5G时代高校档案智能化管理水平提升探索.pdf

2023.5业务文/李 瑞5G时代高校档案智能化管理水平提升探索当前，“伴随着 5G、云计算、大数据、互联网、物联网等信息技术的创新突破，万物皆能产生数据，数据间皆能关联，数据正在爆炸性地增长着”，数据化逐步影响社会演化发展规律，智能化已成为各行各业发展主题1。高校学生档案是高校-学生-企业之间的纽带，是学生在校期间生活学习的依据与参照，其重要性不言而喻。2018年国家发布的 智慧校园总体框架 确定了高校智能化档案馆建设的基本规范2。在5G时代高校档案智能化管理迫在眉睫，本文对5G时代高校档案智能化管理方式进行探索，以期为提高高校档案管理水平，促进学籍档案管理的规范化、专业化、信息化等提供依据。一、5G时代档案智能化发展背景5G 即指第五代移动通信网络技术，其具有高速率、低延时、连接数密度三大特性3。5G 时代为档案管理带来众多机遇，主要体现在以下方面：1.5G 时代提供了档案数据深度分析。5G成为大数据、云计算、人工智能、虚拟与现实等技术的支撑，可以推动技术快速发展，解决技术孤岛问题加速各种技术间的融合。5G技术可为档案数据的分析、挖掘提供有效手段。可对采集的信息进行深度预处理、存储、分析与挖掘。2.创新档案服务理念。5G技术可以创新档案管理与新兴技术相结合的服务理念。档案管理可与大数据、物联网、云计算、人工智能等高精技术相结合，实现行业的长足发展。以往的档案服务是单一、制式服务，只有在档案利用者进行查询的时候才给予信息。这样的服务是单一、被动的。5G 时代的新兴技术可帮助档案管理工作者实现主动、高效、多元的服务理念，使档案资源最大化被利用，实现档案资源的价值。3.加速实现资源开放共享。5G技术可实现档案管理线下线上的有效对接。可以实时记录、监控档案的内容与借阅信息。可利用云数据中心、物联网技术对数据进行多维管理，打破档案信息孤岛，使各档案馆间的档案信息资源更好整合利用。高校档案管理如果可借助5G技术实现智能化管理，将实现高校档案管理事业的飞速发展。二、5G时代高校档案管理面临挑战在改革过程中，5G 时代既为高校档案管理提供很多机遇，但同时为适应时代变化，高校档案管理工作也需要做出重要调整。这个过程既带来众多机遇，但同时也会面临一系列挑战。1.档案管理人员专业性不强。随着我国高校的飞速发展，高校师资队伍、规模得到显著扩大。很多高校档案管理部门引入了先进的技术及设备，但传统的高校档案管理人员缺乏网络思维，专业性不强，从而造成档案管理不规范，档案信息不准确等状况。2.档案数字化程度不够。在5G技术普及过程中，高校档案管理技术也在更新迭代。各大高校逐步由纸质化向数字化进行迁移，但在迁移过程中，存在档案管理系统性能差、更新缓慢、档案双层 PDF识别率不高以及档案缺少等问题。3.档案库房管理混乱。由于很多高校档案正在数字化迁移过程中，因此档案智慧化建设技术不成熟、建设架构不完随着5G时代的快速发展，高校传统档案管理模式难以满足科学化管理需求。通过分析、研究高校档案智能化管理存在的问题，结合互联网管理模式，运用科学的管理方法和手段，分析5G时代为高校档案管理服务带来的机遇与挑战，探索5G时代高校智能化管理模式，以期为提高高校档案管理水平，促进学籍档案管理的规范化、专业化、信息化等提供依据前沿302023.5业务前沿整、档案数字化库房管理系统不完善，存在电子档案易受到网络攻击、学生档案利用率低等问题。三、5G时代提升高校档案智能化管理的方式措施为了更好抓住 5G 技术发展机遇，改善高校档案管理现状，笔者认为可从以下方面进行改善。1.加强高校档案智能化管理顶层设计高校档案智能化管理的顶层设计、档案智慧服务的顶层设计是从全局性的角度统筹规划档案工作，以提供技术性、知识性和先进性档案服务为目的，对档案工作进行战略和系统的政策指导。因此高校档案智能化管理在总体部署安排时，要从宏观的角度对档案服务进行统筹考虑和制度建设，例如制定合理的档案收集、归纳、管理标准规范。并且要针对新技术、新设备制定相关政策，使档案管理设备、技术可快速得到应用与保障。最后应时刻注意档案智能化管理过程中出现的重要问题，要及时提供政策补充，使档案管理工作可以协调稳定发展。2.注重档案管理应用技术的更新迭代5G时代，人工智能迅速发展，尤其是物联网、云计算、大数据等现代信息技术的快速发展与广泛应用，促进了现代科学技术爆炸式增长。高校档案管理工作中应该利用技术、应用技术，将档案管理工作平台打造成数字化、网络化、开放化的智能平台，促进数字档案资源的有效管理、互联互通，实现数字档案资源的集成管理。在档案数据采集过程中要基于虚拟现实技术实现档案数据化，数据存储简单有效化。现有的云端备份、Hadoop分布式平台海量数据存储以及区块链技术都是实现数据高效安全采集的有效措施。在档案数据管理过程中，可利用自然语言、专家系统、机器学习以及分布式人工智能实现信息分类归档；利用智能机器人方式提供档案查询、检索功能；利用视联网技术实现档案服务精准化、扁平化、及时化。当然由于地区发展水平差异，很多高校档案管理工作无法实现自主探索档案智能管理平台服务的条件，为了打破技术孤岛，实现数据融合，可以借鉴其他服务机构应用成熟的技术、软件，找到他们行业与高校档案管理工作的共通点，吸收发展适合自己高校档案智能化管理的应用模式。3.加强档案工作者的专业技能5G时代高层次档案工作者的专业技能发生了极大变化，档案管理工作者必须具备跨学科、跨领域、现代信息技术知识以及多学科知识，培养档案管理者的专业技能也成为必然选择。高校档案管理部门要邀请专家定期开展大数据技术、信息科学等专业技能培训和专题讲座，注重对工作者网络思维、计算思维的培训，使其拥有知识挖掘和数据管理的能力。要多鼓励档案管理工作者参与学术交流，注重与计算机学科、信息科学学科等跨学科合作，使工作者不断学习创新。四、5G时代高校档案智能化管理的发展态势随着大数据技术、数据科学的发展迭代，抓住5G时代数字浪潮，落实以上档案智能化管理方式措施，高校档案管理发展必将朝着标准化、智能化及多元化发展。1.高校档案管理质量标准化当档案管理逐渐步入智能化管理正轨，档案服务的管理对象也就从实体转向了数据。数据保存、整合、挖掘、利用等也会成为高校档案管理者的基本数据素养。高校档案来源的质量也会逐渐标准化，档案数据也会逐渐科学有效、具备一定的深度和广度，档案资源也会更好满足用户的需求。2.高校档案管理条件智能化5G技术的融合必将使高校档案管理的条件更加智能化。5G技术下快速发展的物联网技术、视联网技术、VR技术、人工智能技术都会使高校档案管理进入良性循环。使高校档案管理在线上线下沉浸式体验服务、档案馆的环境智能调控，安全预警、档案的审核与鉴定、专业技能培训等方面更加便捷。使档案数据的移交、归档、接受等服务更加智能。3.高校档案管理服务价值多元化当高校档案智能化管理逐渐成熟后，高校档案资源的服务也就体现出多元化价值。首先，档案信息资源是高效整合的，学生档案可以实现一站式查询。“信息孤岛”将彻底消除，大幅提升个人甚至社会工作效率；其次，档案信息资源的内容也将更多元化。5G时代通信网络速率的加快，使档案资源不仅可以包括基本人事档案，还可将学生在校期间的所有档案进行整合。且档案信息的呈现方式也不仅是以前单一的文字表格，可将学生在校期间的档案进行图、文、声、像全方面结合，使档案信息更加真实可靠。最重要的是，5G 时代高校档案服务不受地域、时间的限制，用户可以通过移动端设备实时查询档案信息，使档案无处不在的服务理念展现得淋漓尽致，从而提升档案工作的社会影响力。5G时代为高校档案智能化管理带来很多机遇与挑战，高校档案工作者只有转变思维方式，抓住5G技术浪潮，运用多种创新技术手段，服务档案管理，才能使高校档案管理水平提升一个新高度，才能以全新的姿态服务学校、服务学生、服务社会，才能发挥档案的根本价值，发挥高校档案管理机构的社会服务效能。因此，我们要立足5G时代，加强高校档案管理的顶层设计，利用5G时代新技术，学习其他行业先进的管理经验，不断提升高校档案工作者的专业技术水平，以促进高校档案工作的智能化发展。（作者单位：西安科技大学）参考文献1 倪代川,金波.论数字档案资源数据化发展 J.档案学研究,2021(05):17-22.2 邵婧,王旭州,孙可佳.智慧校园背景下高校智慧档案馆建设路径分析 J.陕西档案,2021(05):23-25.3 赵国锋,陈婧,韩远兵,等.5G移动通信网络关键技术综述 J.重庆邮电大学学报(自然科学版),2015,27(04):441-452.31