证券有限责任公司档案资料管理办法模版.docx

证券有限责任公司档案资料管理办法第一章 总 则第一条 为规范公司档案资料管理，完整、系统地保存公司在工作中形成的各种档案资料，根据中华人民共和国档案法等相关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法所称的档案资料是指公司在各项经营活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 各专业档案的管理部门、营业部参照本办法，制定相应档案管理办法及细则。 第二章 管理体制和职责第四条 公司总裁办公室是公司档案的主管部门，具体负责公司总部档案的管理; 计划财务部是公司财务档案的专业管理部门，负责会计凭证、账簿、财务报表等财务档案的管理；人力资源部是公司人事档案的专业管理部门，负责人事档案的管理；各业务部门是公司业务档案的专业管理部门，负责业务档案的管理。上述各专业管理部门要按相关要求向公司总裁办公室移交专业档案，统一存档管理。第五条 各营业部需由公司加盖公章报出的文件及相应的批复或答复文件须及时移交公司总裁办公室统一归档管理，其他档案资料需自行保管。第六条 公司总裁办公室档案管理人员的主要职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规，组织制定、实施公司关于档案管理工作的制度；（二）负责公司档案资料的收集、整理、保管和使用工作；（三）严格执行公司保密制度，保证档案的完整、准确、系统和安全；（四）组织安排对已超过保管期限的档案资料的鉴定、处理工作；（五）负责对公司档案工作人员进行业务培训；（六）负责对各部门和各营业部档案管理工作进行指导、监督和检查。第七条 公司各部门和各营业部应确定一名专职或兼职档案管理员，主要职责如下：（一）了解本部门的业务，掌握本部门文件资料的归档范围，按照公司的档案资料管理办法负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，并接受公司档案部门的指导、监督和检查；（二）认真执行平时归卷制度，督促各承办人员及时将具有保存价值的文件资料进行整理和移交，并按公司档案资料管理办法将年度文件资料进行归档立卷，在规定时间内将档案移交给公司总裁办公室档案管理人员。 第八条 公司档案管理人员有权向有关部门或个人索取应归档的文件材料，个人无权私自留存属于公司的档案资料。公司档案管理人员有权拒绝接收不符合标准要求的档案，并指导督促有关部门和个人按要求重新整理。第三章 归档范围和期限第九条 档案归档范围包括文书档案、声像档案、电子档案等：（一）文书档案1、上级机关颁布的决定、决议、指示、命令、批复、条例、规定、计划等有关文件，转发非公司业务范围但要贯彻执行的法规性文件；上级机关领导视察本公司工作所作重要指示、讲话、题词等；2、公司与有关单位往来的重要文件；3、对内、对外的各种请示、报告、通知、批复等公文；4、各类对外报出、对内使用的报表；5、各类会议的决议、记录、纪要等文件资料；6、公司章程及各类规章制度；7、公司的长远规划、工作计划、工作总结、简报和各种汇编资料；8、合同、协议、法律意见书、诉讼文书；9、公司各部门重要的业务文件；10、财务凭证、财务报告、财务报表等有关材料；11、公司干部任免、劳资等人事方面的文件资料；12、基建建设、设备采购、固定资产管理以及维修涉及的相关资料，包括施工单位、设备维修方的行业资质证、营业执照复印件及招投标书等工程材料；13、其他有归档价值的文件资料。 （二）音像档案主要是指重要领导或客人来访、公司领导重要的公务活动以及公司重大活动中形成的照片、影像资料等。（三）电子档案电子档案主要是公司经营活动中形成的电子文件、音视频文件、数据库文件、计算机程序等。第十条 档案资料分为永久、长期、短期三类：（一）凡反映公司主要活动和基本历史面貌，需要长期备查的文件材料列为永久保管。主要包括：上级机关的批复、法律性文件、向上级机关的请示、报告；公司董事会、股东会及监事会会议记录、纪要、决议等；公司办公会的重要会议记录、纪要、决议等；公司重大经营活动中形成的重要文件、人事任免、聘任的文件、主要合同书等。（二）凡反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有考查利用价值的文件材料，列为长期保管（十五年至五十年）。主要包括：对上级机关报的业务报告、建议；本公司召开股东会、董事会、监事会形成的重要会议材料；公司工作报告、计划、总结、一般经营活动中的请示和批复；各种专业会议材料；各项业务的规章制度；干部考核等人事管理的有关材料；财务报告、审计报告；各部门生成的重要文件等。（三）凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管（十五年以下，包含十五年）。主要包括：上级机关颁发的与本公司行政、业务工作相关的文件资料；本公司经营活动中产生临时性的事务性文件及其他文件。（四）财务档案等专业类的文件保管期限按照国家有关规定执行。第四章 档案的整理第十一条 文件资料归档应符合下列要求：（一）文件材料必须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律；（二）文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复制件在后；复文在前，来文在后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料在后；报表、名册、图册，按照其本来的装订方式单独成卷。密级文件单独立卷。其他文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。（三）认真做好平时归档工作，文件归档方法见xx证券有限责任公司归档文件整理操作细则（附件一）。第十二条 档案立卷（一）立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统的整理组卷，编写页号以及件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限。案卷各部分的排列顺序为：案卷封面、卷内目录、文件、备考表、封底，以案卷号排列次序装入卷盒，装订成卷后，至于档案柜内保存。（二）立卷具体步骤见xx证券有限责任公司归档文件整理操作细则（附件一）。第十三条 公司各部门应每年四月份前将上一年度的文件材料归档立卷，并向总裁办公室档案管理员办好交接签收手续。第五章 档案的保管第十四条 档案管理人员对所保管档案应随时注意检查。对存损或变质的档案应及时修复或作其他技术处理。第十五条 公司设置必需的档案专用库房和柜架，库房要坚固，并有防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，严禁摆放对档案保护不利的物品，确保档案的安全。第十六条 档案管理人员要定期做好电子文档的备份工作，信息技术部门负责协助处理备份与刻录的工作，并提供技术支持以使文档的存放安全与有效。第六章 档案的利用第十七条 档案管理员要熟悉公司档案的情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需要，积极做好档案使用工作。第十八条 档案管理员应做好文件索引和检索工具，力求做到查找方便，调卷迅速准确。第十九条 为保证档案安全、完整，借阅档案原则上仅限在公司内阅读，借阅时须填写借阅（出）文件审批表（见：附件二）。严格加强借阅审批手续：（一）借阅本部门工作范围及一般文件，须经部门负责人签字批准后方可借阅；（二）借阅非本部门工作范围文件，须经部门主管领导和总裁办公室负责人签字批准后，方可借阅； （三）如需要复印档案资料应经部门主管领导、总裁办公室负责人签字批准后方可复印。密级文件原则上不准复印、摘抄或借出，如需借用需经部门主管领导、总裁办公室负责人及档案主管领导审批。（四）外单位查阅、摘抄、复印或借出档案，必须持单位介绍信，经总裁办公室负责人及档案主管领导批准，方可进行借阅。第二十条 借出的文件要妥善保管，不得随意折叠和拆散，不得在档案材料上圈点、划线，严禁对档案随意更改、涂写，借阅人对所借档案的完整、安全负责，如有损坏、丢失档案的，视情节轻重进行处理。第二十一条 借阅档案应在档案室内查阅、摘抄，不得借出档案室。如必须借出，需认真填写借阅文件审批表并办理借阅审批手续，但重要文件借出后应在当天下班前归还。仍需继续借用档案，应在次日到档案管理部门办理借阅登记手续后，方可借出。档案管理员应对超期未归还的档案进行催收。第七章 档案的鉴定、销毁第二十二条 公司档案管理部门保管的档案资料，除永久性保存件外，其他期限的档案资料在保管期到期后，由档案管理部门提出处理意见，会同有关业务人员采用直接鉴定的方法，经分管领导批准后，由两人以上进行监销，并在销毁登记册上签字。第八章 附则第二十三条 本办法由公司总裁办公室负责解释与修改。第二十四条 本办法自颁布之日起执行。 附件一：xx证券有限责任公司归档文件整理操作细则附件二：借阅（出）文件审批表附件三：卷内考备表