《商务礼仪与沟通》项目4商务会议与仪式礼仪.pdf

商务礼仪篇商务会议与仪式礼仪商务礼仪与沟通项目四项目导读在商务活动中，商务人员时常需要组织或参与各种会议、出席各 类仪式活动。而不同的会议或仪式活动对商务人员的言行举止有着不 同的要求。商务人员只有掌握会议及仪式活动的礼仪，注意会议及仪 式活动中的惯例和细节问题，才能够给交往对象留下良好印象，为企 业树立良好的组织形象。那么，商务人员在组织或参与会议时分别应遵守哪些礼仪规范，在组织或出席各类不同的仪式活动时又该遵守哪些礼仪规范呢？基于 以上问题，本项目详细介绍了会议的组织礼仪和与会者礼仪，以及签 字仪式、开业仪式、剪彩仪式等仪式活动的礼仪。任务目标知识目标熟悉会议的准备与组织工作，掌握不同类型会议的座次礼仪及 参加会议时应遵守的礼仪规范熟悉签字仪式、开业仪式及剪彩仪式的筹备工作和基本程序熟悉签字仪式、开业仪式及剪彩仪式的礼仪规范技能目标能够按照相关礼仪规范参加、策划、组织各种商务会议能够按照相关礼仪规范参加、策划、组织签字仪式、开业仪式及剪彩 仪式等活动素养目标 树立职业意识，培养爱岗敬业、吃苦耐劳的品质 提升忠诚担当的政治品格，树立团结协作的工作作风，培养灵活应 变的能力项目导航目引导案例研讨会上的明星长荣公司被邀请参加一个研讨会，这次研讨会将有很多商界知名人士及新闻界人士参 加。长荣公司的总经理特意安排他很器重的助理小杨作为公司代表前去参加。会议当天，小杨睡过了头，等他赶到现场时，会议已经进行了20分钟。他急急忙忙 地推开会议室大门，不小心碰倒了会议室门口的花盆，花盆倒地发出一声脆响，这让他 一下子成了会场上的焦点。刚坐下不久，小杨的手机铃声响起，肃静的会场上播放起了 摇篮曲。这次，小杨简直成了研讨会上的明星。研讨会结束后，长荣公司总经理就 让小杨另谋高就了。,思考.长荣公司总经理为什么让助理小杨另谋高就了？参加会议时，我们应遵守哪些礼仪规范？J任务一掌握会议礼仪一、会议组织礼仪（一）会前准备1.确定会议主题会议主题是会议的指导思想，它 是拟定会议的内容、任务、形式、议程、期限、出席人员等的前提。在通常情况下，会议的主题可以直 接通过会议名称体现。一、会议组织礼仪（一）会前准备2.确定与会人员名单根据会议的内容、性质和任务,科学地确定出与会人员名单。确定 名单时，应当剔除一切与会议无关 的人员。这样做的目的在于保证整 个会议气氛不被搅乱，以便取得理 想的会议效果。一、会议组织礼仪（一）会前准备3.下发会议通知会议组织者应提前向与会者下发会议 通知。会议通知可以采取书面、口头、电 话、邮件等方式。会议通知应包括以下内容：会议名 称；会议主题和内容；会期（会议 起止时间）及报到时间；会议地点；与会要求，即与会者应携带的材料、应支 付的费用、应准备的生活用品等。一、会议组织礼仪(二)会场布置(1)大型会议的与会人数众多，所以会场上通常应分设主席台和群众席。主席台的座次。后排一 前排 主席台群众席一后排 口 前排“主席台群众席1.进行座次安排(a)每排人数为单数时的座次排列(b)每排人数为双数时的座次排列一一、会议组织礼仪(二)会场布置群众席的座次。主席台“(a)横向排列主席台(b)纵向排列1.进行座次安排通常，面向主席台横向排列座次时，前排座位尊于后排；纵向排列座次时,中列的座位尊于两侧，右侧尊于左侧。一、会议组织礼仪(二)会场布置(2)小型会议的座次礼仪。1 1正门(a)会议桌正对正门时的座次排列1.进行座次安排无主客之分的座次排列一、会议组织礼仪(二)会场布置(2)小型会议的座次礼仪。客人客人，v主人*一】正门主人=正门口(a)会议桌横着摆放时的座次排列(b)会议桌竖着摆放时的座次排列-1.进行座次安排有主客之分的座次一、会议组织礼仪（二）会场布置将会议所需的各种设备（如音像设备、多媒体设备、照明设备、通风设备等）和 用品（如签到簿、笔、笔记本、文件夹、座位签等）摆放到会场的相应位置，并对 设备进行调试检查。止矽卜，还应在会场的显眼位置悬挂标 语、横幅、旗帜或会标等。2.布置相关物品一、会议组织礼仪（三）会中组织安排人员做好会场内外的接待工作，组织与会者签到，并及时、准确地统计到 会人数。同时，安排人员做好会议记录及 奉茶工作。一.会议组织礼仪（四）会后收尾会议结束后，应对与会议相关的一切图文、声像材料进行收集、整理、汇总、归档。对于公司内部会议以外的会议，会议组织者可向与会者赠送具 有会议主办方特色的礼品，并可组织与会者摄影留念，以加强业务 联系、促进商务往来。同时，为外来的与会者提供一切力所能及的帮助协助其返程。二.与会者礼仪（-）主持人礼仪1.熟悉议程主持人在接到主持任务后，要认真研究所 主持的会议，弄清会议的目的、主题、会议的 发言者及发言题目、用时等相关情况，从而熟 悉会议议程，把握会议走向，预测会议效果，并据此设计出主持人的串联词,为主持工作做 充分的准备。二.与会者礼仪（-）主持人礼仪2.仪态端正主持人应衣着整洁、大方庄重，走上主席 台时应步态稳健有力、精神饱满。如果站立主 持，应双腿并拢、腰背挺直。持稿时，右手持 稿子的中下部，左手五指并拢自然下垂；双手 持稿时，应与胸齐高。坐着主持时，应坐正挺 直，双臂前伸，双手轻按于桌沿。二.与会者礼仪（-）主持人礼仪3.言谈得体主持会议时，应当口齿清楚、发音准确，并简明扼要地表述会议事项。在会议进行过程 中，不可与会场上的人员寒暄、闲谈。二.与会者礼仪(-)主持人礼仪4.控制会场(1)主持人应按既定的顺序推动会议活动的进展，不得随意变动议程顺序，同时,严格把握会议的起止时间，不随意拖延或提前。(2)引导与会者积极讨论或发言，当讨论、发言的内容偏离会议主题，或者讨论、发言的时间超出限定范围时，应当礼貌地提醒。(3)就发言内容进行提问并做恰如其分的评价，同时对发言人表示礼节性的肯定 或感谢。(4)根据会议性质适当地调节会议气氛(或庄重、或热烈等)，以实现会议的预；期效果。(5)安排会间休息时间，并明确休息时间的具体长度。(6)在会议结束前，对会议情况做简单的总结，并宣读会议达成的决议。(7)会议结束时，对为会议提供了帮助的人和协助组织会议的工作人员表示感谢。二.与会者礼仪（二）发言者礼仪1.发言准备一是准备发言稿。在准备发言稿时，要了解会议的主题、与会 者情况等。发言稿要观点明确、中心突出，主张合理、层次清楚，逻辑缜密、以理服人。二是修饰仪表。在发言之前，发言人一定要抽出时间，对个人 仪表进行修饰，如头发要梳理整齐，着装要干净、整洁大方。二.与会者礼仪(二)发言者礼仪2.发言礼仪(1)正式发言人的礼仪规范：走上主席台时，应步态自然，并体现出自信的风度。走上主席台后，首先应面向群众席，扫视全场，与在座的听众进行目光交流，然后诚恳、恭敬地向 听众鞠躬或点头致意，稍后便可开始发言。发言时，应口齿清晰、发音准确，简明扼要地表述发言内容，若是书面发言，还应时而抬头扫视会 场，切勿旁若无人地低头念稿。发言完毕，应向听众表示谢意，然后退下主席台回到原座位。(2)自由发言人的礼仪规范：注意发言顺序，遵守发言秩序，不可争抢发言。发言时，应口齿清晰、观点鲜明、内容简短。与他人有分歧时，应态度平和，以理服人。二.与会者礼仪（三）会议参加者礼仪 衣着整洁、仪表大方、按时到会，并按会议主办方安排 的座次入座。保持会场安静，做到关闭手机或将手机调为静音，不拨 打或接听手机，不大声喧哗，不交头接耳，等等。保持得体的仪态，切勿做出不雅行为，如打哈欠、伸懒 腰、打瞌睡、掏耳挖鼻、挠头打嗝等。会议进行时，不要随意走动或出入。若确实需要暂离座 位，则应轻手轻脚地进行，尽量减少对发言者和其他与会者 的影响；若需要长时间离席或提前退场，则应向会议主办方 说明理由并表示歉意，在征得同意后方可离开。他人发言时，应认真倾听，并记下与自己工作相关的内 容。当他人发言结束时，应向发言者致以热烈的掌声，以表 示赞赏和感谢。任务二掌握仪式礼仪一、签字仪式礼仪（一）签字仪式的准备1.准备待签文本 待签文本的准备一定要严谨、慎重。签署涉外合同时，通常按照国际惯例确定文本的语言文字，具体情况有 如下两种：双边签约的签字文本应同时使用双方法定的官方语言文字撰写,必要时还可以使用国际通行的第三方文字，如英文、法文等；多边签约的 签字文本应使用经各方协商确定的语言文字撰写。待签文本应用白纸印刷并装订成册，再配以封皮，以示郑重。一.签字仪式礼仪(-)签字仪式的准备2.确定出席人员(1)主签人。主签人是签字仪式上的主要角色，其可由各签约方参与谈 判或洽谈的主谈人担任，也可由各方更高级别的领导人担任。需要注意的是,双方主签人的身份应大体相当。(2)助签人。助签人是指在签字仪式过程中帮助主签人翻揭待签文本、指明签字之处的人。助签人必须了解签约各方的谈判或洽谈过程，清楚待签 文本的整理、起草和制作情况，并非常熟悉助签业务。(3)陪同人员。出席签字仪式的陪同人员，主要是参加谈判或洽谈的全 体人员，人数以相等为宜。一、签字仪式礼仪（一）签字仪式的准备3.选择签字场地 签字场地即正式举行签字仪式的场地，其通常应根据参 加签字仪式的人员人数和合同内容的重要程度来确定。签字场地可以选在庄重严肃、宽敞明亮的专用的签字大 厅进行，也可以选在客方所住的宾馆或主方的会客厅进行。签字场地的选择应当由签约各方协商确定，任何一方自 行决定后再通知其他各方的行为都属于失礼行为。一、签字仪式礼仪（一）签字仪式的准备4.布置签字厅 签字厅的布置通常由 主方负责操办。布置签字 厅的总体原则是庄重、整 洁。一般在签字厅内设置 一张长方形桌作为签字桌,桌面上铺深色台布，并摆 放好待签文本、签字笔、吸墨器等。客方随席人员客方助O 签人主方随席人员客方主签人主方主签人O主方助 签人较 桌拿子I I正门一.签字仪式礼仪（二）签字仪式的程序1.仪式开始签约各方的全体出席人员进入签字厅，按照顺序在指定的 座位入座。2.签署文本开始签字时，助签人应站在相应位置协助翻揭文本并指明 签字之处。由主签人在己方保存的文本上签字，然后由助签人 员合上文本，在签字人的身后相互交换文本，双方主签人分别 在对方保存的文本上签字。一、签字仪式礼仪（二）签字仪式的程序3.交换文本各方签字人员起立，相互交换文本并握手致意。此时，全场出席人员应热烈鼓掌，以表祝贺。一、签字仪式礼仪（二）签字仪式的程序4.举杯庆贺签约各方的相关人员，尤其是各方主签人应接 过一杯由礼宾小姐端上来的香槟酒，与他方的主签 人及相关人员一一碰杯并当场饮用，然后高举（以 齐于眼部为宜）酒杯示意，相互道贺。5.退场签字仪式结束后，主方应先请签约各方的最高 领导人退场，然后请客方人员退场，最后主方人员 退场。整个仪式所用的时间以半小时为宜。二.开业仪式礼仪（一）开业仪式的准备.舆论宣传在开业仪式正式举行的前3 5天，开业单位应向 社会各界宣传开业仪式的举办时间、举办地点、企业 的经营范围和特色、开业之际对顾客的优惠情况等，以吸引社会各界人士的关注，争取被认可和接受。舆论宣传的方式主要有以下几种：在单位建筑物周围设置醒目的条幅、广告语、宣传画等进行宣传；向公众散发广告单页进行宣传；利用报纸、杂志及网络等媒介进行宣传；运用广播、电视等媒体进行宣传。二.开业仪式礼仪(一)开业仪式的准备(1)邀请的人员。地方领导、上级主管部门 与地方职能管理部门的领导、合作单位的领导、同行单位的领导、社会团体的负责人、社会名人、媒体人员等，都是邀请考虑的重点。(2)邀请的方式。邀请来宾时，可以采取电 话、传真、发邀请函等方式进行。(3)邀请的时间。邀请工作应至少提前一周 完成，以便被邀请者早做安排。2.来宾邀请二.开业仪式礼仪（一）开业仪式的准备 在举行开业仪式的现场，一定要有专人负责来宾的接待服务 工作。此外，要为来宾准备好专 用的停车场、休息室和饮食等。3.接待服务二.开业仪式礼仪（一）开业仪式的准备4.场地布置 开业仪式多在开业现场举行，可以是正门之外的广场，也可以是正 门之内的大厅。按照惯例，举行开业 仪式时，宾主一律站立，所以一般不 设主席台。止匕外，还应当在醒目处摆放来 宾赠送的牌匾、花篮等；二.开业仪式礼仪（一）开业仪式的准备仪式举行前，应事先准备 一些礼品，以便赠给届时参加 仪式的来宾。所赠礼品应突出宣传性、价值性和实用性。5.礼品准备二.开业仪式礼仪（一）开业仪式的准备拟定开业仪式程序应坚持以下两条原则：时间宜短不宜长。一般来说，应以1个小时为宜。程序宜少不宜多。6.程序拟定开业仪式方案长远大酒店开业庆典庆典开始时间：2021年3月6日上午9点地点：长远大酒店西江厅名称：长远大酒店开业庆典剪彩仪式简介：长远大酒店于3月6日在酒店所在地隆重举行开业剪彩仪式，届时会有许多商业人士、新闻媒体及市政府领导出 席。在剪彩仪式结束之后,我们将邀请来宾参观长远大酒店，使大家了解酒店在饮食、娱乐、住宿等方面的配套设施、服务功能和服务特色。同时，酒店准备了丰盛的午宴款待各位嘉宾，届时请各位尽情享用。活动安排：9:00-9:30 9:30-9:40 9:40-9:45 9:45 9:509:5010:10 10:10-11:0011:00-12:30礼仪人员迎宾。主持人宣布开业仪式正式开始，首先介绍主办方活动宗旨，接下来介绍与会嘉宾。主持人邀请酒店负责人王总经理上台致辞。主持人邀请市政府领导上台致辞。主持人邀请嘉宾剪彩。主持人宣布剪彩仪式结束，邀请嘉宾参观长远大酒店。在长远大酒店设宴，请嘉宾共进午餐。二.开业仪式礼仪（二）开业仪式的程序1.迎宾礼仪人员就位在会场门口迎接来宾，待来宾签到后，引导来宾就座。2.典礼开始主持人宣布开业仪式正式开始，全体起立，鸣放鞭炮，奏乐。之后，主 持人宣读重要来宾名单。3.致贺词由上级领导或来宾代表致贺词，主要表达对开业单位的祝贺，并寄予厚TIW仪式FLjti4.致答谢词由本单位负责人致答谢词，其主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢,并简要介绍本单位的经营特色和经营目标等。二.开业仪式礼仪（二）开业仪式的程序5.揭幕或剪彩揭幕就是由本单位负责人和上级领导或嘉宾揭去盖在牌匾上的红 布。剪彩就是在仪式上由剪彩人员剪断彩带。6.参观如有必要，可以引导来宾参观，介绍本单位的主要设施、特色商 品及经营策略等。7.迎接首批顾客可以采取让利销售或赠送纪念品的方式吸引顾客，也可以选择一 些有代表性的消费者参加座谈，虚心听取消费者的意见，拉近与消费者的距离。礼仪故事o据说，剪彩最早起源于美国。20世纪初，美国一家百货商店将要开业。店主为 了阻止闻讯后蜂拥而至的顾客在正式营业前闯入店内抢购促销商品，便随便找来一 条布带子拴在门框上。不承想这项临时性的措施竟然更加激发了挤在店门之外的人 们的好奇心，促使他们更想早一点进入店内，对即将出售的商品先睹为快。正当店门之外的人们有些迫不及待的时候，店主的小女儿牵着一条小狗突然从店 里跑出来，小狗将拴在店门上的布带子碰落在地。人们误以为这是该店为了开业所 搞的“新把戏”，于是立即一拥而入，大肆抢购。让店主惊喜的是，他的商店在开 业之日的生意居然红火得令人难以置信。三.剪彩仪式礼仪(-)剪彩仪式的准备.确定剪彩人员(1)剪彩者。剪彩者即剪彩仪式上持剪刀剪彩的人，其身份 地位的高低与剪彩仪式档次的高低有着密切联系。(2)助剪者。即在剪彩仪式上为来宾和剪彩者提供服务的礼 仪人员，具体又可分为迎宾者、引导者、拉彩者、捧花者和托盘者。三、剪彩仪式礼仪(一)剪彩仪式的准备2.准备剪彩用具(1)缎带。(2)新剪刀。(3)白色手套。(4)托盘。(5)地毯。三、剪彩仪式礼仪(二)剪彩仪式的程序(1)入场、奏乐，请来宾就座。(2)主持人宣布仪式正式开始，现场可燃放鞭炮，全体到场者热烈鼓掌。主 持人宣读主要来宾名单。(3)进行发言。发言者依次应为举办单位的代表、上级主管部门的代表、地 方政府代表、合作单位的代表等。(4)进行剪彩。在剪彩前，主持人应向全体到场者介绍剪彩者。剪彩时，全 体到场者应热烈鼓掌，必要时还可奏乐或放鞭炮。(5)进行参观。剪彩之后，举办单位负责人应陪同来宾参观，并详细介绍情 况。仪式至此宣告结束。随后，举办单位可向来宾赠送纪念品，并可设宴款待 来宾。三.剪彩仪式礼仪(三)剪彩人员的礼仪(1)当主持人宣布开始剪彩之后，助剪的捧花者和托盘者应立即登场。(2)剪彩者应该列队从右侧出场，主剪者要走在前面，由引导者在其左 前方引导，使之各就各位。(3)开始剪彩时，剪彩者应首先向拉彩者、捧花者示意，待其有所准备 后，剪彩者即可集中精力，右手持剪刀，庄重地将缎带一刀剪断。(4)剪彩后，剪彩者将剪刀和手套放回托盘，并举手鼓掌。之后，应依项目实训情景演练谈判签约须知礼明礼任务概述北京兴源公司计划于XX日与东升公司谈判，由于东升公司的谈判团队到北京 时已是傍晚，所以双方定于第二天上午开始进行谈判。请同学们以小组为单位，分角色扮演东升公司和兴源公司的人员，模拟其进 行代理业务谈判的场景。项目实训通过情景演练，学生要熟悉会议与签字仪式的准备与组织工作，掌握会议与签字 仪式的座次安排，以及参加会议和签字仪式时应遵守的礼仪规范。同时，还要培养语 言表达能力及应变能力，提升团结协作能力。任务分组全班学生以810人为一组进行分组，各组选出组长并进行任务分工，将小组成 员及分工情况填入表。（见下页）目实训表小组成员及分工情况班级 组号 指导教师组员小组成员姓名学号组员职责组长项目实训(1)回忆所学知识，熟悉乘车礼仪、引导礼仪、会议礼仪与签字仪式礼仪的要点及运用。(2)准备会议相关用品。(3)准备待签文本。任务实施 以小组为单位开展情景演练，确定活动开展时间(具体日期、时间段)，并将具体实施 情况记录在表中。见下页。项目实训任务实施实施情况记录表（部分）时间安排一实施步欧Q1.开展小组讨论，创作情景演练剧本，（设计人物角色、对话等）情祟一宾馆迎接（兴源公司方安排车辆到宾馆接东兴公司谈判人员）情景二兴源公司电梯间，情曷三谈判现场情景四签字仪式J项目实训评价反馈考核评价表各组配合 指导教师 完成如表 的考核评 价表。项目名称评价内容分值F价分数自评互评师评知识与技能考核60%熟悉乘车礼仪、引导礼仪的要点及运用，能够在 情景演练中做到正确迎接与引导20分熟悉会议礼仪的要点及运用，能够在情景演练中 正确布置会议现场，安排座次20分熟悉签字仪式礼仪的要点及运用，能够在情景演 练中正确布置签字仪式现场，并按照程序完成签 字仪式20分成果考核 20%剧本情节合理，逻辑清晰，具有可实施性10分视频拍摄清晰、流畅，完整记录情景演练过程10分综合素质考核20%积极实施任务5分具备良好的团队合作意识5分具备良好的语言表达能力与灵活应变能力10分合计100分总评自评（20%）+互评（20%）+师评（60%）二教师（签名）：视野 纵横白花凌空绽放银练寄托追思2021年9月30日是我国第八个烈士纪念日。为缅怀革命先烈、弘扬英雄精神，参加中国 航展的空军八一飞行表演队和空军航空大学红鹰表演队，分别驾驶歼-10、教-8表演 机，以低空通场和拉白色烟带的空中礼仪方式，向革命先辈和英烈致敬。珠海上空，万里无云。11时11分，八一飞行表演队率先出场。伴随着发动机的轰鸣,6架歼-10在空中完成队形变换，以大箭形编队直奔苍穹。转眼间，6架歼-10喷吐着白色的烟 雾，时而向下开花，组成一朵白色的牵牛花悬挂在天际；时而天女散花，组成朵朵白色的小花 凌空绽放。这白色的小花是一种思念，寄托着空军官兵对革命先烈的敬仰追思；这白色的牵牛 花更像是一支号角，承载着空军官兵凄续英雄血脉的凌云壮志。八一飞行表演队队长李斌 说：今天是我国第八个烈士纪念日。在这个特殊的日子，我们采用这种表演方式，向那些为 国捐躯的英烈忠魂致敬。新时代公民道德建设实施纲要印发航展观礼台前，空军航空大学红鹰表演队驾驶8架教-8从 机场跑道一端低空呼啸而来，以低空通场的空中最高礼节掠过观 礼台。同时，8道白色的烟带喷吐而出，那一道道白色的烟带仿 佛为烈士敬献花篮的缎带，寄托着空军将士对烈士的追思。走下战机，空军航空大学红鹰表演队队长张立斌介绍，用白色烟 带进行飞行表演，既营造出庄严肃穆的节日氛围，又体现了震撼 的飞行效果，展现了空军官兵捍卫国家领空安全的坚定信心。课堂总结任务一 掌握会议礼仪任务二 了解商务礼仪BOSIMESS感谢观看