公司办公管理规范样本.doc

1.目标

为加强企业总部办公管理，提升办公效率，降低办公成本，特制订本制度

2.标准

2.1 办公管理落实 “规范、效率、效益”理念
2.1.1 规范:以制度规范办公管理
2.1.2 效率：有利于提升整体工作效率
2.1.3 效益：降低资源花费，降低成本

3.范围

3.1 办公管理范围包含:
3.1.1 档案管理
3.1.2 办公用具管理
3.1.3 邮发管理
3.1 4 文件打印管理
3.1.5 办公现场管理

4.档案管理

4.1 归档范围:
4.1.1 由企业总部接收和发出正式公文
4.1.2 企业总部接收和发出关键文书，关键指及总部及下属企业各类计划、年度计划、规章制
度、统计资料、财务审计汇报及报表、劳动工资汇报及报表、经营情况汇报及报表、企业级会议记
录、领导汇报、决议、协议、协议、项目方案、通告、传真电报等
4.1.3 总部职员及下属企业委派人员人事档案、委任书
4.1.4 各类证书
4.1.5 以上内容电子档案

4.2 档案管理由综合管理部指定专员负责，规范编码，设置卷宗。密级档案
必需确保安全

4 3 档案借阅和索取
4.3.1 专业经理以上级借阅非密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档
4.3.2 部门总经理借阅机密级以下密级档案可经过档案管理人员办理借阅手续，直接提档
4.3.3 总裁可直接提档全部档案
4.3.4 企业其它人员借阅绝密级文件需由总裁签准，需借阅其它密级档案时,需经部门责任人同意,
并办理借阅手续
4.3.5 借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密,严禁私自翻印、抄录、转借、遗
失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总裁同意方可复制，通常内部档案由综合
管理部总经理同意方可摘录和复制。

4.4 档案销毁：
4.4.1 任何组织或个人无权随意销毁归档档案材料
4.4.2 若按要求需要销毁时，凡属密级档案须经总裁同意后方可销毁，通常内部档案，经综合管理
部总经理同意后方可销毁
4.4.3 经同意销毁档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专员监督销毁 

5.公文打印管理

5.1 本制度所指公文为企业对外请示、汇报及其它文书，对内以总部或部门名义公布各类正
式文件

5.2 企业公文打印工作由综合管理部负责

5.3 各部打印公文、文件须经本部门责任人签字，交综合管理部统一打印

5.4 各部门打印公文、文件一式两份交综合管理部统一存盘

6.办公用具管理

6.1 办公室用具采购:
6.1.1 综合管理部制订每个月办公用具计划及预算，报总经理同意，并负责采购
6.1.2 负责采购人员要做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要

6.2 办公用具入库
6.2.1 采购人员购入物品必需附有合格证及入仓单，仓库保管员收票时要
当面点清数目，检验包装是否完好，如发觉短缺或损坏，应立即拆包清点数
目,如发觉实物和入仓单数量、规格不符，应向交货人提出并通知相关责任人
6.2.2 库房物资存放必需按分类、品种、规格、型号分别设帐
6.2.3 物资入库后，应该日入帐。全部帐册、帐单要填写整齐、清楚、计算
正确，不得随意涂改
6.2.4 物资出库须填出库单，经综合管理部总经理同意后方可出库
6.2.5 库房物资通常不可外借特殊情况由综合管理部总经理同意

6.3 办公用具发放
6.3.1 综合管理部按计划分发给各部门，由部门责任人指定专员领发
6.3.2 计划以外办公用具领用，须经综合管理部总经理同意方可领用
6.3.3 新聘人员办公用具，综合管理部依据部门提供名单，负责为其配置

7.邮发管理

7.1 7.1 综合管理部统一管理各部室邮发信件、邮件。全部公发信件、邮件
由收发员登记，负责寄发

7.2 综合管理部负责在每十二个月依据各部门需要制订报刊订阅计划报总裁
审核同意后，办理相关订阅手续

7.3 综合管理部指定一名报刊管理人员每日负责将报刊进行处理、分类
登记，并立即送达相关部门 

8.办公现场管理

8.1 职员形象基础要求
8.1.1 衣冠整齐、得体，按要求佩带企业标志
8.1.2 男职员不得留长发、胡须，女职员应化淡妆

8.2 工作行为要求
8.2.1 坐立规范，举止文雅大方
8.2.2 不聊天喧哔
8.2.3 不随意串岗
8.2.4 不用电话闲聊
8.2.5 不做和工作无关事
8.2.6 三加关键会议注意关闭手提电话、bp机（或置震动档）

8.3 办公环境要求
8.3.1 天天下班前整理一次办公环境
8.3.2 办公桌上摆放物品简练、整齐
8.3.3 办公区内洁净有序
8.3.4 办公区内不任意悬挂、张贴物品
8.3.5 办公区内除会客室外严禁吸烟

9.附则

9.1 综合管理部依据本制度制订相关实施细则并下发落实

9.2 全资子企业、绝对控股子企业三照本制度制订本企业相关制度，要注 
意和本制度接口

9.3 本要求解释权归综合管理部

9.4 本要求经总裁审批，从公布之日起生效。