文书档案管理新规制度.doc

第二章 其它行政制度汇编
一、文书、档案管理制度
建立完善文档资料管理系统，是办公室正常运作基础，是提升办公室运作效率确保。管理系统包含对文件档号、行文格式统一。文件收发、文件立卷归档规范化。
（一） 凡向外部门发出之正式文件，均需编写文件档号。
档号样本：高盛 总办 ［］ 第012号

分企业简称

部门简称

发文之日历年

序号

（二） 注释：
（1） 总部/分企业简称
高盛集团：高盛
高盛大厦物业管理：大厦
明和美居物业管理：美居
程泰物业管理：长
高盛创世文化传输：创世
（2） 各部门简称
集团总经办：总办
财务部：财务
审计部：审计
人事部：人事
行政部：行政
发展部：发展
招商部：招商
物业部：物业
用户部：用户
保安部：保安
消防中心：消防
清洁部：清洁
（三） 行文格式
1、 除综合性汇报外，其它内容文件应该一文事，避免一份文件内请示、汇报、要求处理多个事项。
2、 行文内容必需正确，呈总经理核签文件应附对应相关补充资料或说明文字。
3、 凡各类文件均须依据集团企业要求格式撰写。（格式样本附后）
4、 企业文件一律采取A4纸打印，字体统一用宋体。
（四） 文件审核
1、 各主管人员审核评文书关键点是：内容是否符合企业政策和规章制度，文字是否简练达意，格式是否符合等。
2、 相关集团申购杂项、宿舍、司机、维修等事物由行政经理复批后转交相关部门或责任人跟进。
3、 相关集团人事工作文书交由集团人力资源部处理。
4、 相关集团总部、各分企业关键文书，如超出相关部门责任人审批权限，必需经集团总经理审批方可实施。
（五） 文件收发要求
1、 向企业外部单位发出之文件，应尽可能用电脑编写并使用纺一格式。
2、 总部各部门传真需报送集团行政部统一登记办理，传真首页使用统一格式（见附件）。
3、 文件发送由送件人将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记于发文记录表。如人事任免、职员考评、财政收支、项目拓展、商情等机密文件，必需密封好签封后派专员发送签收。
4、 外来文件由专员负责签收、登记。签收人应于接件当日按文件要求报送相关部门。如需传阅，由相关主管人员签署“传阅”字样后，交相关同事传阅。
（六） 企业报刊、信函、传真收发制度
1、 报刊订购和收发
（1） 报刊订购，各部门将需订阅报刊申请单呈交行政部统筹，由行政部统一订购。标准为每六个月订购一次。
（2） 报刊收发，前台接待员天天点算清楚当日收到报刊，再分门别类派送到相关部门。
2、 信函、传真收发
各部门全部对内/外之信函、传真均由行政部先行登记再寄发。
（七） 文件立卷归档制度
1、 文件存档
（1） 发出文件和收到文件需分开存放。
（2） 依据文件档号、日期、次序、文件类别对发出/收到之文件进行分类存档，编制目录。
2、文件保留期
一般文件基础保留期为两年，关键文件依据具体情况而定。
（八） 声像档案管理方法
1、 定义：多媒体音像产品，操作软件、学习培训光盘、企业宣传录影带、活动录音带、照片等。
2、 整理：对相关音像品进行分类、编号、编排目录，系统管理，便于查找。
3、 保管条件：依据音像产品保管要求进行保管，以免数据丢失或损坏。
4、 定时检验：对相关存放声像档案进行检验。

行文格式
高盛集团文件
高盛总办[]第012号 签发人：

相关××××通知
总部各部门、各分企业：
（正文）

特此通知！

高盛集团行政部
××年××月××日
抄送：
高盛集团文件
高盛总办[]第012号 签发人：

××企业××××会议纪要
会议时间： 会议地点：
主持人： 统计人：
和会人员：
议定事项：
1．
2．

高盛大厦行政部
××年××月××日
抄送：

传阅文件记录表
文件编号
文件标题
密级
份数
收文日期
部门主管署名
行政经理署名
备注

发 文 登 记 表
文件编号
文件标题
签发人
拟稿部门
密级
印数
余存
登记日期
发出日期
备注

制表人：

文件销毁记录表
文件类别
文号
份数
销毁时间
销毁原因
主管审批
行政部审批
备注

制表人：

收 文 登 记 表
收文号
文件标题
来文单位
来文号
密级
份数
收文日期
收文单位署名
备注

制表人：

文件借阅审批表

填表日期： 年 月 日
借阅人姓名

部门

文件文号

文件类型

借阅目标

借阅时间

备注

审批意见
部门主管署名：
行政意见
行政部署名：
制表人：

高盛集团 Goldsun Group
传真 Tel:[phone]
Fax:[phone]
Address:广州市体育西路109号高盛大厦26楼
26Floor.Goldsun Building.109Tiyuxi Ru
510620.Guangzhou.P.R.C.

收件人： 发件人：
T0： From：
传真： 日期：
Fax： Date：
电话： 页数：
Tel： Page：
相关： 抄送：
Subject： C.C：

□紧急urgency □请审阅Check □请批Approve □请回复reply □请传阅peruse

内容（Content）：