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专业公司物资采购管理规定

1 范围

本标准规定了专业公司的各类物资采购活动。
本标准适用于专业公司物资采购管理。

2　标准引用

XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。

3 定义

物资采购：是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。

4 物资分类

物资主要分为业务类物资、行政后勤类物资和固定资产：
4.1 业务类物资指日常运营所需器材、耗材，普通工具设备及配件、日常维修材料等物资；
4.2 行政后勤类物资指日常办公用品（文具、耗材）、宿舍用品、福利物资等；
4.3 固定资产指单价在2000元以上，并且使用期限超过2年的各类大型工具、设备、办公用品、办公设备等各类物资。

5 物资申购

5.1 物资采购分为计划性采购、临时性采购和固定资产采购三种形式：
5.1.1 计划性采购申请：计划性采购申请必须编制在采购计划和预算中，未在计划编制中的采购申请，公司不予批准；
5.1.2 临时性采购申请：由各部门以呈批件的方式根据实际工作需求提出申请；
5.1.3 固定资产采购申请：参照公司《固定资产管理规定》。
5.2 申购流程
5.2.1 部门根据经营管理需要编制季度采购计划及资金预算；
5.2.2 公司对采购计划及资金预算计划进行审核；
5.2.3 各部门根据实际需求填写《物资申购单》（详见附录C），部门负责人签字后交财务；
5.2.4 库管确认所需申购物资有无库存，注明存货数量后签字；
5.2.5 经公司领导审核后报地产办公室、财务部审核，呈报总经理审批；
5.2.6 审批后返回综合部统一采购。

6 物资采购

6.1 职责
6.1.1 综合部负责组织各部门集中对供应商进行评价，选择合格供应商，并根据供应商提供物资的情况组织对供应商进行年度综合评价；负责日常物资采购和费用结算；
6.1.2 财务部库管负责物资的接收检验及入库；
6.1.3 申购部门协助选择合格供应商和接收检验物资。
6.2 采购流程
6.2.1 物资供应商的选择和评价
（1）选择供应商时应从供应商自身条件、供货质量、价格、交货能力及售后等方面进行筛选评价；
（2）每大类物资采购，必须有三家以上的供应商可供选择；
（3）做好记录，并填写《供应商评价表》（详见附录A），将评价结果报相关领导审批；
（4）建立《合格供应商名录》（详见附录B）；
（5）大宗采购需经办公会研究通过后按公司招投标管理规定进行招标，并根据公司管理规程对采购合同进行评价、修订、签署和管理等。
6.2.2 采购员必须在采购呈批完成审批后开始采购，禁止未经呈批擅自采购或物资需求人私自与供应商联系采购；
6.2.3 采购活动原则上应在公司指定的合格供货商处采购，采购方式以电话通知为主；如果第一供应商无此物品，应在备选的第二供应商考虑，第二供应商仍然没有，必须经综合部经理同意后，在外采购；单价100元以上的物品应将供货商的联系方式提交财务部和综合部，以便财务部核价，综合部建立供货商的名单；
6.2.4 所有采购物资必须要求供应商提供正式的商品销售发票；
6.2.5 采购员告知库管供应商送货时间及《申购单》，并要求供应商提供一式三联送货清单(第一联供货商留存、第二联交采购作为报账依据、第三联库管留存作为入库依据)；
6.2.6 库管根据供应商提供发票、送货清单、《申购单》进行收货，采购、申购部门协助库管对所采购物资进行检验，并在《物资入库单》（详见附录D）上签字确认；
6.2.7 《入库单》一式两联（第一联交采购作为报账依据、第二联库管留存）,需完整填写申购部门、物品单价、金额、生产日期、保存期限、供应商及联系电话等信息；
6.2.8 库管根据《入库单》及时更新物资台账。
6.3 领用流程
6.3.1 库管根据《入库单》通知各部门办理领用手续；
（1）填写《物资领用单》（详见附录E）由部门负责人签字确认后领出、发放及管理；
（2）由员工使用保管的工具、工装等物资填写《物品借用登记表》（详见附录F），由员工签字确认后交库管存档，员工离职时办理交接、退还手续；
（3）出库物资价格以入价为准，先进先出。
6.3.2 库管员根据《出库单》及时更新物资台账；

7 审核及审批权限

7.1 综合部负责全部物资采购的审核备案；
7.2 财务部负责全部物资采收的审核备案；
7.3 采购总额5000元以下（含）零星物资采购，由分管领导审批；
7.4 采购总额5000元以上的零星物资采购，及计划性采购，由公司总经理审批。

8 工作要求

8.1 各部门在采购活动中必须严格遵守以下原则：
8.1.1 坚持公开、透明操作,相互监督，坚决维护企业利益；
8.1.2 洁身自好，廉洁自律，严格遵守工作纪律，保守公司秘密；
8.1.3 除特别紧急情况外，要求货比三家，优先考虑性价比最佳的供应商；
8.2 为了节约采购成本，在条件许可的情况，应尽量实行集中采购；
8.3 为了便于采购费用结算，在条件许可的情况下，应尽量实行定点采购。

附加说明：
1）本标准由综合部编制和修订。
2）本标准由综合部归口。
附录A
(规范性附录)
供应商评价表示例
NO：

供应商名称

联系人

电话

提供开始时间

本年度物资
质量情况

提供物资能力与及时性情况

物资价格情况

物资提供
跟进情况

评价
结论
评价人： 日期：
综合部经理
意见

执行总经理
意见

分管领导
意见

附录B
(规范性附录)
合格供应商名录示例
供应商类别： NO：
序号
供应商名称
联系地址
联系人
联系电话
相关证件
初审日期
物资类别
服务地点
合同期限
备注

附录C
(规范性附录)
物资申购单示例

编 号：

申购时间：

序号
物资类别
品名
规格型号
产地
品牌
单位
库存
数量
申购
数量
单价
（元）
金额
（元）
申购部门
申购人
备注

申购费用合计
大写： （￥： ）
负责人： 综合部经理： 库管审核： 部门经理： 申请人：

附录D
(规范性附录)
物资入库单示例

入库单号：

入库时间：

物资编号
物资类别
品名
规格型号
产地
品牌
单位
库存
数量
申购
数量
单价
（元）
金额
（元）
生产日期
保质期限
存放
仓库
供应商
联系电话
申购部门
申购人
备注

库管： 采购方： 申购方：

附录E
(规范性附录)
物资领用单示例
申领部门：

申领单号：

出库单号：

物资编号
物资类别
品名
规格型号
品牌
单位
库存数量
出库数量
单价
（元）
金额
（元）
用途
备注

执行总经理：
综合部经理：

申领部门负责人：

申领人：

附录F
(规范性附录)
物品借用登记表示例
部门：

领用人：

入职日期：

离职日期：

日期
物品名称
型号规格
单位
数量
单价
领用人
库管

归还日期
归还数量
归还状况
库管
备注