证券有限责任公司投资银行业务档案管理办法模版.docx

证券有限责任公司投资银行业务档案管理办法第一章 总则 第一条 为了加强xx证券有限责任公司（简称“xx证券”或“公司”）投资银行业务档案管理，明确业务档案管理相关部门和人员的职责，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、证券发行上市保荐业务管理办法、上市公司并购重组财务顾问业务管理办法、证券发行上市保荐业务工作底稿指引和全国中小企业股份转让系统业务规则(试行) 等法律法规及业务规范和xx证券有限责任公司投资银行业务管理制度、xx证券有限责任公司档案资料管理办法，制定本办法。 第二条 本办法所称业务档案，是指投资银行相关业务部门或人员在从事各类投资银行业务过程中获取或编制的、与投资银行业务相关的各种申请文件、工作底稿以及其他重要文件或资料的总称。第三条 公司投资银行业务档案实行分级管理。（一）投资银行事业部质控综合部负责保管投资银行事业部所属部门的各类业务档案，并有权对从事投资银行业务的公司其他业务部门与投资银行业务相关的业务档案进行检查。（二）从事投资银行业务的公司其他业务部门应负责保管与投资银行业务相关的各类业务档案。第四条 投资银行事业部质控综合部应委派专人负责投资银行事业部所属部门各类业务档案的管理，从事投资银行业务的公司其他业务部门也应根据实际情况委派人员负责与投资银行业务相关的业务档案的管理。第五条 各类投资银行业务的项目负责人是该项目业务档案整理、归档和移交的责任人。项目负责人可以委派项目组其他成员具体配合专职档案管理人员完成业务档案的整理、归档和移交工作，但应对与所承办业务项目或工作事项相关的业务档案的归档过程和归档质量负责。第六条 由投资银行事业部质控综合部管理和从事投资银行业务的公司其他业务部门分别保管的投资银行业务档案的所有权均归属于公司。第七条 投资银行相关业务部门从事各类投资银行业务所形成的业务档案的管理，适用本办法。投资银行事业部开展年度业务报备、业务资格申请等工作形成但与具体业务项目不直接相关的档案资料的管理，应遵循xx证券有限责任公司档案资料管理办法的相关规定，不适用本办法。第二章 业务档案归档第八条 投资银行业务档案应归档的文件资料包括：（一）尽职调查工作底稿；（二）招股说明书、募集说明书、公开转让说明书、挂牌转让说明书等募集文件的验证版（若有）；（三）上市辅导工作底稿（若有）；（四）申请文件或备案材料、反馈意见及其回复、封卷文件等文件资料；（五）证券承销与发行上市工作底稿（或并购重组方案实施相关工作底稿）；（六）持续督导或受托管理工作底稿；（七）其他相关的文件资料。第九条 证券发行与上市保荐业务、股票挂牌与定向发行推荐业务、证券承销业务和并购重组独立财务顾问业务所形成的尽职调查工作底稿、上市辅导工作底稿和证券承销与发行上市工作底稿，应在证券发行上市或股份挂牌转让之日起60日内，或者在并购重组方案实施之日起60日内归档。持续督导或债券受托管理工作底稿，应自第一个完整会计年度起，在次年5月31日之前归档。质量控制工作底稿中，与具体业务项目相关的立项审核工作底稿、内核审核工作底稿和日常质量控制工作底稿，应在业务项目工作底稿归档的同时归档保管；业务质量检查工作底稿，应在收到整改结果反馈之日起60日内归档。项目在完结之前被中止或终止的，应自中止或终止之日起60日内归档。第十条业务档案采用纸质形式保存。项目负责人应组织项目组成员将以电子或其他介质形式存在的业务工作底稿通过打印等方式，转换成纸质形式的业务工作底稿，并与其他纸质形式的业务工作底稿一并归档。第十一条在形成业务档案的过程中，项目负责人应负责对形成底稿的工作记录和获取的资料进行全面的检查、整理，以确信：（一）工作底稿已如实反映工作计划的制定及其实施情况，包括与形成和发表保荐或推荐意见或工作结论相关的所有重要事项，以及投资银行业务人员的专业判断。（二）工作底稿要素齐全、内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰、结论明确。（三）对客户、其他第三者提供或代为编制的资料，已注明资料来源并对其实施必要的审验程序，形成相应的工作记录并加盖客户公章。第十二条项目负责人在对相关文件资料整理立卷时，对不属于归档范围的资料（如临时记录、草稿或被取代的工作底稿等）以及重复的资料，可以删除或废弃；对纸张不规则、破损、卷角或皱折的资料，应进行技术加工处理。（一）纸张超出规格的，在不影响资料完整性的情况下，可以裁减；不能裁减的，可以折叠。折叠的纸张应确保装订后不影响阅览全部内容。（二）破损、卷角、皱折、装订线过窄或纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬。（三）传真资料需要复印后归档。同时，为防止装订时发生意外，应拆除底稿中所有的金属物。第十三条项目负责人应根据投资银行业务类型，在对业务工作底稿进行整理的基础上对工作底稿进行恰当分类，并按下列要求开展业务档案的立卷工作：（一）组卷1按照一个委托单位一项业务，原则上组成一个案卷，不得将同一委托单位在不同期间完成的同一性质的多项业务合立成一个案卷，也不得将一个委托单位的多项业务合立成一个案卷（但与证券发行上市保荐业务相关的改制业务、上市辅导业务除外）。2对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，此册是第几册。（二）卷内文件材料排列顺序项目负责人应根据业务类型合理确定业务工作底稿及其他资料的顺序。（三）卷内文件材料的页号编写在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角和背面的左上角编写页号（阿拉伯数字书写），空白页不编写页号。第十四条项目负责人完成立卷工作后的工作底稿，应采用活页档案夹对工作底稿装订成册，并及时填制业务档案登记表。业务部门负责人在业务档案登记表签字确认后，项目负责人方可将业务档案报送质控综合部审核。第十五条质控综合部审核人员要按照卷内文件目录认真核对业务部门准备移交的业务档案。若发现业务案卷存在主要签字人员没有签字、主要归档资料不全或页码混乱，质控综合部审核人员应及时将业务案卷退回给相关的项目负责人。质控综合部审核人员认为业务部门拟移交的业务档案符合本办法要求的，应与质控综合部档案管理人员办理移交手续。第十六条公司为投资银行事业部配置专门的档案室进行业务档案的专室、专柜管理。档案室必须符合防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光以及防污染等要求，以确保业务档案的安全。第十七条法律法规明确规定投资银行业务档案保管期限的，按法律法规规定的保管期限保管；法律法规没有明确规定资银行业务档案保管期限的，应自业务报告日起至少保存十年；如果未能完成该项业务，则自该项业务中止日起，对该业务档案至少保存五年。第十八条在完成最终业务档案的归档工作后，项目负责人及项目组其他人员均不得在规定的保存期届满前删除或废弃相关工作底稿。第十九条 以电子或其他介质形式存在的业务档案在内容和结构上应和纸质档案保持一致。对于未形成电子或其他介质形式的工作底稿，项目负责人应在电子或其他介质形式的业务档案中注明“底稿见纸质档案”字样。项目负责人在移交纸质档案时，应同时向档案管理人员移交电子或其他介质形式存在的业务档案。档案管理人员应将电子或其他介质形式的业务档案刻制光盘，按照档案类型、年份、案卷编号集中存放，妥善保管。同时，档案管理人员应做好备份工作。第三章 业务档案利用第二十条业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。第二十一条 投资银行业务项目组成员因工作需要查阅有关项目的业务档案时，应经相关负责人批准后方可查阅。（一）投资银行事业部保管的业务档案，借阅当天即可归还的，由投资银行事业部质控综合部负责人审批；需将借阅的业务档案带出档案保管场所的，由投资银行事业部审批。（二）分公司或参与投资银行业务的其他部门保管的业务档案，由分公司或参与投资银行业务的其他部门负责人审批。第二十二条 除公司合规部外的公司其他部门或人员因工作需要借阅业务档案，由相关部门或人员提出申请，经所在部门负责人、投资银行事业部负责人同意后，报公司合规部审核。公司合规部同意的，方可借阅。公司合规部对投资银行业务进行合规检查的，可在正式下发合规检查通知后借阅业务档案。第二十三条 法院、检察院及有关政府部门因公务需要查阅公司投资银行业务档案时，须凭介绍信和公司合规部同意借阅的书面文件方可借阅。第二十四条 查阅业务档案时，应在档案管理人员划定或指定的专门区域进行，严禁在档案文件上涂画，严禁拆换档案文件内容，严禁将所查阅档案携带出门或外借。第二十五条 查阅业务档案时，不得擅自复印。确需复印业务档案的，应经公司合规部同意。第二十六条 除下列情况外，公司任何人员不得披露业务档案包含的信息：（一）取得客户的授权；（二）根据法律法规的规定，公司为法律诉讼准备文件或提供证据，以及向监管机构报告发现的违反法规行为；（三）接受证券监管机构或证券行业自律组织依法进行的质量检查。第四章 业务档案销毁第二十七条业务档案保管期满后，投资银行事业部会同公司合规部应及时进行鉴定工作，对确定没有继续保存价值的业务档案可以进行销毁。第二十八条需要销毁的业务档案，由档案管理人员编造销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管年限、已保管年限和销毁时间等内容，提出业务档案销毁申请，并报投资银行事业部负责人、公司合规部负责人和公司主管投资银行业务负责人审批。第二十九条公司主管投资银行业务负责人作出销毁业务档案决定后，应由公司主管投资银行业务负责人、投资银行事业部负责人、公司合规部负责人和档案管理人员共同在销毁清册上签字后销毁。业务档案销毁决议和销毁清册由公司长期保管。第五章 附 则第三十条 本办法由公司投资银行事业部负责解释。第三十一条 本办法自公司正式印发之日起施行。