《流动人员人事档案管理服务规定》解读与思考.pdf

|兰台纵横|2023.8 下兰台内外50摘要：随着经济社会发展、就业观念转变等，人口资源要素流动加快，迫切需要做好流动人员人事档案管理服务工作。本文对比分析了流动人员人事档案管理暂行规定（2021年）相对于流动人员人事档案管理暂行规定（1996年）在结构和内容上的新变化、新特点，并就进一步抓好新规定的贯彻落实，提出相关意见建议，为流动人员提供更加优质高效的人事档案管理服务，促进人才要素顺畅流动，为经济社会高质量发展提供人才支撑和保障。关键词：人事档案；流动人员；服务概述第七次人口普查数据显示，2020年我国流动人口近3.76亿，较2010年增长了69.73%。2022年、2023年我国高校毕业生人数连续超过1000万人。城市为吸引更多人才就业创业，纷纷出台各项服务政策，例如南京的“宁聚计划”、武汉的“学子留汉”、成都的“筑巢引凤”。截至2022年底，山东省管理流动人员人事档案920余万份，累计提供档案服务查询155万余人次，较2021年增长了17%，居全国首位。为做好流动人员人事档案管理服务，2021年12月，中组部、人社部、财政部、国家邮政局、国家档案局对流动人员人事档案管理暂行规定进行较大幅度的修订。修订后，发布流动人员人事档案管理服务规定（以下简称“规定”），同时废止流动人员人事档案管理暂行规定（以下简称“暂行规定”）。本文通过分析规定的修订背景及内容变化，全面了解规定的背景、特点及相关要求，以期助力规定的贯彻落实。1 规定的结构特点与1996年制发的暂行规定相比，2021年的规定整体结构和内容均有较大调整。首先是制定部门：1996年的暂行规定是由中组部和人事部联合出台。2021年则是由中组部、人社部、财政部、国家邮政局、国家档案局五部门联合出台。其次是文件名称：1996年为“人事档案管理”“暂行规定”，2021年则是“人事档案管理”“服务”“规定”，更加突出“服务”，体现“为党管档，为国守史，为民服务”价值理念。再次是主体结构（见表1）：1996年暂行规定7章22条，2021年规定为6章33条，结构更加精简，但内容更为丰富。表1：1996年暂行规定与2021年规定比较章节暂行规定规定第一章总则总则第二章流动人员人事档案管理机构管理服务机构和职责第三章流动人员人事档案的转递日常管理第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用 接收、转递和服务利用第五章流动人员人事档案的保管纪律和监督第六章监督与处罚附则第七章附则2规定的结构及内容变化2.1总则部分2021年的规定“总则”部分共5条，分别是制定流动人员人事档案管理服务规定的目的、流动人员人事档案的概念、做好流动人员人事档案管理服务的现实意义，以及流动人员人事档案范围和管理原则。较1996年的暂行规定多了2条：流动人员人事档案的概念和意义。规定新增“非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案”；“其他因私出国（境）人员的人事档案”；“自由职业或灵活就业人员的人事档案”。将“待业的大中专毕业生人事档案”修改为“未就业的高校毕业生及中专毕业生人事档案”。将之前的“辞职”“被辞退”情形扩大为“辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系”等流动人员情形的人事档案管理。2.2管理服务机构和职责暂行规定流动人员人事档案管理机构为县级（含）以上人才流动服务机构。规定将其修订为县级（含）以上公共就业和人才服务机构，以及“经省人社厅授权的单位”。这种变化既与机构改革有关，也兼顾市场化管理要素，激发市场主体活力。规定明确流动人员档案管理服务机构的七项服务职责和内容。除了暂行规定中的“收集、整理、保管、利用、转递”等管理工作，以及“身份认定、出国/境政审、职称资格考评、社保等服务”外，还增加“档案鉴别和归档”“出具存档、经历、亲属关系等相关证明”“党组织关系接转”“入党、参军、录/聘用政审”等服务内容。此外，规定第八条、第二十九条明确规定流动人员人事档案属于一项基本公共服务，相应的服务机构应当“提供免费服务”“严禁以流动人员人事档案为载体的捆绑收费、隐形收费。”2.3日常管理规定第三章专门设置一个章节，涉及8条流动人员档案“日常管理”的规定。该章详细规定流动人员档案日常管理的要求和内容。首先，档案管理服务机构要依据“国家档案管理”“干部人事档案”方面的法律法规进行日常管理，提出要推进流动人员人事档案管理信息化建设。其次，档案管理服务机构要进行审查，流动人员档案要符合“接收条件”，并告知与存档人员及单位的权利、义务。流动人员或存档单位开设或注销账户的具体要求。再次，建立多方协作配合的档案材料收集流动人员人事档案管理服务规定解读与思考文/崔启顺|兰台纵横|2023.8 下兰台内外51制度，提出档案管理服务机构、流动人员及档案材料形成单位之间要加强日常协作配合，广泛收集档案资料。最后，提出建立全国流动人员档案管理服务平台，省级要集中本省内的流动人员人事档案管理服务信息，并与全国服务平台对接，实现“全国共享”。最后是要加快流动人员档案数字化建设。2.4接收、转递和服务利用暂行规定规定了流动人员人事档案的转递、收集、整理、利用和保管。规定则将其修订为“接收、转递和服务利用”。且明确规定流动人员档案的接收、转递和查询服务流程和要求。其中接收、转递的服务流程：（流动人员或存档单位）申请（档案服务机构）出具转档手续（原档案服务机构或原工作单位）审核作出准予转递或不得转递决定（邮寄或机要通信、专人送取）转递回执。查询服务流程：（查阅单位）出具单位介绍信查阅申请表（档案管理服务机构）审批（规定时间）查阅。此外，还规定禁止查阅的人员范围。除了接收、转递、查阅等服务外，规定还规定“借阅”“开具相关证明”“党组织关系转接”等服务内容，提出要进一步提升流动人员档案服务机制建设和制度建设。2.5纪律和监督规定第五章为“纪律和监督”，暂行规定则为“监督与处罚”。暂行规定的禁止性规定较为模糊，而规定则明确提出“十个严禁”，严禁篡改流动人员档案内容、泄露档案信息、销毁档案资料、违规新建档案、出具虚假材料、拒收档案、违规收费等情形。进一步明确监督的主体、渠道和要求，以及违反相关规定和纪律给予的相应惩处措施。3规定的新特征3.1更加突出服务理念规定从名称上就突出“管理”“服务”并重。较暂行规定而言，突出“服务”理念，这也与流动人员档案管理的实际需求相符。规定通篇围绕“服务”。服务人事档案的内容更为丰富，服务流程规定更为清晰，服务流动人员的主体更加广泛。尤为突出的是，规定中明确提出档案管理服务机构的服务属于“基本公共服务”，相关经费“列入本级财政预算”。“纪律和监督”中十个严禁有两个严禁涉及经营性服务或收费行为。这些改变都体现以人为本的服务理念，通过深化人才要素流动推动人才资源顺畅流动，为经济社会发展提供人才资源支持。3.2更加拓宽服务范围与暂行规定相比，2021年的规定更加详细，相关条款规定更加体现与时俱进的特点，拓宽流动人员档案的服务对象和内容。从服务对象来看，除之前注重服务“体制内”管理人员、技术人员外，还注重向所有“非公企业及社会组织”聘用人员提供服务。具体包括：非公有制经济组织和社会组织聘用人员、各种未就业的管理人员、专业技术人员，还包括军队文职人员；从大专生拓展至所有高校毕业生和中专毕业生；以及各种“自由职业、灵活就业人员”。从服务的内容来看，除了传统的转递、收集、整理、利用和保管外，还包括接收、查询、借阅、开具证明等，且详细规定接收、转递、服务，以及借阅的不同流程，使服务内容更加具体、服务更加人性化。3.3更加彰显严格要求与暂行规定1个条款四种“监督与处罚”不同的是，规定“纪律和监督”共有3个条款，规定流动人员档案服务的“十个严禁”，监督检查的责任主体，明确各级人社部门要主动加强人事档案管理服务行为的监管，将人事档案管理服务纳入“人力资源市场秩序日常监督范围”。并且明确提出档案管理服务机构要通过“完善举报投诉查处机制”“主动公开举报投诉电话”等监督日常管理行为，还要自觉接受外部监督。对违反相关规定的，要给予相应的行政、政务、党纪或刑事等处理，处理的种类更多，要求更严。4规定的落实措施4.1加强宣传与1996年暂行规定相比，规定做了大幅度的修订，管理服务理念、要求和内容均发生巨大变化。规定实施刚刚1年有余，流动人员及社会各界的知晓度还不够。因此，作为档案管理服务机构要切实加强规定的宣传力度。一是扩大宣传渠道。通过广播电视、报刊杂志、微信微博新闻客户端等新媒体，以及公示栏等渠道和平台，积极扩大规定的宣传面。二是加大宣传力度。在每年的档案宣传周、“69”国际档案日等特殊时间节点，通过印发宣传单页、组织知识竞赛等形式，加强规定的宣传深度和广度。三是注重宣传重点。针对规范的受众群体，通过送法进企业、进机关、进学校等，有针对性地做好流动人员档案管理服务主体、客体及潜在服务对象的宣传，增强规定的知晓度和执行力。4.2完善管理体系在规定的原则规定基础上，结合本地实际，进一步细化政策内容，出台流动人员人事档案管理服务标准和流程规范，注重流动人员档案信息共享、制度机制、队伍培养及监督管理等。进一步细化服务内容、服务标准和服务流程，细化流动人员档案接收流程、转出流程，以及出入库管理。明确流动人员档案材料收集、审核要求，做好档案材料归档。进一步强化档案保管硬件设施、落实档案库房“八防”要求，细化流动人员人事档案管理服务查借阅范围、要求及流程。扩大流动人员人事档案管理服务范围，在规定的基础上，可进一步拓展档案为人才集体户口管理服务、协助办理退休审批服务等。制发制式调档函、登记表、委托书等，张贴流动人员人事档案管理服务流程图，优化服务内容，简化服务流程，提供优质高效服务。|兰台纵横|2023.8 下兰台内外524.3狠抓落实检查根据规定，各级人社部门将违规保管流动人员人事档案、违规收取管理服务费等行为纳入日常巡查监督检查范围，进一步完善举报投诉查处机制，主动公布举报投诉渠道、电话，发动社会共同参与监督。此外，档案管理服务机构自身要带头执行规定，严格按照规定及地方制定的实施细则的相关要求，要积极主动地接受社会各界监督。在监督中服务，在服务中监督。4.4提升管理水平档案管理服务机构要组织档案管理人员加强规定等流动人员档案管理服务的相关政策、标准专业知识的学习。一是加强思想教育。扎实开展“不忘初心、牢记使命”主题教育、社会主义核心价值观教育，切实提升档案管理人员的职业道德。二是加强业务培训。重点围绕档案法保密法规定等相关专业知识的培训，通过邀请专家授课，组织业务骨干参观学习等形式，持续做好档案管理人员的业务知识培训，不断提升业务能力和水平。三是加强廉政教育。通过流动人员人事档案服务中正反两方面的典型人物和典型案例，开展主题教育、警示教育，教育档案管理服务者守住清廉本色和底线，自觉遵守各项规章制度。结语人员流动改变了传统人事档案管理模式，作为一名档案工作者，要主动适应新情况新变化，把握新形势新要求，熟练掌握规定的各项规定，自觉遵守各项规章制度，切实为流动人员做好人事档案管理服务，促进人才要素顺畅流动，为经济社会高质量发展提供人才支撑做出档案人应有的贡献。参考文献1高阳.新旧流动人员人事档案管理服务规定对比分析J现代商贸工业,2023(1):195-198.2马军红.我国人才交流中心流动人员人事档案管理问题与建议J产城,2023(3):70-72.3宋淼.流动人员人事档案管理与促进就业探究J文化产业,2022(34):19-21.4马爱萍.大数据时代下流动人员人事档案管理信息化建设研究J就业与保障,2022(8):148-150.5王维.大数据时代流动人员人事档案管理的困境及对策分析J办公室业务,2022(15):163-165.6杨玚.流动人员人事档案管理服务研究J兰台内外,2022(27):58-60.7王永福.加强流动人员人事档案管理浅见J四川档案,2022(4):39.8雷杰.流动人员人事档案与传统人事档案比较分析J山西档案,2009(7):44-45.9张翠萍.流动人员人事档案管理存在的问题及优化措施J兰台内外,2022(19):43-45.10黄毓晖.“互联网+政务服务”背景下流动人员人事档案信息化管理研究J城建档案,2019(11):24-25.作者简介：崔启顺（1988），大学学历，山东省单县公共就业和人才服务中心副研究馆员，从事档案管理。（上接49页）对目标用户的体验大幅度提升。因此，作为全媒体时代的档案开发利用，一方面要科学把握用户需求，通过数据挖掘技术加强档案信息资源开发，借助可视化统计描述、多维度交叉分析、用户关系图谱等技术构建目标用户模型。这种方式已广泛应用到电子商务领域，融媒体中心可以利用此技术，根据用户画像判断需求实现精准推送，提升档案信息资源供给的精确性和实效性。另一方面，要借助多媒体技术创新服务方式，更好地适应用户偏好，优化用户体验，为用户提供个性化、主动性的利用服务3。3.5人才队伍要提升，培养专家能手全媒体时代，合并单位的档案工作专业性、政策性很强，必须牢牢抓住档案工作专业人才队伍建设这个牛鼻子，多措并举，为档案事业提供有力人才保障。一是要优化知识结构，建强专业队伍。积极组织广大档案工作者深入学习档案工作法律法规、政策文件、工作方法步骤和标准流程，弄清楚新形势下融媒体档案工作“是什么”“做什么”“怎么做”，特别是增强时代意识，融媒体信息技术瞬息万变、更迭频繁，要时刻善于学习新事物新媒介，使其具有履行职责、推动工作的必备素质和能力。二是要调动各方力量，储备人才资源。要突出政治性、专业性、科学性、操作性，善于在机关发现人才、培养人才。积极与档案主管部门、兄弟单位进行业务交流，吸收借鉴好经验好做法，在实践中提升能力，在锻炼中修炼内功，以人才高质量推动档案管理质量提升。三是要多方争取支持，提高待遇保障。要争取上级重点档案保护与开发项目资金以及本级财政对档案工作的资金支持，保障档案工作发展必备资金；要畅通档案人员的晋升渠道，增强职业荣誉感，提高档案专业人才的经济待遇和社会认可度，调动学习钻研档案工作业务的积极性和主动性。参考文献1马娟.融媒体时代加强新闻档案管理的对策J.中共伊犁州委党校学报,2021(06):10.2李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告J.中国档案,2019(04):15.3王丹.浅谈新媒体对档案信息管理的影响J.新闻前哨,2021(08):15.作者简介：刘堃（1980），攀枝花日报社党政办副主任，研究方向：全媒体时代新闻单位档案归档管理利用。