数字记录时代档案信息化建设的思考分析.pdf

172024年1月上 第01期 总第421期科技创新驱动China Science&Technology Overview0 引言随着数字化时代的到来，档案信息化建设已经成为各个领域的重要任务之一，越来越多的学者和专家开始关注数字记录时代档案信息化建设。当前，数字记录时代档案信息化建设面临着多主体、多因素等复杂特征的问题，使数字记录时代档案信息化建设的研究更加具有挑战性。因此，为了更好地推进数字记录时代档案信息化建设，有必要对其进行深入研究和探讨。1 档案信息化建设的现状随着计算机技术和网络技术的不断发展，越来越多的机构开始实施档案信息化建设，档案数字化比例不断提高。档案信息化不仅应用于管理、检索等业务处理，也应用于档案数字化展示、数字档案开放共享等方面1。档案信息化建设已经成为数字时代背景下档案管理工作的必然选择，可以提高档案信息的利用效率，缩短手工操作流程，增强档案信息的安全性和保密性。档案信息化建设还可以规范档案管理流程，减少档案管理过程中的错误概率，解决低效率问题。档案信息化建设面对的挑战也日益增多。首先，在档案信息化建设过程中，由于档案篇幅庞大、内容繁杂，档案信息化建设存在技术难度较大的问题。其次，在档案信息化建设的实际应用过程中，容易出现档案无序、无法有效管理的问题，对档案整体的完整性产生不利影响。最后，数字化档案的存储和访问面临着数据安全性的挑战。如何保障数字档案存储和使用的安全性和保密性，是档案信息化建设面临的主要问题。档案信息化建设的实现需要不断拓展档案信息利用的深度和广度，提高档案建设的承载力，提高数字化档案利用效率。同时，档案信息化建设也需要解决存储数据的安全性问题，加强数字档案的可靠性和稳定性，确保数字档案信息在长时间内能够有效保存和访问。2 档案信息化建设面临的问题档案信息化建设在一定程度上解决了传统档案存在的问题，例如档案原件的易损坏、空间占用以及查找效率低等问题。但是，在档案信息化建设过程中，仍然面临着很多问题。首先，档案信息化建设的成本较高2。档案信息化建设需要一系列软硬件设备和技术支撑，这些都需要投入大量的人力、物力和财力。档案数量庞大，导致数字化档案的建设成本十分高昂。其次，电子档案的技术规范、管理制度尚不完善。电子档案的技术标准和规范并不统一，也没有权威的标准化组织，导致电子档案格式和质量参差不齐。这种不规范和不统一的现象，为数字化档案的长期保存和应用带来了很多限制和不便。最后，数字化档案的安全问题不容忽视。如果数字化档案在传输、存储、处理等过程中受到恶意攻击，可能会导致档案信息的泄露、破坏，带来巨大的负面影响。3 档案信息化建设的意义与价值档案信息化建设的意义与价值在于提高档案工作的效率和质量，促进档案事业的发展，带动社会与文化的繁荣，具体体现在 4 个方面3。（1）实现档案资源共享和利用。档案信息化建设可以对多个部门或机构、不同地区、不同类型的档案资源进行整合，使档案资源的共享和利用更加便捷，提高了档案资源的传播效率和利用效益。（2）保护档案资源的安全性和完整性。档案信息化建设可以对档案资源进行数字化加密、备份和存储等多种安全保护措施，保证档案资源的安全性和完整性，有效避免档案资源的丢失、损坏和篡改等问题。（3）提高档案工作的效率和质量。档案信息化建设可以实现对档案资源的数字化登记、分类、索引等工作，提高工作效率。数字化档案具有检索、推送等功能，在制作或利用过程中，更加方便快捷，有效提高了工作质量。收稿日期：2023-06-12作者简介：李孔军（1983），男，安徽滁州人，高级工程师，研究方向：土木工程、档案信息化。数字记录时代档案信息化建设的思考分析李孔军蔡洁席克平（合肥市轨道交通集团有限公司，安徽合肥 230001）摘要：数字记录技术为档案信息化建设提供了新的机遇，但也带来了一些问题和挑战，如技术标准缺乏、管理要求不统一等。加强数字记录时代档案信息化建设的研究具有重要的理论和实践意义。基于此，探讨数字记录时代档案信息化建设的现状与问题，分析数字记录时代档案信息化建设的关键技术，研究数字记录时代档案信息化建设的未来发展趋势，为数字记录时代档案信息化建设提供参考和支持。关键词：数字记录时代；档案；信息化建设中图分类号：G274 文献标识码：A 文章编号：1671-2064(2024)01-0017-03182024年1月上 第01期 总第421期科技创新驱动China Science&Technology Overview（4）促进档案事业的发展。档案信息化建设可以将档案事业推向一个新的高峰，为档案事业的发展提供新思路、新工具和新途径，促进档案事业的发展和进步。4 数字记录时代档案信息化建设的关键技术4.1 数字化档案存储技术数字化档案存储技术是档案信息化建设的基础和核心技术。数字化档案存储技术是指对档案进行数字化处理后，将数字化的档案以一定的形式和结构存储在数据库或者其他存储设备中，为档案的管理、利用和共享提供便利。在数字化档案存储技术的应用中，需要解决的核心问题集中于存储容量和存储速度两个方面。由于数字化档案的信息量庞大，在存储容量方面需要有足够的存储空间，存储速度也需要不断提高。当前，数字化档案存储技术的发展方向主要是云计算存储和分布式存储技术。云计算存储技术可以将存储资源集中管理，避免发生数据存储时硬件设备损坏和数据丢失等问题。分布式存储技术则可以实现数据的备份和冗余存储，保证数据的可靠性和完整性4。数字化档案存储技术不断更新和升级，一些新兴的技术已经开始应用于数字化档案存储工作中，比如基于区块链的数字化档案存储技术，这种技术可以通过加密等方式确保档案不被篡改。4.2 数字化档案检索技术数字化档案检索技术是数字记录时代档案信息化建设的重要技术。数字化档案检索技术的不断创新和发展，可以提高数字化档案的利用率和价值，为档案管理和研究带来便利。在数字化档案检索技术中，关键词检索、全文检索和语音检索是比较常用的检索方式。其中，关键词检索是基于关键词的检索方式，这种方式的优点在于检索速度比较快，但是需要用户提前准备好关键词。全文检索是基于全文的检索方式，用户可以直接输入关键词或短语，系统对全文进行检索。而语音检索则是基于语音识别技术，通过语音输入进行检索，这种方式最大的优点在于检索速度快、效率更高。数字化档案检索技术还包括多种检索方式的混合使用，实现更加智能化的检索。比如，结合图像识别技术、自然语言处理技术和机器学习技术，可以实现更加精准的检索，帮助用户更快地找到所需要的信息。4.3 数字化档案保护技术数字化档案保护是档案信息化建设的重要组成部分，而数字化档案保护技术则是数字化档案保护的核心。数字化档案保护技术包括多种技术手段，其主要目的是保障档案材料在数字化过程中的安全性、完整性和可用性，为数字化档案的长期保存和使用提供保障。数字化档案保护技术中的加密技术尤为重要。对数字化档案进行加密，可以防止文件在未经授权的情况下被查看或篡改，从而保证档案的安全性。同时，对数字化档案的加密还有利于保护档案的著作权。目前，常用的数字化档案加密技术包括对称密钥加密、非对称密钥加密和哈希加密等。数字化档案的备份技术也是保护数字化档案的重要手段之一，数字化档案的备份包括对数据进行定期备份和多地备份。定期备份可以及时将档案数据备份到其他存储介质上，防止数据损坏或丢失，而多地备份则可以保证数据不会因为单点故障而丢失。数字化档案的完整性保护技术也是保障数字化档案质量的关键技术。完整性检验是指在数字化档案的创建、存储、传输与访问过程中，通过校验和数字签名等技术手段，检验数字资料的完整性，防止数字化档案在处理过程中被恶意篡改或损坏，确保数字化档案的合法性、完整性和可靠性。5 数字记录时代档案信息化建设的未来发展趋势5.1 多元化档案信息化建设随着科技的进步和数字化技术的广泛应用，数字记录已经成为档案信息化建设的重要组成部分。在数字记录时代，档案的多元化、数字化建设是信息化建设的重要方向，旨在建设一套包含各种类型档案的数字化档案体系。数字化档案体系包括文本、图像、音频、视频等各种数字化档案，通过数字化、在线化的方式实现档案信息的全面、多元化记录和保存，为历史研究和社会发展提供更加全面、准确的档案信息。数字化档案的多元化建设包括提高档案数字化水平，拓展档案的多元化形式，对档案进行全面的评估和加密保护。其中，数字化水平的提高是数字化档案多元化建设的前提，也是重中之重。数字化档案需要通过专业的数字化设备对不同形式的档案进行处理和转化，实现档案的数字化存储和管理，更好地满足人类社会对档案信息的需求。同时，档案馆还应该加强档案多元化形式的拓展，为特殊的社会群体提供多媒体、多语言等形式的档案，丰富公众接触档案的方式，实现档案的全民化服务。5.2 智能化数字档案管理智能化数字档案管理是数字记录时代档案信息化建设的必然趋势。智能化数字档案管理指的是借助人工智能等高新技术手段，对数字化档案进行智能化管理，以期实现数字化档案的智能化建设和智能化管理。智能化数字档案管理主要是借助人工智能等技术，实现档案的自动识别、自动分类、自动标注和自动归档等工作。在智能化数字档案管理系统中，通过数字记录可以实现文献资料的有效归档，实现文献管理的便捷性和高效192024年1月上 第01期 总第421期科技创新驱动China Science&Technology Overview性。在数字化档案管理工作中，透彻掌握档案技术的基本要素，运用档案技术与数字化技术相结合的方式，使档案管理的智能化、数字化、无纸化成为可能。智能化数字档案管理使档案管理工作更加方便、快捷、高效。数字化档案管理可以保证档案的全面性、准确性和及时性，在提高档案管理效率的同时，提高档案管理的安全性和保密性。此外，智能化数字档案管理不仅可以提高档案管理效率，还能促进档案的合理利用，为社会经济文化的发展提供有力保障。5.3 多维度数字化档案应用数字化档案管理的核心在于信息化，数字记录影响档案管理的方式和方法。多维度数字化档案应用是数字记录时代档案信息化建设的发展趋势。数字记录的数量庞大、种类繁多，不同的档案对应不同的应用需求，多维度数字化档案可以更好地满足应用需求。首先，数字化档案的应用多种多样，如数据分析、数据挖掘、机器学习等，需要将这些应用与档案信息进行融合，深度挖掘档案的价值。在多元化的档案信息化建设中，多维度数字化档案应用的作用尤为突出。比如，利用机器学习技术，可以对档案文档进行自动分类、归档、检索与鉴定，但在传统档案管理工作中，需要在大量人力、物力资源的基础上实现，而数字化档案管理在信息处理技术与系统的支持下，可以大幅节省时间、人力，提高档案管理的效率。其次，在传统档案管理中，管理人员需要耗费大量的精力收集各类档案资料，为档案管理工作提供支持。智能化数字档案管理的出现，使档案管理的方式从“发掘、建立、管理”转变为“准备、实现、优化”，智能化、高效化的效果明显，也更符合数字记录时代的管理趋势。智能化数字档案管理利用图像处理、机器学习等技术，可以自动完成档案识别、分类、归档、检索等操作，大大节省了档案管理员的工作量。智能化数字档案管理采用的是人机交互的方式，充分利用了人的智力优势，以人为本的管理方式也更符合管理科学的原则。最后，多维度数字化档案应用实现了数字记录时代档案管理向智慧型管理的转变。档案管理不再是单纯的档案搜集、整理和保管工作，而是充分发挥档案信息的价值，为相关单位提供管理和决策支撑。多维度数字化档案应用可以为各行业提供经济、法律、历史、文化等多重视角的信息，充分发挥数字记录的优势，为社会的发展助力，为人类文明的进步贡献力量。6 结语档案信息化建设已经取得了许多成就，使档案管理工作更加便利高效，提升了档案信息的利用率，有利于档案信息共享和交流。因此，应深入分析档案信息化建设的经验和存在的问题，为档案信息化建设的发展提供有益的思考和建议。参考文献1 陈丽颖,李亚珂,朱富成.数字记录时代档案信息化建设的思考-基于系统论的视角J.档案管理,2021(3):60-61.2 周渤涵.数字记录时代档案信息化建设的思考J.品牌研究,2020(33):142-143.3 吴皖娟.数字化时代档案管理信息化的建设路径J.山西档案,2019(2):81-82.4 孙权.档案数字信息化建设的途径分析J.科学技术创新,2017(13):244.Reflections and Analysis on the Informationization Construction of Archives in the Digital Record EraLI Kongjun,CAI Jie,XI Keping(Hefei Rail Transit Group Co.,Ltd.,Hefei Anhui 230001)Abstract:With the advent of the information age,the application of digital recording technology is becoming increasingly widespread,which also provides new opportunities for the construction of archival informatization.However,there are still some problems and challenges in the construction of archival informatization in the digital record era,such as a lack of technical standards and inconsistent management requirements.Therefore,strengthening the research on archive informatization construction in the era of digital records has important theoretical and practical significance.The purpose of this study is to explore the current situation and problems of archive informatization construction in the digital recording era,analyze the key technologies of archive informatization construction in the digital recording era,study the future development trend of archive informatization construction in the digital recording era,and provide reference and support for archive informatization construction in the digital recording era.Key words:era of digital recording;archives;information construction