第八条 归档范围及管理要求(一)综合档案1、全面、真实反映公司和各部门主要职能活动和基本历史面貌的,对公司和各部门工作和历史研究具有利用价值的文件材料;2、公司和各部门工作活动中形成的文件材料;3、需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料及各部门报送的文件材料;4、其他具有查考价值的文件材料。综合档案由各级档案管理员按照国家或相关部门制定的规定做好
4、相关档案的收集、整理、归档、保管及报备工作。(二)专业档案专业档案是指公司人事档案、财务档案、业务档案及公司用印审批文件等各类档案。1、公司人事档案由人力资源岗负责统一管理,按相关规定做好人事档案的管理工作;2、业务合同、协议和项目底稿由质量控制部负责统一管理,按中国证监会和公司相关规定做好档案管理工作;3、财务档案由财务管理部负责统一管理,按公司财务档案管理规定做好档案管理工作;4、业务档案由各业务部门负责统一管理,按相关规定做好业务档案的管理工作;5、用印审批文件档案由综合管理部印章管理人员负责统一管理,按相关规定做好用印审批文件档案的管理工作;涉及专业档案的部门由本级档案管理员按照各专业
5、档案的有关规定严格执行,做好相关档案的收集、整理、归档、保管工作。第九条 综合档案实行定期报备管理各部门应于每年3月31日前向综合管理部报备上年度归档目录,并上交以下文件原件:1、重要文件。包括:除公司外的其他上级机关制发的批复、批示、机构设置、人员任免、人员编制及涉及本部门业务的其他重要文件;2、合同、协议;3、资产登记等凭证性文件材料。第四章 档案的保管第十条 档案的保管由各级档案管理员负责,任何个人不得以任何理由据为己有或拒绝归档。第十一条 档案保管场所要与普通办公场所相对隔离,档案应专柜存放,注意做好防盗、防火、防水、防蛀工作。声像资料和磁盘应放在避光隔热处,采取措施,防止消磁。第五章
6、 档案的利用第十二条 档案的查阅(复印)应通过公司办公系统提交申请,并由相关领导审批后档案管理员方可受理。不符合档案借阅审批手续的,档案管理员不予办理。涉及保密内容的档案,按公司保密制度办理。第六章 档案的移交第十三条 档案管理员如有变动,需办理相关的交接手续,并由移交人、接收人及相关部门负责人在交接记录上签字。交接手续办理完毕,交接记录需向综合管理部备案(复印件)。第七章 档案的销毁 第十四条 达到保管期限的综合档案,由档案管理员编制销毁档案目录,报综合管理部审核,经相关领导审批后,方可销毁。专业档案的销毁按照专业档案管理的相关规定执行。第十五条 销毁档案应在相关领导及负责人的监督下,由综合管理部指定两名以上监销人员现场销毁,监销人员要在销毁档案目录上签字。第八章 附则第十六条 凡违反本办法的,视情节轻重给予经济处罚、行政处分,直至追究法律责任。第十七条 本办法由综合管理部负责解释。第十八条 本办法自发布之日起施行。档案移交、接收登记表移交部门:接收部门:共移交档案: 年- 年 共计: 件名 称年 度保管期限件数备注移交人(签名): 年 月 日接收人(签名): 年 月 日移交部门负责人(签名): 年 月 日接收部门负责人(签名): 年 月 日