基于供应链的采购管理内部控制研究.pdf

物流与供应链中国市场2 0 2 3 年第2 7 期（总第1 1 6 2 期）基于供应链的采购管理内部控制研究王旭东（北京市海讯达通信有限责任公司，北京1 0 0 0 6 1)摘要：供应链是由供应商、制造商、分销商和零售商等多元主体组成的完整网链状结构，能够保证企业各项生产经营活动的有序开展，实现企业资产增值。采购管理是企业经营管理的重要组成部分，其关乎企业经营成本。内部控制是企业为进一步提高自身管理效率、保证资产安全完整，结合自身经营模式与内外部环境因素采用的一种管理手段。企业基于供应链的采购管理与内部控制都为动态变化的系统结构，两者相互融合、协调发展，既能通过内部控制而完善采购管理流程，有效规避企业在运营过程中存在的风险，又能通过采购管理模式而协调供应链上下游企业关系，重组供应链流程，调整供应链结构，提高供应链效益与效率。文章通过分析采购管理与内部控制相关基础理论，分析基于供应链的采购管理内部控制的重要性与优化策略，以帮助企业正确认识供应链结构，使其在实际经营过程中能够结合新时期市场发展需求，合理协调企业内外部资源，以缩短供应链上下游主体间的资金周转时间，在降低企业经营风险的同时，最大限度减少企业经济成本，满足客户需求，提升企业核心竞争力，推动其稳健发展。关键词：供应链；采购管理；内部控制中图分类号：F253.2DOl:10.13939/ki.zgsc.2023.27.1741引言采购在企业成本中占据较大的比例，为了提升企业的经营效率，必须关注采购，优化采购方法，提升采购效益。供应链管理是企业采购管理的新的发展方向，也是企业可持续发展的新思路。在新时代背景下，供应链管理已经发展成为应用范围较广、认可程度较高的管理手段，且通过供应链管理，能有效降低企业的采购成本，同时提升企业的竞争实力。在实际管理中，优化供应链中的内部控制管理也非常关键，在工作中，加强供应链管理，落实好内部控制具有深远的意义。2基础理论2.1采购管理2.1.1买采购管理的内涵采购是企业在供应市场获取自身生产经营活动所必需的物质或服务等资源，其能够保障企业各项生产经营活动的有序开展。采购管理主要是安排与采购有关的事项，负责对接货物的质量检验以及人库管理、最终结算，并对采购全过程进行严格监督，从而实现企业采购过程的有效管理，满足企业发展需求 。2.1.2采购管理的特点基于供应链的采购管理具有以下五方面的特征：其一，采购管理中心朝着外部资源管理转变。这主要CM17422023.9文献标识码：A文章编号：1 0 0 5-6 4 3 2（2 0 2 3）2 7-0 1 7 4-0 4是由于市场经济体制改革的深化以及客户需求多样化的趋势，使得企业面临着严峻的市场竞争压力，其只有深入外部消费市场，保证采购信息的及时反馈，优化调整采购计划，提高采购弹性，才能为企业持续发展奠定基础。其二，采购模式以客户订单需求为依据。传统采购严格遵循企业内部控制规范一一采购与付款等相关流程标准完成采购管理，而供应链采购管理在遵循上述流程的基础上，为降低库存成本，提高存货周转率，将采购模式从以“库存”为主转变为以“客户订单”为主，能够有效缩短企业响应时间。其三，采购关系朝着战略合作伙伴发展。传统采购管理中的供需双方为简单买卖关系，而供应链采购管理强调供应链上下游之间的紧密关联，通过与供应商建立战略合作伙伴关系，既能降低采购时效成本与经济成本，又能有效保证产品质量。其四，采购特征向信息化方向转变。信息化背景下，企业采购管理模式也得到了优化与完善，利用共享库存数据等模式，便能加速企业采购信息的获取，还能立足市场发展需求变化特点而动态调整企业采购策略，同时推动供应商完善自身品质。其五，采购控制向全程控制转变。供应链采购管理通过纵向与横向的推进，其将传统采购管理的事后监督转变为事前、事中、事后的全流程管控，既能帮助企业抓住时代发展机遇，使其优化调整采购布局，又能及时发现采购风险，并进行有效防范。王旭东：基于供应链的采购管理内部控制研究2.2内部控制内部控制是基于控制论与契约论等理论基础而发展起来的，强调企业管理人员深人研究企业的整体与动态变化过程，明确供应链上下游企业之间通过契约关系形成的集合体，从而通过多种渠道，利用信息交换与反馈等方式完成企业经营风险的识别、评估、控制与监测等动态管理过程，保证企业能够高效防范经营风险，实现资源的合理配置与有效使用，并获得更高的经营效率与综合效益。内部控制指控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通以及监督五要素 2 。控制环境是指管理人员有效控制企业生产经营环境，合理设置组织机构、组织规模、生产技术以及外部环境等内容，从而引导企业员工形成良好的控制观念，是企业内部控制的外在条件；风险评估是管理人员以及专业人员结合企业生产经营实际项目，系统评估企业将面临的风险，并科学制定应对方案，从而将企业风险降到最低，是企业内部控制的重要环节；控制活动是企业通过制定具有针对性、实效性与可操作性的政策与程序，并将其贯穿企业生产经营全过程，以保证企业管理目标的实现，是企业内部控制的重要手段；信息和沟通是企业各部门人员都能及时获取必须掌握的信息，并完成有价值信息的交互，是企业风险管理的基础，也是企业内部控制的重要条件；监督是保证企业内部控制得到有效落实的重要手段，其能够根据国家相关规定完成企业生产经营活动的自我监督，以及时对不合理问题进行优化改进，并逐步制定符合企业内部控制需求的监督机制。3基于供应链的采购管理内部控制的重要性3.1明确采购需求并降低采购成本供应链打造的是一种“订单式”的采购模式，这种模式能顺应订单，优化采购内容，并让供应商明确采购方向。订单式的采购是指企业能够根据市场情况明确产品采购需求，从而向产品供应商反馈具体的采购内容，同时通过供应链子系统实现订单跟踪管理、供应商供货信息管理以及信用管理系统平台的构建，以保证产品供货渠道的相对稳定性。这样对企业来说，能最大程度上减少货品的积压，并在很大程度上保障货物供应的稳定性，提升采购价值，并保障采购工作的实际质量。3.2减少采购时间开展精准采购工作在供应链模式下，企业有更多机会将采购流程放在线上进行，其中，采购信息化主要是通过信息化技术实现向供应商的快速精准采购。在这一过程中，要物流与供应链保证采购信息的真实稳定，而本身落实内部控制既能调控采购流程，又能避免企业采购信息失真，对巩固供应链有很大的帮助。除此之外，还有助于确保供应链各节点企业加强彼此之间的信息沟通力度与公开透明度，通过这种模式，可以及时发现企业经营风险与管理问题，从而达到采购精细化管理的目标，并有效节省信息流动时间，以信息化为媒介提升采购工作的精细化水平。3.3打造长久合作的模式实现资源整合供应链上的各个企业独立经营，但又存在利益上的共同谋求目标，还需打造一个长久的合作关系，保障供应链的平稳有序。供应链模式下，任何一个企业都不能独善其身，建立战略联盟关系是指供应链上下游企业构建相对稳定的合作形式，实现战略资源整合，从而达到共同发展的目标。供应链下的采购模式的优势在于，既能保证企业获取质量优良的产品，又能保证供应商及时获取产品信息，能够推动多方主体在实现互利共赢的基础上，构建一个稳定持久的企业战略伙伴关系，以更好地应对当前激烈的市场竞争，用供应链的优势彰显出企业的扎实实力。3.4降低企业经营综合成本供应链是围绕企业生产经营核心内容，有效联结供应商、制造商、分销商、零售商以及终端用户等多元主体在内的一个整体功能网链结构模式，实现对企业信息流、物料流、资金流等全过程的控制管理，具有网络复杂性、实时动态性、面向用户个性化需求以及节点交叉性等特点。一方面，利用信息共享机制实现供应链各节点企业之间的长期合作与战略合作伙伴关系的建构，强化企业与企业、企业与市场之间的信息交流程度，既能保证供应商品质，又能提高企业采购管理质量与效率；另一方面，企业及时掌握市场发展需求，科学构建供给与需求之间的关系，既能提高供应链各节点主体之间的信息交流时效性与交易效率，增强供应链各节点企业的综合效益，使其形成更加稳固的战略合作伙伴关系，又能降低供应链管理各环节的安全库存成本，避免企业因产品采购量过大而造成库存产品过多以及降价、浪费等不良现象，从而实现企业效益最大化 3 。3.5提高客户满意度基于供应链的采购管理内部控制模式，能够通过供应链管理的信息化、自动化与集成化，实现供应链各节点企业的快速响应以及明确新时期市场环境与客户需求变化，可以确保企业及时掌握市场信息，并对自身产品采购做出快速响应，从而满足当前客户的个性化需求，尤其是完善企业产品售后服务模式与增值CM1752023.9物流与供应链服务模式，又能进一步提高客户对企业、产品的满意度与忠诚度，有助于构建企业品牌，增强企业综合效益与核心竞争力。通过基于供应链预测企业管理信息，可以帮助企业更好地实现组织和个人的绩效目标。企业可以通过强化供应商交付绩效对生产和运营的影响，综合分析客户对每种原材料和零部件的未来需求，有针对性地采购原材料和储备产能，进而提高客户满意度。3.6完善监督制约机制基于供应链的采购管理内部控制模式，综合各节点信息、明确各环节职责、统筹各部门力量，形成顺畅的监督制约反馈机制，抓紧防腐的管理流程机制。同时，基于供应链的采购管理内部控制模式，不仅可以帮助供应链各节点企业明确自身的岗位职责，还能推动其及时对接上下游节点企业，并发挥自身的监督职能，保证整个供应链采购管理流程顺畅，采购资金合理流动，最大限度避免采购环节出现以权谋私等违法违规行为。4基于供应链的采购管理内部控制的优化策略4.1力加强合作，降低库存成本首先，企业要建立全生命周期的采购成本模型，严格落实择优比价采购制度，以科学选择性价比最高的供货商。同时，合理构建数据信息管理平台，加强企业与供应商之间的联系力度，并与供应商建立联合库存，在保证供应链模型下订单采购功能得到充分体现的同时，确保企业采购产品的质量以及价格等且具有稳定售后保障服务，以进一步增强企业核心业务的稳定性，降低企业经济成本。其次，企业要加强各职能部门的合作力度。采购部门要结合企业质量管理部门、业务部门、财务部门、一线部门等各部门的实际现状，做好产品测试管理，并利用大数据分析处理技术掌握产品实际情况，减少因多重预测导致信息缺乏可操作性等问题的发生，从而建立优化的产品采购方案，为后期的科学采购打下基础。最后，降低库存成本还在很大程度上影响着企业供应链整体运营状况以及企业战略目标的实现。因此，基于供应链环境，企业要加强内外部控制工作的开展力度，一方面，做好外部控制，保证企业与供应商之间实现信息资源互联互通，从而根据供应链市场的动态需求变化，确保企业灵活调整采购计划，供应商科学制定生产与供货方案，以降低库存；另一方面，企业对内既需要加强各职能部门的沟通联系力度，还需重视仓储部门的管理力度，落实精细化管理模式，保CM 17622023.9中国市场2 0 2 3 年第2 7 期（总第1 1 6 2 期）证其在实际采购工作的开展过程中，能够严格落实产品入库标准，检查入库产品质量、保证入库凭证完整、人库手续齐全规范 4。同时，企业需要定期开展库存盘点与分析工作，明确存货仓储周转期、经济订货批量等指标，保证采购部门能够第一时间掌握产品库存现状，从而及时调整产品采购方案，降低库存成本。4.2优化供应商选择、评定流程随着市场经济体制改革的深化以及市场竞争力的日益严峻，企业在供应商选择过程中，要立足当今时代发展背景以及市场发展趋势，充分考虑市场经济大环境，从而根据供应商产品质量、服务质量、品牌价值等信息统筹分析供应商结构，并结合供应商评定流程（见图1）科学选择供应商，以降低企业风险危机，逐步构建长期稳定的战略合作伙伴关系。企业在优化供应商的选择过程中需要重点关注以下内容：产品质量信誉是指严格审核供应商提供的产品质量，以保证其提供的产品能够被供应链上下游多元主体所接受；信息技术掌握能力是立足信息化背景，供应商企业只有掌握先进的信息科学技术才能实现与企业、市场等多元主体之间的信息互联互通，充分适应市场发展需求 5；经营资格以及履约情况是指供应商首先保证自身生产经营符合国家相关法律政策规定，保证其按照合同规定定时履约，以降低企业面临的供应链风险；经营理念是指供应商能够紧跟市场发展需求，顺应新时期社会发展潮流，及时优化完善自身的生产经营理念，满足新时期市场主体发展需求。企业制定供应商评定流程需要多元主体共同参与供应商测评工作，包括质量监管、财务管理、采购管理、仓储管理、合同管理等多职能部门人员，以保证评定流程的科学性、客观性、全面性以及可操作性，从而高效发挥供应商评定流程对供应商的约束作用。同时，企业在与供应商合作过程中发现供应商存在交货不及时、质量不达标等问题与不足时，要及时加强双方之间的沟通联系，严格令其改正并对其进行特殊标记，以有效保证企业采购产品质量，高效规避相关风险。4.3建立信息沟通平台，优化采购流程（1）企业构建信息交流平台的过程中，首先，需要确保企业整体战略目标与信息平台的构建具有统一性，以保证供应链企业能够实现市场需求、产品需求、库存产品等信息之间的实时共享与互动交流，从而推动供应链上下游企业结合自身实际经营状况优化调整产业模式，切实提高企业整体运行效率。其次，企业还需利用计算机技术和大数据分析处理技术，合理划分采购不同生命阶段的板块信息，建立网络台王旭东：基于供应链的采购管理内部控制研究物流与供应链证照齐全、经营行为、经营资格范围与证照一致选择供应商质量监督、制造质量信誉能力、质保体系供应商选择履约能力与评定-般供应商评定供应商重要供应商首次供应商建立合格发放到供应商清单有关部门备案编制采购采购计划文件产品规格、数量、价格、交货期及服务职能部门评定采购领导小组评定按选择与执行首次评定程序供货报验进行制度年终进行综合质量评审评价记录签订合同审批执行个审核文件评审样品测定评定方法比对历史证书验证修订合同执行合同进行质量验证账，实现对采购的动态化监督管理，保证采购决策正确、采购数量科学合理。最后，企业要重视完善采购资金管理系统，实时追踪采购资金账户，以保证采购专项资金的合理流动，从而降低企业财务采购风险。（2）新时期市场经济体制改革日益深化，企业在优化采购流程过程中需要综合考量市场行情，明确当地政府的各项扶持优惠政策，从而遵循全生命周期理论，将采购管理内部控制工作贯穿产品采购全过程，以实现采购管理的高效化与集约化，提高采购质量与效率。因此，在供应链管理模式下，企业应正确认识、高效应用供应链管理模式，对外做好与供应商、制造商、零售商等多方主体的关联程度，重点关注市场需求信息在整条供应链上下游企业之间的有效传递；对内要增强各职能部门相关人员的专业能力与综合素质，提升其市场供应风险意识，保证其提前做好采购风险控制体系，并确保其根据产品最优化原理完成企业产品采购，从而提升企业与供应商之间的合作满意度，文件验证（为主）实地验证（为辅）图1 买采购流程稳固整条供应链各节点企业主体之间的关系，全面提升采购信息传输效率，快速响应市场需求 6 5结论在经济全球化以及市场经济体制深化改革的背景下，企业面临的市场竞争压力日益加大，采购管理是推动企业生产经营活动有序开展的基础与保障，这就需要企业正确认识供应链管理模式，加强采购管理内部控制，以快速响应市场需求，优化自身采购流程，降低库存成本，实现自身综合效益最大化。随着企业的快速发展，其采购范围也逐渐扩大。在批量采购大宗材料时，很多企业开始采用统一招标采购的方法，符合企业发展趋势。供应链比传统的分散采购方式更具创新性，所以优势更明显。新时期，企业既要加强供应链上下游企业之间的合作力度，通过制定完善的供应商选择、评定流程，科学选择最佳的供应商，又要对内做好各职能部门间的联系，提升（下转P185）必要时签订质保2023.9CM177林汉新：国际干散货运力交易用市场手段对冲航运风险分析则可以有效地缓解部分企业存在的税收负担问题，而银行等金融机构通过降低企业贷款条件以及部分贷款利率等方式也可以解决部分问题。干散货航运企业面对大环境的变化与影响，要充分地意识到市场经济波动对企业发展产生的影响，根据自身的实际适当地拓展业务范围，开发全新的航线，通过与周边地区以及国家的业务活动合作的方式拓展业务范围，这样则可以有效地降低因为经济周期而产生的不良影响。4.4优化国际干散货运力交易市场通过优化国际干散货运力交易市场的方式则可以有效地实现对国际干散货运力的交收管理，在一定程度上会优化海运价格波动风险问题，有利于海运费价格发现机制的持续发展。通过规范化的方式进行管理，充分地保障整个国际干散货运力交易市场的公开性、公正性以及公平性，对于国际干散货运力交易市场的长期、稳定发展具有促进作用。运价指数衍生品交易在我国发展相对较晚，但是这也是我国经济体制改革中的重要内容。完善运价指数衍生品交易，有利于建立统一、开放以及竞争有序的航运交易市场，这也是实现全国范围内经济资源优化配置的重要条件之一。通过运价指数衍生品交易产品以及业务的优化完善，做好创新发展，有利于干散货航运企业市场风险管理工作的全面开展。5结论了解干散货航运企业市场发展态势以及主要趋物流与供应链势，研究干散货航运企业市场风险管理问题，根据存在的问题基于市场手段对冲航运风险分析，提出有效的解决策略，对于干散货航运企业市场的长期稳定发展具有重要的价值意义。干散货航运企业在发展中要充分地意识到市场经济风险隐患问题，不仅要提高自身的综合实力，还要通过科学的方式进行系统管理，拓展业务范围以及航线业务，建立完善系统的客户管理体系，强化成本控制，这样才可以真正地在全球经济一体化的发展趋势之下，拓展市场份额，推动企业健康持续发展。参考文献：1陈昱鸣国际干散货航运市场2 0 2 0 年回顾和2 0 2 1 年展望J世界海运，2 0 2 1，44（3)：1 0.2王大山，刘文白：国际干散货航运市场发展趋势研究基于主变量自回归模型的分析J技术经济与管理研究，2 0 2 1(4):83 88.3莫云萍国际干散货运输市场月评J水运管理，2022,44(11):1.4】赵爱臣全球小宗干散货海运市场发展趋势分析J.世界海运，2 0 2 1，44（7）：2 3-3 1.5莫云萍，国际干散货运输市场月评J水运管理，2021,43(1):2.6莫云萍国际干散货运输市场月评J水运管理，2023,45(1):1.【作者简介林汉新（1 9 6 7 一），男，汉族，湖北新洲人，研究生，研究方向：航运。（上接P177）相关人员综合素质，并建立信息沟通平台，实现供应链各企业主体、各职能部门之间的信息共享程度与交互密度，从而保证其能够根据市场需求的动态变化，灵活调整企业采购计划与方案，以提高企业采购管理内部控制质量与效率，同时增强自身风险防范能力，降低企业采购经济成本，推动企业稳健发展。参考文献：1段然基于供应链的采购管理内部控制研究D昆明：云南大学，2 0 1 5.2张凯隆基于供应链管理视角的内部控制体系构建研究D杭州：浙江工商大学，2 0 1 6.3 查育蓉基于内部控制的采购管理策略研究J现代营销（经营版），2 0 2 0（1）：1 2 1.4郭华基于供应链的采购管理内部控制研究J中国石油和化工标准与质量，2 0 2 0，40（1 0）：7 4-7 5.5傅日红基于供应链管理的采购与付款内部控制探析J当代教育理论与实践，2 0 1 3，5（1 1）：1 9 4-1 9 6.6王峰供应链模式下采购管理优化问题的若干思考J.时代金融，2 0 1 5（1 5）：1 9 7.7任娜基于供应链管理模式的采购管理信息化建设分析J中小企业管理与科技（上旬刊），2 0 2 1（1 2：1 6-1 8.2023.9CM185