省行政复议档案管理规定样本.doc

云南省行政复议档案管理要求

第一章总  则
    第一条  为加强行政复议档案科学管理，实现行政复议案件材料立卷归档和档案管理工作标准化、规范化,依据《中国档案法》、《中国行政复议法》等相关法律、法规要求，结合本省实际，制订本要求。
    第二条  本要求所称行政复议档案是指行政复议机关或行政复议机构在办理行政复议案件时，从申请人提出申请、受理、审查到结案等活动中直接形成，以文字、图表、声像、电函等形式表现历史统计。
    第三条  本省各级行政复议机关及具体办理行政复议事项行政复议机构，均须按本要求做好行政复议案件材料立卷归档管理工作。
    第四条  行政复议机关和行政复议机构应该设置专门场所，指定专员负责行政复议案件档案管理。
    第五条  行政复议案件档案，按年度实施每案立专卷，一案一号方法进行整理，依据文件材料形成规律，保持文件材料之间有机联络，遵照区分不一样价值分类，便于安全保管、利用标准。
    第六条  各类行政复议案件法律文书打印件必需用国际标准A4型纸打印。需要手写，书写文字应用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁，字体要求整齐、清楚。
    第二章  文件材料搜集、整理
    第七条  行政复议机构在受理行政复议案件后，案件承接人员即开始搜集、整理和本案相关证据、依据和相关材料，在案件办结以后，要认真检验该案文书材料是否搜集齐全，若发觉案件文书材料不完整，应该立即补齐或采取补救方法，并剔除和本案无关文书材料。
    第八条  立卷归档行政复议案件材料，只留存一份原件立卷为正本，多出决定书及其它文书材料，能够另立一卷为副本，副本可按正本收录文书材料立卷，缺者可复印补足。
    第九条  由行政复议机关向人民法院申请实施案件材料，可和原行政复议案卷合并立卷归档。
    第十条  下列行政复议案件材料不属于归档范围，由案件承接人依据档案管理和保密法规相关要求自行销毁或保留：
    (一)没有参考价值信封、工作材料;
    (二)内容相同重份文书材料;
    (三)法律、法规、规章及规范性文件复制件;
    (四)和行政复议案件无关其它文书材料。
    第十一条  行政复议案件文书材料次序排列：
    (一) 案卷封面;
    (二) 卷内目录;
    (三) 行政复议决定书（正件及原件）；
    (四) 规范性文件审查处理决定；
    (五) 行政复议终止通知书（正件及原件）；
    (六) 行政复议案件受理审批表;
    (七) 行政复议申请受理通知书;
    (八) 责令受理或直接收理行政复议通知书；
    (九) 行政复议申请补正通知书；
    (十) 行政复议申请书；
    (十一) 申请人提交证据清单及证据材料；
    (十二) 申请人和委托代理人身份证实及授权委托书；
    (十三) 行政复议被申请人回复通知书；
    (十四) 行政复议被申请人回复书；
    (十五) 被申请人提交证据清单及证据材料；
    (十六) 被申请人法定代表人和委托代理人身份证实及授权委托书；
    (十七) 第三人参与行政复议通知书；
    (十八) 第三人提出书面意见书；
    (十九) 第三人提交证据清单及证据材料；
    (二十) 第三人和委托代理人身份证实及授权委托书；
    (二十一) 规范性文件处理转送函；
    (二十二) 停止实施通知书；
    (二十三) 行政复议案件延期审批表、决定延期通知书；
    (二十四) 行政复议中止及恢复审查通知书；
    (二十五) 行政复议问询、调查笔录及调查核实相关材料；
    (二十六) 行政复议案件请示、汇报、处理提议及批复等材料；
    (二十七) 责令推行行政复议决定通知书；
    (二十八) 多种行政复议文书送达回证；
    (二十九) 强制实施申请书；
    (三十) 行政复议违法行为处理提议书；
    (三十一) 行政复议结案汇报表；
    (三十二) 行政复议案件备考表（封底）。
    有其它行政复议案件材料需要入卷，按逻辑次序合适确定编排位置。
    第三章  卷内文书材料编目和装订
    第十二条  卷内文书材料按排列次序，依次用阿拉伯数字编写页号，页号应该用铅笔填写在有文字每页材料正面右上角、后面左上角。封面、卷内目录、封底不编页号。
    第十三条  卷内目录应该按行政复议案件文书材料排列次序逐件填写，卷内目录由次序号、文号、责任人、题名、日期、页号、备注等项目组成。
    第十四条  《备考表》印制在案卷封底上。相关卷内文书材料情况说明，应该逐项填写在《备考表》内，若无情况说明，也应将立卷人、审核人姓名及立卷时间填上以示负责。
    第十五条  案卷封面按要求逐项填写。行政复议机关是人民政府部门，注明本部门名称。案由要用简明、正确法律术语填写。申请人、被申请人、第三人应该注明全称。行政复议请求、结果、日期，应依据案件实际简练、明了地填写。
    第十六条  案卷封面、卷内目录要用钢笔或毛笔按要求项目逐项填写齐全或用计算机打印。字迹要规范、工整、清楚，打印编排要符合规范要求。
    第十七条  案卷装订前应该做好下列事项：
    (一) 破损或字迹模糊文书材料应修补或复制，复制件应置于原件前面；
    (二) 大于A4标准规格纸张应折叠，小于A4标准规格纸张应托裱；
    (三) 案卷装订不得压住字迹或图画；
    (四) 需要附卷保留信封，要打开展平加贴衬纸,邮票不得撕揭；
    (五) 外文及少数民族文字材料应附标准汉语译文；
    (六) 文书材料上金属物必需剔除，以防锈蚀。
    第十八条  每卷厚度以不超出15毫米为宜。材料过多，应该按次序分册装订。
    第十九条  案卷采取三孔一线左侧装订，长度160毫米左右为宜，并在卷底装订线结扣处粘贴封志。
    第四章  档案保管期限
    第二十条  行政复议案件档案保管期限要求为永久、定时两种。
    凡含有长远查考和利用价值行政复议案件档案，应该列为永久保管。
    凡在较长时期内含有查考和利用价值行政复议案件档案列为定时保管，保管期限依据关键程度分为20年或五年。
    第二十一条  属于以下行政复议案件档案作为永久保管：
    （一）和自然资源使用权、全部权相关；
    （二）包含民族、宗教内容；
    （三）包含企业经营权、股权、和企业吞并、分立、改制、上市、各类民事主体重大不动产投资；
    （四）关键组织撤销、变更、设置、改组等事宜和其它和财产权、身份权相关；
    （五）在当地域、本部门有重大影响；
    （六）重大涉外行政复议案件；
    （七）含有代表性、经典性和研究讨论价值；
    （八）案情或案由为新类型，或就该案法律适用问题、事实认定问题有重大争议，和对于该案法律适用或解释、事实认定问题请示过上级行政复议机关、有权机关；
    （九）其它需要永久保管行政复议案件。
    第二十二条  属于以下行政复议案件档案应该列为定时保管：
    （一） 影响时效性短、影响面小、利益冲突小行政复议案件，保管期限为五年：
    1、不服轻微行政处罚；
    2、不服轻微行政强制方法；
    3、未造成重大损害后果行政不作为；
    4、其它适适用于短期保管档案。
    （二） 不适适用于上述永久保管或五年期保管条件其它行政复议档案，保管期限为20年。
    第二十三条  行政复议案件档案保管期限，从行政复议案件办结或终止行政复议后第二年起算。
    第五章  归档和移交
    第二十四条  行政复议案件结案后三日内，案件承接人应该立即对案件全部材料进行整理、装签订卷。结案后15日内，应该向本单位档案管理人员移交档案。
    行政复议机关应该定时向同级国家综合档案馆移交行政复议档案。
    第二十五条  随卷归档声像材料，应在每盘（张）材料上注明当事人姓名、事由、档案编号、参见号、录（摄）制人、录（摄）制时间等，逐盘（张）登记造册归档，单独存放保管，并依据保管期限定时复制。
    第二十六条  凡纸张类行政复议案件证物，应装订入卷，不能附卷保留应该拍摄成照片并附卷，原物按相关要求经领导审批后处理。
    第二十七条  卷内文书材料包含国家秘密、商业秘密和个人隐私,应该列为密卷,归档时在案卷封面右上角加盖密级章。密级确实定、变更、解密，依据《中国保密法》及其实施措施要求办理。
    第二十八条  案卷号从1开始，按结案时间次序编制。档案管理人应该按归档次序立即填写档案案卷号。案卷目录按保管期限分类填写，并分类编排。
    保管期限代码分别用“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ”表示永久、20年、五年等三种保管期限。保管期限代码和案卷号组合方法为：“保管期限代码-案卷号”。
    第二十九条  移交档案应由移交人和接收人进行验收登记，认真查对档案材料后署名并注明日期。
    第六章  查阅和保护
    第三十条  行政复议档案通常不外借。行政复议机关、机构工作人员因相关工作需要，能够查阅档案。查阅档案应该办理查阅手续，当场查阅，当场归还。
    第三十一条  上级机关、司法机关需要调阅档案，应该支持。由行政复议机关联络相关工作人员，向本单位档案保管室办理借出手续，送需要调阅机关，并负责和调阅机关联络归还档案。
    第三十二条  查阅、调阅列为密卷档案必需经行政复议机构责任人签字同意，方可办理查阅、调阅手续。
    第三十三条  查阅人不得将所查阅档案材料自行复制或转借她人。
    第三十四条  档案库房应该专用，并符合存放档案防护标准。档案管理人员应定时对档案进行检验和清点，发觉问题立即采取补救方法。
    第七章  附则
    第三十五条  行政应诉案件文书立卷归档，可参考本要求办理。
    各级人民政府及其部门和行政执法组织应该根据本要求，并依据档案管理法律、法规，结合本单位实际情况，建立健全本单位内部行政复议和行政应诉档案管理制度。
    第三十六条  本要求自二○○六年一月一日起施行。