邮件规范与技巧-.ppt

1效效率率EFFICIENCY养成用养成用邮箱的箱的好好习惯！早上上班的第一件事情：早上上班的第一件事情：打开打开电脑打开企打开企业邮箱箱查看看邮件件邮箱是工作的平台箱是工作的平台 使用好使用好邮件，遵守一些件，遵守一些邮件沟通件沟通规范和技巧，能范和技巧，能大大提高你的工作效率大大提高你的工作效率邮件可提高沟通效率件可提高沟通效率好好好好使用使用邮件，从今日做起件，从今日做起 2n邮件件使用重點使用重點n邮件件使用原則使用原則n注意事注意事项项n邮件件的的发送送对象象n郵件格式郵件格式目目录3E-MAIL使用着重点n我們的工作區域是在同一辦公樓,使用email的時機應著重在:n会会会会议记录议记录 n n 呈呈呈呈报报上司事情的上司事情的上司事情的上司事情的处处理状况理状况理状况理状况及及及及专专案案案案updateupdaten n 转发转发外来干涉公文外来干涉公文外来干涉公文外来干涉公文/客客客客戶戶戶戶要求要求要求要求/公司公司公司公司规规定定定定n n 对对外外外外联络联络4E-MAIL使用原則n沟通不沟通不仅仅是是书面文字面文字,还包括口包括口头交流交流,语音音语调和身和身体体语言言,因此因此,不要只是不要只是发送送电子子邮件件,应互相交互相交谈,并且并且尽可能坐下来尽可能坐下来讨论.E-Mail作作为沟通的工具之一沟通的工具之一,不具不具丝毫生命活力毫生命活力,也不也不带任何感情色彩任何感情色彩.它的主要用途是它的主要用途是对外外联络那些无法那些无法进行面行面对面沟通或者面沟通或者电话沟通的沟通的远程客程客户和厂商和厂商.对内沟通内沟通应该多采用多采用面面对面面或者是或者是电话,这样不不但可以快速有效地解决但可以快速有效地解决问题,而且可以加深和促而且可以加深和促进双方双方的感情交流的感情交流。5E-MAIL使用注意事項6凡与工作有关的E-Mail请CC两级 n威保威保组织结构构为:n董事長董事長/总经理理级(含副含副总/特助特助)-协理理级-经(副副)理理级（臺籍幹部）（臺籍幹部）-主任主任/課課长级-股股长级-办事事员级nE-Mail“CC两两级，例如例如:n经(副副)理理发出的出的Mail请“CC”至至董事長董事長/总经理理n主任主任/課長級課長級发出的出的E-Mail请“CC至至协理理邮件发送对象的选择搞清楚搞清楚TO，CCnTO，收件人，也就是要主要，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人；件的人；nCC，即抄送，即抄送相關人員相關人員7n与与“工作工作”有关的有关的E-Mail“CC”给上司，是一上司，是一项“职业道德道德”与尊敬。与尊敬。n与与“工作工作”有关的有关的E-Mail“CC”给上司，也是上司，也是与上司最好的沟通方法，拉近距离。与上司最好的沟通方法，拉近距离。n与与“工作工作”有关的有关的E-MailCC给上司，更可上司，更可以以“籍由主管之籍由主管之经验给予自己提醒或就所予自己提醒或就所谈论的内容的内容观念不正确者，及念不正确者，及时提出提出纠正正。为什么要CC给第二级主管 8nFW，身，身为一个一个领导，用得最多的就是，用得最多的就是转发。每天很多事情，。每天很多事情，分分轻重重缓急，很多急，很多简单的事情直接可以的事情直接可以转发给你的下属去你的下属去处理。理。转发后加个批示后加个批示XXX，pls.follow.（请处理）理）简单明了。明了。n有些事情你无法决定，或者有些事情你无法决定，或者说超出你的超出你的权限，也需要限，也需要转发给领导，请求求领导批示。批示。还有一些不是需要批示，只是有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌一个信息。最忌讳的是什么都不写的是什么都不写就就原文原文转发，或或是是仅仅写个写个FYI（foryourinformation，仅供参考），供参考），领导不是你的下属，不是你的下属，FYI的的语势却是平等的或者是从上到下的。却是平等的或者是从上到下的。邮件发送对象的选择9n“全部答复全部答复”可能可能产生一大堆不必要的生一大堆不必要的邮件件n如果我如果我给12个人个人发送了送了邮件，件，请问他他们是否能在某是否能在某时间出席会出席会议，应该只有我收到只有我收到12封回复，而不是大家封回复，而不是大家收到收到12*12=144封！封！n回信回信时注意保持注意保持线索索n想回复想回复对方的回复，就不要方的回复，就不要创建一封新建一封新邮件。因件。因为它它打断了原始打断了原始邮件和回复件和回复邮件之件之间的关的关联，一旦失去关一旦失去关联，双方就，双方就难以跟踪以跟踪邮件的次序，尤其是件的次序，尤其是经过多次收多次收发的的邮件件邮件发送对象的选择10n及及时回复回复Email邮件发送对象的选择(1)收到他人的重要收到他人的重要电子子邮件后，件后，应即刻回复即刻回复对方，因方，因为这是是对他人的尊重；他人的尊重；(2)理想的回复理想的回复时间是是2小小时内，特内，特别是是对一些一些紧急重要的急重要的邮件；件；(3)对每一份每一份邮件都件都进行立即行立即处理是很占用理是很占用时间的，的，对于一些于一些优先先级低的低的邮件可集中在一特定件可集中在一特定时间处理，但一般不要超理，但一般不要超过24小小时；(4)如果事情复如果事情复杂，你无法及，你无法及时确切回复，那至少确切回复，那至少应该及及时的回的回复复说：“收到，我正在收到，我正在处理，一旦有理，一旦有结果就会及果就会及时回复；回复；(5)回复不得少于回复不得少于10个字个字，对方方给你你发来一大段来一大段邮件，你确只回件，你确只回复复“是的是的”、“对”、“谢谢”、“已知道已知道”等字眼，等字眼，这是是非常不礼貌的。非常不礼貌的。记记住：及住：及住：及住：及时时作出回作出回作出回作出回应应，哪怕只是确，哪怕只是确，哪怕只是确，哪怕只是确认认一下收到。一下收到。一下收到。一下收到。如果你正在出差或休假，如果你正在出差或休假，如果你正在出差或休假，如果你正在出差或休假，应设应设定自定自定自定自动动回复功能回复功能回复功能回复功能。11邮件格式n邮件主题n称呼与问候n邮件正文n邮件附件n邮件署名12邮件主题n主题是接受者了解邮件的第一信息，因为要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点：1、一定不要空白、一定不要空白标题，这是最失礼的是最失礼的2、标题要要简短，不要冗短，不要冗长，整个，整个邮件内容放在件内容放在标题处3、标题要能反要能反应文章的内容和重要性，切文章的内容和重要性，切记使用含使用含义不清的不清的标题，如，如“王先生收王先生收”4、一封信尽可能只、一封信尽可能只针对一个主一个主题，不在一封信件内，不在一封信件内谈及多及多件件事情事情5、可适当使用大写字母或特殊符号来突出、可适当使用大写字母或特殊符号来突出标题，引起收件人注意，但适，引起收件人注意，但适应度，特度，特别不要不要随便就用随便就用“紧急急”之之类的字眼。的字眼。6、回复、回复对方方邮件件时，可以根据回复内容需要更，可以根据回复内容需要更该标题，不要，不要RE-RE一大串一大串 13称呼与问候n恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开件的开头要称呼收件人。要称呼收件人。这既既显得礼貌，有明确提醒某收件人此得礼貌，有明确提醒某收件人此邮件件是是面向他的，面向他的，要求其要求其给出必要的回出必要的回应；在多个收件人的情况下，可以称呼大家、；在多个收件人的情况下，可以称呼大家、all；如果如果对方有方有职务，应按按公司規定職務公司規定職務尊称尊称对方，如方，如“X協理協理“；如不清楚；如不清楚职务，则应按按通常的通常的“X先生先生”、“X小姐小姐”称呼，但要把性称呼，但要把性别搞清楚。搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人高于自己的人也也不宜称呼英文名。称呼全名不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌，不要逮也是不礼貌，不要逮谁都用个都用个“dear xxx”，显得很熟得很熟络。杜杜絕絕使用使用“X老總老總”、“X老闆老闆”或其它人不知道的小名稱呼對方。或其它人不知道的小名稱呼對方。nEmail开头结尾最好要有个问候语最最简单的开的开头一句一句“Hi“,中文的写个中文的写个”你好你好”；结尾常尾常见的写个的写个“Best Regards”,中文的写个中文的写个“一切一切顺利利”就可以了。就可以了。14邮件正文nEmail正文要简明扼要，行文通顺Email正文正文应简明扼要的明扼要的说清楚事情；如果具体内容确清楚事情；如果具体内容确实很多，正文很多，正文应制作摘要介制作摘要介绍，然后然后单独写个文件作独写个文件作为附件附件进行行详细描述。描述。正文行文正文行文应通通顺，多用，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦人晦涩难懂的懂的语句。最好不要句。最好不要让人家拉人家拉滚动条才能看完你的条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。件，千万不要学唐僧。n注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟根据收件人与自己的熟络程度，等程度，等级关系；关系；邮件件时对内内还是是对外的性外的性质的不同，的不同，选择恰当的恰当的语气气进行行论述，以免引起述，以免引起对方不适。方不适。尊重尊重对方，方，请、谢谢之之类的的语句要句要经常出常出现。电子子邮件件不不可可轻易地易地转给他人，因他人，因为对别人意人意见的的评论必必须谨慎而客慎而客观。15邮件正文nEmail的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚如果事情复如果事情复杂，最好用，最好用1、2、3、4的列几个段落的列几个段落进行清晰明确的行清晰明确的说明。保持你的每个明。保持你的每个段落段落简短不冗短不冗长，没人有，没人有时间仔仔细看你的看你的长篇大篇大论。n一次邮件交代完整信息最好在一次最好在一次邮件中把相关信息全部件中把相关信息全部说清楚，清楚，说准确，不要准确，不要过两分两分钟之后再之后再发一封什么一封什么“补充充”或者或者“更正更正”之之类的的邮件，件，这会会让人很反感。人很反感。n尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是是对别人的尊重，也是自己人的尊重，也是自己态度的体度的体现。如果是英文。如果是英文Email,最好把拼写最好把拼写检查功能打功能打开；如果是中文开；如果是中文Email,注意拼音注意拼音输入法入法带给你的弱智你的弱智词同音同音别字字在在邮件件发送之前，送之前，务必自己仔必自己仔细阅读一遍，一遍，检查行文是否通行文是否通顺，拼写是否有，拼写是否有误16邮件正文n无论是撰写邮件还是转发或答复邮件时,我们通常使用的字体默认为12号宋体n合理利用图片，表格等相识来辅助阐述对于很多于很多带有技有技术介介绍或或讨论性性质的的邮件，件，单纯以文字形式很以文字形式很难描述清楚。如果配合描述清楚。如果配合图表加以表加以阐述，收件人一定会表述，收件人一定会表扬你的体你的体贴。n不要动不动使用：）之类的笑脸字符在商在商务信函了里面使用：）信函了里面使用：）之之类的笑的笑脸字符会字符会显得比得比较幼稚与幼稚与轻佻，佻，Email不是情不是情书，所以所以 :)之之类的最好慎用。只用在某些你确的最好慎用。只用在某些你确实需要需要强调出一定的出一定的轻松气氛的松气氛的场合。合。17邮件附件n附件是邮件的一个重要组成部分，注意以下几点：如果如果邮件件带有附件，有附件，应在正文里面提示收件人在正文里面提示收件人查看附件看附件附件文件附件文件应按有意按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名正文中正文中应对附件内容做附件内容做简要要说明，特明，特别是是带有多个附件有多个附件时附件数目不宜超附件数目不宜超过4个，数目个，数目较多多时应打包打包压缩成一个文件成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，一面影响使用明打开方式，一面影响使用如果附件如果附件过大大（不宜超（不宜超过2MB2MB），应分割成几个小文件，分分割成几个小文件，分别发送送18结尾署名n每封每封邮件在件在结尾都尾都应签名，名，这样对方可以清楚的知道方可以清楚的知道发件人信息。件人信息。n签名信息不宜名信息不宜过多多（註明部門，聯繫方式等）（註明部門，聯繫方式等）n签名档文字名档文字应选择与正文文字相匹配，与正文文字相匹配，简体、繁体或英文，以免出体、繁体或英文，以免出现乱乱码。字号一般。字号一般应选择比正文字体小一些比正文字体小一些。n借用他人電腦使用郵箱發送郵件時，必須更改到自己的名字，以讓對借用他人電腦使用郵箱發送郵件時，必須更改到自己的名字，以讓對方了解你的信息。方了解你的信息。19THANKS20