材料设备采购管理新规制度.doc

材料设备采购管理制度

第一章 总则 

第1条 目标 

（1）确保采购材料（设备）完全符合相关国家规范及标准。 
（2）确保采购材料（设备）严格按协议要求进场，确保工程按质按期完成。
（3）确保企业采购管理工作规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。

第2条  适用范围 

本制度适适用于企业总部、各分企业和企业驻各地办事处采购行为。

第3条  管理职责 
（1）企业成立材料设备采购领导小组，是材料设备采购最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购领导小组组长由工程总监兼任，组员包含材料设备部、项目经理部和财务部等相关部门人员。 
（2）采购领导小组关键职责 
①审定企业总部和非法人分支机构材料设备采购管理措施及业务步骤。
②审定企业总部材料设备采购年度计划。 
③决定重大材料设备采购项目标采购方法。
④决定材料设备采购招标方案和供给商选择。 
⑤审定重大材料设备采购项目验收方案。 
⑥组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。 ⑦决定采购工作中重大事项。 
（3）材料设备部负责采购领导小组决议实施、组织和日常协调等工作。
第二章  采购范围和采购方法 第4条  采购范围 
本制度所采购材料设备，关键包含如表7-1所表示范围。 
表7-1  材料设备采购种类表
材料设备种类 
具体内容 
主材  水泥、钢筋、木材、预拌混凝土 
装饰材料  饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料 
水电安装材料 消防及电气设备、电气主材、需求量较大辅材、电器设备 
大型施工设备 塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、

6立方米以上空压
机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机 
通常施工设备 
混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组

第5条  采购方法 
企业材料设备采购实施以下三种采购方法。 
（1）招标采购方法 
①招标采购方法适适用于以下两种情况： 
A. 依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必需采取招标方法进行采购； 
B. 依据企业采购部门决定，需要采取招标方法进行采购。 
②实施采购招标项目需根据国家相关要求和《企业采购国产设备招标规程》、《企业采购进口设备招标规程》、《设备及建设工程项目招标监督要求》等相关文件实施。 
（2）比质议价方法。对资质相近供给商投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济供给商。 
（3）独家采购方法。只能从某一特定供给商处采购，而且无其它适宜替换物资，采取单一起源采购方法。
第三章  采购计划编制和审批 

第6条  大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购步骤 
（1）项目经理部依据工程需要，经初步核实所需材料设备后，编制使用计划，填写《材料设备使用计划表》报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后材料设备部编制《采购计划单》，一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。 
（2）依据企业要求需要进行招标采购材料和设备，其操作步骤详见《企业招标采购工作管理措施》。 
（3）项目经理部依据工程进度要求，提前五天填写《材料设备采购计划表》，交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。《材料设备采购计划表》一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。
4）材料设备部将经审核同意后《材料设备采购计划表》中需采购材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，和供方初步拟订购销协议，交工程总监审核后提交总经理审批，材料设备部派出材料员依据已同意协议填写《支票使用申请表》到财务部办理相关领用手续，严格按协议条约完成采购过程。

第7条  小宗和通常性建材，价值在1 000元以下工具、设备和低值易耗零部件采购步骤 
（1）项目经理部提前5～10天，填写《材料设备采购计划表》交材料设备部审核，经工程副总审核、总经理审批许可。 
（2）审批经过后，材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后购进。 

第8条  产品和机电设备抢修材料或零部件采购步骤 
（1）由项目经理部主管人员提出《购物申请清单》，经项目经理部经理签字，由材料设备部采购主管审核后，经材料设备部经理和工程总监审核后由材料设备部采购专员采购。 
（2）价值在×××元以下采购能够不经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。珍贵、关键或包含关键安全部件材料、零部件选购必需经过工程部经理或材料设备部经理审核。

第9条  全部购进材料设备报销手续必需凭《进料单》、发票和采购专员、仓库管理员、验收员签字并报总经理审批确定后才能报销。

第四章  采购协议管理 

第10条  签署协议 
材料设备部代表企业同供给商签署采购协议，并负责采购协议落实。 
第11条  采购材料和设备依据采购方法不一样应在签署协议之前预留合适协议审批时间和招投标时间。 
第12条  采购主管负责所购材料设备招投标管理，按《企业招标采购工作管理措施》及投标结果，和供货厂商签署采购协议并报请审批。

第五章  材料设备验收
第13条  材料（设备）在协议签署之前，采购主管和材料员必需检验供货厂商法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测汇报及其技术指标等资料是否符合协议和入围资格要求。 
第14条  采购专员、项目经理部材料员检验进场材料（设备）和“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程完工乃至保修期结束。
第15条 验收项目 
（1）材料（设备）品牌是否符合协议要求。 
（2）材料（设备）色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及协议要求。 （3）材料（设备）尺寸、规格、型号等是否符合设计及协议要求。 
（4）材料（设备）是否符合出厂标准或相关国家行业标准和协议要求达成标准。 

（5）材料（设备）协议要求配件及辅材等是否齐全、正确。 （6）材料（设备）产品保护方法是否到位。 
（7）材料（设备）供货时间是否按协议及供货时间计划要求实施。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购协议要求处理。 
（8）对关键材料（设备）关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。 
（9）材料（设备）数量是否符合协议要求及供货计划要求。 （10）材料（设备）存贮及堆放是否符合相关要求要求。
（10）材料（设备）存贮及堆放是否符合相关要求要求。
第16条  材料（设备）检验、验收工作必需做到100%验收率，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。 
第17条  材料设备部对每次采购协议实施和验收情况需填写《材料（设备）进货质量、进度统计表》，并进行汇总保留，以备参考。

第六章  罚则 
第18条  采购人员有下列情形之一，给企业造成经济或声誉损失，依据情节轻重，企业将分别给相关责任人记过、免职、解聘等行政处罚及对应经济处罚；给企业造成重大损失，企业将依法追究法律责任。
（1）采购人员私自接收或向供给商索取财物。 
（2）采购人员接收财物后未主动上缴企业。 
（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意泄密行为，以下行为均视为泄密。
 ①泄露其它供给商对同类产品报价。
 ②招投标中泄露其它参与供给商名称。
 ③泄露标底。 
④泄露其它企业秘密或企业认为是泄密行为。 
⑤有意规避本制度或未按本制度要求及《房地产建筑材料（设备）采购实施细则》实施。 
（4）隐瞒供给商及供给材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题。 
（5）因工作疏忽或知情不报甚至和投标人串通在投标过程中作弊。 
（6）在供给商年度考评中徇私舞弊。 
（7）其它有损企业形象或不利于企业行为。
第七章  附则 
第19条  本制度由材料设备部制订并报主管副总和总经理审批后实施。 
第20条  本制度解释权和修改权归材料设备部。 
第21条  相关文件附录 
（1）《企业招投标管理工作细则》。 
（2）《企业材料（设备）招标文件采购协议》。 
（3）相关材料（设备）国家行业标准及国际标准。