证券有限责任公司资产管理业务档案资料管理办法模版.docx

证券有限责任公司资产管理业务档案资料管理办法第一章 总 则第一条 为了规范资产管理总部档案资料管理工作，保护资产委托人的利益，根据证券公司客户资产管理业务管理办法、档案法、会计档案管理办法及中国证监会的有关规定，特制定本管理办法。第二条 资产管理总部档案资料主要包括：资产管理总部从事资产管理业务活动中所直接形成的投资交易类、产品客户类及合同协议类等不同形式的业务文档。第三条 资产管理总部应保证各种档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第四条 档案管理工作实行专人保管、定期汇总、集中管理的原则。 第二章 档案管理人员的职责 第五条 档案管理员应确保档案安全和方便利用。负责对所有的存档资料分类、归档保管；负责部门内部查阅业务档案的工作；负责建立“档案资料移交登记薄”；负责定期接受本部门领导检查及汇报工作。第六条 资产管理总部投资交易类档案在执行过程中由部门交易室负责人负责保管；产品客户类档案年中由档案管理员负责保管；合同协议类档案原件除集合理财合同签署条款、风险揭示书、投资者问卷调查表由档案管理员保管外，其余由公司总裁办存档保管，资产管理总部留复印件。投资交易类档案由交易负责人于每年年末向档案管理员转交，并做好档案资料移交登记。第七条 变更资料管理员时，需将保管资料的数量、状况等情况交代清楚，并办理移交手续。第三章 档案的管理第八条 整理档案基本要求：1.方法：按业务内容分类，特殊业务一事一卷。2.基本要求：根据业务发生时间顺序整理。3.装订要求：每卷必须有封面，封面须标明档案主题、归档人、归档时间、案卷号等；封二必须有此卷的详细目录；每一份文件应正本在前、附件在后，原件在前、复印件在后，业务申请表在前、相关证明件在后。第九条 主要保存档案资料范围：1.投资交易类：（）投决会文件；（）投资决策类文档；（）研究类文档；（）交易类文档等。2.产品客户类：（）客户类文件；（）产品类文件等。3.合同、协议类：（）托管行托管协议及代销协议；（）定向资产管理合同、客户调查表及风险揭示书等；（）财务顾问协议、投资顾问合同及相关备忘录、备查信托合同；（）集合资产管理计划合同签署条款、集合资产管理计划客户风险承受能力调查表及风险揭示书等。4.其他必须归档保存的各种重要业务资料。第十条 过程管理：1.日常业务档案由相关负责人负责收集、归档，在规定期限转交部门档案管理员；2.档案资料移交登记后，由档案管理员保存在专门的档案柜。第十一条 业务档案的分类及编号：档案根据业务进行分类，各类文档按照时间顺序进行存放保管。 监督：部门领导对本部门的档案，进行定期或不定期的检查，监督本部门档案归集基础管理工作的执行情况。保存年限：所有档案资料保存保存年限不得少于20年。超过20年，经确定无保留价值，由档案管理员提交销毁申请报告，并造具“档案销毁清册”报请部门经理批准，方可销毁。销毁时应有两人以上负责监销。 定期整理：对于确认无效的资料，相关确认人应及时通知档案管理人员，由档案管理人员及时剔除无效资料，另立卷保存。对于确认无效或不归档的资料应定期销毁，销毁资料须提请资产管理总部负责人审核批准，加盖“销毁”标记，作好销毁记录，销毁时，须有资产管理总部负责人和相关审核人员在场监督。借阅或复制：因公司及本部门人员需要借阅或复制文档的，应填好“档案查阅单”，经部门经理批准后方可借阅或复制,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经部门经理批准后，方可带出，并在约定的期限内归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。第四章 责 任第十二条 本制度监督责任部门为资产管理总部。第十三条 档案资料如有遗失等差错，须及时通知本部门经理和档案管理员报备。第十四条 档案保管员须保证档案资料的安全与完整，严格执行安全保密制度，不得泄露任何与档案资料有关的内容与数据。第五章 附 则第十五条 本办法依据公司有关规定而制定，公司将适时根据有关规定的要求和公司业务的发展作进一步的调整和完善。第十六条 本办法由资产管理总部负责修订和解释，经总经理办公会议审议通过后生效。第十七条 本办法自公布之日起实施。