1、员工档案管理办法
1 范围
本标准规定了员工档案内容、档案的收集、保管与销毁等内容。
本标准适用于公司员工的档案管理。
2 标准引用
XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。
3 定义
3.1 员工档案：是企业在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作过程中形成的有关员工个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面地考察员工的依据，是公司档案的组成部分。本公司员工档案以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以E-HR管理信息系统为平台进行统一管理。
3.2
2、人事档案：是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。
4 档案的管理机构和职责
4.1 员工档案由公司的综合部人力资源岗负责管理。管理职责：
4.1.1 收集和整理员工档案资料；
4.1.2 保管员工档案；
4.1.3 办理员工档案的借阅手续；
4.1.4 根据员工变动情况及时更新档案信息；
4.1.5 为有关部门提供员工情况；
4.1.6 做好员工档案的安全、保密、保护工作；
4.1.7 办理其他有关事项。
4.2
3、员工的人事档案由本地人才机构代管，公司在人才机构设立专户，员工自行办理转入及转出手续。
5 档案的内容
5.1 员工入职档案：
（1）个人简历；
（2）身份证复印件；
（3）户口本或户口迁移证明复印件；
（4）大学毕业证、学位证书复印件；
（5）职称证书、资格证书复印件；
（6）婚姻状况证明（结婚证复印件）；
（7）计划生育证明、独生子女证复印件；
（8）体检报告；
（9）免冠照片（纸质版4张，电子版）；
（10）与原单位解除劳动关系的证明原件；
（11）社保、住房公积金缴纳情况；
（12）入职登记表、职位申请表；
（13）银行卡号。
5.2 劳动
4、合同、保密协议；
5.3 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
5.4 公司对员工进行的考核、培训、各级奖惩资料等；
5.5 员工离职档案：
（1）辞职申请书；
（2）离职移交表；
（3）解除劳动关系证明。
6 档案的收集、保管和销毁
6.1 为保证员工档案信息的及时性和准确性，公司综合部要及时将员工入职、考核、培训、奖惩、离职等所形成的材料及时收集并进行整理，录入电子档案并进行纸质档案归档，保持档案的完整性。
6.2 凡是归档的材料必须经过认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
6.3 人事资料收集、归档后，综合部负责将员工档案按部
5、门统一管理，在档案袋上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，建立《员工档案目录》，以便在需要时能及时查询。离职、辞退员工的档案单独保管。
6.4 离职员工档案应妥善保管三年后销毁，从离职申请表中核准的日期为依据计算，按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。
6.5 严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。
6.6 综合部人员应做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。
7 档案的借阅与利用
7.1 查阅档案须经过综合部负责人的同意，并在《员工档案借阅登记表》（详
6、见附录A）登记签字。
7.2 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。
7.4 因工作需要从档案中取证的，须经综合部负责人批准后才能复制办理。
附加说明：
1）本标准由综合部编制和修订。
2）本标准由综合部归口。
附录A
(规范性附录)
员工档案借阅登记表示例
日期
借阅员工档案
借阅部门
借阅人
是否归还
归还日期
经办人
部门
姓名
7、
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