公司费用报销管理制度模板样本.doc

企业费用报销制度 斯舒郞企业费用报销制度 第一条：为了严格企业管理制度，合理控制企业经营费用，依据企业经营活动特点，特制订制度。第二条：费用报销控制标准：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门经理负责本部门人员费用报销实质性、合理性一级审查；由财务经理对报销票据正当性进行二级审查；由总经理进行最终审核同意。第三条：费用控制实施计划管理，由需要支付费用部门或个人先行填写“借款单”，列明：费用性质、费用用途、费用估计金额、款项支付估计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意“借款单”后方能实施。第四条：费用发生过程中，标准上必需由两人或两人以上同时参与或实施，并相互监督和共同承兑相关责任。第五条：费用发生过程中，当事人应充足取得费用相关单据，如：合约或协议、正当票据等，如因未能取得正当（被税务机关认可）票据而遭受财务经理剔除部分支出，企业标准上不给予负担，由当事人自行负责。第六条：费用发生完成后，当事人应立即将搜集到费用单据加以整理归类，采取企业统一印制“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区分费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。第七条：当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、正确无误”标准，将费用发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己名字，交共同参与人员复查，并请其在证实人一栏上签署其姓名。“费用报销单”填写一律不许可涂改，尤其是费用金额，并要确保费用金额大、小写必需一致，不然无效。第八条：当事人应将填写完整、附件齐全“费用报销单”和已经审批过“用款申请单”一起送交本部门经理进行审批，部门经理应关键对费用发生真实性、费用预算金额和实际金额差异合理性进行审查，部门经理审查无异议后，应在“费用报销单”部门经理一栏签署审批意见并签署部门经理名字。第九条：当事人将取得经过本部门经理审批签署后“费用报销单”和原审批“借款单”送交财务经理进行审核，财务经理应关键对“费用报销单”后所附原始发票和单据进行正当性审查，对费用金额计算进行复核稽查。财务经理审查无异议后，应在“费用报销单”财务部门一栏签署审批意见并签署财务经理名字。第十条：当事人将取得本部门经理、财务部门经理审核签署后“费用报销单”和原审批“借款单”一起，经过企业内部单据传输程序报送到企业总经理处，由总经理进行最终审查和审批。总经理通常仅从“费用报销单”形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”总经理一栏签署审批意见并署名。第十一条：当事人取得审批齐全“费用报销单”和“借款单”后，应在3天之内送交财务部门出纳员手上领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，关键看报销单是否有涂改、费用计算是否正确、后附发票是否齐全正当，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。企业费用报销管理制度目标 为了加强企业财务管理，强化费用控制。 2、适用范围 职员费用报销管理。 3、职责 3.1行政人事部负责制度制订； 3.2各部门负责根据制度实施。 4、内容 4.1费用报销审批权限： 4.1.1企业费用开支均由各部门经理、副总经理负责审核，财务部核实，但最终批核权由总经理审批。 4.1.2如遇总经理外出，又急需于支付时，可按下列情况处理： 费用在500元以下，经副总经理审批后，财务部可给予先行报销； 费用在500元以上，先由副总经理向总经理汇报，再由总经理口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。 以上两种情况，财务部出纳必需待总经理回来时，再将相关单据交给补签。 4.1.3具审批权限人员，不得签包含自己费用，其费用由其上级主管负责签批。 4.1.4全部费用开支必需先获享受审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。 4.1.5凡差旅费借支应提前一天上报财务部。 4.2费用报销步骤： 4.2.1当费用发生后，受款人必需在三天内填写相关报销凭证，并办妥本部门审批手续，交本部门专员统计费用报销清单，再送往财务审核，超出三天费用不予报销，责任自负。 4.2.2.财务部必需认真、负责地审查相关报销凭证及原始单据，关键要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有没有违反企业要求和作弊嫌疑。如有异议时，财务部应该拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重，必需立即报至其部门经理及总经理。 4.2.3由部门经理审批无误后，交副总经理审批；经财务部审核无误单据，应由财务部主管送给总经理签批。 4.2.4出纳在收到经获总经理，副总经理（500元以下）批核单据时，应该立即，足额地支付相关款项给受款人，由受款人所在部门专员统一领取款项，并在费用统计表上签收领取金额款项。 4.2.5受款人到出纳处领取款项，在收款时，应该面点清款项，并在费用统计表上对应领取金额栏内签字确定。 4.3借款： 4.3.1当事人因公办理包含到费用需借款，必需填写借款申请单。 4.3.2借款时写清借款理由或用途，当日借款金额在500元（含）以内经部门经理审核，副总审批。借款金额超出500元时，除完成以上程序外，还须上报至总经理报准后方可支付。 4.3.3借款人在办妥对应事项后，应立即办理报销手续，尽速和出纳结算清楚。 4.3.4、借款人在出纳处已经有借款没有还清时，出纳有权拒付二次借款。 4.3.5当借款人不立即结清借款之项目时，出纳有权从薪资中抵扣。 4.4关键费用相关要求： 4.4.1工资： 4.4.1.1每个月15日为写字楼薪金发放日，15日为各商场薪金发放日。 4.4.1.2薪资计算周期，每个月1日至最终一日为30天周期，每个月25以后入职当月不发放薪资，计入下30天薪资内。 4.4.1.3行政部在每个月5日前，将上月各部门职员“考勤情况”上报财务部。 4.4.1.4各商场薪金核实必需在每个月10日前，上报财务部核审。 4.4.1.5财务部在每个月13日前，将全部职员工资计算完成，并交总经理签批。 4.4.2差旅费： 4.4.2.1出差人员住宿费、伙食补助实施限额控制，部分包干措施，标准请见下表： 类别 地域类别 交通工具 手机补助 住宿补助 （元/天） 餐费补助（元） 董事长/总经理 飞机经济仓 实报实销 实报实销 实报实销 副总经理/总监级 一级地域 飞机经济仓 20元/天 200 45 二级地域 180 35 三级地域 150 20 经理/主管级 一级地域 火车硬卧 10元/天 150 35 二级地域 130 25 三级地域 120 15 主管级以下职员 一级地域 火车硬卧 5元/天 130 30 二级地域 100 20 三级地域 80 15 注： （1）副总经理级包含：副总经理、总监、项目经理 （2）经理/主管级包含：企业各部门经理（指部门第一责任人）。 （3）主管级以下职员：各部门一般职员及各专柜店长。 4.4.2.2交通工具 4.4.2.2.1一般人员不能乘坐飞机，如遇特殊情况确需乘飞机，必需获总经理特批方可。 4.4.2.2.2购置飞机票工作，由行政部负责订购，尽可能享受票价优惠。 4.4.2.2.3凡获可乘坐飞机者，在出入机场时一律乘坐民舰班车。 4.4.2.2.4凡乘坐火车，如遇可乘坐硬卧而坐了硬座时，可获二者之差额60%补助。改乘长途大巴不予补助。 4.4.2.3住宿费 4.4.2.3.1住宿标准是以一个标准间同时住两位同性同事为准，并以入住者最高职位档次为限。 4.4.2.3.2职员出差时，如能自行处理住宿（由用户提供住宿除外），可按对应标准之50%给奖励。 4.4.2.3.3当日离开出差住地，必需在当日中午12时前办理退房手续，企业不再报销半天住宿费。 4.4.2.3.4一级城市为上海、北京、深圳；二级城市为省会城市；三级城市为一、二级城市以外地方。 4.4.2.3.5驻地之省内出差应尽可能安排当日往返。 4.4.2.3.6住宿费必需有附具住宿费用清单，企业只负责住宿费用，其它产生杂费（如洗衣费，电话费，餐费）一概不予报支。 4.4.2.3.7住宿费低于住宿标准部分，按其差额给80%奖励。 4.4.2.4出差伙食补助： 4.4.2.4.1出差过程发生交际应酬餐费时，需扣除参与人员当日出差补助50%餐补。 4.4.2.4.2出差补助最小计算单位半天，计算方法为：出发日12：00前算1天；12：0018：00算半天；18：00后不算；返回日12：00前不算；12：0018：00算半天；18：00后算1天。 4.4.2.5出差手机费（指漫游区）补助，非漫游区不另行补助： 如特殊情况需加手机话费补助，需提供充足理由，总经理同意后方能生效。 4.4.2.6出差地市内交通费（含士费）定额： 职 位 一级城市 二级城市 三级城市 副总经理/总监级 45 35 25 经理/主管级 35 25 15 主管级以下职员 15 10 10 以上定额凭出差地车票实报实销，最高不可超出上述补助标准，如此次出差累计数超出定额由个人负担。 4.4.2.7、销售部外派督导及专店装修人员出差 定义：是指职员到已设专柜所在地出差，不区分常驻和临时外派公干。 4.4.2.7.1 住宿要求： 在外派期间，企业统一安排外派职员居住于企业宿舍中。若无企业宿舍情况下，住宿标准按企业差旅费报销标准实施 4.4.2.7.2交通费用及其它费用报销要求： 外派职员在所派地市内交通费及其它费用，财务部一律不直接收理报销；该部分费用由该地专店责任人依据实际情况，按经手人提供正当发票实报实销；财务部依据该专店责任人提供费用报销单，审核有效后，给予销账；不然，费用由该专店责任人负担。 4.4.2.7.3伙食补助标准： 凡外派职员均享受外派伙食补助，标准和企业差旅费报销标准一致。出差报销起止日期算头不算尾。 4.4.3交际应酬费： 4.4.3.1通常人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应该掌握分寸，发生金额在200元以下，事先须经副总经理同意。如发生额在300元以上/餐次，必需先获总经理同意。 4.4.3.2一次金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上，必需有证实人签字。 4.4.3.3一次发生交际费，必需如实填写清楚所应酬项目方可报支。出差时发生交际应酬费应在差旅费报销中填报。 4.4.3.4每个月交际实施总量控制，并和部门当月业绩挂钩。 4.4.3.5市内交通费（出差时发生按4.4.2.6条办理）： （1）因公事外出车费可实报实销； （2）交通工具均以公交车、专线、小巴、地铁为主； 4.4.3.6出租车费通常不予报销，但以下情况除外： 陪同用户办事（如：看板、看货、看场），先向副总经理申请： 提款在现金壹万元以上： 其它特殊情况，总经理同意。 4.5费用报销相关要求： 4.5.1每次报销费用，必需在事项结束起3日内，特殊情况一周内完成，过期财务部可不予报销。 4.5.2相关费用必需按相关“费用报销凭证”正确、如实地填写，具体要求以下： 4.5.2.1报销凭证一律使用钢笔或签字笔填写： 4.5.2.2受款人姓名一律使用汉字字书写，字体要清楚。 4.5.2.3所属部门按受款人所在部门名称填写： 4.5.2.4填报日期按填写当日日期填写： 4.5.2.5附件张数按所附单据数量填写： 4.5.2.6大、小写金额必需填写一致，不得涂改： 4.5.2.7发票、收据必需分开填写相关“费用报销凭证”； 4.5.2.8凡包含购物或非本人事项报销，必需有本部门同事作验收或证实人署名； 4.5.3如填报未符合上述要求，财务部有权要求经办人重新填报。 4.5.4全部费用报销，必需凭“发票”或“收据”为原始凭证，如确实无法取得原始票据，须以“支付证实单”替换，并必需注明未能取得票据原因。 4.5.5如遇有票据丢失，将视同没有发生费用，相关损失由票据丢失人负担。 4.5.6全部票据必需真实，如发觉作弊时，财务部将按票面金额两倍处罚当事人。 4.6出差管理措施 4.6.1职员因公出差，应填写出差申请单，明确工作任务、出差地点、路线、时间及出差费用预算。出差申请单由部门责任人同意后报总经理审批，职员凭审批单据到财务部办理借支手续后交行政人事部立案。 4.6.2出差期间，在不影响公务前提下就近回家省亲办事，其绕道车船费及其它非因公开支一切费用均由个人自理。 4.6.3出差期间若公休日加班未休息，跨度1次周末假日能够在返程两日内申请补休一日，跨度2次周末假日则可补休两日，以这类推。 4.6.4出差期间除因工作需要或其它不可抗力，需要延时可电话请批外，不得因私事或其它原因借故延长出差时间，不然额外费用由个人负担，并以事假处理。 4.6.5职员出差费用，应据实提供真实票据，不得虚报。对出差报账有弄虚作假者除 扣回虚报金额外，并按严重过失给予处罚。 4.6.6出差人员出差完成应立即回企业报到，在行政人事部办理销差考勤登记，不然按旷工处理；同时应在两天内到财务办理费用报销手续。 4.6.7出差期间，出差人员应天天用出差所在地电话及短信形式向直接上级汇报工作情况；出差结束后，出差人员应就此次出差工作任务完成情况提交出差工作反馈表。 4.7相关办公用具采购及维修： 4.7.1各业务企业所需办公用具必需于每个月3日前上报行政部，由行政部进行审核汇总，上报总经理审批。 4.7.2行政部依据审批采购计划，填写“借支单”，到财务部借支采购。 4.7.3所采购物品必需统一保管，领用物品时填写领用表。 4.7.4办公设备维修，要求事先申请到行政部立案，由行政部负责，请专员维修及购置维修所需物件，各部门无权自行处理。 5、引用文件 无 6、统计 出差申请单 出差工作反馈表 7、其它 71本要求由行政部制订并归口管理； 72本要求将会依据企业实际情况随时修订； 73本要求自签发之日起实施。 出 差 申 请 单 申请日期： 年 月 日 出差人姓名 部门职务 职务代理人 出差事由 出差地点 日 期 自 年 月 日 时起至 年 月 日 时止共 天 预支旅费 人民币： 万 仟 佰 拾 元整 备注 经总经理签字后，出差人凭本单向财务部预支差旅费，然后存行政部立案。 部门主管： 行政部主管： 总经理： 出 差 申 请 单 申请日期： 年 月 日 出差人姓名 部门职务 职务代理人 出差事由 出差地点 日 期 自 年 月 日 时起至 年 月 日 时止共 天 预支旅费 人民币： 万 仟 佰 拾 元整 备注 经总经理签字后，出差人凭本单向财务部预支差旅费，然后存行政部立案。 部门主管： 行政部主管： 总经理： 出 差 申 请 单 申请日期： 年 月 日 出差人姓名 部门职务 职务代理人 出差事由 出差地点 日 期 自 年 月 日 时起至 年 月 日 时止共 天 预支旅费 人民币： 万 仟 佰 拾 元整 备注 经总经理签字后，出差人凭本单向财务部预支差旅费，然后存行政部立案。 部门主管： 行政部主管： 总经理： 出差工作反馈表 姓名 部门 职务 出差时间 起至 止，累计 天。 出差地点 出差办理工作及达成效果 部门责任人 意见 总经理 意见