物业公司采购流程.doc

物业公司采购流程1 目的对采购过程进行控制，保证公司采购的物资和供方提供的服务项目符合质量规定的要求；明确物资采购流程及审批权限，规范业务开展，提升采购专业化水平。2 适用范围适用于公司日常运营物资采购的过程控制。3. 职责3.1物业综合办公室行政人员负责固定资产和日常物资供应商的建立；负责每月各服务中心资产和日常物资的审核，采购及报账工作。3.2物业各客服中心行政内勤负责物资的验收、入库；负责配合物业综合办公室资产和日常物资供应商的建立；3.3物业各客服中心专业主管负责配合行政内勤，物资的验收；3.4物业财务办公室负责供货商的评审工作和采购物资的报销工作；4.方法及过程控制4.1 物资供应商的选择与评审4.1.1 公司常用的日常消耗品的采购都要建立供应商，常用消耗品包括：办公类物品、维修类物品、保洁绿化类物品、秩序类物品。4.1.2 具备供货商的条件A、 提供营业执照、税务登记证、法人代码复印件；开户银行帐号、能够开具增值税专用发票，联系xx；B、建立合格供应商名单C、物业财务办公室每年对确定的合格供应商进行复审一次，对供应商提供的物品质量、价格和信誉进行监督。复审时，须由物业财务人员、综合办公室人员一同参与，并在合格供方复审表上签署意见。D、对于复查不合格的，或在供货过程中出现以次充好，擅自抬高价格，公司将取消其供应商资格。4.2 日常物资采购4.2.1物资采购申请，具体流程如下每月25日，各客服中心内勤上报项目经理审核后的次月采购计划和仓库盘点表，上报至物业综合办公室行和财务办公室（电子版）审核不通过综合办公室与项目经理沟通调整每月3日前，物业综合办公室将各项目采购计划汇总，总经理签字每月3日前，物业综合办公室将各项目采购计划汇总，总经理签字每月1日，各项目内勤将定稿的采购计划打印并签字，项目经理签字，送至物业综合办公室每月月底前，综合办公室将定稿后的采购计划发至各项目内勤和项目经理每月28日，财务办公室对各项目的采购计划进行审核（预算），沟通定稿后发至综合办公室每月28日，综合办公室行政人员对各项目的采购计划进行审核（单价、数量），并根据各项目的仓库资源进行合理调配，沟通定稿后发至各项目内勤审核通过采购计划申请手续完成，综合办公室存档4.2.2物资采购过程，具体流程如下：每月5日前，综合办公室行政人员按照采购计划，结合供货商进行采购供货商没有物资供货商有物资每月15日前，综合办公室行政人员结合项目人员市场询问，项目自行采购物资，项目内勤入库每月10日前，供货商将采购物资送至各项目，各项目对物资数量、质量进行验收，签字确认，入库；不合格的物资拒收并及时与综合办公室联系每月15日前，各项目内勤将入库单送至物业综合办公室每月20日前，综合办公室行政人员对当月采购物资进行粘贴发票报销每月25日前，财务办公室与各供货商结账4.3紧急采购： 如遇突发事件需紧急采购物资，各客服中心每月共有500元的紧急放行额度。遇突发事件，由项目经理xx告知物业总经理，总经理批准后，可立即实施采购，采购后可随次月采购计划一同上报，需要备注清楚，未经总经理批准的紧急采购，不予报销。