建筑建设公司会计档案管理办法模版.docx

会计档案管理办法1 目的加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案的安全完整，更好地为公司的生产经营管理服务。2 适用范围本办法适用于公司总部及所属各项目（以下简称各单位）的会计档案管理。3 工作流程会计档案管理流程：各单位财务管理部收集、整理好会计档案，公司财务部经理审核、总会计师审批后移交档案室，借阅、销毁档会计档案履行相应借阅、销毁程序。4 工作标准及要求4.1 会计档案归档移交4.1.1 分类整理装订会计档案（1） 会计档案定义及分类：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的电子文档及纸质的会计核算资料。具体包括： 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料。 （2） 会计凭证整理归档标准 装订时限：会计凭证须按月及时装订，于次月末前完成上月凭证的装订。如附件单据过多，可抽出单独装订成册，并注明所属凭证年度、月份、日期及凭证编号。 凭证分类：凭证需按收、付、转分类整理，并按凭证号顺序排列，附件齐全。 附件整理：整理凭证时须摘除凭证内的曲别针、大头针、订书针等金属物，大的附件张页须按记账凭证大小折叠整齐，折叠时须避开装订线，确保附件内容清晰可见。 附件签章：整理凭证时应检查记账凭证及其附件各类签章是否齐全，如记账、复核、出纳、制单是否按规定签章，附件是否按规定加盖现金/银行存款收讫、现金/银行存款付讫、转讫、附件章等。 凭证汇总：每月第一本凭证首页应附浪潮总账系统打印的当月凭证汇总表。 装订方法：凭证装订采用三眼打孔法装订，打眼尽可能减少占位，使装订后的凭证及其附件尽可能大的显露，以便查阅。 凭证封面及厚度：凭证封面、封底、包角使用公司统一的印制的封面、封底、包角材料，凭证厚度控制在25厘米为宜，装订牢固，美观大方。 凭证封面信息：凭证封面须按规定选填凭证种类，并使用公司统一的数字章签盖凭证册号及起止号码，并加盖会计主管人员和装订人员签章（红色印泥）。 凭证装盒：凭证使用公司统一制作的凭证盒装盒归档，两本一盒，并在凭证盒正面、侧面选填凭证类别，使用公司统一的数字章签盖凭证册号、凭证号等，以便查阅。 （3） 会计账簿整理归档标准： 装订时限：会计账簿须在年度终了后次年三月末前分类打印、装订完毕，装订时加装账簿封皮、账簿启用交接表（样式见表四）及账簿目录（样式见表式：SHECTL MT10-6-5）。 账簿封皮：使用公司统一印制的蓝色封皮。 装订要求：会计账簿装订时，须按账簿启用交接表、账户目录、帐页的顺序装订。账簿启用表信息须填写完整且加盖公章。会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 封面信息：账簿封面须加盖账簿所属年度、单位名称、会计主管签章、装订人签章、装订日期。签章时单位名称、私人签章使用红色印泥，装订日期使用蓝色印泥。（4） 会计报告（含月报、季报、半年报、年报）装订归档标准：会计报告须在定稿上报后10个工作日内打印，并加盖制表人、财务负责人、单位负责人签章及单位公章后归档，年度终了后次年三月末前分类整理、装订成册，并加装公司统一印制的封皮，会计报告封面须使用公司统一的数字章签盖报告所属年度、册号，并由装订人、会计主管签章。（5） 其他会计档案整理归档标准：银行存款余额调节表及对账单、存货盘点表等其他会计资料须在年度终了后次年三月末前分类整理、装订完毕，并加装公司统一印 制的封皮，封面须注明档案名称，使用公司统一的数字章签盖年度、册号，并由装订人、会计主管签章。（6） 采用局集中核算系统外电子核算系统进行会计核算的单位，应当在保存打印的纸质会计档案的同时，采用光盘、磁盘等磁性介质对财务数据进行备份。备份介质必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。（7） 各单位综合会计按照以上会计档案整理标准、时限及时完成各类会计档案的归档装订工作。4.1.2 编制档案保管清册各单位每年形成的会计档案，应当由各单位财务管理部综合会计编制会计档案保管清册，并报所在单位财务部负责人审核后报公司财务部备案。4.1.3 移交档案室各单位移交会计档案，须将编制好的会计档案保管清册报公司财务部经理审核并报公司总会计师审批后移交档案室4.2 会计档案借阅4.2.4 填制借阅审批单会计档案借阅须填制会计档案借阅复制登记审批单，并按以下规定履行审批手续：（1） 本单位人员借阅会计档案须经单位总会计师（财务负责人）审批同意后办理借阅手续。（2） 外单位人员借阅会计档案须提交借阅人所在单位的介绍信，介绍信须注明借阅会计档案的目的、内容等，并由公司总会计师（财务负责人）签署意见报公司总经理审批后，办理借阅手续。 （3） 借阅过程中，不得借阅与介绍信规定内容无关的资料；档案原件原则上不得借出，也不得拆解卷册。4.2.5 会计档案查阅复制登记借阅会计档案时，档案管理员须在会计档案借阅复制登记清册中办理登记手续，并限期归还。4.3 会计档案销毁4.3.6 编制会计档案销毁清册（1） 档案保管期限：会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。（2） 保管期限届满的会计档案，由档案管理员编制会计档案销毁清册,.档案销毁清册列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（3） 保管期限届满但涉及仍在使用的大宗固定资产（如房屋、土地、船舶等）相关的发票及其它原始会计资料，应单独抽出，另行立卷，由公司档案管理部门保管至该项固定资产报废处置时止。（4） 保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，应单独抽出，另行立卷，由公司档案管理部门保管至未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。4.3.7 提出销毁意见会计档案保管期限届满，档案管理员提出销毁意见，并报公司总会计师审核、总经理审批通过后执行销毁。4.3.8 执行销毁销毁会计档案时，应当由公司财务管理部、档案管理部门共同派员监销。销毁前，监销人按会计档案销毁清册所列内容清点、核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人应在销毁清册上签名，并将监销情况报告公司负责人。会计档案销毁清册应由公司档案管理部门保管。销毁会计档案应将纸质会计档案与其保存介质一同销毁。5 记录控制（1） 会计档案保管期限表（样式见表式：SHECTL MT10-6-1）（2） 会计档案保管清册（样式见表式：SHECTL MT10-6-2）（3） 会计档案移交清册（样式见表式：SHECTL MT10-6-3）（4） 会计档案销毁清册 （样式见表式：SHECTL MT10-6-4）（5） 账簿启用及交接表（样式见表式：SHECTL MT10-6-5）（6） 账户目录（样式见表式：SHECTL MT10-6-6）（7） 会计档案借阅复制登记审批单（样式见表式：SHECTL MT10-6-7）（8） 会计档案借阅复制登记清册（样式见表式：SHECTL MT10-6-8） 6 附则本办法自下发之日起正式实施，其解释权和修订权归公司财务管理部。 表式：SHECTL MT10-6-1 会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年5明细账15年6日记账15年现金和银行日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年表式：SHECTL MT10-6-2会计档案保管清册单位（项目）名称：年度月份档案类别起止凭证号（非会计凭证填编号/页码）册别财务负责人装订人公司财务部核档人签字所属大类具体类别起号/编号/页码至起号/编号/页码第几至几册 共几册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册至第至册 共册879表式：SHECTL MT10-6-3会计档案移交清册移交内容 移交说明会计凭证： 册会计账簿： 册财务报告： 册其他档案： 册共计： 册具体内容见会计档案保管清册第 页至第 页共计 页移交单位负责人： 接收单位负责人：移交人：接收人：监交人：移交时间：880表式：SHECTL MT10-6-4会计档案销毁清册序号档案名称卷号册数应保管时间已保管时间销毁时间总会计师签署意见总经理审批销毁人监销人881表式：SHECTL MT10-6-5账 簿 启 用 及 接 交 表 单位名称公章账簿名称年度总账账簿编号 年共 册 第 册账簿页码本帐簿共计 页启用日期公元 年 月 日经管人员负责人主办会计复 核记 帐姓 名盖 章姓 名盖 章姓 名盖 章姓 名盖 章接 交记录经 管 人 员接 管交 出职 别姓 名年月日盖 章年月日盖 章882表式：SHECTL MT10-6-6账 户 目 录序号科目名称页次序号科目名称页次883表式：SHECTL MT10-6-7会计档案查阅复制审批单查阅单位查阅人查阅日期查阅用途查阅档案目录凭证档案财务报告账簿档案其他资料财务负责人意见 年 月 日 单位负责人意见 年 月 日档案查阅复制记录自用归档情况884表式：SHECTL MT10-6-8会计档案查阅复制登记清册序号日期档案类别目录号用途查阅期限查阅人归还日期备注单位签字885