资本投资有限公司费用开支管理办法模版.doc

xx资本投资有限公司费用开支管理办法第一章总则第一条目的为明确预算内支出的具体开支标准及其控制、报销程序，进一步加强公司费用开支管理，节约费用、控制经营成本、提高公司总体经济效益，制订本办法。第二条适用范围本办法适用于xx资本、下属管理公司及管理的基金。第三条定义和缩写费用开支：指差旅费、业务招待费、通讯费、广告宣传费、会议费、公杂费、车辆运营费等日常经营性费用支出，不包括资本性支出、与人力资源相关的费用支出及固定资产折旧、各种类别的摊销、租赁费、水电费等与营业场所设施相关的固定性费用支出。通讯费用：指公司业务需要所发生的办公电话等相关费用。办公用品费用：是指购买单价 500 元以下的、达不到低值易耗品标准的各种办公文具和用品而支出的费用。第四条职责与权限部门/岗位职责1业务部门4.1.1 业务部门的经办人及其审批人对业务实质、业务真实性、必要性、合理性、合规性负责，对报销事项和报销材料的真实性及合法性负责，禁止报销与公司业务无关的单据。4.1.2 对发票真实性负责，禁止购买发票用于报销，从源头杜绝假票行为。4.1.3 对报销相关的纳税责任负责。由于税务检查及查补税款属于或有责任，如发生补缴税款及税务处罚，全部由原报销人（或报销受益人）及受益部门承担。部门/岗位职责2 借款人/报销人4.2.1 取得合法报销单据；4.2.2 如实填写借款审批单、费用报销单、差旅费报销单等单据。3预算管理员4.3.1 负责本部门费用预算的审核及关联。4授权审批人4.4.1 负责在授权范围内对报销单据进行审批。5 费用报销复核岗4.5.1 审核预算支出的有效性：公司实行全面预算管理，无预算不予报销。4.5.2 审核审批手续的完备性：根据公司授权，是否履行了有效的签批。4.5.3 审核材料的完备性：主要是指支持性文件及其要素的完备性。4.5.4 审核材料的有效性：要求报销材料需符合相关财务制度的要求， 如发票要素完整、报销单与附件金额相符、票据有无过期、合同有无签章等。4.5.5 审核材料的规范性：主要是指所有材料的格式、附件黏贴样式符合公司制度规范。6 财务部出纳4.6.1 负责报销费用的支付。第二章费用开支规定第五条 总体原则5.1 公司一切费用支出均纳入预算管理。费用审批、预算外支出的管理参照母公司xx证券股份有限公司预算管理办法中有关规定，本办法仅规定预算内支出的具体开支标准及其控制、报销程序。5.2 除本办法规定外，费用报销的审批权限均按照xx资本投资有限公司年度授权权限表（以每年下发的最新版为准）执行。存在转授权的，转授权表须向财务部报备，转授权人及被转授权人对授权事项承担责任。5.3 公司其他有关费用开支规定中与本办法相抵触的，按本办法执行。财务复核授权审批提出申请5.4 本办法由综合管理部负责解释、修订，并自发布之日起施行。原费用开支管理办法同时废止。第六条工作程序预算内日常费用支出借款流程申请人授权审批部门财务支持文件/记录提出支出申请借款审批单NN审批通过Y手续完备Y复核审批手续提交授权审批办理借款不予支出/借款1、预算内日常费用开支借款流程2、预算内日常费用开支借款流程说明阶段流程说明和控制要求责任部门/岗位控制要点支持文件/记录6.2.1申请填单借款申请人向财务部门借款、申请支出本预算单位预算内可控费用的，首先要填制借款审批单（附录一），借款申请人将表格要素填写齐全,并要求填报部门的预算管理员在所属预算内签署预算项目及金额。无预算项目的借款申请,财务部原则上不予办理借款手续。申请人无借款审批单（附录一）6.2.2授权审批（1） 借款申请人将借款审批单提交有权签批人签批；（2） 公司各部门员工的借款申请表由本部门负责人签批；（3） 申请金额超过一万元的,报公司董事长签批；（4） 公司部门负责人、经理助理、副总经理的借款申请由公司总经理签批，总经理的借款由董事长签批；董事长的借款由股东代表签批。授权审批人授权审批无6.2.3财务复核借款审批单经有权人签批后,申请人将借款审批单交财务部，财务部复核审批手续完备后办理借款手续并保留借款审批单。财务部复核无3、借款审批规定3.1 为加强现金管理，财务部门原则上不直接支付现金，而是以网上银行、支票等形式将款项划入收款人或报销人的账户。3.2 经办人领用的支票不得转借他人使用，超期作废或使用不当作废的支票要及时退还财务部，丢失支票所造成的一切损失由当事人负责赔偿。3.3 申请人向财务部借款、申请支出本预算单位预算内可控费用的，首先应填制借款审批单（附录一）。借款申请人将表格要素填写齐全,并要求预算管理员在所属预算内签署预算项目及金额。无预算项目的借款申请,财务部原则上不予办理借款手续。3.4 公司员工的借款申请报公司总经理签批；申请金额超过10000元的，报公司董事长签批；部门负责人、经理助理、副经理的借款申请由公司总经理签批；公司总经理的借款申请由公司董事长签批；董事长的借款申请由股东代表签批。3.5 借款审批单经有权签字人签批后，申请人将借款审批单交财务部门，财务部门复核审批手续完备后办理借款手续并保留借款审批单。3.6 办理借款应遵循“前账不清，后账不借”的原则。对于公司内部员工借款，应在出差结束或办理完业务 1 个月之内到财务部办理报销手续结清借款，不按要求办理的，由财务人员列出名单，直接交公司总经理批准后，委托发放薪酬人员在该员工工资中扣除。4 、费用报销以及相关的对外付款流程4.1 提交审核无误、授权签批完整的费用报销单、差旅费报销单等单据进行报销。4.2 对签订合同的业务支出付款，在报销时必须提供双方签订的合同或协议的复印件，财务部人员按照合同或协议中的条款付款。阶段流程说明和控制要求责任部门/岗位控制要点支持文件/记录（1）申请填单申请人通过金蝶 EAS 系统中的费用报销单、差旅费报销单填单报销。申请人无费用报销单差旅费报销单（2）预算确认部门预算管理员在系统中进行预算审核确认。部门预算管理员预算控制无阶段流程说明和控制要求责任部门/岗位控制要点支持文件/记录（3）财务复核交财务部费用报销岗对费用报销单、差旅费报销单复核,财务部门审核相关会计要素无误后，在复核处盖章。财务部费用报销岗无费用报销单差旅费报销单（4）授权审批报销人将报销单交有权审批人审批。有权审批人授权审批无（5）复核、办理报销人将授权审批后的报销单交回财务部门，财务部门复核签批手续完备后办理报销手续。财务复核岗、出纳岗手续完备性检查无5、 业务招待费开支规定5.1 业务招待费应从业务需要的角度出发严格控制使用，做到“必要、合理、节约”，杜绝将公款用于任何私人性质的宴请。5.2 业务招待费开支的授权签批（1） 公司各部室的业务招待费在预算额度以内、单笔报销金额 5000 元（含 5000 元）以下的，由总经理签批；单笔金额 5000 元以上的，还需由公司董事长签批。（2） 公司总经理业务招待费由董事长签批。（3） 公司董事长的业务招待费由股东代表签批。6、差旅费开支规定（包括国内、国外）6.1 差旅费开支的授权签批（1） 员工差旅费由部门负责人审核后，由公司总经理签批；（2） 公司总经理的差旅费由公司董事长签批；（3） 公司董事长的差旅费由股东代表签批；（4） 具体差旅费报销权限签批标准按照总公司财务管理委员会审议通过的预算支出审批权限表（以每年下发的最新版为准）执行。6.2 差旅费包括异地交通费、住宿费、市内交通费、伙食费及临时出国补贴五部分。（1） 公司所有员工按规定的差旅费标准（附录二、三、四）执行；（2） 一次出差发生的所有费用（含业务招待费）需及时、一次性报销；（3） 因出差所发生的招待等性质的费用填列在“差旅费报销单其它”栏目，但单次出差所发生的该项费用超过 3000 元部分的金额，应另填费用报销单报销。6.3 出差人员在完成出差任务后，应及时填妥差旅费报销单到财务部门报销，同时结清预借的款项。一次出差任务只填一张差旅费报销单。6.4 异地交通费包括车、船、机票、保险费、及前往机场的交通费等相关费用。（1） 因为工作需要临时取消出差的退票费给予报销；（2） 出差人员往返机场、车站、码头的，可凭票据实报销。若票据是定额车票，车票必须连号。从工作所在地出发往返机场无票的，按 100 元标准给予补助。目的地往返机场无票的不予补助；（3） 超过规定部分的费用应由公司分管领导审批，否则自理；（4） 城际间交通费用（如乘出租车、包车、自驾）等，不得超过本办法交通费报销标准（附录二），否则需报公司董事长审批。6.5 住宿费用的报销。（1）2 人以上出差入住相同酒店，导致费用超标但未超过同行中最高职级标准，由公司总经理签批；（2） VP 以下员工，原则上 2 人应同住一间客房；（3） 住宿费凭酒店正规发票在限额内据实报销，超支部分自理（特殊情况由公司董事长特别审批）。无住宿发票的按其限额的 40%给予住宿补贴。6.6 出差人员出差时就近绕道回家的，应在出差前取得其主管领导同意，其绕道多支出交通费自理，回家期间不再享受住宿费、市内交通费以及伙食补助等。6.7 因参加会议或培训而出差的，凡食宿由会议主办单位统一安排的，住宿费按主办单位统一标准报销，但不再领取伙食补助；报销会务费、培训费时应提供会议通知，若带薪参加培训超过 1 个月（含 1 个月）的，无论在国内或国外，伙食补助及交通补助按出差标准减半执行。6.8 市内办理公务，不作为出差处理，但可根据情况给予每餐 20 元的误餐补助（仅限于中餐）。公司未派车跟随办理公务的，经公司总经理批准可报销市内办公的交通费。6.9 享受每年一次和四年一次探亲假的员工，交通费按火车硬卧或高铁二等票标准报销； 必要的中转住宿费按出差标准减 100 元。6.10 外地应届毕业生分配来我公司工作，路费以火车硬卧或高铁二等票标准报销学校至报到地的单程路费。6.11 公司员工到公司内部其他部门顶岗，期间发生的差旅费（包括异地交通费、住宿费、市内交通费及顶岗津贴四部分）由工作部门承担，差旅费按照出差标准计算。6.12 凡因公出国出差的差旅费，执行“因公出国差旅费标准”报销（附录三）。6.13 凡因公赴港、澳、台出差的，其差旅费报销执行“因公赴港、澳、台差旅费报销标准”（附录四）；赴港出差当日可完成工作的，原则上应当日返回。6.14 跟随有关部门组织的考察团出国考察的人员，如由组织单位承担住宿、伙食等费用的，不执行上述标准，但可根据组织单位的有关通知报销考察团费。6.15 接受客户邀请出国、并由客户承担有关费用的，公司不再报销差旅费。6.16 因公临时出国所发生的费用报销时按填单当日的外汇中心发布的外汇汇率折算。6.17 公司统一组织的调研、学习、考察等已经安排食宿的，不再报销各类补助。6.18 凡是因业务需要而突破报销标准的，需报公司董事长审批后方可报销。7 、通讯费开支规定7.1 公司办公电话由公司综合管理部管理，由综合管理部根据需要安装与管理，其装机费用及每月的通讯费用均由公司按实支付。8 、办公用品费开支规定8.1 公司总部办公用品由公司综合管理部统一购买与管理，并附购买明细清单。8.2 各部门据实向综合管理部申请各自所需的办公用品。8.3 各部室自行购买办公用品原则上不得报销。8.4 办公用品的保管领用办法由综合管理部另行制定。9 、车辆使用费开支规定9.1 车辆使用费归口综合管理部统一管理。9.2 车辆使用按照归属单位制定的经总经理办公会审议通过后的制度10、宣传广告费开支规定10.1 宣传广告费归口综合管理吧统一管理。10.2 各部门应向运营管理部提交广告宣传费预算，开支广告宣传费时应获得综合管理部的批准。具体广告宣传费报销审批及流程按 5.2 执行。11、 归口部门费用开支及其他费用开支规定11.1 归口部门费用及其他费用的报销审批均按照总公司财务管理委员会审议通过的预算支出审批权限表（以最新版为准）执行。11.2 根据关于完善固定资产加速折旧企业所得税政策的通知（财税201475 号），对公司持有的单位价值不超过 5000 元的固定资产，一次性计入当期 “业务及管理费低值易耗品摊销”，不再分年度计算折旧。 12、发票要求12.1 经办人提供的发票要素必须填写完整，如商品名称、单位、金额、付款单位、开票日期等，且不能涂改。12.2 发票抬头原则上应为公司全称，营业部及分公司为各自的单位全称，收款单位必须盖章，发票金额大小写必须一致。12.3 发票报销有效时间要求：年度内的票据应在本年度内报销，11 月及 12 月份的票据可延至下一年度第一季度报销。12.4 单张金额在 10000 元（含）以上的原始发票必须由经办人在发票背面签名确认其真实性、合法性。12.5 财务人员须采取可行的措施（如验票机检测、本地网上查询等）对大额发票（金额1 万元（含）以上）的真实性进行严格审核，对无法证明为假票的发票（如真票假开、套票等），财务人员可以受理。12.6 审核发现假票、不实发票以及单据要素不合要求的，应予以退回，不予报销。对虚假票据应记录备案，对屡教不改且情节严重者，将在公司内予以通报。13、 支付凭据13.1 对于个人先行支付后办理报销的事项，单笔金额超过人民币 500 元（含）的，需提供能够证明其真实发生该项支付行为的凭据，对于无法提供支付凭据的，需提供情况说明并签字。13.2 支付凭证包括：信用卡刷卡单、银行卡（储蓄卡）刷卡单、信用卡账单、银行卡交易流水单、通过微信支付、余额宝支付、网上支付等方式进行支付的证明（包括截屏） 等。支付凭证上无法识别出具体支付人名单的，需报销人签字对其真实支付行为进行确认。第三章附则第七条检查与问责7.1 员工必须严格遵守公司财务制度，如发现违规行为，公司将根据相关制度进行问责处理。7.2 财务部负责检查各部门费用开支执行情况。第八条本办法自总经理办公会通过之日起实施附录一借款审批单附录二国内差旅费具体标准附录三因公出国差旅费报销标准附录四因公赴港、澳、台差旅费报销标准附录一：借款审批单借款审批单时间 ：年月日部门：借款人：借款事由：借款金额：大写：拾万仟佰拾元小写：预计还款报销日期：所属预算金额：本部门预算员审核：本部门负责人审批：直管总裁审批：备注：主办会计：备注：预算审核员就预算内、预算外、超预算额度、预算金额等出示意见。附录二：国内差旅费标准国内差旅费报销标准项目标异地交通费住宿费（元/天）市内交通费（元/ 天）伙食费（元/天）级准别飞机汽车轮船火车高铁北京、上海、深圳省会、直辖市、特区及经济发达城市一般城市董事长、总裁、监事会主 席公务舱 (没有公务舱时可坐头等舱)按实报销一等舱软卧高级软卧按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销副总裁、总裁助 理公务舱按实报销一等舱软卧高级软卧1000/单人1000/单人1000/单人按实报销按实报销MD 及同级别经济舱按实报销一等舱软卧软卧800/单人750/单人600/单人按实报销按实报销ED 及同级别经济舱按实报销二等舱软卧软卧750/单人650/单人550/单人按实报销按实报销D 及同级别经济舱按实报销二等舱硬卧一等座700/单人600/单人500/单人按实报销100VP 及同级别经济舱按实报销三等舱硬卧一等座650/单人550/单人450/单人按实报销100VP 以下经济舱按实报销三等舱硬卧二等座600/单人500/单人400/单人按实报销100备注：特区城市包括珠海、汕头、厦门。经济发达城市包括苏州、无锡、扬州、镇江、南通、大连、烟台、青岛、宁波、绍兴、温州、台州、秦皇岛、连云港、湛江、东莞、佛山、顺德、中山、北海、泉州、漳州、三亚，江阴。直辖市包括天津、重庆。总裁助理以上级别如因业务需要超出规定标准的，需报经上一级领导审批，否则超出部分费用自理。附录三：因公出国差旅费报销标准因公出国差旅费报销标准项 目级标别准异地交通费住宿费（等值美元/天）交通、伙食及服务费用（等值美元/天）AB董事长、总裁、监事长头等舱按实报销按实报销按实报销或 80副总裁、总裁助理公务舱按实报销按实报销按实报销或 80MD 及同级别经济舱170150按实报销或 80ED 及同级别经济舱14012080D 及同级别经济舱12011080VP 及 VP 以下经济舱1009080备注：“异地交通费”中，如果乘坐飞机以外的交通工具，可据实报销；“交通、伙食及服务费用”在报销单上统一填列“伙食补助”栏目；每次报销对于“按实报销或 80”只能二选一，不能部分据实报销部分定额补贴；“住宿费”如果没有提供单据的，不能报销，且无补助。A 类国家指：英法等欧洲国家、美国、加拿大、澳大利亚、新西兰、日本、韩国、新加坡等经济发达国家；B 类国家指；除 A 类国家以外的其他国家附录四：因公赴港、澳、台差旅费报销标准因公赴港、澳、台差旅费报销标准项 目标准级别住宿费（等值港币/天）交通及伙食费（等值港币/天）总裁助理以上按实报销按实报销或 200MD 及同级别单人 1200/天按实报销或 200ED 及同级别单人 1100/天200D 及同级别单人 1000/天200VP 及 VP 以下单人 900/天200备注：交通及伙食费在报销单上统一填列“伙食补助”栏目。每次报销对于“按实报销或 200”只能二选一，不能部分实报实销部分定额补贴。