物业公司采购程序.doc

物业公司采购程序为了规范公司采购及外委招标行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资及分包服务按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,减少交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的物资采购及分包服务,特制定本管理程序。一、物资采购管理程序1、采购物资分类（1）、A类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。（2）、B类物资:工程水、电、土建类物资。为满足小区设备设施维护而需要的各种水、电配件、土建施工常用品。（3）、C类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。（4）、D类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全体职工的工服及劳动保护用品。（5）、E类物资:固定资产类物资。2、采购流程及采购方式（1）、采购流程：各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月20日编制申购计划,报到采购员处，由采购员填写申购单报相关部门主管审核项目经理审核副总经理审批总经理审批采购人员按计划采购物资使用部门验收采购人员办理财务等相关手续并登记管理。如需紧急采购，采购人员需得到总经理口头允许,可以先行采购,而后补办申购单手续。（2）、采购方式：除（1、行业垄断的项目；2、由于市场垄断供应商不足三家，又没有合适替代物的采购；3、受政府相关部门限制的项目。）均应采用货比三家的方法；由采购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最后定价,并做好询价、定价表的管理。由公司采购人员提供价格参考表,再进行市场询价、定价。3、采购协议和合同的管理（1）、长期供应商：要求其提供营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。（2）、临时供应商：要求与其达成临时协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性。4、采购实施与管理：采购人员根据审批的申购单,依据实际情况,进行询价、定价后,确定供应商,进行采购。大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应。原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商,进行各方面的比较后再确定最终供应商。与项目工程部保持信息畅通,做好物资采购保障工作。5、采购货款的支付与报销：采购人员报销时,必须具备正式发票、手续齐备的申购单、送货单、仓库的入库单。由经办人在费用报销单上签字确认、部门主管审核、项目经理审核、财务经理审核、副总经理审批、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作。6、 采购的监督及供应商管理（1）、采购人员每月25日向公司总经办上报月度采购报告,每年12月20日向公司上报年度采购报告。由总经办工程负责对采购情况进行检查、监督。（2）、建立供应商档案：做好原始询价表的管理,以及对供应商定期评价,包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。不达标的供应商。及时调整,减少对公司的损失。二、外委招标工作评审程序物业公司项目部在取得公司领导审批过的合同立项意见书，并在公司总经办的协助下根据专项服务的性质、内容和服务时间制定招标方案，经公司董事长审批后发布招标公告或发放招标邀请书。1、物业公司项目部招投标负责部门分别从互联网或其它途径寻找并提供三家以上符合公司要求的合格单位给法务部。合格单位的标准为：（1）、国内同行业前百名或当地同行业位属前列者；（2）、有三个以上的优秀服务项目；（3）、有较强的技术力量；（4）、有规模较大的服务人员队伍。2、由物业公司项目部和法务部负责投标单位资格审查并出具审查意见。3、法务部协助物业公司项目部完成编制标准招标文件和合同范本。标准招标文件和合同范本相关条款必须经法务部审定，报公司领导审批后执行。除重大事项变更，标准招标文件、合同范本一经审定，不得更改。4、法务部负责协助物业公司项目部发标、招标答疑、开标、定标报审及合同签订。由总经办复核投标单位的数量及参加人员资格。回标单位少于3家的不得开标，公司招投标负责部门负责将投标文件原封退还，重新招标。5、现场开标人员不得少于5人，其中总经办必须2人以上负责人员，物业公司项目经理、相关部门主管至少各1人。6、中标原则：投标总报价不以最低价中标为标准，需根据实际考察，服务质量和价格均有优势的单位中标。开标后投标价达不到公司标底的进行现场二次投标，再次投标后投标价仍达不到公司标底的，则招标无效，须重新招标。7、开标后定标前由法务部和项目经理分别对中标单位的投标报价和单位资格进行复查，并将结果反馈总经办。资格复查不合格或投标总报价误差率超过20%以上的作为废标，同时对报价（次）低的投标单位进行资格复查和议标。2012-6-20