物资管理核心制度.doc

XXXXXX物业服务物资管理制度目 录物品分类 .2物品申购制度 .2应急物品采购制度.6 仓库管理制度 .61.0 对仓管人员之要求.62.0 物品验收制度 .7 3.0 物品入库制度 .10 4.0 物品保管制度 .125.0 仓库安全管理制度.146.0 工具借用制度 .15 7.0 物品领用制度 .168.0 物品报废制度 .17 9.0 物品盘点制度 .18 10.0 固定资产管理制度.19 制服管理制度.21 固定资产管理制度.22 物品分类固定资产定义 - 单位价值二千元以上或使用年限超出十二个月以上物品。 低值易耗品定义 - 不属于固定资产，而又价值较高或使用时间较长物品。 办公耗材定义 - 办公使用消耗性物品（如铅笔、纸张、回形针、订书钉等物品）。 物料定义 - 进行物业管理所需使用消耗性物品。第一章 管理职责第一条 行政人事部负责物品申购计划制订工作。 第二条 行政人事部采购人员负责物品采购工作。多种物品采购标准上由行政人事部采购人员负责，但对部分急切需用或专业用具，可由部门主管申请，项目经理同意后由使用部门进行采购。 第三条 仓库管理员负责物品验收、出、入库手续办理及库存物品保管工作。 第四条 财务部负责物品申购计划审核及仓库物品稽核。 第五条 各部门主管负责小金额（200元以下）应急物品申购审批。 第六条 项目经理负责申购计划、零星物品、大额应急物品采购等审批。 第二章 物品申购制度第一条 凡管理处为提供服务、管理所需要有形物料、工具等，均属采购申请范围。 第二条 各部门需新增固定资产、低值易耗品或使用多种其它物资，应先行到管理处仓库领用，仓库无库存，可申请购置。 第三条 计划采购物品申购 1、 下列有形产品如企业仓库无储存时，应提出申购计划： 公用设施设备、装载运行、维护保养、检修和更新所需材料、配件、组件； 为便于服务和管理所添载设备、设施、装载； 房屋本体及其它公共配套设施修缮所需要材料。 2、 各部门对其使用常见物品，应依据使用情况提出每个月耗用量；仓库依据该物品消耗时间长短定出最低库存量，并于靠近最低库存量时提出申购计划。 3、 仓库每个月依据最低库存量及管理处相关要求于每个月25日前编制月度申购计划表，并上报行政人事部门。 第四条 零星物品申购 1、 凡属常见具以外，数量较少，且仓库中没有储存，可按零星物品进行申购。 2、 零星物品之申购，由使用部门填写物品申购单，列明所需购置物资名称、规格、数量、用途（或使用部分地方），上报行政人事部门。 第五条 行政人事部门收到各部门上报之物品申购单及仓库上报之月度申购计划表后，审核各物品之库存情况及报价；对于未知价格物品进行询价后，于每个月28日前汇总形成月度申购预算，报财务部立案。 第六条 行政人事部并将财务部在核实仓库实际库存量、当月实际消耗量、库存物品限额标准、下月估计消耗量、下月资金预算等项目标基础上，审核月度申购预算，对不合理，应立即给予调整，审核完成后于每个月30日前报项目经理审批。 第七条 月度申购预算经项目经理审核同意后，报物业分管领导审批，返还项目行政人事部。 第八条 项目部行政人事部门依据已同意之申购预算采购物品。并由物业行政部查验和领取物品第三章 物品采购制度第一条 行政人事部采购人员应随时了解和掌握管理处常见物品市场价格和供给情况，对于常见物品及耗用量大物品，应依据不一样供货商对不一样物品报价按质优价廉标准选定固定供货商。（标准上应找三家以上供货商比价，挑选价格较低、信誉很好供货商作为该物品之固定供货商。跨年度采购必需重新比价，重新挑选固定供给商）。 第二条 行政人事部采购人员应要求固定供货商每三个月提供近期物品供货价和供货物种，立即更新各物品之价格及供给情况，方便采购时可得到最优惠之价格。 第三条 行政人事部采购人员在收取已同意之申购预算后，属于固定供货商供给，通知固定供货商送货上门，并采取定时结算方法结算货款。对于不属于固定供货商供给之物品，采购人员应向相关供货商询价，并采取挑选固定供货商方法选择供货商。 第四条 行政人事部采购人员依据供货商提供供货物品和价格清单，于每个月5日前，制订当月采购计划，经部门主管审核后，报财务部审核。 第五条 财务部在核实供给商、物品单价、金额等项目标基础上，审核采购计划，对不合理，应立即给予调整，审核完成后于每个月7日前报项目经理和物业分管领导审批。 第六条 采购计划经项目经理审批后，返还行政人事部并抄送财务部立案。行政人事部采购人员收到已同意之采购计划后，实施采购。 第七条 对于一时在市场上难以购置和购置程序需占用较长时间物品，行政人事部采购人员应将情况知会使用部门，方便使用部门能立即采取对应方法。 第八条 凡购进物料、工具等，尤其是定制品，应先取样品，取得使用人同意后，才可进行采购或定制。 第九条 属业户指定或安排采购，需得到业户书面委托并收取订购金（押金）后方可进行。相关资料需保留归档备查。 第十条 供货商报价单原件必需保留于财务部立案。 第十一条 行政人事部于年底前1个月依据各部门主管提供之部门采购计划编订年度采购预算，报财务部审核后再报项目经理和分管领导审批。 第十二条 采购须要求提供正式发票。特殊情况只能提供收据或白条类者，采购人员须提前经财务主管同意方可。 第十三条 采购人员凭已经同意之申购单据，往财务部办理采购借支手续。 第十四条 采购审批资料须由行政人事部门长久保留备查。 第四章 应急物品采购制度第一条 管理处设置应急物品零用金，金额为人民币二千元，用于应急物品申购。凡属突发性急用物品而仓库中没有储存（包含设备/系统故障急修所需要物品），按应急物品进行申购。 第二条 应急物品之申购，由使用部门填写应急物品申购单，并上报部门主管。 第三条 所购物资费用在人民币五百元以内，由项目经理审批。超出500元须报分管领导审批 。第四条 项目经理和分管领导同意后，由行政人事部采购人员实施采购。必需情况下，能够由使用部门直接购置。 第五条 应急物品采购标准上不应超出3个小时，特殊情况下，报部门主管同意后可另行处理。 第六条 应急物品购物品费用在二千元以内，从应急物品零用金内支取，超出二千元，由项目财务报请财务中心申请费用，事后走报销程序。 第五章 仓库管理制度第一条 对仓管人员之要求 1、 仓管人员应熟悉其所保管物资之基础特征、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等； 2、 立即、正确地做好记账工作，如实反应物资库存及发放情况； 3、 常常保持仓库环境之整齐文明、多种物资存放整齐。 第二条 物品验收制度 1、 物品验收要求： 每次采购物资单位数量少于20个，要求100%验收； 每次采购物品单位数量多于20个，要求抽样20-50%验收； 所采购物品必需含有合格证实，尤其是对批量（或成箱、成件）购置之物品必需要验收物品之合格证，物品之合格证由仓库管理员保留； 对目测无法验收之物品，必需使用相关工具帮助验收； 对验收物品规格、数量等必需和物品申购计划表上之内容相符； 仓库管理员应负责将常见物品之说明书、使用说明书及保修卡等资料在验收无误后保留、备查。 2、 物品验收分类 应含有计量所检定合格物品万用表、钳形表、摇表等； 应抽样验收合格证物品水表、电表、清洁剂、去污粉、洁厕灵、肥料、药品、种籽、水平仪、压力表、空调（水泵、电梯、发电机）设备备用配件等； 应抽样验收外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验收之物品水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、接连管、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等； 应抽样试用或通电验收之物品吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等； 凡不属于上述验收范围，应对其是否符合采购计划要求之规格、型号、数量等进行抽样或全部查对。 3、物品验收方法： 物品包装验收方法： A 仓库管理员应目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹； B 注意查对物品包装上注明之生产日期及使用期，对已过使用期，仓库管理员应拒绝验收入库；对使用期间不足30天之物品，由仓库管理人员组织人员对其试用，方便检验该物品之有效程度是否合格，并要求采购人员对该类物品限量采购。 物品质量之验收方法： A 仔细检验物品表面有没有擦伤、破损、无裂逢或扭曲变形； B 在验收铁制物品时，应注意有没有锈迹； C 转动物品连接部位，检验其转动是否灵活，有没有大摩擦声； D 仔细检验物品接口部分，看连接处有没有松动、滑丝现象； E 验证物品质地、物品颜色及物品规格、尺寸是否符合购置要求； F 对物品受力部分应用手或其它方法做加力试验，看其是否达成要求受力标准； G 检验物品隶属件是否齐全。 物品性能验证方法： A 对物品机构部分反复试动，检验其灵活性、正确性； B 验收机械设备类必需进行“试用”验证方法，方便检验其性能情况； C 在验收电器物品时，应使用万用表测试。测试电压和电阻指数首先达成物品合格证实标准，其次还必需达成国家相关指数正常标准； D 国家要求之其它验收方法。 物品验收程序 A 新采购物品验收程序： a 将采购回来物品立即送交仓库管理员验收； b 根据“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物品验收方法”中之相关要求，对物品进行验收。对验收合格物品，由仓库管理员填写入库单后入库，对验收不合格之物品，不许可入库。 B 退回仓库物品验收程序： a 退物品人员将未使用完需退回仓库物品送交仓库验收； b 仓库管理员查对该物品之规格型号、性能情况、可利用价值及其它特征； c 仓库管理员再依据“物品验收要求”、“物品验收分类”及“物品验收方法”中之相关要求进行验收。对验收合格物品，按相关要求入库存放，对验收不合格物品，由仓库管理人员填写不合格品处理表，等候处理。 5、物品验收资料保管 仓库管理员应作好每次物品验收结果统计； 物品验收之相关资料由仓库管理员按月归档保留； 工具设备验收资料由仓库管理员按月归档长久保留。 第三条 物品入库制度 1、 采购人员标准上应在物品购回当日，将物品送交仓库验收，特殊情况不能在当日入库，应报行政人事部主管同意后另行处理。 2、 物品入库时，必需先行验收，未经验收之物品一律不许可入库。 3、全部物资入库前由采购人员填写一式四联入库单。 4、入库单一式四联，完成验收手续由仓管人员签收后，其中： 第一联仓库留存，作收货记账依据； 第二联随同发票报销； 第三联送财务部存查（仓管人员在完成验收手续后，每十天聚集后交财务部）； 第四联由采购人员（经办人）留存。 5、已取得发票物资入库，仓管人员及采购人员必需对发票上所列内容进行查对；凡还未取得发票而先行入库物资，仓管人员及采购人员必需查对入库单上所列品名、规格等和实收物资及送货单是否相符。 6、燃油、锅炉、应急发电机等使用汽油等燃料，不需入库，但供货商送油抵达时，仓管人员需在现场核实油料质量、数量。 7、设备可不进入仓库，但入、出库手续必需参考物品出入库手续办理。 8、采购设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需交工程档案管理人员统一归档，复印件由仓库管理员保留。 9、退回物品入库程序： 相关人员将未使用完物品送到仓库，填写一式三联红字工具领用单； 仓库管理员对物品进行验收： 合格品，填写入库单，在备注栏内填写“退回物品入库”字样，存入合格品存放区内； 不合格品，填写不合格品处理表后存放在不合格品区等候处理。 仓库管理员依据退回物品入库单，登记仓库物品明细账，并将入库单汇总后每十天送管理处财务部进行相关账务处理。 10、 设备工具入库程序： 新采购工具按物品入库程序实施； 以旧换新设备工具入库 A 经办人凭其所在部门主管署名确定工具领用单到仓库办理旧工具入库手续； B 仓库管理员对旧工具进行检验，无误后给予办理入库手续； C 经办人员在职员工具借用记录表上署名确定。 退还设备工具入库 A 仓库管理员依据使用人职员工具借用记录表上项目，逐项清点退还工具； B 仓库管理员对退还工具进行验收； C 仓库管理员在职员工具借用记录表上登记，并由使用人所在部门主管署名确定后存档。 借用工具入库 A 工具借用人在工具送还仓库前必需把工具清洁洁净； B 仓库管理员依据设备工具领用统计，对归还工具进行验收； C 验收完成后，仓库管理员立即在职员工具借用记录表上登记。 第四条 物品保管制度 1、全部物品均先由仓库验收，属各分仓物品再由各分仓领出分仓库进行保管。 2、全部物品由财务部统一分类编号。 3、仓库按物品编号划分存放区域，物品依据其存放条件及编号，有条理地存放于仓库内。 4、仓管人员应合理使用仓容，对干货、湿货、轻重、危险品需区分，重载物品和轻抛物品不能混堆，有挥发性物品和吸潮物品不能混堆。 5、库存物品限额标准：日常消耗物料库存限额通常为每个月平均消耗量2倍；常备零件物品库存限额通常为每个月平均消耗量3倍；各处库存物品总额，应控制在该管理处每个月管理费用收入加其它各项经营收入总和40%以下。 6、物品堆放和防护 易燃易爆和挥发性强物品 A 远离热源，须单独设载存放仓库，且尽可能不放在货架上，摆放在地上，既方便倒取又降低因碰撞而产生危险；并做好防火方法，按要求配一只4千克灭火器； B 保持包装完好。密封不好应立即采取合适保护方法，如更换包装。 吸水性强轻易发潮发霉和生锈物品 A 用砖或木架空放、放干燥地上或货架上； B 超长或散装物品。可放架空层上，防潮通风；也可靠在墙而立，体积重应在墙上预设稳固铁钩，以防时间一长靠墙物品角度改变或取料时有倾倒伤人隐患； C 重型机具设备放干燥地上，并在摆放时考虑取放方便性。 常见工具、材料配件等 A 不易规则摆放在货架上，用盒或袋装好摆放。规则物品整齐摆放在货架上或地上； B 体积大而重量轻物品，可靠墙而立或挂墙上，也可选择干燥通风地面堆放。 易碎、易损物品 A 体积较小或瓶装物品，可放载货架底层或摆放在不常常使用物品货架上或整齐堆放在地上，但不能够放载货架较高层，因体积较小不稳固，易摆动； B 体积较大物品应靠墙放载，通常不应采取平放，应考虑立放，且该位载上方通常不再悬挂物品； C 堆放地选择人员活动较少之地。 沙石、砖瓦 可放载在露天材料库；放在室内仓库时，必需用袋装好堆放在地上。 7、 仓管人员必需常常检验物资存放情况，注意质保期限。对滞存在仓库时间较长物品要主动和部门主管反应滞存情况，对仓储中发觉有霉变、破损或超保管期物品应立即提出处理意见。 第五条 仓库安全管理制度 1、仓库内堆放易燃易爆物品需采取对应方法，符合消防规范，仓管人员要留心库房温湿情况，注意防火安全，确保全部物资安全存放。 2、仓库系物品保管重地，除仓库管理人员和因业务、工作需要相关人员外，任何人未经许可不准入仓库。 3、因业务、工作需要进入仓库人员，在进入仓库时，必需办理入仓登记手续，统计进入仓库时间、人员、事由及离开时间等，进仓要有仓库管理员陪同，不得独自进入，凡入仓人职员作完成，出仓时应主动请仓管人员检验。 4、一切进仓人员不得携带火种、背包和手提袋等物进入仓库。 5、仓库周围及仓库办公地点不得会客，其它部门职员不得围聚闲聊。 6、仓库内不得存放私人物品。 第六条 工具借用制度 工具借用制度是为了确保工具正常使用。工具借用按时间可分为临时借用和长久领用，长久领用又可分个人领用和公共领用。 1、临时借用工具，由使用人填写工具领用单，经部门主管同意后，向仓管人员申请领取。 2、仓库管理员应依据使用人职员工具借用记录表统计，查对原表上领用工具是否有反复现象： 如经查对，已经有领用统计，但没有报废或其它处理统计，仓库管理员应拒绝发放； 如经查对没有该工具领用统计，将工具发放给领用人后，并在职员工具借用记录表上登记。 3、 工具使用人在交还工具时，仓管人员检验工具及其附件是否完好无损，在职员工具借用记录表上注明交还时间并签收。仓管人员检验工具后若发觉问题，应立即统计，并上报部门主管。 4、 个人领用工具品种依据需要配置，由使用人提出申请，经部门主管同意后到仓库领用，并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开管理处时交还，仓管人员需作签收统计。 5、 公共领用工具由领班申请，经部门主管同意后，到仓库办理领用手续，领用后由申请人或指定专员负责保管。 6、 工具调换标准上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明原因，向上一级领导汇报，不属人力不可抗拒丢失和毁损，由责任人按当初工具价格赔偿；属长久使用正常磨损或损坏，金额在伍百元以内，由部门主管同意办理报废手续，超出伍百元需项目经理审批。 7、 工具一律不得带出物业，特殊情况经由部门主管同意同意后方可借出。 第七条 物品领用制度 1、领用多种物品全部必需办理领用手续，并经部门主管审批。各部门日常使用消耗性物品可向仓库申领一定数量，自行设仓保管。 2、物品领用需预先填写物品领用单，列明出库物资编号、品名、规格、数量、用途、使用区域等，除有领用人员署名外，还必需有使用部门主管署名。全部物品出库一律凭使用部门开出之物品领用单发货。 3、物品领用单一式三联，其中第一联由仓库作物品发出后记账依据；第二联交由财务部存档（仓库发货后每十天聚集交财务部）；第三联由领料人自存。 4、固定资产领用除需埴写物品领用单外，使用部门应同时登记物品保管清单，仓管人员每个月汇总，上报财务部。财务部每六个月对各部门固定资产进行一次清点。 5、物品领用标准上以旧换新，特殊情况下经部门主管审批后可先领后交，发生多领情况，应主动归还。办公耗材（如铅笔、回形针等）及物料（如水泥、河砂等）领用可不交还旧物直接领用。 6、遇物品丢失、损毁严重等意外情况，无法以旧换新时，价值人民币200元内，经部门主管审批后直接领用。价值人民币200元以上，须由项目经理审批后方可领用。 7、若维修项目中确需新增物品，或因被盗及遗失物品需要补领，必需在物品领用单上注明情况。 8、仓管人员发货时，要坚持按发货程序发货：一查库存量，二先入先出，三当面点清。发货时发货人应在物品领用单上署名并立即登记入账。 9、已领用物资，凡质量、规格不符合使用，应许可使用部门退货。使用部门办理退料销账手续：填写一式三联红字工具领用单，仓库凭红字工具领用单作重新入账依据。若退回是已使用物资，仓管人员应另设账登记、保管。 第八条 物品报废制度 1、仓库物品报废标准： 物品到使用期； 客观原因造成物品工具已无使用价值； 按其它相关要求需报废。 2、报废物品经办人凭其所在各部门主管署名确定物品报废单到仓库办理报废手续。 3、仓库库存物品报废，由仓库管理员负责填写物品报废单，并附报废物品之相关原始材料，包含：入库时间、物品性能介绍、使用时间、使用说明等，报项目经理审批。 4、申请设备报废，须由工程经理申请，经财务部及项目经理审批后方可报废，若设备价值超出人民币5000元，还需报业主委员会或开发商审核后方可报废。 5、设备报废需符合下列情况： 经估计，继续大修后技术性能仍不能满足工艺（工作）要求，同时大修费用相对更新设备较多； 严重影响安全，又无法改造，继续使用可能引发事故； 严重污染环境，危害人体健康进行改造又不经济； 其它需淘汰或更换设备。 6、职员以旧换新旧料（如灯具、阀门等），集中到一定数量作报废处理，对有回收利用价值金属、塑料可集中送至废品回收站，所得款项交财务入账。 7、仓库管理员应定时将报废物品相关财务资料交财务部进行相关账务处理。 第九条 物品盘点制度 1、仓管人员应分品种、规格设账登记多种物品收、发、存情况，仓库内种物品应做到账、物、卡三相符。同时，仓管人员应每个月编制仓库物品存量表（各部门若设载分仓，则各分仓管理人员应于25日前报送当月报表至财务部总仓管理人员查对）。 2、总仓管理人员每个月31日前汇总仓库物品存量表报财务部主管及项目经理。 3、仓管人员在定时盘点库存中，发觉升溢或损缺，应寻求原因，并写出盘盈、盘亏汇报，若差额严重，仓管人员应负担对应责任。 4、仓管人员应制订最高贮备品和最低贮备量定额，数量上不能把握需请相关人员帮助。 5、财务部主管负责监督库房情况，预防出现物品过多、过少、损坏或过期等情况。（各部门设分仓，由各部门主管负担监督其分仓库房之责任。） 6、财务部负责每季实物盘点核查，并将核查结果报项目经理。 第十条 固定资产管理制度 1、财务部主管负责固定资产管理工作组织、实施及监督。 2、仓库管理员负责固定资产分类、登记、管理、盘点及清查。 3、使用部门主管或使用人负责保管和维护。 4、固定资产建账和日常管理 仓库管理员依据入库单，在3个工作日内建立固定资产台账。台账内容包含：资产代码、资产名称、类别、使用部门、存放地点、购置日期、原值、使用年限、月折旧额、累计折旧额、责任人等。 财务部会计应按企业固定资产分类折旧年限表相关要求采取平均年限法按月计提固定资产折旧，平均年限法固定资产折旧率和折旧额计算公式以下： A 年折旧率=（1-估计净残值率）/折旧年限X100% B 月折旧率=年折旧率/12% C 月折旧额=固定资产原值X月折旧率。 净残值率根据固定资产原值3%-5%确定，净残值率低于3%或高于5%，由财务部自主确定。 使用部门主管和使用人因工作岗位调动或离职，应按相关要求办理资产移交手续。 对流动使用固定资产，各部门应完整统计每次使用情况。 对部门和部门之间调整使用固定资产，双方应在调整使用后一个工作日内到财务部办理相关手续，方便于以后资产查对。 出售或外借固定资产，凭项目经理同意相关资料到财务部办理相关手续。 日常报废或丢失固定资产，应由使用部门主管组织相关人员查清原因、提出处理意见，报项目经理同意后到财务部办理相关手续。 闲置和暂停使用资产，由仓库进行统一库存管理；库存资产重新使用前应由相关人员进行检验、保养后，方可投入使用。 5、固定资产盘点和清查 财务部每六个月会同企业各部门主管依据固定资产台账及物品保管清单对各部所管辖资产进行清查。清查内容包含：固定资产数量、固定资产流向、固定资产使用情况及现实状况。 财务部主管在资产清查工作结束后，应依据清查资料编制相关资产报表，在次月30日之前上报项目经理。 6、固定资产清查结果处理 对不能维修或已无使用价值资产，由使用部门填写物品报废单，经相关部门检验验收、财务部门审核、报项目经理同意后，到财务办理报废及除账手续。 如报废资产零配件拆除后或已出售或作为其它资产维修配件使用，应报财务部处理。 各部门要求报废、出售和修理固定资产均须报财务部办理相关手续。 7、固定资产档案保管 固定资产账务档案，每个月由财务部会计分类、整理、归档和装订。 资料经财务部主管审核后，加密在财务部内作长久保留。 第七章 制服管理制度第一条 职员办理完成入职手续后，仓管人员按其所属岗位及其本人提供型号发放制服。 第二条 仓管人员发放前应在制服卡上注明制服种类、数量、编号，发放时要求其本人签收。 第三条 制服存放和领用时，任何人不得无故进入制服存放室。 第四条 职员之间不得随意调换制服，归还时编号必需和发放编号一致。 第五条 未固定发放于某人制服（如大衣等），必需班和班交接清楚（上不清，下不接）。 第六条 行政管理人员制服使用年限为24个月。 第七条 职员因为辞职等原因退回制服时，必需确保制服编号及商标完好无误，若发觉制服有有意损坏或丢失，须照价赔偿。 第八章 固定资产管理制度第一条 固定资产范围： 1、凡使用期在两年以上办公设备、物品均属于固定资产。 2、类别：电脑、办公家俱、办公设备、电脑外设、软件、仓储设备、通讯设备。 第二条 固定资产编号： 1、编号规则：类别名称部门编号。 2、类别代码：AA电脑、BB办公家俱、CC办公设备、DD电脑外设、EE软件、FF仓储设备、GG通讯设备。 3、名称按会计科目编码规则实施。 第三条 固定资产日常管理： 1、行政人事部指定专员建立固定资产台账，每个月25日对固定资产进行盘点并呈报给行政主管。 2、固定资产报增： 各部门因工作需要增加固定资产，填写固定资产采购申请表，后附不少于三家采购报价单，并经项目经理、分管领导、行政管理中心签字确定，交项目行政部。 行政采购人员将固定资产采购到货后由物业行政人事部填制固定资产领用单并编制固定资产编号贴制标示，分配至使用人。以后，将固定资产领用单复印件交行政管理中心。 固定资产领用单原件由物业行政人事部保留。 2、固定资产报减： 使用人向部门经理提出原因或理由，经部门经理同意后，填写固定资产报减单，由行政人事部依据报减单内容对申报降低固定资产进行核查后办理相关手续后，由行政人事部将固定资产降低情况报财务部。 对非正常原因造成报减，由使用人具体写清楚原因，项目经理和分管领导签署意见，行政管理中心签署意见，按用户服务中心相关条文要求实施。 行政人事部指派专员回收已报减固定资产，会同财务部对其进行折价处理。 第四条 固定资产借用和归还： 1、职员离职时须将领用全部固定资产交回企业，由行政人事部按固定资产帐明细清点，有短缺者按价赔偿，行政人事部应立即协调财务部进行帐务处理。 2、如有固定资产暂借，可填写固定资产暂借单，经部门经理、行政人事部经理签字后方可暂借。 3、暂借固定资产不做帐务处理，但要求48小时归还，如到期因工作原因不能按时归还，须向部门经理提交书面情况说明。 第五条 固定资产调拨： 1、企业要求，职员之间不得私自调换自己使用固定资产，如有特殊情况须调换使用，须填写固定资产调拨单，经部门经理、行政人事部经理、项目经理签字后方可进行。 2、行政人事部对已获授权固定资产调拨做变更登记，并由新旧使用人签字确定。 第六条 固定资产维修： 1、使用人须填写固定资产维修（升级）申请单交由行政人事部处理。 2、行政人事部接到申请单需先查询固定资产台帐，确定其维修价值，联络售后服务商。 3、包含维修费用由行政人事部联络财务部共同处理。 4、维修后行政人事部应将固定资产维修（升级）申请单原件交财务部。