物业管理费催缴-律师函发送以及诉讼指引.docx

物业管理费催缴-律师函发送以及诉讼指引1. 目的梳理物业管理费催缴之律师函发送流程以及催缴诉讼的流程，及时办理物业管理费催缴事务。2. 职责2.1 物业公司指定专人，负责启动律师函发送审批程序、诉讼审批程序以及证据收集等诉讼配合工作。2.2 公司法务人员负责律师函发送材料的审核、呈递；诉讼材料的整理、办理诉讼委托律师服务、诉讼跟踪等工作。3. 律师函发送3.1 律师函发送条件业主拖欠物业服务费并同时满足下述条件的，物业公司应在满足条件之日起15个工作日内通过OA文件会签审批形式启动律师函发送审批程序（经财务、客服、法务会签后报公司负责人）：3.1.1 业主欠费连续达12个月以上；3.1.2 距发送公司催缴函3个月以上；3.2 审批所需随附提报资料编号文件名称模板备注1商品房买卖合同原件扫描版2（前期）物业服务合同原件扫描版3公司催缴记录（函件及快递回单）原件扫描版4物业管理费欠费明细表4. 诉讼催缴4.1 一审诉讼催缴的条件业主拖欠物业服务费并同时满足下述条件的，物业公司应在满足条件之日起15个工作日内通过OA文件会签审批形式启动诉讼申请程序（附4.2.1.1条所述文件扫描版，并经财务、法务、客服会签后报公司负责人审批）：4.1.1 业主连续欠费达12个月以上；4.1.2 距发送律师函2个月以上。4.2 诉讼各阶段4.2.1 诉前准备阶段4.2.1.1 物业公司按照下述所列明细提供诉讼材料（一式三份）编号证据种类证据名称原件/复印件证明对象备注1书证被告身份证复印件复印件证明被告主体资格2书证（前期）物业服务合同、车位管理协议（追索车位服务费时提供）复印件证明被告作为业主的主体资格及物业服务费缴纳主体的资格、物业服务费收费标准及缴纳时间3书证商品房买卖合同复印件4书证物业服务费备案函件复印件证明物业服务费及其他各项费用的计算标准合规5书证业主按照交付通知前来交房的：提供房屋交接单；业主未按照交付通知前来交房的：提供交付通知书及快递回执复印件证明房屋已交付被告6书证书面催缴记录（函件及快递回执）复印件证明原告已履行催告义务7书证物业管理费欠费明细表复印件证明被告欠费具体金额及滞纳金金额加盖公章8书证营业执照复印件证明原告主体资格加盖公章9书证组织机构代码证复印件加盖公章4.2.1.2 法务/律师按照下述所列明细提供诉讼材料（一式三份）编号文件名称原件/复印件模板备注1起诉状原件加盖公章2证据清单原件加盖公章3法定代表人身份证明书原件加盖公章4授权委托书原件加盖公章4.2.1.3 若委托律师诉讼的，法务应当在诉讼审批流程完成后5个工作日内将相关材料转交顾问律师，由顾问律师编写起诉书。起诉状须经法务、公司负责人确认。起诉书确认后，由律师负责向项目所在地基层法院办理立案手续。4.2.1.4 若法务自行办理诉讼的，法务人员应在诉讼申请流程审批完成后10个工作日内至项目所在地基层法院立案庭办理立案手续。4.2.2 审理阶段4.2.2.1 一审阶段1）律师与法务共同出庭；2）若涉及法庭调解的，法务应将法庭调解内容上报公司负责人，确认最终收缴金额；双方就最终收缴金额达成一致意见后，签订调解协议书。4.2.2.2 二审阶段1）若我司拟上诉的，物业公司对接人应在接到判决书之日起3个工作日内以文件会签形式向公司申请启动二审程序（经法务会签后报公司负责人），并确保在接到判决书之日起15个工作日向上一级人民法院提起上诉；律师/法务应当在二审申请流程审批完成后5个工作日内将上诉材料提报原审人民法院；2）若对方上诉的，接法院通知领取传票并参加庭审。4.2.3 执行阶段4.2.3.1 若被告未自动履行判决，物业公司对接人应在判决生效之日起3个月内以文件会签形式向公司申请要求法院启动强制执行程序（经法务会签后报公司负责人）；4.2.3.2 法务人员在文件会签申请完成后5个工作日内向第一级人民法院申请执行，并与执行法官及时进行联络，提供被执行人财产线索；4.2.3.3 物业公司应协助提交被执行人的财产信息（房产、银行账号、车辆等）供法务人员办理具体手续。4.2.4 结案4.2.4.1 案件执行完毕后，方可视为案件终结，由法务负责整理案卷，归档保存。4.2.4.2 存档文件应包括： 1）诉讼申请审批文件； 2）诉讼文书（起诉状、上诉状、有关证据材料、判决书）。5. 附件5.1 诉讼处理流程图是是否上诉领取一审判决否否协助外部律师处理案件启动上诉审批流程办理外聘律师委托事宜结束备案物业公司授权法务处理诉讼是否外请律师处理诉讼授权外请律师是是否提起诉讼审核诉讼材料15个工作日内满足诉讼条件启动诉讼申请流程法务公司领导6 / 6