四川省机关档案工作综合规范化管理基础标准.doc

四川省档案工作规范化管理措施（试行）第一条为了加强本省档案工作规范化管理，愈加好地为社会主义物质文明、政治文明、精神文明建设服务，依据中国档案法、中国档案法实施措施等法律、法规要求，结合本省实际，制订本措施。第二条本措施采取定性分析和定量分析相结合绩效评定体系，制订全省档案工作规范化管理标准。第三条档案工作规范化管理标准依据分为四川省机关档案工作规范化管理标准、四川省企业、科技机关档案工作规范化管理标准和四川省各级档案馆工作规范化管理标准（见附件1、2、3）。四川省机关档案工作规范化管理标准适适用于各级机关、团体、机关及社会基层组织。中央驻川单位可参考实施。四川省企业、科技机关档案工作规范化管理标准适适用于各级各类国有企业、科技机关。中央在川企业、科技机关、非国有企业可参考实施。四川省各级档案馆工作规范化管理标准适适用于市（州）、县（市、区）国家综合档案馆，省内其它档案馆可参考实施。国家有特殊要求，从其要求。第四条档案工作规范化管理标准考评内容包含行政管理、设备设施、基础业务、开发利用4个部分。考评等级按百分制标准分3级：95分以上（含95分）为一级；80分至94分（其中设备设施、基础业务考评得分不低于这两部分总分值80%）为二级；70分至79分为三级。第五条各级机关、团体、企业机关和档案馆可对照标准逐步提升整体绩效，自愿向当地或上级档案局提出书面申请。申请通常从三级开始，规范化管理档案工作成绩突出可跨级申请。申请内容包含：档案工作情况和自查评分情况，存在问题和改善方法，同时填写申报表（1式3份，样式见附件4）。第六条各级档案局应根据“统一领导、分级管理”标准加强总体计划，关键指导，依法监督并分级组织档案工作规范化管理考评工作。考评组组员由各级档案局依据实际情况委派，通常不少于5人。第七条考评应由被考评单位提出书面申请。未申请，各级档案局不得强制进行考评。国家另有要求除外。考评程序为：考评组听取申请单位档案工作规范化管理及自查情况汇报；审查申请单位出示相关文件或依据材料；实地检验档案规范化管理情况；形成考评意见并向申请单位通报。第八条省级机关（含直属单位）、团体、机关考评，由省档案局负责组织。中央驻川单位考评，根据主管部门要求办理。市（州）机关、团体、机关考评由省档案局委托市（州）档案局负责组织。县（市、区）机关、团体、机关及乡镇、街道和社会基层组织考评，申请一级，由省档案局委托市（州）档案局负责组织；申请二级、三级由省档案局委托县（市、区）档案局负责组织。第九条省属国有企业、科技机关考评，由省档案局会同主管部门负责组织。市（州）国有企业、科技机关考评，由省档案局委托市（州）档案局负责组织。县（市、区）科技机关考评，申请一级，由省档案局委托市（州）档案局负责组织；申请二级、三级，由省档案局委托县（市、区）档案局负责组织。非国有企业、科技机关考评，由省档案局委托其所在市（州）档案局负责组织。其中跨地域大型企业由省档案局负责组织。第十条市（州）国家综合档案馆考评，由省档案局负责组织。县（市、区）国家综合档案馆考评，申请一级，由省档案局负责组织；申请二级、三级由省档案局委托市（州）档案局负责组织。其它档案馆考评，由省档案局负责组织。第十一条考评应全方面检验申请单位档案工作情况并关键考评、评审其近3年（含当年）档案工作规范化管理情况。申请单位近3年内发生档案工作人员违法乱纪、失泄密和档案遭受火灾、失窃、水毁、严重虫霉，取消考评资格。第十二条经过考评单位，由负责组织考评档案局颁发四川省档案工作规范化管理等级证书。部分成绩突出，由人民政府、档案行政管理部门或本单位给表彰。第十三条四川省档案工作规范化管理等级证书使用期3年。使用期满后，负责组织考评档案局对获证单位进行复查。复查不合格，降低直至取消等级证书。对获证单位和复查合格单位，由省档案局给予通报。第十四条考评形成材料（含申请单位申报表、申请汇报、自查汇报、自查评分表和考评组考评评分表、考评结论、考评组组员签字名单等）由组织考评档案局负责整理归档。省和市（州）档案局对档案工作规范化管理考评情况进行不定时抽查。第十五条各市（州）档案局每十二个月度对当地档案工作规范化管理进行总结并报省档案局立案。第十六条本措施自6月1日起施行。过去相关要求和本措施不一致，以本措施为准。四川省机关档案工作规范化管理标准考评序号考评内容标准分考评细则及评分标准1机构和组织管理211.1档案工作管理体制健全，档案工作渠道通畅，适应本单位、本系统档案工作需要。配置了业务能力强、适应工作、相对稳定专兼职档案工作人员。1.51没有适应本单位、本系统档案工作需要综合性档案工作机构（处、科、室），不得分。2档案人员不得胜任档案工作，不能满足档案工作需要扣1.5分。1.2档案工作纳入本单位工作计划、目标管理和相关部门及人员岗位职责，同本单位各项工作同时发展，对本机关文件材料形成、规类工作进行了监督指导。1.51本单位5年计划和年度工作计划、目标管理中没有安排部署档案工作，人员岗位职责中没有档案工作内容，缺1项扣0.2分，扣玩0.5分为止。2对本机关文件材料形成归档工作实施了有效监督指导，检验近3年实施监督检验相关文字依据，没有扣0.5分。3监督指导不力、机关文件材料归档不立即扣0.5分。1.3本单位档案工作实施综合管理，做到统一领导、统一机构、统一制度，对全部档案实施有效管理。11多种门类和载体档案未集中统一管理，且无制度要求不得分。2实施了集中统管，缺所管档案目录扣0.5分。1.4有机关责任人分管、综合部门责任人主管档案工作1出示相关文字依据（领导分工文件或会议统计），没有酌情扣分。1.5档案工作列入领导议事日程，切实处理档案工作中实际问题并有显著成效。1.51出示领导听取档案工作汇报及研究检验档案工作文字依据，无依据扣0.5分。2档案工作实际问题未能立即有效处理或效果不显著扣0.51分。1.6档案工作经费能满足档案工作发展需要。1.5提供档案经费开支情况，经费不能满足档案工作需要扣0.51分，没有依据材料扣0.5分。1.7档案人员含有大专以上文化程度。1提供档案人员学历证实，达不到要求酌情扣分。1.8全部档案人员经过同级、上级档案部门或上级主管部门档案业务培训。11无继续教育证实或培训证实不得分。23年内未参与一次档案业务培训扣0.5分。1.9在机关工作中认真落实实施档案法律法规和相关规章。定时组织本机关和本系统档案人员进行档案法学习。1未学习、宣传、落实实施档案法律法规和规章，且无文字依据酌情扣分1.10对本单位档案工作进行监督、检验和指导，组织档案基础业务知识培训，开展评选检验。1.51未开展监督、指导、检验且无文字依据扣0.5分。2未组织培训且无文字依据扣0.5分。3未开展评选检验且无文字依据扣0.5分。1.11主动参与机关档案协作组活动；每十二个月有本机关、本系统档案工作动态在本机关、本系统工作简报、刊物或其它媒体上登载。11检验参与协作组活动情况，未参与扣0.5分。2出示近3年登载有本机关、本系统档案工作信息工作简报、刊物等，没有扣0.5分。1.12对所属单位、本系统档案工作进行监督指导，组织档案业务培训，开展评选检验，建立档案工作管理网络，促进所属单位和本系统档案业务建设协调发展1.51未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训且无文字依据扣0.5分。2没有所属单位、本系统档案工作管理网络图扣0.5分。3未组织评选检验且无文字依据扣0.5分。4无所属单位和系统指导任务，此项分记入1.10项且1.10项分值由1.5分变为3分，对应项目也各增加0.5分。1.13档案管理制度健全，建立了本机关档案搜集、整理、保管、判定（含销毁判定）、统计、利用、本单位重大活动档案登记、搜集及资料搜集等制度措施。21缺一个扣0.2分，扣完1分为止2实施效果差，酌情扣0.51分。1.14制订了符合本单位实际多种门类和载体文件材料归档范围、档案保管期限表、分类方案并报同级档案部门立案。21没有本单位自拟文件材料归档范围、档案保管期限表和分类方案不得分。2没有报同级档案部门立案扣0.5分。3有材料，但条款制订不规范、不科学，归档范围不正确，划分保管期限不正确，分类不正确扣0.51.5分。1.15制订了本单位多种专门档案管理制度、措施等。11未制订管理制度、措施不得分。2有制度、措施，但制订得不全、不具体、不符合相关规范扣0.51分。3没有专门档案，此项分计入1.14条，且1.142、3项各增加0.5分。1.16制订了电子文档管理制度和措施。11未制订不得分。2制订得不规范、不具体、可行性不强扣0.5分。3实施不力扣0.5分。2基础设施182.1机关在新建或改造档案专用库房时，应参考档案馆建筑设计规范要求进行设计和布局并征求同级档案部门意见。21未按规范设计和改造扣0.5分。2未征求同级档案部门意见扣1分。2.2有档案专用库房，能容纳本单位全部档案资料（省、市级机关能容纳20年档案资料，州、县级及县级以下机关能容纳档案资料）。21无专用档案库房不得分。2专用档案库房容量不足酌情扣分。2.3分设有档案阅览室和档案人员办公室。1未分设不得分。2.4档案库房坚固、安全，适宜保管档案。11档案库房不坚固，达不到相关要求要求扣0.5分。2有其它不安全隐患扣0.5分。2.5档案库房有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫、防有害气体等设施设备。4档案库房配有防盗设施、消防器材、空调机、除湿机、吸尘器、温湿度计、避光窗帘、消毒杀虫设备或药品等，缺1项扣0.5分。2.6档案室配有计算机、服务器、摄像机、录放机、扫描仪、光盘刻录机、复印机、防磁柜、摄影机（数码摄像机带有摄影功效，可不配摄影机）等设备。4.5缺1种扣0.5分。2.7有数量充足、质量很好档案专用柜架和整理档案所需用具。21 档案装具数量不足、质量较差扣1分。2无整理档案用具扣1分。2.8档案装具式样、规格及质量符合国家标准。1.5文书、会计、基建、照片及有要求其它专门档案卷盒、卷皮、芯页等，不符合标准要求酌情扣分。3业务建设463.1按本机关归档范围和归档制度立即接收多种门类和载体档案，交接手续完备。1.51无各处（科）室归档文件统计表扣0.5分。2归档不立即扣0.5分。3无规范交接文据扣0.5分。3.2归档文件质量符合相关规范要求，书写材料适宜档案长久保留。1.51归档文件质量不符合国家行政机关公文格式（GBT97041999）、中国共产党机关公文处理条例（中办发199614号）扣0.5分。2发觉存档底稿、签批或修改文件中有不耐久字迹材料扣0.5分。3存档印件底稿无印章扣0.5分。3.3文书档案齐全完整。2关键检验：1缺历年关键会议文件、统计，尤其是党委、党组、机关办公会会议统计扣0.5分。2缺关键职能活动形成文件，尤其是内部形成调研材料、统计材料、多种工程审批文件及附件等扣0.5分。3缺干部人事任免、奖惩文件材料扣0.5分。4缺参与关键会议、出国考察等重大活动相关文件扣0.5分。3.4会计档案齐全完整。1会计档案报表、帐簿、凭证及其它类档案不齐全、缺项酌情扣分。3.5声像档案齐全完整。1.51缺反应本单位重大活动声像档案扣0.5分。2照片缺底片（数码相机无底片须刻录成光盘）和相关文字说明扣0.5分。3录音带、录像带缺相关内容说明扣0.5.分。3.6设备档案、基建档案、科研项目档案齐全完整。2本单位基建档案设计说明、征用土地批件、红外图、完工图纸、决算汇报等、科研项目档案审批文件及附件不齐全完整酌情扣分。3.7自动化办公过程中形成多种归档光盘、磁盘及背景信息等齐全完整。1归档电子文件光盘、磁盘及背景信息不齐全完整酌情扣分。无此项内容不得分。3.8归档多种其它专门档案齐全完整11多种专门档案（如诉讼、国土、审计、新闻宣传报道、艺术、教学等）不齐全完整酌情扣分。2无专门档案，此项计入3.7条，3.7条分值对应增加为2分。3.9本机关发文按“两套制”（即发文聚集）保留。1“两套制”形式能够是光盘或纸质载体，不全酌情扣分，没有不得分。3.10搜集和本机关业务工作相关资料。如年鉴、刊物、文件汇编等。1没有资料不得分，有资料未能规范整理扣0.5分。3.11保管期限划分正确。1保管期限划分不正确达5件扣0.5分，扣完1分为止。3.12档案按全宗进行分类、排列，符合机关档案工作业务建设规范（按卷整理档案）、归档文件整理规则（按件整理档案）要求。其它门类档案符合相关分类要求。1.51有多个全宗单位，全宗划分不清楚扣0.5分。2多种门类档案分类不科学、不规范扣0.5分。3排列不规范、方法不统一或前后未保持一致扣0.5分。3.13档号编制科学、规范。1.51按卷整理档案按国家档案局颁发档号编制规则要求编制档号，不符合要求酌情扣分。2按件整理档案按归档文件整理规则要求编制件号、盒号、年度、保管期限等，不符合要求酌情扣分。3其它门类档案按相关要求编制档号，不符合要求酌情扣分。3.14文书档案按卷整理质量符合机关档案工作业务建设规范、四川省文书立卷和案卷组成通常要求；按件整理质量符合归档文件整理规则。1.51按卷整理案卷质量不符合要求扣0.51分。2按件整理档案不规范扣0.51分。3.15照片档案、会计档案、基建档案质量符合相关要求。31照片档案按国家档案局颁发照片档案管理规范要求整理，达不到要求扣0.51分。2会计档案按会计档案管理措施和会计档案装具格式标准要求进行整理，不符合整理要求、装具不规范扣0.51分。3基建档案按基础建设档案管理措施进行整理，达不到要求扣0.51分。3.16磁性载体档案及光盘载体档案质量符合相关要求要求。11磁性载体档案按磁性载体档案管理措施要求，每张磁盘（带）标明具体内容、时间、制式、缺标注扣0.5分。2光盘要编号，盘内要分别做好相关标识和说明，缺项扣0.5分。无此项内容不得分。3.17其它专门档案质量符合相关要求。11其它专门档案（如审计、诉讼、新闻宣传报道等档案）整理不符合要求扣0.51分。2无专门档案，此项分计入3.16条且3.16条分值对应增加为2分。3.18全宗卷整理符合规范。31无全宗卷不得分。2全宗卷未按川档发29号文件分类扣1分。3每类内容未按全宗卷规范要求做到完整、具体扣12分。3.19库内有档案资料存放示意图。11无档案资料存放示意图、柜架排放不符合要求、柜架上无指导标识扣0.5分。2库内存放示意图、柜架指导标识不科学、不醒目标扣0.5分。3.20档案库房温湿度符合国家标准。1.51无温湿度测记不得分。2库内温湿度未控制在要求范围内扣1.5分。3.21每季定时检验档案并做好统计。档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象。11无检验统计不得分。2统计不全或不详扣0.5分。3有霉变、尘污、破损、虫蛀、鼠咬现象之一扣0.5分。3.22建立了各类档案统计台帐，数据正确，帐实相符11无各类统计台帐（档案收近移出登记、室藏总量、档案分类、提供利用、检索工具、编研资料等统计）酌情扣分。2各类统计数据不全或帐实不符扣0.5分。3.23立即正确填报统计报表。11报表不立即扣0.5分。2报表不正确扣0.5分。3.24立即开展档案判定工作。11未立即进行判定扣0.5分。2销毁档案手续（包含销毁汇报、领导同意签字、销毁清册）不齐全完备扣0.5分。3.25移交进馆档案质量符合进馆要求。11不按要求向档案馆移交档案不得分。2进馆档案质量不符合要求扣0.5分。3移交时没有相关检索工具和参考资料扣0.5分。无移交任务此项得1分。3.26档案现代化管理工作纳入本单位信息化建设计划，和办公自动化工作同时运行。11本单位信息化建设计划中无档案工作内容不得分。2内容不具体、缺乏科操作性扣0.5分。3.27使用档案管理软件系统符合国家档案行政管理部门相关要求。21未实施计算机管理不得分。2不符合相关要求扣1分。3档案管理系统达不到技术优异、性能稳定、数据安全要求扣1分。3.28本机关全部档案已建立数据库进行管理。21本机关多种门类和载体档案未建立全文数据库扣1分。2只有部分档案建立数据库扣0.5分。3未达成文件级目录数据库管理扣0.5分。3.29本机关多种门类和载体档案（如照片、声像、会计、基建等）均建立数据库。41未建立不得分。2建得不齐全、不规范扣12.5分。3未刻录成光盘保留扣1.5分。3.30本单位电子档案实施了有效管理。21电子文件未归档管理不得分。2未根据电子公文管理暂行措施、电子文件归档和管理规范、四川省电子文件归档和管理暂行要求要求进行整理和管理扣1分。3未适用四川省电子文档管理系统软件扣1分（属系统条条管理部门，国家主管部门统一使用了电子文档管理软件不扣分）。4开发利用154.1编有本机关大事记。21无大事记不得分。2格式、体制不科学、不规范、统计不全扣0.51分。4.2编有本机关组织机构沿革。11无组织机构沿革不得分。2体例不规范、不科学、记载不齐全、不具体扣0.51分。4.3编有和本机关相关基础数据聚集。21没有不得分。2每十二个月续编；缺1年扣0.5分。3质量不高、数据缺乏真实性扣0.5分。4.4编有多种门类和载体档案案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。21缺种类扣0.5分。2多种门类和载体档案目录编制不齐全扣0.5分，扣完2分为止。3凡有机读目录须打印成纸质目录，缺扣0.51分。4.5依据本机关业务工作需要编有相关参考资料和专题概要等多种编研资料。31编有对本机关业务工作有实用价值专题概要，每十二个月最少有1种新选专题，缺1年扣0.5分。2专题概要选题不实用、内容单一、编写粗糙扣0.51分。4.6服务形式多样，主动主动做好利用工作，为机关各项工作服务。1服务形式单一，服务被动且服务效果差酌情扣分。4.7有借阅和利用效果登记，编有档案利用效果实例选编并有定时分析材料。21没有借阅登记簿和利用效果登记簿簿得分。2借阅登记簿和利用效果登记简单扣0.5分。3没有利用效果实例选编扣0.5分。4没有定时分析材料扣0.5分。5定时分析材料简单、不具体扣0.5分。4.8经过举行档案陈列、档案展览等形式开展档案宣传和档案信息资源开发利用。21设置了档案资料陈列室得1分。2举行了档案展览得1分。