院线招标采购管理制度模版.docx

**院线管理有限公司

**院线招标采购管理制度
第一章 总则
第一条 本制度适用于院线公司总部、地区影城除集团甲供材料（包括但不限于影城荧幕、音响、工装制服等）外的各类物资、服务项目等的招标、采购工作，各级采购部门根据权限按本制度组织采购。
第二条 院线总部各中心所需物资、影城全国统一的营运物料、市场耗材（材料公司统购物资除外）、院线集采类卖品等，各地影城营运期预算采购金额10万元以上（不包括广告印刷/喷绘物料）的招标，由院线总部招标采购中心负责采购招标。
第三条 各地影城营运期所需的非统购物资及预算采购金额10万元以下的各类物资由各地区影城负责采购。
第四条 金额在10万元以上的项目原则上必须进行招标。
第五条 严格遵守“谁使用、谁保管、谁申购”的原则。
第六条 严格遵守采购部门统一询价定标的原则。
第七条 严格遵守“三个三”原则。
1、选购三原则：
（1）一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；
（2）一种物品分别报三家；
（3）一种物品最后定一～三家。
2、定购三原则：
（1）同类物品质量最优；
（2）同类物品价格最低；
（3）同类物品的供应商服务最好。
3、验收三原则：
（1）由采购部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；
（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；
（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。
第二章 采购立项
第八条 招标、采购立项要求
1、需求部门提交立项呈批报告，按权限逐级审批，交由采购中心作为采购立项依据。
2、需求部门提交的采购立项申请，应当明确招标项目的详细技术要求（需附采购清单，如预算采购数量、预算单价、技术参数、产品名称、规格、使用需求等），必要时应附相关图纸，如含有版面设计、结构设计等设计类项目须附立项部门责任人签字确认的设计图纸，若技术要求不明确、不准确、资料不齐全，需求部门应补齐资料后重新提交立项申请。
第九条 立项报告审批流程
1、集团总部：均须报文化集团董事长审批。
2、各地区影城：门店500元以下（含）的报影城负责人审批，500元-50000元以下（含）的再报院线公司总经理审批，50000元以上的再报文化集团董事长审批。
3、车辆
所有车辆（运输车辆、工程车辆、商务车辆和小轿车）的购置、报废、处理须报董事局主席审批。
第三章 招标采购
第十条 年度招标、预算采购金额10万元以上的单项采购，其供应商的征召、资格审查和选择，招标文件的编制及会审、发标、开标、定标流程按招投标流程进行。
第十一条 供应商的资格要求
供应商单位的选择原则须是行业或区域综合实力强、规模大的企业。
第十二条 征召小组组成
1、采购中心负责招标项目的征召小组组成：
物资采购或服务项目：采购中心、需求部门、合同法务中心等相关部门。
2、各地影城负责招标项目的征召小组组成：影城负责人指定三人。
第十三条 供应商的征召
需求部门立项后，由采购部门发放《搜集单位通知书》。供应商的征召由征召小组人员采用“背靠背”原则分别搜索各3家或以上单位，填写《初选单位基本情况表》，由采购中心直管领导亲自或指定专人汇总并筛选确定拟入围单位，确定至少三家最终入围投标单位名单。
第十四条 最终入围单位的确认
采购中心根据已勾选的《初选单位情况表》指定专人与初选入围单位进行联系，于3个工作日内落实各初选入围单位投标意向，汇总并填写《初选入围单位联系情况表》，将有合作意向的单位汇总形成《最终入围单位情况表》。
第十五条 招标文件的编制及会审
1、采购部门负责编制招标文件，招标文件原则上按集团的标准格式编制。招标文件必须附合同文本，合同文本原则上采用集团下发的标准合同范本。
2、采购部门组织相关部门对招标文件进行会审并会签《招标文件会签及报审表》。
第十六条 招标文件发放
采购中心负责人（或影城负责人）指定专人向最终入围单位发放招标文件，并负责招标文件的答疑。招标答疑必要时须将各单位问题汇总以书面形式统一解答。
第十七条 现场开标
1、回标时间截止时，投标单位数量达到三家以上（含三家）方可开标；特殊情况的（投标单位数量少于三家），须请示采购中心负责人，同意议标后继续开标。
2、开标会须由采购中心负责人（或授权人）主持，采购中心、需求部门、合同法务中心（集团开标），可根据需要邀请其他相关部门人员参加。监察室可参与开标过程。
第十八条 开标流程
1、商务标审查
由合同法务专员对各投标单位商务标进行审核，并现场记录《商务标审核情况表》。
2、技术标述标
各投标单位以抽签或按现场规定的顺序，依次分别进行技术方案阐述，需打样的招标项目在商务标正本提交后提交样品。现场评标人员对于技术部分有质疑可当场提出，述标过程中不得涉及报价内容。
3、经济标评审
经济标采用内部公开开标的方式，并当场由各投标单位进行二次报价。如发现投标文件存在歧义，可要求投标单位对标书予以澄清和修正。
4、技术标述标及经济标二次报价结束后，各投标单位暂离开标现场，评标人员综合考虑投标单位企业资质实力、技术方案、样品及经济标报价等信息，评定本次中标单位。评定中标原则应为综合性价比最优。
第十九条 宣布中标单位
1、开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由主持开标的领导当场确定拟中标单位，投标结果达不到要求的宣布招标无效。评标如需现场汇报领导，由开标主持人在电话保持免提的状态下请示。
2、现场评定中标单位后，由开标主持人当场宣布中标结果。确定拟中标单位后，如存在个别报价不合理，可对拟中标单位进行约谈核实。公布结果后，不得再接受非中标单位任何形式的价格调整。开标现场所有评标人员在中标单位经济正本报价页签字确认，招标现场所有资料由该项目招标组织人员统一收集整理。
3、宣布拟中标单位后，开标主持人可根据现场实际情况判断是否与拟中标单位进行议价，以确定最终定标单位及价格。
4、由于客观原因开标现场不能确定拟中标单位的，可由现场参标的监察人员对标书进行封存，择期再开标、定标。
第二十条 内部开标
要求投标单位将商务标、经济标及样板等密封加盖公章邮寄至指定专人。内部开标与现场开标参与人员、组织方式、纪律要求相同。
第二十一条 确定中标单位及最终中标价格后，由采购部门招标经办人员填写《定标审批表》，将定标结果按定标审批权限报批。定标审批签批完成后采购部门根据实际需要决定是否发放加盖公章的《中标单位通知书》。
第四章 询价采购
第二十二条 预算采购金额10万元以下（含10万元）物资的采购：
1、询价：预算金额10万元以下（含10万元）项目可向合格供应商库中单位询价采购，至少3家单位参与竞价，定标按相关审批权限报审；由于特殊原因不足3家的须在定标中说明合理性。
2、对已经定价的总金额10万元以下（含10万）物资（IT产品除外），3个月内再次申购的，经过采购中心核价后，直接按定标价格进行采购。
第五章 定标审批
第二十三条 院线总部负责的采购项目定标
院线采购中心负责采购的项目均须报文化集团董事长审批。
第二十四条 地区影城负责的采购项目定标
门店500元以下（含）的报影城负责人审批，500元-50000元以下（含）的再报院线公司总经理审批，50000元以上的再报文化集团董事长审批。
第二十五条 采购部门根据招标项目定标结果填写《定标审批表》按定标审批权限报批。定标结果须附报价单和拟中标单位资质文件。报价单须有产品的详细信息、供应商联系人及联系方式，并由供应商加盖公章；拟中标单位的资质文件，一般情况提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证；如果是品牌产品的经销商，请提供其与品牌厂家之间签订的代理合同或授权书，特殊行业需增加该行业相关证件。
第二十六条 拆分采购金额、规避审批权限的，发现一次，给予直接责任人降三级工资处分；未经相关领导同意，先采购后定标审批的，一经发现，视情节严重程度给予相关责任人问责、降级、开除等处分。
第六章 特殊采购
第二十七条 议标
由于需求的特殊性、行业性质或国有事业单位强制性要求等特殊原因，不能按正常程序实施招标采购和询价采购，或投标单位不足三家的项目，可申请与特定的单位进行议标(议标原则上无需立项)。
议标申请审批权限：
（1）集团总部：报文化集团董事长审批。
（2）地区影城：预算金额500元以下（含）的议标项目报影城负责人审批，500元-10000元以下（含）的再报院线公司总经理审批；10000元以上的再报文化集团董事长审批。
第二十八条 现金采购
由于特殊原因需用现金采购的项目须按下列程序进行：
现金采购申请审批权限
（1）集团总部：集团总部需用现金采购的项目，报文化集团董事长审批。
（2）地区影城：预算金额500元以下（含）的现金采购项目报影城负责人审批，500元-10000元以下（含）的再报院线公司总经理审批；10000元以上的再报文化集团董事长审批。
第七章 合同管理及合同履约监督管理
第二十九条 采购中心完成定标后，由使用部门负责签订合同及合同履行。
第三十条 采购金额10万元以上（含10万元）的，必须签订合同（现金采购除外）；不超过10万元的，可根据实际需要签订合同。
第三十一条 合同有效期届满续签的，价格或条款无需变更的，可由需求部门直接立项进行合同续签；若价格或条款有变动的，需按本制度重新进行立项、核价定标后方可执行合同续签。
第八章 台账及资料存档与移交
第三十二条 采购部门建立招标采购台账，使用部门须建立合同台账。
第三十三条 资料整理及移交
合同签订20个工作日内，招标项目经办人员需将本次招标所有纸质版招标资料整理归档，含招标立项文件、《初选单位基本情况表》、《招标文件》、《定标审批表》及所有投标单位的商务标正本、经济标正本、技术标正本、样板（可存档的样板）等资料，制作《卷内移交清单》一式两份签字后移交至集团档案管理部门存档。
第九章 其他规定
第三十四条 影城负责采购的项目，若有特殊情况，须附相关制度及规范。例如不足三人询价的，需附总部报审的不足三人采购呈批。
第三十五条 影城负责议标的项目，若有特殊情况，须附相关制度及规范，例如**冰泉、可口可乐等采购，需附总部框架协议。
第三十六条 影城权限内的立项、定标、议标、现金采购月度累计金额不得超出500（含）元，超出额度需经院线公司总经理审批后执行。
第三十七条 资产类采购，若定标时无法确定采购数量，可在采购时由经办人按照集团模板填写《资产购置审批表》，并按相关审批权限报审。
（1）附资产购置审批表影城负责人签字扫描版；
（2）附报审完成的定标审批表或采购议标审批表；
第十章 招标纪律
第三十八条 参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。
第三十九条所有参与采购工作的人员严禁接受供应商的任何宴请、馈赠，严禁与供应商发生任何经济往来。
第四十条 所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。
第四十一条 采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，严禁以此谋求任何个人利益，严禁以有损于公司利益的方式滥用上述资料。
第四十二条 违反以上禁止性规定的，一律开除。
第十一章 附则
第四十三条 本制度自发文之日起执行，集团总部、地区影城参照本制度执行。
第四十四条 本制度由**院线管理有限公司采购中心负责解释。
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