公司账款管理制度.doc

XXX账款管理制度

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1、目的
为保证公司能最大可能地利用客户信用，拓展市场以利于销售公司产品，同时又要以最小的坏账损失代价来保证公司资金安全，防范经营风险，并尽可能地缩短应收账款占用资金的时间，加快企业资金周转，提高企业资金使用效率，特制定本制度。
2、适用范围
适用于XXX发出产品赊销所产生的应收账款和公司经营中发生的各类债权，具体有：应收货款、预付账款、其他应收款。
3、职责部门
应收账款的职责部门为公司财务部和业务部
财务部负责数据传递和信息反馈（及时、准确）
市场开发部负责客户信息档案的建立、联系和款项崔收
财务部和市场开发部共同负责客户信用额度的确定。
4、管理规定
4．1客户资信管理制度
4．1．1 信息基础管理工作的建立
（1）市场开发部应在收集整理的基础上建立以下4个方面的客户信息档案，一式两份，由市场开发部总监复核签字后一份存于公司办公室，另一份存于市场开发部，电子版发送一份存于常务副总经理（信息及时更新），市场开发部总监为该档案的最终责任人。
（2）客户信息档案包括如下内容。
——客户基础资料：客户名称、地址、电话、经营管理者、法人代表及与本公司交往的时间、业务种类等，这些资料是客户管理的起点和基础，由负责市场新产品销售业务人员通过对客户的访问收集得来。
——客户特征：主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策和经营特点等。
——业务状况：包括客户的销售业绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及与本公司业务关系合作情况。
——交易现状：主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户经营战略、未来的展望及客户形象、声誉、财务状况、信用状况等。
4.1.2客户的基础信息资料
由负责各区域、片区的业务员负责收集，凡与本公司交易次数在1次以上的，均为收集范围，时间期限为达到上述交易额第二次交易后的1个月内完成并交市场开发部汇总建档。满足以下条件的客户，参加客户资信额度评价，享有一定范围的赊销额及赊销期限，凡与本公司交易次数在1次以上的且累计交易额在5000元人民币以上的所有客户。信息统计由财务部负责提供并通知部门主管，部门主管负责向评价组长申请。
4.1.3信息保管
客户的信息资料为公司的重要机密档案，所有经办人员必须妥善保管，确保不得遗失，如因公司部分岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的重要部分（部门经理监督、市场开发部总监审核），凡资料交接不清的，不预办理离岗、离职手续。
4.1.4 客户的资信额度。
（1）实行对客户资信额度的定期确定制，由市场总监和负责各市场区域的销售主管、应收账款的往来会计，在负责销售的副总经理的主持下成立“客户资信评价小组”，按季度对客户的资信额度、信用期限一次确定。
（2）“客户资信评价小组”对市场客户的资信状况和销售能力在业务人员跟踪调查、记录相关资料的基础上进行分析、研究，确定每个客户可以享受的信用额度和信用期限，建立“信用额度、期限表”，由市场开发部和财务部门各备存一份。
（3）初期信用额度的确定应遵循保守原则，考查过去与客户的交往情况（是否通常能按期回款），及其净资产如何（经济实力如何）以及其有没有对外提供担保或者跟其他企业之间有没有法律上的债务关系等因素。凡初次赊销信用的新客户信用通常确定在正常信用额度和信用期限的50%。如新客户确实资信状况良好，须提高信用额度和信用期限的，必须经过“客户资信评价小组”形成一致意见报请总经理批准后方可。
（4）客户的信用原则上每季度进行一次复核和调整。公司客户资信评价小组根据反馈的有关客户的经营状况、付款情况随时预以跟踪调整。
4.2产品赊销管理
4.2.1在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度内销售的，必须由经办业务员先填写赊销“请批单”，由销售部经理严格按照预先每个客户评定的信用限额签批后，财务信用审核人员方可审核，通过后仓库管理人员凭出库单办理发货手续。
4.2.2财务部负责应收账款的会计每10天对照“应收账款明细表”、 “信用额度期限表”核对一次债权性应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔应收账款的回收和结算。超过信用期限10日仍未回款的，应及时通知财务部主管，由其汇总并及时通知市场开发部立即联系客户清收。
4.2.3凡前次赊销未在约定时间内结算的，除在特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。
4.2.4业务员在签订合同和组织发货时，都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式。所有签发赊销的销售合同都必须经市场总监、经理签字后方可盖章发出。
4.2.5对信用额度在5000元以上，信用期限在三个月以上的客户，销售主管或经理每年应不少于走访一次；信用额度在1万元以上的，除销售主管或经理走访外，销售总监（在有可能的情况下负责市场的副总经理）每年必须走访一次以上。在客户走访中，应重新评估客户的经营状况，交易状况及时调整信用等级。
4.3应收账款监控制度
4.3.1财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的“应收账款账龄明细表”，提交给市场开发部，由相关业务人员核对无误后报经市场总监及副总经理批准进行账款回收工作。该表由业务员在出门收账前核对其正确性，不可到客户处才发现，不得有损公司形象。
4.3.2业务部门应严格对照“信用额度表”和财务部报来的“账龄明细表”，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给销售经理。
4.3.3业务人员在与客户签订合同或协议书时，应按照“信用额度表”中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。如超过信用期限者，按以下规定处理。
（1） 超过1-10日时，由经办人上报部门经理，并电话催收。
（2） 超过11-60日，由部门经理上报销售总监，停发经办人当月工资，按排经办人员上门催收，货款结清后，补发当月所停发工资。
（3） 超过61-90日时，并经催收无效的，由销售总监报副总经理批准后作个案处理（如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等方式催收）。
4.3.4业务员在外出收账前要仔细核对客户欠款的正确性，不可到客户处才发现数据差错，有损公司形象。外出前需预先安排好路线，经部门主管同意后才可出去收款。款项收回时业务员需整理已收的账款，并填写“应收账款回款明细表”。若有折扣时需在授权范围内执行，并书面陈述原因，由部门经理签字后及时向财务缴纳相关款项并销账。
4.3.5清收账款由业务部门统一安排路线和客户，并确定返回时间。业务员在外清收账款，每到一客户处，无论是否结清完毕，均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程，任何人不得借机游山玩水。
4.3.6业务员收账时尽可能通过对公账户支付方式，减少现金收取，若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背面签名，并查询银行确认汇票的真伪性；如为汇票背书时要注意背书是否清楚，注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致，背书印章是否为发票印章。
4.3.7收取的汇票金额大于应收账款时非经业务经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次账款。
4.3.8收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报主管，并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整，回公司应立即填写“价格调整表”，告知相关部门并在相关资料中做好记录。
4.3.9业务人员在销售产品和清收账款时不得有下列行为，一经发现，一律予以开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。
（1） 收款不报或积压收款。
（2） 退货不报或积压退货。
（3） 转售不依规定或转售图利。
4.4坏账管理制度
4.4.1业务人员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收，为此，应定期或不定期的对客户进行访问（电话或上门访问，每季度不得少于两次）。访问客户时，如发现客户有异常现象，应自发现问题之日起1日内填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，由业务经理审查后提出处理意见。凡确定为坏账的，应填写“坏账申请书”呈请批准，须报经总经理批准后按相关财务规定处理。
4.4.2业务人员因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，至公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失25%以上的金额（注：疏于访问意谓未依公司规定的次数，按期访问客户者）。
4.4.3市场开发部应全盘掌握公司全体客户的信用状况。业务人员对于所有的逾期应收账款，应由各个经办人将未收款的理由，详细陈述于“账龄分析表”的备注栏上，以供公司参考。对大额的逾期应收账款应特别书面说明，并提出清收建议，否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时，业务人员负直接责任、直接上级主管负监督责任，都具有赔偿责任。
4.4.4业务员发现发生坏账的可能性时应争取时间速报部门主管处理，及时采取补救措施，如客户有其他财产可供作抵押时，证得客户同意立即协商抵押物价值，妥善处理以避免更大损失发生，但不得在没有担保的情况下，再次向该客户发货，否则相关损失由业务员负责全额赔偿。
4.4.5“坏账申请表”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实、不能收回的原因等，做简明扼要的叙述，经部门主管及经理批准后，连同账单或差额票据转交总经理处理。
4.4.6凡发生坏账的，应查明原因，如属业务人员责任心不强造成的，追究业务人员、部门主管/经理相应责任，赔偿相应损失。
4.5应收账款交接制度
4.5.1公司员工岗位调换、离职，必须对经手的职责范围内的工作进行交接。
（1）凡业务人员调岗，必须先办理包括客户信息、应收账款在内的工作交接。
（2）交接未完的，不得调岗：交接不清的，责任由交者负责：交接清楚后，责任由接者负责。
（3）凡离职的，应在30日内向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离职者，其薪资不予发放，由此对公司造成损失的，将依法追究其法律责任。
（4）离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前交接完成。
（5）若交接不清又离职时，其薪资和离职补贴不予发放，仍将依照法律程序追究当事人的责任。
（6）离职员工、调岗员工工作交接，部门主管/经理负监督职责，造成损失的，追究相关人员责任。
4.5.2业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保。未在1个月内收回或取得客户付款承诺担保的，不予办理离职手续。
4.5.3离职业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接洽，理赔不因经手人的离职而无效。
4.5.4“离职移交清单”至少一式二份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，部门主管/经理审核签字后，部门存档一份，公司档案存留一份。
4.5.5业务人员接交时，应与客户核对账单，如有疑问或账目不清时应立即向业务经理反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。
4.5.6公司调岗、离职人员工作移交时，应在完成工作移交手续并办完相关手续后，方可发放该移交人员最后任职月份的薪金，相关手续未完而自行发放的，由出纳人员负责。
4.5.7业务人员办理工作交接手续时，由部门主管/经理监督，移交时发现有贪污公款和短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔偿外，情节重大时，依法追诉民事、刑事责任。

坏账损失审批流程规范
1、目的
为防止坏账损失管理中的差错和舞弊，减少坏账损失，规范坏账损失审批的操作程序，特制定本规范。
2、适用范围
适用于甘XXX的坏账损失审批。
3、职责与权限
3.1不相容岗位分离
坏账损失核销申请人与审批人分离：会计记录与申请人分离。
3.2业务归口办理
坏账损失核销申请由业务经办部门提出：财务部门归口管理核销申请，并对申请进行审核：坏账损失核销审批，在每年第四季度办理。
3.3审批权限
董事会负责单笔损失达到公司净资产1%或年度累计金额达到公司净资产5%及关联方的审批：总经理负责单笔金额在 1000 元以外，或年度累计金额在 10 万元以内的审批。
4.管理规定
4.1确认坏账损失的条件和范围
4.1.1确认条件：公司对符合下列标准的应收款项可确认为坏账。
（1）债务人死亡，以其遗产清尝后，仍然无法收回。
（2）债务人破产，以其破产财产清尝后，仍无法收回。
（3）债务人较长时期内未履行偿债义务。
（4）催收的最低成本大于应收款额的款项。
4.1.2应收款项的范围：应收款项包括下列款项。
（1） 应收款项。
（2） 其他应收款。
（3） 确有证据表明其不符合预付款性质，或因供货单位破产、撤销等原因已无望在收到所购货物也无法收回已预付款额的公司预付账款（在确认坏账损失前先转入其他应收款）。
（4） 公司持有的未到期的，并有确凿证据证明不能收回的应收票据（在确认坏账损失前，先转入应收账款）。
4.2坏账损失核销审批程序及审批要求
4.2.1核销审批程序。审批程序示意图如下图所示。
4.2.2核销申请报告
（1） 收集证据。经业务的承办部门（或承办人）应向债务人或有关部门获得下列证据。
---债务人破产证明。
---债务人死亡证明。
---催收最低成本估算表。
---具有明显特征能表明无法收回应收款的其他证明。
（2） 核销申请报告的内容。公司出现坏账损失时，在会计年度末，由经济业务承办部门（或承办人）向有关方获取有关证据，由承办部门提交书面核销申请报告，书面报告至少包括下列内容。
---核销数据和相应的书面证明。
---形成的过程及原因。
---追踪催讨过程。
---对相关责任人的处理建议。
4.2.3核销审批流程。
（1） 财务部汇总和审核。财务部对坏账损失的核销申请报告进行审核，提出审核意见，并汇总，连同汇总表报财务部经理审查，财务部应对申请报告核销申请的金额，业务发生的时间，追踪催讨的过程和形成原因进行审核。
（2） 财务部经理审查。财务部经理对申请报告和财务部门的审核意见进行审查，并提出处理建议（包括对涉及相关部门与相关人员的处理建议），报公司总经理审查。
（3） 公司会议审查和审批。公司会议审查审核后，作出处理意见，在授权范围内，经会议通过后，对申请报告签批。超过总经理授权范围的。经会议通过后，由公司总经理或公司总经理委托财务部经理向懂事会提交核销坏账损失的书面报告，书面报告至少包括以下内容。
---核销数额和相应的书面证据。
---坏账形成的过程及原因。
---追踪催讨和改进措施。
---对公司财务状况和经营成果的影响。
---对涉及的有关责任人员的处理意见。
---董事会认为必要的其他书面材料。
（4） 董事会和股东大会审批。在董事会授权范围内的坏账核销事项，董事会根据总经理或授权财务部经理提交的书面报告，审议后逐项表决，表决通过后，由董事长签批，财务部按会计规定进行账务处理。需经股东大会审批的坏账审批事项，在召开年度股东大会时，由公司董事会向股东大会提交核销坏账损失的书面报告，书面报告至少包括以下内容。
---核销数额。
---坏账形成的过程及原因。
---追踪催讨和改进措施。
---对公司财务状况和经营成果的影响。
---对涉及的有关责任人处理结果或意见。
---核销坏账涉及的关联方偿付能力以及是否会损害其他股东利益的说明。
董事会的书面报告由股东大会逐项表决通过并形成决议，如股东大会决议与董事会决议不一致，财务部对决议不一致的坏账，按会计制度的规定进行调整。
4.3财务处理和核销后催收
4.3.1财务处理。
（1） 财务部根据董事会决议进行账务处理。
（2） 坏账损失如在会计年度末结账前尚未得到董事会批准的，由财务部按计提坏账损失准备。
（3） 坏账经批准核销后，财务部及时将审批资料报主管税务机关备案。
（4） 坏账核销后，财务部应将已核销的应收款项设立备案簿逐项进行登记，并及时向负有赔偿责任的有关责任人收取赔偿款。
4.3.2核销后催收。处已破产的企业外，公司财务部门，经业务承办部门和承办人，仍应继续对债务人的财务状况进行关注，发现债务人有偿还能力时及时催收。

企业采购及应付账款管理制度
1、目的
为规范采购操作步骤和方法，以及应付账款入账、调账等方面的管理要求，规范公司处理应付账款业务过程中的经营风险，特制定本制度。
2.使用范围
适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。
3、定义
3.1供应商
供应商是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
3.2抽样检验标准
抽货检查标准是指对采购物品进行检查的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购汇总成册。
3.3货物检验报告
货物检验报告是指货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。
3.4无票应付款
无票应付款是指采购货物的所有权已经转移至本公司，但是供应商的正式发票未到达财务部的应付账款。公司的无票应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款。
4、管理规定
4.1材料采购报销流程
4.1.1材料采购前要由用料申请人先填写采购计划，“采购计划表”经部门领导签字同意后，交与采购人员，采购人员制作“采购订单”并进行采购。
4.1.2凡购进物料、工具、用具，尤其是订制品，采购者应坚持先取样品，征得使用部门及领导同意后，方可进行采购或定制。
4.1.3材料采购返回单位，须经物资使用部门（仓管员）核实、验收后签字。出具“入库单”。
4.1.4材料采购报销必须以发票为据，不准出现白条报销。
4.1.5材料采购前预借采购款，执行借款流程：物资采购完毕，需及时报销。
4.1.6材料采购报销须填写报销单，执行费用报销流程。
4.1.7凡不按上述规定采购者，财务部应一律拒绝支付。
4.2应付账款入账程序
4.2.1有票应付款。
（1） 财务部业务会计对采购订单、供应商发票、检验入库单进行审核，即“三单符合审核”。
（2） 三单中的第一单“采购订单”是指由采购合同，采购订单、委托加工单等组成的合同单据：第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成的发票单据：第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。
（3）财务部在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。
（4）有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。
4.2.2无票应付款。
（1）仓管员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。
（2）财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误，将无票入库货物作为暂估入库进行核算。
（3）对货物入库后超过1个月发票未到的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。
4.2.3 应付账款
（1） 供应商开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“三单符合审核”，财务部业务会计应当在“三单符合审核后”，方可将无票应付款转入应付账款，将暂估入库的项目转入库存项目。
（2） 财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知采购部和物流部门，采购部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应将所有三单不符的情况记录下来，并定期跟踪和向副总经理经理或总经理汇报。
（3） 对在“三单符合审核”中多开发票、重开发票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。
（4） 生产部门应在每月28日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部，财务应于当月据以调整应付账款。
（5） 任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务部经理及相关人员的书面批准，这些依据应附在相应的调整凭证后。
（6） 更改供应商名称必须得到供应商提供的合法资料，并经过财务部经理的批准，这些资料应附在相应的调整凭证后。

附件1：客户基础信息表
附件2：客户评价表
附件3：赊销请批单
附件4：问题客户报告单
附件5：坏账申请表
附件6：离职移交清单
附件7：客户资信额度评价表
附件:8:客户资信评价小组

附件：3

赊销请批单
客户名称：
客户地址：
交易日期

联系人

电话

客户身份证复印件
附于本单据后
第三方有效证明文件
附于本单据后

品名

规格

数量

成交总额

信用状况

赊销期限

赊销额

回款责任人

申请人

部门主管

市场总监

财务主管

副总经理

总经理

审批流程及权限：申请人—部门主管（3000元以内）--财务部--市场总监（1万元以内）--副总经理（5万元内）--总经理（5万元以外）
此单据一式两份，一份存于财务部，一份存于市场开发部。

附件4:
问题客户报告表
客户名称：
交易日期

联系人

电话

平均月度
提货额

欠款情况

赊销审批单

复印件附于本单据后

问题概述及处理措施

申请人： 日期：

部门主管/经理审批意见

签字： 日期：
市场总监审批意见

签字： 日期：

副总经理审批意见

签字： 日期：
总经理审批意见

签字： 日期：
审批权限：申请人—部门主管/经理---市场总监（月提货额3000月以内）---副总经理（月提货额5000元月以内）---（总经理月提货5000月以上）
附件5：
坏账申请表
客户名称：
客户地址：
联系人

电话

欠款期限

欠款额

坏账形成的原因

申请人： 日期：
部门主管/经理审核意见

签字： 日期：
市场总监审核意见

签字： 日期：
副总经理审核意见

签字： 日期：
总经理审核意见

签字： 日期：
备注：附赊销审批单

附件6：
工作移交清单
姓名

部门

岗位

对接人

部门

岗位

工作交接明细

交接人： 对接人: 日期：

部门主管/经理审核意见

签字： 日期：

市场总监审核意见

签字： 日期：

副总经理审核

签字： 日期：

附件8：
客户资信评价小组成员
组长：XXX
副组长：XX
组员：区域主管/经理 目标客户业务员 财务主管 销售会计

附件：7
客户资信额度评价表
申请部门： 申请人： 日期： 通知人：
客户基础信息
客户名称：
客户地址：
联系人

电话

交易日期

交易品种

累计交
易额

结款方式

销售能力

发展潜力

经营状况

公司信誉

信用状况

部门审核意见

审核人： 日期：
评审结果
评审批次
一
二
三
四
五
赊销额

赊销期限

评审小组人员签字

备注

附：销售能力:平均月度销售额
根据满足条件客户的数量决定上会评审次数