试谈招标总部招标项目操作规程样本.doc

招标总部招标项目操作规程（试行）为了规范招标总部招标项目操作，制订本操作规程，请全体人员遵照实施。一、文件审批和盖章以下文件必需以内部请示汇报形式经部门领导审核后报企业领导审批：1、委托代理协议；2、多种协议；3、授权委托书；4、企业要求应由企业领导审批和签署其它文档。以下文件必需填写业务审批单（格式见附件1）经部门领导审批后才能对外发出。业务审批单应打印生成，不得手写。1、代理申请书、资格预审文件、招标文件、澄清文件、评标汇报、在网上公布招标公告、中标（成交）公告、更正公告；2、中标（成交）通知书、评标结果通知书；3、以企业名义对外发出信函、汇报；4、其它需要加盖企业印章材料。二、委托代理协议签署委托代理协议应使用企业范本（北京市政府采购项目应使用北京市财政局范本）。委托代理协议内容有改变，应首先取得部门领导同意方可提交委托方。委托代理协议内容经双方协商一致后，以内部请示汇报形式报企业领导签署。委托协议签署后，员工应将协议正本移交办公室档案管理人员，员工保留副本或复印件在实施卷中，同时将委托协议副本交财会部。办公室档案管理人员将部门全部委托协议正本或复印件统一立案保留。 委托协议交部门领导签字时需按财务部门要求一同递交项目收入、支出预算审批表（附件13）报部门领导立案，相关内容、数据应尽可能具体、正确，作为部门和项目成本核实依据。三、招标编号员工应到办公室档案管理人员处登记和填写招标总部招标编号记录表（格式见附件2）后，由办公室档案管理人员按招标工作管理措施统一编号、发放招标编号。四、开标和评标组织1、开标和评标会场选定开标和评标会场应本着节省够用标准依据项目实际情况考虑安排。通常项目开标和评标应安排在航天信息大厦企业会议室。特殊项目经部门领导同意能够安排在其它地点。为了节省费用，同时也为了方便工作，应尽可能利用会议室。有些项目能够考虑早晨开标，下午评标措施。考虑到开评标会议严厉性，会场只准备简单茶水，不准备水果、点心等，有特殊情况需提前请示部门领导。2、评标会议用餐在航天信息大厦会议室评标项目，员工可依据实际情况考虑外卖送餐形式，标准不超出每人50元（含业主方、教授、相关工作人员）。情况特殊，经部门领导同意，能够安排在航天信息大厦周围饭馆用餐，用餐标准为人均不超出80元（酒水除外），如需酒水需提前争得部门领导同意。在企业外开评标，需经企业领导、部门领导同意，开评标过程掌握节省、圆满、高效、务实标准，尽可能达成业主方满意。3、开标和评标会议准备通常项目开标应由各组三名以上工作人员完成。三名工作人员分别负责主持、接标登记、拆封、唱标、录入等项工作。通常项目评标应由各组二名以上工作人员完成。二名工作人员分别负责主持、投标文件发放、电脑操作等项工作。开标前一天，员工应向部门领导具体汇报开标和评标会议准备和人员安排情况。重大项目开评标需要工作人员较多时，需要提前向部门领导汇报，由领导协调其它各组人员配合工作。开标会议前，应做好以下准备工作：准备工作完成情况1完成开标场地部署，准备好开标程序所需文件、表格工具、设备2依据需要制作和悬挂横幅（突出企业名称、项目名称、招标编号）3提前接通调试计算机、投影仪、打印机、麦克风等设备4部署主席台、签到台、桌签、贵宾席、会场指示路标5准备纸、笔、剪刀、胶带等开标工具6和招标人落实贵宾、领导等参与开标人员和单位情况；落实招标人、投标厂商和招标企业参与开标仪式代表名单，做好相关领导、关键贵宾座位安排、乘坐车辆入门手续、停放位置和接待工作安排7准备好会议议程、贵宾介绍次序，必需时帮助准备领导讲话稿8必需时邀请相关监督机构或公证机构到场监督假如开标会场条件许可，应采取投影方法公开显示北京标按时间（），并以显示北京标按时间为准截标。开标会议议程以下：议程说明1宣告截标2核实投标商授权代表身份和授权书工程招标项目适用3介绍领导和贵宾，介绍开标工作人员4请领导讲话大部分情况能够省略5简单介绍招标文件发售、澄清情况、递交文件情况6请投标商和监督人员检验投标文件密封情况机电产品国际招标项目只核实递交投标文件情况，不检验密封7唱标和统计8请投标商确定和签字9开确保金收据、收条，宣告注意事项评标会议前，应做好以下准备工作：准备工作完成情况1完成评标会场部署2依据需要制作和悬挂横幅（突出企业名称、项目名称、招标编号）3携带政府采购法规文件汇编或北京市政府采购法规文件汇编4根据教授人数准备足够招标文件、签字笔、计算器、初稿纸5提前接通调试计算机、投影仪、打印机、麦克风等设备6落实（如有）录音、录象、摄影7和会人员座位安排、桌签制作和摆放8准备好评标所需全部相关表格，安排好投标文件摆放位置9准备好教授费10向财会借收据，准备好支票收条（提前盖好企业公章）11准备好会议议程和评标注意事项评标会议议程以下：议程说明1宣告评标会议开始2介绍评标委员会组成情况，介绍领导和采购方代表宾，介绍开标工作人员3宣告评标纪律、统一保管通信工具4宣告投标商名单，回避程序5评标委员会组员签署申明书6采购方介绍项目背景情况7简单介绍招标文件发售、澄清情况、投标情况、开标结果，介绍评标工作安排8指定评标委员会组长或由教授推荐国际招标项目通常由招标企业代表担任组长9开始评标10汇总结果11撰写评审意见12发放教授费五、投标确保金管理员工收到投标确保金后，应根据以下程序处理：1、开具现金收据：对于以下形式提交投标确保金，应开具现金收据。1） 银行即期汇票，经审查无误；2） 经过银行电汇和邮局汇款，经核实已经到帐；3） 现金；4） 已入帐转帐支票。2、开具收条：对于以下形式提交投标确保金，如投标商要求，能够开具收条（格式见附件3）。1） 转帐支票；2） 远期银行汇票；3） 银行保函。3、制作投标确保金记录表：开标结束后，员工应制作投标确保金记录表（格式见附件4），作为实施卷内容保管。4、投标确保金入帐：以下投标确保金必需入帐。1）金额达成5000元以上；2）中标商投标确保金；3）投标人4个及以上项目；4）现金和汇票形式提交。未入帐支票应装入专门信封，信封标明项目名称和标号，密封后将信封存入财务处保险柜，并进行登记。5、评标结果公告后，员工应于五个工作日内通知未中标投标人领取投标确保金（保函）。投标人办理领取投标确保金手续时（保函除外），应由其企业财务部门开具对应金额收据或资金往来发票，交我企业财务部门。投标人领取投标确保金（保函）时，应退回我企业开具收条，并在投标确保金记录表上签字。五、收据管理收据应专员专用、专题专用。员工应于开标前两日内向财会部借收据。开标后两日内向财会部归还收据。员工所借收据应妥善保管，不得转借其它组员工使用。具体借还、保管由各组组长亲自负责。六、成交结果登记和收取中标服务费员工在每个项目评标完成后（谈判完成后），应立即填写成交结果和收取服务费通知单（格式见附件5），交办公室档案管理人员。收取中标服务费由员工负责（包含制单、开具服务费发票、退还多出投标确保金、通知中标人办理手续等）。中标服务费收取时间由员工通知财务人员和各组组长。项目实施结束后（档案存档后），员工（项目责任人）将根据招标员工业绩统计表（附件14）填写相关信息，向部门经理汇报。各组组长每个月5日前，制作部门当年累计招标任务进度表（格式见附件6），报部门经理汇总。七、教授费管理1、使用教授数量（包含采购方教授）1）政府采购项目招标评标教授，项目金额300万元以下为5人，300万元以上为7人。特殊情况请示部门领导同意后按例外处理。2）政府采购项目竞争性谈判、询价和单一起源谈判小组教授为3人。特殊情况请示部门领导同意后按例外处理。3）招标文件评审教授为2-3人（国际标为3人）。2、教授费标准：依据国家相关要求，教授费统一按以下标准发放。1）、在建筑市场进行资格预审和评标，半天400元/人，一天800元/人，超出半天但不足一天在400-800元/人之间酌情处理。2）、其它项目以会议形式进行招标文件评审、资格预审和评标，不足半天最多400元/人，超出半天但不足一天500元/人，超出一天合适增加，最多800元/人。半天指早上开始午餐以前结束或下午开始晚餐以前结束；一天指早上开始晚餐以前结束或下午开始晚上10：00以前结束。3）、因投标商不足未能开标项目，如教授已经到场，按200元/人发放交通费。4）、备选教授已经到场但未能参与评标，根据300元/人发放。5）、机电产品国际招标审核招标文件，依据技术难度合适掌握。通常审核文件内容2页以下300元/人，3-5页400元，最多500元/人。6）、对采购方工作人员不发放教授费。特殊情况经事先请示部门领导同意后，根据指示办理。7）、我企业专门聘用技术人员，根据聘用手续签署临时聘用协议后，支付技术咨询费。聘用技术人员领取技术咨询费时，应根据财务要求办理相关手续。8）、教授领取教授费时，应填写领取教授费记录表（格式见附件7a）。机电产品国际招标审核招标文件教授领取教授费时，应填写领取教授费记录表（格式见附件7b）。领取教授费记录表应将教授姓名和领取金额填写完整，教授只填写身份证号码和签字。9）、经部门领导同意向采购方工作人员发放教授费，应由员工代其填写领取教授费记录表，并如实登记相关信息。10）、以上教授费实际发放标准应事先或在实际发放前取得部门领导同意。八、文件格式管理1、招标公告、更正公告、中标公告、成交结果公告格式政府采购项目招标公告、更正公告、中标公告、成交结果公告等一律根据北京市财政局要求格式实施。机电产品国际招标项目和建设工程项目标上述公告，根据商务部和建筑市场要求格式实施。2、中标通知书和评标结果通知书格式（格式见附件8、附件9）中标通知书和评标结果通知书应根据标准格式制作。已经上网公告结果项目不再向未中标投标商发评标结果通知书。未上网公告结果项目可向未中标投标商发评标结果通知书。3、招标文件格式政府采购项目招标文件应根据统一范本制作。编写时应依据项目特点和采购方需求合适调整。再次为一个单位编写招标文件时，应使用我部门原始范本招标文件改编。机电产品国际招标项目和建设工程项目标招标文件，根据商务部和建筑市场要求格式实施。4、评标汇报格式政府采购项目评标汇报应根据统一范本制作。评标汇报应全方面叙述评标过程，对评标委员会作出决定应如实反应。评标汇报应以评标委员会名义编写和落款。机电产品国际招标项目和建设工程项目标评标汇报，根据商务部和建筑市场要求格式实施。九、费用报销管理1、业务招待费仅用于招待业务单位使用。员工因业务需要招待用户时，应事先取得部门领导同意。业务招待费应本着勤俭节省和少花钱、多办事标准使用。业务招待费报销时，应在报销单据上注明招待对象单位、姓名、职务、原由等。2、其它请款、报销均根据企业财务要求标准实施。十、项目存档统计员工应根据程序要求，将相关业务活动信息立即录入电脑，作为个人业务统计和企业业绩统计统计，每个月向各组组长汇总，并由各组组长向部门领导汇报。十一、档案管理1、员工应建立业务实施卷，妥善保留和保管全部和项目实施相关文件、来往信函、协议文本、会议资料等。实施卷应保留内容见业务实施卷档案目录（附件10）。2、项目招标（如实施协议还包含实施工作）工作完成后，应认真整理业务实施卷资料，制作业务档案目录。3、业务实施卷由员工交办公室档案管理人员保管十二个月，根据企业档案管理要求入库，并办理交接手续。依据政府采购法要求，业务实施卷最少保留十五年。4、未中标人投标文件保留一份正本（如采购人保留正本时可保留副本），存放在企业档案库。未中标人投标文件最少保留二年。十二、办公用具管理办公室办公用具管理人员统一负责招标总部办公用具管理，包含笔记本计算机、打印机、投影仪、打印机耗材、开标箱、计算器、多种文具和招标总部购置其它用具。员工在开标前借用笔记本计算机、打印机和投影仪、开标箱或领取文具时，应填写借条（格式见附件11）在办公室办公用具管理人员处登记，用完后应立即归还。如所借工含有丢失、破损等问题，均由借用人照章赔偿。十三、文件印刷装订管理招标总部统一指定文件承印单位。员工印刷文件前，应填写文件印刷装订申请单（格式见附件12），经部门领导签字后方可通知承印单位印刷和装订。文件印刷应尽可能选择经济实用方法。通常文件应采取70g一般纸双面印刷和一般装订方法。供评标和评审用一次性文件可不装订。本操作规程从二八年九月一日起在招标总部试行。附件1：业务审批单（卷内存档联）员工姓名 日期： 月 日审批文档类别代理申请书 招标文件 资格预审文件澄清文件 评标汇报 多种公告 中标（成交）通知书 信函、汇报其它文件文档名称是否用印是 否用印份数一份审批意见领导签字日期 业务审批单（经理办公室存档联）员工姓名日期： 月 日审批文档类别代理申请书 招标文件 资格预审文件澄清文件 评标汇报 多种公告 中标（成交）通知书 信函、汇报其它文件文档名称是否用印是 否用印份数一份审批意见领导签字日期附件2：招标总部招标情况记录表组号：组长： 项目名称业主单位名称资金起源采购内容项目金额分包数量采购方法招标编号项目 责任人实施情况注：实施情况填项目追踪中、签署协议、发公告、发招标文件、开标（计划开标时间）、中标公告、已归档等。附件3：收 条现收到 企业提交作为 项目投标确保金（支票汇票保函现金）一张（份）。（支票/汇票/保函/现金）金额 元，其中（支票/汇票/保函）编号为 ,现金(是否)查验。特此证实。中经国际招投标企业（加盖公章）日期：附件4：中经国际招投标企业投标确保金记录表项目名称：招标编号： 开标时间： 年 月 日投标商名称确保金金额确保金形式确保金对应包号确保金是否入帐应退金额领取人签字附件5：成交结果和收取服务费通知单项目名称： 招标编号： 项目性质： 货物 服务 工程包号包内容中标商名称中标金额中标服务费金额￥ 元 累计金额 注：取费标准根据 国家标准 国家标准下浮 % 其它（ ）员工： 附件6：招标总部当年累计招标任务进度表序号项目名称/包名称项目金额（万元）开标日期中标商名称中标金额（万元）应收服务费金额（元）服务费收取情况员工已收金额（元）待收金额（元）拟收回时间累计制表时间： 员工：附件7a：中经国际招投标企业领取教授费记录表项目名称：招标编号： 时间：教授工作内容：（审核招标文件/资格预审/评标/其它）教授姓名领取金额身份证号领取人签字注：教授姓名和领取金额应由工作人员提前录入。 附件7b：中经国际招投标企业领取教授费记录表项目名称：招标编号： 教授工作内容：（审核招标文件）教授姓名领取金额身份证号领取人签字领取时间注：教授姓名和领取金额应由工作人员提前录入。附件8：中标通知书企业:在我企业组织 项目(招标编号： )招标中，经评标委员会推荐和招标人同意，你单位被确定为本项目标中标人。请据此于二 八年 月 日前，根据招标文件要求和招标人签署采购协议。中标金额：￥ 元质量标准：合格工期： 日历天中经国际招投标企业 二八年 月 日附件9：评标结果通知书各相关单位:由我企业组织招标 项目(招标编号： )，评标工作已经完成。经评标委员会推荐和招标人同意，确定中标结果以下：感谢贵单位主动参与本项目投标和为此而付出努力。中经国际招投标企业 二 年 月 日 附件10：业务实施卷档案目录序号档案名称1立项批复2委托代理协议3采购人技术需求资料4招标文件论证意见5采购人对招标文件确实定资料6招标文件7招标公告（附打印网页）8招标文件发售/下载统计9招标文件补充文件或澄清文件10供给商收到补充或澄清文件确定资料11评标实施细则/评标规则/评标工作手册12评标委员会组建资料（含备选教授）13投标统计表14中标供给商投标文件15开标和唱标统计表16评委签到表17评委对评标纪律承诺资料18评标过程中中标供给商澄清文件19评委个人打分表和评分汇总表20评标汇报（附评标委员会意见）21采购人对评标结果确实定文件22中标结果公告（附打印网页）23中标通知书24落标通知书25供给商质疑材料、处理过程统计及回复26供给商投诉书、投诉处理相关文书、投诉处理决定27公证书（公证项目）28政府采购协议29投标确保金记录表30来往信函/电话统计31内部请示汇报32代理费发票复印件33评标过程表格34教授费支出表35其它相关文件附件11：借 条组号：借用人： 日期： 月 日项目名称 用途开、评标 资格预审谈判 答疑会 其它会议计划使用时间计划归还时间所借工具笔记本计算机台投影仪台打印机台工具箱个小推车个其它工具工具箱包含：签字笔： 支 铅笔： 支 橡皮： 2块计算器： 5个 剪子： 1把 小刀： 1把宽胶条： 1卷 网线： 1根 订书器： 1个订书订： 1盒 接线盒： 1个 碳素笔： 1个其它说明： 所借工具及工具箱内物品归还时查对数目，丢失、损坏照章赔偿。签字： 附件12：文件印刷装订申请单员工姓名： 日期： 月 日项目名称 文件类型招标文件 资格预审文件代理申请书 评标汇报 其它文件（文件名： ）下达任务时间要求完工时间计 价（元）黑白复印（打印）页总价彩色复印（打印）页总价装订册数量册总价其它项目总价累计总价说明装订形式：精装 胶状 圈装 不装订印刷方法：单面印刷 双面印刷纸张： 70g单面（0.12元） 70g双面（0.22元）纸张颜色：其它说明：领导签字日期