房地产公司员工档案管理办法模版.docx

员工档案管理办法1 范围本标准规定了员工档案内容、档案的收集、保管与销毁等内容。本标准适用于公司员工的档案管理。2 标准引用XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。3 定义3.1 员工档案：是企业在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作过程中形成的有关员工个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面地考察员工的依据，是公司档案的组成部分。本公司员工档案以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以E-HR管理信息系统为平台进行统一管理。3.2 人事档案：是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。4 档案的管理机构和职责4.1 员工档案由公司的综合部人力资源岗负责管理。管理职责：4.1.1 收集和整理员工档案资料；4.1.2 保管员工档案；4.1.3 办理员工档案的借阅手续；4.1.4 根据员工变动情况及时更新档案信息；4.1.5 为有关部门提供员工情况；4.1.6 做好员工档案的安全、保密、保护工作；4.1.7 办理其他有关事项。4.2 员工的人事档案由本地人才机构代管，公司在人才机构设立专户，员工自行办理转入及转出手续。5 档案的内容5.1 员工入职档案：（1）个人简历；（2）身份证复印件；（3）户口本或户口迁移证明复印件；（4）大学毕业证、学位证书复印件；（5）职称证书、资格证书复印件；（6）婚姻状况证明（结婚证复印件）；（7）计划生育证明、独生子女证复印件；（8）体检报告；（9）免冠照片（纸质版4张，电子版）；（10）与原单位解除劳动关系的证明原件；（11）社保、住房公积金缴纳情况；（12）入职登记表、职位申请表；（13）银行卡号。5.2 劳动合同、保密协议；5.3 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；5.4 公司对员工进行的考核、培训、各级奖惩资料等；5.5 员工离职档案：（1）辞职申请书；（2）离职移交表；（3）解除劳动关系证明。6 档案的收集、保管和销毁6.1 为保证员工档案信息的及时性和准确性，公司综合部要及时将员工入职、考核、培训、奖惩、离职等所形成的材料及时收集并进行整理，录入电子档案并进行纸质档案归档，保持档案的完整性。6.2 凡是归档的材料必须经过认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。6.3 人事资料收集、归档后，综合部负责将员工档案按部门统一管理，在档案袋上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，建立员工档案目录，以便在需要时能及时查询。离职、辞退员工的档案单独保管。6.4 离职员工档案应妥善保管三年后销毁，从离职申请表中核准的日期为依据计算，按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。6.5 严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。6.6 综合部人员应做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。7 档案的借阅与利用7.1 查阅档案须经过综合部负责人的同意，并在员工档案借阅登记表（详见附录A）登记签字。7.2 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。7.4 因工作需要从档案中取证的，须经综合部负责人批准后才能复制办理。附加说明： 1）本标准由综合部编制和修订。 2）本标准由综合部归口。附录A(规范性附录)员工档案借阅登记表示例日期借阅员工档案借阅部门借阅人是否归还归还日期经办人部门姓名