物业集团办公用品管理制度.docx

物业集团办公用品管理制度1、目的为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据实际情况，特制定本制度。2、 适用范围适用于物业集团价值在 200 元以下易耗办公用品的管理。3、 职责3.1 物业集团行政职能部门3.1.1 负责公司办公用品管理制度的拟订与完善。3.1.2 负责物业集团职能部门办公用品的采购、保管、发放、盘点工作，并对下属分公司办公用品的管理进行监督与检查。3.2 下属分公司行政职能部门负责本公司职能部门及各物业服务中心办公用品的采购，由专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。3.3 公司各职能部门各职能部门设专人负责办公用品计划申购、领取以及控制使用。3.4 各前期项目/ 服务中心各物业服务中心仓库管理员负责办公用品申购、接收、保管、发放以及控制。4、 主要内容4.1 办公用品的定义办公用品指办公所需的，价值在 200 元以下的文具类及其它用品。4.2 办公用品的分类4.2.1 消耗品：信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、资料册、取订书器、装订机、装订针、回形针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、文具盒、尺、胶带、笔筒、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、打孔机、账册、电话本、复写纸、计算器、台历、复印纸、打印纸等。4.2.2 办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉，磁盘、U 盘、软盘、刻录盘、光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS 电源、报架、鼠标、油墨、鼠标垫、打印线、电话机、扫描仪、碎纸机等。4.2.3 保洁用品包括：拖把、水桶、洗拖把、清洁桶、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳等。4.3 办公用品申购4.3.1 实行每季度申购一次，按 35 元/人/季度标准，公司高管按需购买。4.3.2 每季末行政职能部门保管人根据当季办公用品领用及剩余情况，填写办公用品清点表，各部门应由专人负责填写物料消耗明细表，并经部门负责人审定同意后报分管高管签字后与每季度首月 5 日前交公司行政职能部门汇总，报总经理审批后，实施采购任务。4.4 办公用品采购4.4.1 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。4.4.2 行政职能部门采购人员必须每季度首月 10 日前采购完毕。4.4.3 公司行政职能部门可留适当办公用品用于备用。4.5 办公用品入库4.5.1 采购人员应将所采购的物品交仓库管理员办理登记入库出库手续后由保管人依据物料消耗明细表填写领料单领出,保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用。4.5.2 办公用品入库前，仓库管理员应认真检查验收，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。4.6 办公用品领用4.6.1 办公用品由公司行政职能部门及服务中心保管，并指定保管人，按公司核定的标准向使用人发放。4.6.2 办公用品用具领用必须认真履行手续，由各部门专人填写员工物品领用清单后领用和发放，严禁先借后领的行为。4.6.3 各部门应按核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。4.6.4 核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由公司行政职能部门及服务中心仓库管理员根据人员变动情况进行调整。4.6.5 各部门应指定专人领取办公用品。4.7 办公用品使用4.7.1 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外）4.7.2 应本着节约的原则使用办公用品。4.7.3 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。4.7.4 各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液等办公用品重新领用时应以旧换新。4.7.5 复印公司内部资料时,应提倡节约,使用二手纸。4.7.6 员工在使用办公用品时,如发现机器故障,应及时向行政办公室报修,否则公司向办公用品使用人追究赔偿责任。4.7.7 凡属长期使用的办公用品,使用时要注意爱护,防止丢失和损失,调换时要以旧换新。4.8办公费用控制4.8.1 员工领用办公用品的标准为人均每季 35 元，按部门编制实际人数分配到各部门，由各部门负责人控制使用。4.8.2 行政职能部门保管人每季度首月 5 日前将各部门上季度实际办公费用支出情况填写 季度办公费用支出通知单通知到各部门，由各部门负责人控制使用。4.8.3 各部门如当季办公费用超支，行政职能部门可在下季限发该部门办公用品。如当季有结余，可结转下季度使用。4.8.4 各部门如因公司安排的特殊工作使办公费用增加，可提出增领同等额度内的办公用品的申请，经公司总经理批准后，可予以增发。4.8.5 任何部门或个人不得擅自购买办公用品，否则行政职能部门不予登记，财务管理部不予报销。4.8.6 各部门需每季度首月 5 日前交员工物品领用清单到行政职能部门汇总。4.9 物品控制4.9.1 新入职员工办公用品配备标准：笔筒、剪刀、订书机、直尺、介刀、起钉器、文件夹 3 个、文件架 1 个。损坏可以将原物退还，换领新用品。4.9.2 下列物品限量领用4.9.2.2 打孔机：每部门只能领壹台，损坏可以凭原件换领新打孔机。4.9.2.3 圆珠笔：每人每季度限领叁支，财务人员可领陆支。4.9.2.4 签字笔：每人每年度限领四支，每季度笔芯叁支。4.9.2.5 U 盘：每个部门限领壹个。4.9.3 员工在离职时需将领用的办公用品到仓库退还,属于人为损坏的物品照价赔偿。4.10 其他费用4.10.1 各部门可根据公司下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。4.10.2 办公设备的耗材费用。4.10.2.1 共用打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材费用，不计入个人定额费用。4.10.2.2 耗材包括：激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)提出申请，由行政职能部门分管高管和总经理批准，行政职能部门进行购买，属多个部门共用的，由公司行政职能部门及各物业服务中心负责申购。4.11 每年 12 月，由公司办公用品管理人员制作“年度办公用品统计表”，并交部门负责人审阅后存档。每季各服务中心制作“季度办公用品统计表”，并交资产管理员存档。4.12 相关记录4.12.1员工物品领用清单、由行政职能部门保存 1 年后销毁。4.12.2办公费用支出通知单由行政职能部门保存 2 年后销毁。5、 附则本制度由物业集团行政及人力资源部拟定，解释权归物业集团行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。