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固定资产及零星物品采购与管理流程

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1. 目标：
加强公司固定资产和零星物品的采购、使用、保管和报废等管理，保证公司资产安全和完整，及零星物品采购的效率，充分发挥资产使用效能。

2. 适用范围：
适用于一龙房产固定资产和零星物品的管理。

3. 术语和定义：
3.1固定资产：单位价值300元以上（含300元），或使用年限超过1年的有形资产。
3.2零星物品：包括办公用品和低值易耗品，单位价值在10元以上（含10元），300元以下的各种用具物品（包括工具、管理用具、玻璃器皿、包装容器等）列为低值易耗品；维修材料、电脑零配件列为办公用品。
4. 部门职责：
4.1 行政部：固定资产实物的主管部门，负责对公司固定资产管理进行监督及办公资产购置审核，并定期与财务部联合对公司资产进行盘点；
4.2 财务部：固定资产的账务管理部门，着重从固定资产的原值、已提折旧、净值等对固定资产进行监控和管理，并于每季度联合行政部对公司固定资产进行盘点；
4.3 使用部门：各部门经理负责使用范围内固定资产管理的监督和执行；各部门相关人员负责本部门资产的日常管理，在存放地点较为固定的资产上粘贴资产编码标识；
4.4 领导层：对购置、转让、报废的资产进行审批。

5. 工作程序：
阶段

步骤
负责部门
成果与标准
1. 采购阶段
1.1固定资产购置
1.1.1使用部门负责填写《资产购置申请表》，报公司行政部审核；
1.1.2行政部根据现有资产情况，判断是否同意购置或直接调拨；如需采购，由公司行政部报财务部及领导层审核批准后，由采购人员负责采购；
1.1.3根据审批权限，预算内1000元以内的采购由各部门报财务部核准后执行，1000元~5万元的采购须在财务部核准后由总经理批准方可执行，5万元以上的采购须在总经理审核后由董事长批准执行；
使用部门
行政部
财务部
《资产购置申请表》

1.2低值易耗品的购置
1.2.1行政部每月根据审批通过的各部门月度预算中办公用品采购预算及过去半年平均每月使用量、市场价格因素等确定采购量，核定下月实际需要采购的办公物资名称、数量、金额、价格、规格，填写《办公用品申购单》；
1.2.2行政部将《办公用品申购单》报送财务部审核，经总经理审批后，依照最低存量原则指定专人实施采购，并保证采购过程公开、透明；
使用部门
行政部
财务部
《办公用品申购单》

2. 购置资产的验收
2.1固定资产的验收
2.1.1采购的资产验收由行政部负责验收，对验收合格的物品填写《固定资产登记表》，并根据该件资产在资产管理软件上或者台帐上的排列序号，发放相应的编码标识，粘贴在相应的资产上；
2.1.2上述工作完成后，由行政部采购员凭《固定资产登记表》、票据到财务部报销；
行政部
财务部
《固定资产登记表》

2.2零星物品的验收
2.2.1零星物品的验收由行政部依据《办公用品申购单》进行验收，对验收合格的物品填写《入库单》，记入行政部库存；
2.2.2上述工作完成后，由行政部采购员凭《入库单》、票据到财务部报销；
行政部
财务部

3. 资产的发放、领用
3.1固定资产的发放
3.1.1固定资产发放时，由行政部填写《出库单》，并在该项资产的《固定资产登记表》中进行相应登记，如为部门公用的物品，记入该部门《部门资产登记表》，如为个人使用的物品，记入《个人资产登记表》；
3.1.2归还时须保持资产完好，否则因保管不善和其它人为因素造成固定资产遗失、失窃或损坏的，责任人应按规定赔偿；
行政部
《部门资产登记表》

《个人资产登记表》

3.2零星物品的发放
3.2.1领用人填写《办公用品领用登记表》后领取；
3.2.2离职时，须归还所有办公资产，并经行政部确认后方可办理离职手续；
行政部
《办公用品领用登记表》

4. 固定资产的调拨、转让
4.1固定资产使用人及责任部门改变时，需到行政部备案，由行政部填写《固定资产转移表》，经转出、转入部门相关人员签字确认后方可办理调拨手续；
4.2行政部根据《固定资产转移表》及时更改资产管理台帐记录并备案至财务部；
行政部
《固定资产转移表》

5. 资产的报废
5.1固定资产的报废：
u 资产经专业人士确认已无法维修或维修费用超过资产原值时，需申请报废并办理相应手续；
u 各部门填写《固定资产报废／报损申请表》，按照资产采购的审批权限报公司行政部、财务部和领导层审批；
u 固定资产报废经批准后，行政部根据《固定资产报废／报损申请表》及时更改资产管理软件或者台帐记录；
u 报废资产有残值的，财务部提供账面价值后由行政部负责处理，回收的资金和出售公司报废资产的收入统一交公司财务部；
u 报废资产处理后，需将处理方式、收据凭证字号（有残值）、经手人、证明人等相关内容在《固定资产报废／报损申请表》部门存档联后面背书；
使用部门
行政部
财务部
《固定资产报废／报损申请表》

6. 资产的盘点、检查
6.1部门资产管理人员负责本部门资产的自查和盘点，每季度的协助资产检查及盘点，并编制本部门《资产清查盘点情况表》报行政部；
6.2行政部负责资产的登记、检查及日常监督管理工作，不定期抽查各部门的资产管理情况；
6.3每季度最后一个月月底，行政部与财务部联合对各部门资产管理情况进行全面检查及盘点，并出具书面报告。对各部门盘盈盘亏的资产，找出原因及责任人，报行政部批准后处理。如属管理不善等人为因素造成，将追究当事人和管理者的责任，并视具体情况赔偿损失；
6.4各部门根据《资产清查盘点情况表》，对本部门盘盈盘亏的资产，找出原因及责任人，报部门经理及分管领导批准后处理；如属管理不善等人为因素造成，将追究当事人和管理者的责任，并视具体情况赔偿损失。
使用部门
行政部
财务部
《资产清查盘点情况表》

6. 固定资产分类及编号方法
1级分类
及编号
2级分类
及编号
3级分类
及编号
4级分类
及编号
附件
及编号

办
公
设
备
（BG）

计算机类（J）
笔记本电脑（1）

3位数字，如：
001、002等等

F+数字

液晶电脑（2）
台式电脑（3）
移动硬盘（4）

通讯类（T）
传真机（1）
电话机（2）
数据交换机（3）

音像类（Y）
记忆棒/录音机（笔）（1）
电视机（2）
投影仪（3）
照相、摄像机（4）
DVD/VCD（5）

影印类（F）
复印机（1）
扫描仪（2）
打印机（3）
其它未归类项（W）
如：考勤机、点钞机、碎纸机、吸尘器等

办
公
设
施
家
具
（BS）
柜类（G）
铁柜（1）
木柜（2）

桌类（Z）
班台（1）
办公桌（2）
卡座（3）
茶几（4）

椅类（C）
真（仿）皮沙发（1）
办公椅（2）
台板写字椅（3）
折叠椅（4）
其它未归类项（W）
如：白板、宣传栏、书报架
图书（TS）
杂志类：杂志名称缩写
**（年份）＋
＃＃（期号）

书籍：保管部门中文简称
流水号

7. 权限与标准：
事项
标准
责任部门
协助部门
总经理
董事长
固定资产及零星物品购置
5万元以上
行政部
财务部
审核
审批
1000元~5万元（预算内）
行政部
财务部
审批
—
1000元以内（自行采购）
使用部门
财务部（审核）
—
—

8. 主要表单：
8.1 YL-ZS-CG029资产购置申请表

8.2 YL-ZS-CG030办公用品申购单

8.3 YL-ZS-CG031固定资产登记表

8.4 YL-ZS-CG032部门资产登记表

8.5 YL-ZS-CG033个人资产登记表

8.6 YL-ZS-CG034办公用品领用登记表

8.7 YL-ZS-CG035固定资产转移表

8.8 YL-ZS-CG036固定资产报废／报损申请表

8.9 YL-ZS-CG037资产清查盘点情况表

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