证券公司档案管理办法模版.doc

档案管理办法

第一章 总则
第一条 为了实现公司档案管理工作的科学化、规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》及档案管理的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指各类文书档案，音像、图片资料等，电子文档的管理另行规定。
第三条 档案管理遵循分级管理、科学分类，存放有序，妥善保管，查找方便，合理利用，保守秘密的原则，加强公司档案管理工作。
第四条 总裁办公室负责公司的档案管理工作，并负责监督、指导各级部门的档案管理工作。

第二章 档案管理岗位和职责
第五条 档案管理按照公司和各部门分级管理的要求，分别设置各级档案管理员。总裁办公室设一级档案管理员，负责公司的档案管理工作，各部门设二级档案管理员，负责本单位的档案管理工作。
第六条 档案管理员岗位职责
（一）贯彻执行国家档案局及公司制定的有关制度、办法，认真做好档案日常管理工作；
  （二）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管各类档案和有关资料，杜绝各种原始档案资料流失；
（三）认真做好每年的档案归档、整理、立卷和装订工作；认真编制档案目录；
（四）严格执行报备制，根据相关规定定期向公司总裁办公室报备归档目录及需上报的文件原件；
（五）达到保管期限的档案，编制销毁档案目录，经批准后，方可销毁；
（六）做好档案室的日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防火、防虫、防盗工作；
（七）严格执行有关档案查阅、调阅制度和手续。同时严格执行公司有关档案安全和保密制度，严防档案毁损、散失和泄密；
（八）热情服务，为查阅档案的有关人员做好服务工作。
第七条 公司稽核审计部负责不定期稽核检查各部门的档案管理工作。

第三章 档案材料的收集、整理和报备
第八条 档案管理实行“谁主管、谁负责”的管理原则，各级档案管理员负责相关档案材料的收集、整理和立卷工作。
第九条 归档范围及管理要求
（一）综合档案
1、全面、真实反映公司和各部门主要职能活动和基本历史面貌的，对公司和各部门工作和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、公司和各部门工作活动中形成的文件材料；
3、需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料及下级单位报送的文件材料；
4、其他具有查考价值的文件材料。
综合档案由各级档案管理员按照国家或相关部门制定的规定做好相关档案的收集、整理、归档、保管及报备工作。
（二）专业档案
专业档案是指公司人事档案、财务档案、业务档案、营业部客户档案及公司用印审批文件等各类档案。
1、公司人事档案由人力资源部负责统一管理，按相关规定做好人事档案的管理工作；
2、财务档案由财务管理部负责统一管理，各级财务部门应按公司财务档案管理规定做好档案管理工作；
3、业务档案由各归口业务部门负责统一管理，按相关规定做好业务档案的管理工作；
4、营业部客户档案由经纪事业部负责统一管理。各营业部要严格按照《证券有限责任公司营业部客户档案管理办法》规定做好本营业部客户档案管理工作；
5、用印审批文件档案由总裁办公室印章管理人员负责统一管理，按相关规定做好用印审批文件档案的管理工作。
涉及专业档案的部门由本级档案管理员按照各专业档案的有关规定严格执行，做好相关档案的收集、整理、归档、保管工作。
第十条 综合档案实行定期报备管理。
各部门应于每年3月31日前向公司总裁办公室报备上年度归档目录，并上交以下文件原件：
1、重要文件。包括：除公司总部外的其他上级机关制发的批复、批示、机构设置、人员任免、人员编制及涉及本部门业务的其他重要文件；
2、合同、协议；
3、资产登记等凭证性文件材料。

第四章 档案的保管
第十一条 档案的保管由各级档案管理员负责，任何个人不得以任何理由据为己有或拒绝归档。
第十二条 档案保管场所要与普通办公场所相对隔离，档案应专柜存放，注意做好防盗、防火、防水、防蛀工作。声像资料和磁盘应放在避光隔热处，采取措施，防止消磁。

第五章 档案的利用
第十三条 档案的查阅（复印）应通过公司办公系统提交申请，并由相关领导审批后档案管理员方可受理。不符合档案借阅审批手续的，档案管理员不予办理。涉及保密内容的档案，按公司保密制度办理。

第六章 档案的移交
第十四条 档案管理员如有变动，需办理相关的交接手续，并由移交人、接收人及相关部门负责人在交接记录上签字。
交接手续办理完毕，交接记录需向公司总裁办公室备案（复印件）。

第七章 档案的销毁
第十五条 达到保管期限的综合档案，由档案管理员编制销毁档案目录，报公司总裁办公室审核，经相关领导审批后，方可销毁。专业档案的销毁按照专业档案管理的相关规定执行。
第十六条 销毁档案应在相关领导及稽核审计部监督下，由总裁办公室指定两名以上监销人员现场销毁，监销人员要在销毁档案目录上签字。

第八章 附则
第十七条 凡违反本办法的，视情节轻重给予经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。
第十八条 本办法由总裁办公室负责解释。
第十九条 本办法自发布之日起施行。

档案移交、接收登记表

移交单位：
接收单位：
共移交档案： 年--- 年 共计： 件
机构（或名称）
年 度
保管期限
件数
备注

移交人（签名）：
年 月 日
接收人（签名）：
年 月 日
移交部门负责人（签名）：
年 月 日
接收部门负责人（签名）：
年 月 日