学院办公管理程序(全套).doc

程序文件 XYKM-QP-02-001 学院办公管理程序2010年12月目 录1.质量方针和目标管理工作程序32.内部质量审核工作程序53.文件分类编码管理工作程序124.文件管理工作程序145.纠正与预防措施管理工作程序186.合同管理工作程序207.会议管理工作程序23会议管理工作程序248.规章制度制定管理工作程序25规章制度制定工作程序269.督办工作管理工作程序2810.院务公开管理工作程序2911.接待工作管理工作程序3112.信访工作管理工作程序3213.档案管理工作程序3314.印章管理工作程序35印章刻制工作程序36印章使用工作程序3715.文件收发管理工作程序38发文处理工作程序39收文处理工作程序4016.文印管理工作程序4217.单位法人证书使用管理工作程序4318.基层统计报表管理工作程序44学院基层统计报表工作程序4519.记录管理工作程序461.质量方针和目标管理工作程序1.目的本程序规定了质量目标的策划、展开和实施过程的要求和程序，确保学院质量目标切实可行，以促进学院业绩改进。2.应用适用于学院管理层、职能部门、各系部所制定的质量目标。3.职责3.1院长确保在学院的相关职能和层次上建立质量目标；3.2各职能部门、各系部负责制订本职责范围内的质量目标及在本层次上展开；3.3学院办公室负责学院质量目标的策划、展开和定量考核。4.程序4.1质量方针和目标策划4.1.1质量方针4.1.1.1质量方针应和学院宗旨，教育教学理念及长期发展规划相适应。以顾客为关注焦点，使顾客满意为目标，提供优质教育教学服务，用突出个性、通俗易懂、高度概括的简短话语予以表述。经院长办公会议批准发布，公布于众，为制定和评审质量目标提供纲领性框架。4.1.1.2质量方针要传达到全体教职员工各层次，通过会议、培训、文件等形式广泛宣传，使全体教职员工正确理解质量方针并努力贯彻执行。4.1.2质量目标的策划4.1.2.1策划的输入为实现质量方针，学院应明确提出以满足教育教学服务为主的质量目标，质量目标是指教育教学服务质量在一定的时期内所要达到的目的，应是可测量的，并与质量方针保持一致。 主要目标应包括： a)顾客满意度； b)用户投诉限度； c)重大事故控制率；d)教育教学和培训应达的目标。4.1.2.2策划过程描述每学年末，由各职能部门、各系部按各自职能分别提出下学年的质量目标，交由学院办公室汇总，然后，由管理者代表组织各部门（系部）负责人讨论，制订学院层面和各部门（系部）二级的质量目标，以及相关的测量和考核方法的草案，再报请院长办公会讨论确定。此活动可多次进行，力求质量目标满足标准及4.1.1条输入的要求。4.1.3策划的输出4.1.3.1学院质量方针和质量目标在质量手册中明确表述，由院长签发批准实施。4.1.3.2学院办公室把经讨论后确定的每学年质量目标编写成学年质量目标考核办法，并核定质量目标的定量值，经院长批准后，下发执行。4.2质量目标的实施 质量目标由各责任单位认真组织实施，必要时编制实施计划。质量目标的测量和统计由各部门（系部）负责，每学年终将测量和统计的质量目标完成情况填在质量目标统计表中报学院办公室备案，学院办公室根据各部门（系部）质量目标的完成数据计算学院层面的质量目标完成情况，并形成学年质量目标总结报告。4.3质量目标考核4.3.1质量目标由学院办公室按学年质量目标考核办法实施考核，考核结果形成报告后上报管理者代表，并作为管理评审的输入。4.3.2各部门（系部）每学年终测量和统计质量目标完成情况之后应依据学年质量目标考核办法，对于未达到目标值的项目提出改进的措施和计划，对于达到目标值的项目提出下学年的新目标值，并作为管理评审的输入在管理评审汇报材料中描述。4.3.3对于主要存在的质量目标问题，管理者代表根据管理评审会议的决议要求相关部门出具纠正与预防措施处理单，具体的控制方法参见纠正与预防措施管理程序。4.4质量方针、目标调整、修订。4.4.1学院办公室根据学院院长办公会议要求，向各部门（系部）收集质量方针的实施情况，征求对质量方针的修改意见，在充分调研、征求意见的基础上，提出修改建议，在管理评审会议上讨论研究，由院长重新批准发布。各部门（系部）据此对相应的质量目标作适当的调整。4.4.2质量目标的年度调整工作，由每年度的管理评审会议对于质量目标实施评审，并确定下学年的目标。5.相关文件5.1学年质量目标考核办法5.2纠正与预防措施管理程序6.相关记录6.1质量目标统计表6.2学年质量目标总结报告6.3纠正与预防措施处理单第47页 共47页 程序文件 XYKM-QP-02-002 2.内部质量审核工作程序1.目的为了顺利开展内部审核工作，以判定学院的质量管理体系是否符合策划安排和标准的要求，是否得到了正确的实施和保持，是否能有效地满足学院的方针和目标，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于对学院质量管理体系的内部审核。3.职责3.1院长批准年度内部审核计划。3.2 管理者代表职责管理者代表领导审核过程，包括如下内容：a）审核年度内部审核计划；b）批准内部审核实施计划；c）批准内部审核报告；d）协调审核过程中有争议的问题，审核纠正措施，向最高管理者报告审核结果。3.3学院办公室职责学院办公室职责包括如下内容：a) 负责编制年度内部审核计划及组织实施；b) 审核内部审核实施计划和内部审核报告并报管理者代表批准；c) 协助审核组长对内审纠正措施的跟踪和验证，保持审核记录；d）收集、汇总、整编内部审核中有关文件(计划、记录、报告，首、末次会议签到单)并存档以供查阅；e) 向管理者代表报告审核结果；f) 培训内审员并保持记录。3.4 审核组长职责审核组长负责内审各阶段的组织实施工作，包括如下内容：a）编制内部审核实施计划；b）审查内部审核检查表，协调检查内容；c）送交不合格报告给受审核方签字确认；d）考虑审核发现的有关问题编制内审报告，并提交学院办公室审核；e）必要时向管理者代表汇报审核情况； f）负责有关纠正措施的跟踪验证。3.5 内审员职责内审员职责包括如下内容：a) 编制内部审核检查表相关内容, 在审核开始日两天前交给审核组长批准；b) 客观公正地收集证据，记录、分析、判断，形成审核发现，确认发现的不符合，开具不合格报告；c) 遵守有关审核的规定，服从审核组长的领导，支持、配合审核组长工作；3.6 受审核部门的职责受审核部门的职责包括如下内容：a) 将审核目的和范围通知有关人员；b) 向审核组如实提供检查要求的证据；c) 向审核组提供方便，配合内审员实现审核目的；d) 按不合格报告的要求，分析原因，制定和实施纠正措施。4.内容与要求4.1 内部审核流程内部审核流程为：审核的策划审核的实施审核报告的编制（包括不合格报告的编制和确认）纠正跟踪措施的制订及其有效性验证等。4.2审核的策划4.2.1年度内部审核计划的编制和管理根据审核周期及质量管理体系的运行现状，学院办公室在上年12月初编制下年度的内部审核规划，由管理者代表审核，并报院长批准。编制时应充分考虑到：a) 审核的准则(审核依据)，如质量管理体系标准、程序文件、工作文件等；b) 审核的范围，学院与质量管理体系有关的部门、岗位、设施、场所、过程和活动等；c) 审核的频次，确保受审核部门每年至少接受一次内审，不一定一次全部覆盖，但应保证全年覆盖一次；d) 审核的重点，如重点教育教学处室、关键过程等；e) 审核的方法，包括集中式审核、分散滚动式审核、专项审核等；f) 拟定审核组长。内部审核规划经审批后，由学院办公室负责将其发送至院长、管理者代表、受审核部门、审核组长。学院办公室负责内审规划执行情况的管理工作，及时标识审核状态，包括已进行、未进行、已关闭、推迟、取消和增加的审核，并说明变化原因。4.2.2内部审核实施计划 的编制内部审核实施计划 的内容应包括：a) 审核的目的、范围和方法；b) 审核所依据的标准和文件；c) 审核组的组成及内审员的分工；d) 内审实施日程表；e) 受审核的部门。内审组长应在实施审核开始一周之前将此计划送达受审核的有关部门。当审核计划的局部内容发生变更时，由学院办公室负责起草调整计划的通知，报请管理者代表批准后，于实施之前下发到有关部门。分散滚动式审核的内部审核实施计划 可参照上述要求简化，经管理者代表同意，以书面通知形式通知受审核部门。4.2.3 审核组组成管理者代表作为内审总负责人。审核组长负责挑选经过培训并具有内审资格的人员组成审核组。根据实际情况及需要分为若干个小组，指定小组成员中1人担任小组长，小组长应具有相当的内审水平和一定的组织、协调能力。审核员应选择非受审核部门直辖的人员担任，并确保审核过程的客观性和公正性。4.2.4 审核前的培训针对审核组的组成，必要时可进行审核前的培训，统一审核方法。4.2.5 审核前的准备会审核组长在首次会议前组织参与当次审核的内审员召开准备会。会议的主要内容包括：a) 布置审核任务；b) 各小组就承担的审核任务进行审核策划，各小组长对审核检查表的填写等作出布置及特别要求。4.2.6内部审核检查表的填写及批准内部审核检查表的填写及批准要求包括：a) 内审员应及时认真填写内部审核检查表，并注意如下要求：相关法律法规及强制性条文的执行；理解程序文件的条款，分析条款间的关系；以往内审的审核结果；考虑审核要点、验证手段和方法(包括面谈、看文件和现场观察)，可定性、定量操作；选择恰当的抽样数，抽样应具有代表性；结合受审核部门、岗位的主要职能及设施、场所、过程和活动的特点，充分利用积累的信息，包括受审核部门以往的信息，特别是前次审核的信息；审核时间应留有余地，以便及时调整；满足审核范围的要求。b) 审核小组长负责检查和批准内部审核检查表，并应注意：填写是否正确、恰当、全面，检查目的是否清楚；审核范围内各过程是否已被包含在内；相关过程活动是否包含在内；各程序的关键点是否都被包含在内；已知的质量问题是否包含在内；检查方法和抽样数量是否恰当。4.3 严重不符合程度的判断4.3.1 严重不符合的判断标准 严重不符合的判断标准分如下三类： a) 某一体系要求过程整体失效或失控；b) 某一部门的全面失效或失控；c) 可能造成严重后果的不符合。4.3.2轻微不符合的判断标准轻微不符合的判断标准分如下三类：a）个别的、偶然的、孤立的、轻微的错误；b）对系统不会产生严重不良影响的不符合；c）需要花较长时间和较多人力才能纠正的不符合。4.4 内部审核结论的确定审核结论可分如下三个等级要求确定，包括：a）满意无不符合或仅有一两个孤立的不直接影响教育教学质量的“轻微”不符合；b）符合有少量未对教育教学质量产生较大影响的“轻微”不符合；c）不满意质量管理体系要求没有得到有效贯彻，有较多不符合或有对教育教学质量产生较严重不良影响的“严重”不符合。4.5审核的实施4.5.1首次会议首次会议可按下述程序和内容要求进行：学院办公室组织召开审核首次会议；学院最高管理层、审核组全体成员和各受审核部门的负责人及有关人员参加会议；审核组长主持首次会议，其主要的议程应包括：院长和管理者代表讲话；审核组长宣读内部审核实施计划，包括：明确审核的目的、范围、时间安排、审核采用的方法及审核程序；澄清审核计划中不明确的内容。4.5.2现场审核现场审核过程中，内审员将搜集的客观证据如实填写在内部审核检查表中的“查实记录及客观证据”栏内。发现有新的疑点时，可补充新的检查内容。检查完毕后，通过小组会，对客观证据进行甄别和补充，在“评价”栏作出结论。内审员应确保审核实施过程的客观性和公正性。4.5.3 审核组内部会议审核组内部会议包括全体审核员的会议、审核小组内的会议和审核小组长以上人员的会议，分别由审核组长和小组长主持。管理者代表视情况参加其中的会议。会议内容应包括：a)交流审核情况，沟通信息；b)统一思想，协调审核活动；c)确定不符合。4.5.4 开具不符合通知单在内部审核检查表中对于“评价”栏中打“”的项目，内审员应开具不合格报告，并应做到不符合的事实描述清楚，判据准确，严重程度认定恰当，其中不合格报告应在末次会议前由受审核方代表签字确认。必要时，审核组长可与受审核部门的领导复核审核结果，也可通知内审员核实，检查不符合或观察项事实描述的客观证据是否充分，判据是否正确，以确保审核结果实事求是。不合格报告应予以编号，编号格式为：年度部门代码序次数不符合序号/不符合总数, 如 “2007-01-1-1/3”的编号表示2007年对学院办公室第一次审核中的三个不符合中的第一个不符合。4.5.5 末次会议审核组长主持末次会议，参加人员与首次会议相同，会议的主要内容应包括：a)审核组成员宣读当次审核所发现的不符合；b)审核组长重申当次审核的目的、范围、依据，宣布审核结论，对不符合的整改作出安排；c)院长和管理者代表讲话。4.6 编制审核报告审核组长负责编制内部审核报告，并在末次会议后一周左右完成。内部审核报告的主要内容应包括：a)审核的目的和范围；b)审核所依据的标准和文件；c)审核计划的执行情况；d)审核结果的分析和总结，包括：审核综述，不符合和观察意见总数及分布分析，上次不符合的关闭情况或评审以往审核的结果等内容；e)审核结论。内部审核报告应予以编号。编号格式：SB年度次数，如“SB2007-1”为2007年第一次内部审核。4.7 内部审核跟踪4.7.1不符合原因分析不符合原因分析的要求包括：a) 有关责任部门的负责人应按审核报告提出的时间要求，组织人员进行不符合原因分析；b)应针对不符合和观察意见的事实进行原因分析，必要时可使用统计工具找出问题的主要原因。4.7.2制订纠正和预防措施制订纠正和预防措施的要求包括：a)受审核部门应根据不符合或观察意见的原因制订可行的纠正措施，包括预定完成的日期。预定完成日期应符合审核报告的要求，特殊情况可经管理者代表批准；b)纠正和预防措施应报学院办公室确认，管理者代表签字。4.7.3纠正和预防措施实施的跟踪纠正和预防措施实施的跟踪内容和要求包括：a)有关责任部门应根据制定的纠正预防措施和预定完成日期进行整改，并注意保存实施记录；b)学院办公室组织内审员依据纠正预防措施，对受审核部门的实施情况进行跟踪检查，督促其按计划进行整改；c)跟踪检查人员在验证纠正预防措施已得到有效实施后，才能作出实施效果的评价。填写评价意见时，应在具体描述实施情况后，作出整改是否有效的结论。4.8内部审核记录的管理审核组长将审核记录送交学院办公室整理，并移送院办公室归档保存，保存期为五年。审核记录应包括以下内容：a）审核记录（内部审核实施计划、内部审核检查表）；b）已关闭的不合格报告；c）内部审核报告（附不符合项分布表和首、末次会议签到表）。其中，内部审核报告分发送至院长、管理者代表、受审核部门、审核组长、学院办公室（整理归档）。内部审核报告可作为管理评审的输入。5.相关文件质量手册 纠正与预防措施管理程序6.相关记录年度内部审核计划内部审核实施计划内部审核检查表不合格报告内部审核报告内审首（末）次会议签到表 程序文件 XYKM-QP-02-003 3.文件分类编码管理工作程序1.目的建立一个文件的编制规范及编写、修订、审核、批准操作程序。2.范围本程序适用于所有质量管理体系文件的编制。3.责任由各部门文员负责统一格式编排，部门负责人负责审核。4.程序4.1 通则4.1.1文件标题应简明，并能确切表明文件的性质。4.1.2语言要求确切，简练、易懂、术语要规范，用语不能含糊。4.1.3内容要与法定标准及规定相一致，要包括所有必要的项目及必要的附件。4.1.4操作标准文件应附有记录，以便于追溯教育管理服务活动的过程。4.1.5要求填写数据的记录，应有足够的空间。4.1.6各类文件应有便于识别其文本类别的系统编号。4.1.7文件的制订、审核、批准人应签字、文件不得使用手抄本。4.1.8文件格式应统一，统一用A4纸张印刷，用统一色泽文件夹活页装订，页面统一为页眉1.5厘米，页脚2厘米，左边距2.5厘米，右边距2.0厘米，上边距1.5厘米，下边距1.0厘米。4.2文件表头4.2.1各类标准文件首页表头必须包括下列内容：4.2.1.1学院名称。长：12cm，宽：1.1cm，格式如下:4.2.1.2文件名称：（字体宋体，字号二号，行距单倍）4.2.1.3文件编号。4.2.1.4版本、生效日期、页次。4.2.2文件的编制目的：书写格式：“建立一个的标准程序（或标准管理规范）”，字体宋体，字号小四号，行距22磅，编码 1 。4.2.3文件的适用范围：书写格式：“本程序（规范）适用于”，字体宋体，字号小四号，行距22磅，编码 2 。4.2.4职责，字体宋体，字号小四号，行距22磅，编码 3 ，3.1。4.2.5程序内容，字体宋体，字号小四号，行距22磅，编码 4 ，4.1，4.1.1，4.1.1.1。数字按层次表示，需要时一直可分到第五层。其中：a)4.1，4.2条宜用标题，标题应置于编号之后空一个字排，并与其后的条文分行；b)同一层次的条，有无标题应统一，如10.1 有标题， 10.2也应有标题；c)段不编号，应左起空两个字排，换行时顶格排。但应避免悬置段。4.2.6相关文件：字体宋体，字号小四号，行距22磅，编码 5 ，5.1引用的文件和开展过程活动的文件。4.2.7相关记录：字体宋体，字号小四号，行距22磅，编码 6 ，6.1引用的表格和开展过程活动的证据。4.3流程图的标识4.3.1开始/结束该框用以表示一个流程的开始和结束。4.3.2流程的中间过程该框用以表示一个流程中的每个基本流程N4.3.3决定批复Y该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接“否”的情况，下方联接“是”的情况。4.3.4方向标记流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。它们可以在所有栏中使用。流向从左到右代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。4.3.5流程图中说明的字体宋体，字号小四号，行距22磅。4.3.6流程图版式流程图责任单位输入文件输出文件文 件 名责任岗位输出去向文件/记录质量管理部顾客满意度评价及控制程序质量管理员管理者代表顾客满意度调查计划 程序文件 GDKM-QP-02-004 4.文件管理工作程序1.目的 制定本文件的目的是为了控制学院与质量管理体系有关的文件，以防止误用失效或作废的文件，特制定本程序。2.范围本文件适用于学院与质量管理体系有关的文件的控制，包括外来文件和内部形成文件。3.职责3.1学院办公室归口管理学院所有管理体系文件的编制、修订、发放和回收存档，以及组织对文件的评审。3.2 各部门负责相关文件的制订、实施和修订意见的提出，以及本部门文件的日常管理。4.控制内容4.1文件的分类4.1.1按来源分为：a） 外来文件：来自于学院以外的与质量管理体系有关的法律法规及其他要求等文件；b） 内部文件：学院所颁布的质量管理体系文件及其相应的程序、规定、办法或实施细则等文件。4.1.2按受控性质分为：a） 受控本：在文件封面的受控标识中盖有“受控文件”章的，仅供学院内员工使用。文件应有登记号，发放或收回应有记录，未经管理者代表批准不得外借或复制；b） 非受控本：在文件封面未加盖“受控文件”章的，经管理者代表批准后，可供相关方使用。文件无登记号，当发生修订时，一般不追溯修订。4.1.3按使用性质分为：a） 质量手册：对学院组织结构进行说明；阐述学院质量管理所包括的过程并引出支持过程运作的指导文件；宣示学院质量方针并引出质量目标。b） 程序文件：系统规范学院质量活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的指导文件。c） 工作文件：指导学院在某一方面具体操作的文件，包括各种规范、指南文件、规定、办法、表格和各种技术资料等。d） 质量记录：学院受控表格文件上记载活动状况或结果的证据性文件。e） 外来文件：是指由上级机关或学院外相关单位颁发的与质量管理有关的文件，包括质量管理的标准、法律、法规、指南、导则、手册、程序和教育教学管理的标准、规程、规范、导则等文件。4.2文件的编号4.2.1质量管理体系文件（含质量记录）的编号4.2.1.1质量手册XYKM-QM-2010 年代号 质量手册代号学院代号4.2.1.2程序文件XYKM-QP-XXX- XXX 序列号（001.002.999） 文件分类号 程序文件代号 学院代号 4.2.1.3工作文件XYKM-WI-XX-XXX-2010/0 版本号 序列号（001.002.999）文件分类号 工作文件代号 学院代号4.2.1.4质量记录（只包括已规定样式）XYKM-QR-XX-XXX 序列号（001.002.999）文件分类号 质量记录代号 学院代号（注: 文件分类号规则：01党务管理、02办公管理、03组织人事管理、04财务管理、05教务与教学督导管理、06学生工作管理、07招生就业管理、08科研管理、09继续教育管理、10实训管理、11图书管理、12后勤保卫管理）4.2.2公文的编号按公文处理实施细则规定执行。4.2.3外来文件保持原文件名及编号，只须记录文件名称及编号不另行编号。4.3质量管理体系文件的编制、审核、评审和批准4.3.1质量方针由管理代表组织编制，院长办公会议制定和发布。4.3.2质量手册由学院办公室编制，由管理者代表审核，院长办公会议负责审定，院长负责签发。4.3.3程序文件、工作文件和质量记录表格由管理部门组织编制，经分管院领导、学院聘请的法律顾问负责审核，院长办公会议负责审定，院长负责签发。具体流程按规章制度制定管理程序执行。4.3.4 文件制订及发布的全过程应记录于立项表上，记录由学院办公室保管。4.3.5每年召开管理评审之前要对文件进行一次评审，由学院办公室或各部门负责人按文件等级要求组织召开评审会进行评审，评审结果作为管理评审的输入内容。4.3.6质量管理体系文件的编写方法、格式和内容按文件分类编码管理程序执行。4.3.7当文件发布时文件编制、审核、批准责任人应在文件封面处上签字，并由办公室在封面盖“受控文件”章。4.4 质量管理体系文件的修订和升版当出现下列情况之一时，应对管理体系文件进行修订：4.4.1学院的组织结构、质量管理体系发生了局部变化，现文件相应部分不能满足需要；4.4.2法律法规和其他要求发生了一些变化，现文件部分内容与之相抵触；4.4.3文件的某些可操作性内容需要进一步改善等。4.4.4文件修订后，应按4.3.14.3.3款要求重新进行批准。4.4.5文件修订时，应将所修改页面的修改码数加1，并在文件的修订记录（见附录H）中记录所修改的内容、修改的日期以及批准的记录。4.4.6版本与修改状态之间的关系为：每版每个文件可允许修改10次，否则文件须换版，管理体系文件编好后4位数系编制文件的当年年号，作为文件的版本号。若在新的一年换版，则用新的年号代替。特殊情况下需要换版，由管理评审决定。4.4.7修订流程执行规章制度制定管理程序规定的程序。4.5文件的发放4.5.1文件的原件、审批表由学院办公室统一保管。文件原件为电子形式或纸质形式，文件审批表为电子媒体或书面纸质媒体。4.5.2学院所有质量管理体系文件采用网上发布的方式，学院所有涉及质量管理体系的工作人员全部可以及时阅读到学院的质量管理体系文件。各部门/人员根据职能对照表来选择适合自己工作范围内使用的文件。4.5.3学院不再使用纸质质量管理体系文件（不含质量记录）。特殊情况需要印制时，即可将纸质文件认定为非受控文件。需征得管理者代表的许可。4.5.4学院办公室应确保文件及时发布在学院局域网上，并以适当的方式通知相应的使用部门/人员。使文件能及时传递到使用部门、现场等。4.5.5学院办公室负责编制文件清单，在局域网上公布。清单上注明使用的部门。4.6外来文件管理对于外来文件的控制按照文件收发管理程序执行。4.7涉及公文的控制办公室主任确保此类文件得到识别，办公室文书管理员及各部门文书管理员按照公文处理实施细则的要求对文件进行分发、管理。4.8 文件借阅规定4.8.1 需借阅当年学院内外文件的，借阅者到院办秘书科填写文件借阅登记表，经院办秘书科批准后借出；文件丢失、破损时，借阅者需写出书面报告，交学院办公室留存。4.8.2 需借阅往年学院内外文件等资料的，借阅者到综合档案室填写借阅档案登记本；文件丢失、破损时，借阅者需写出书面报告，交档案室留存。4.9 文件的保存和归档4.9.1凡学院出版颁发的质量管理体系文件, 不管何种版本, 在分发的同时，均由办公室保存一份归档。旧版本一般至少保存五年；4.9.2 教学服务项目工作结束后, 由相关责任部门、责任人负责整理教学文件，并按档案工作规定的范围和时间将文件归档；4.9.3计算机软件和各类数据的电子备份由各部门负责管理和归档。5.相关文件公文处理实施细则规章制度制定管理程序文件分类编码管理程序文件收发管理程序档案工作规定6.相关记录文件受控清单立项表发文稿纸 程序文件 XYKM-QP-02-005 5.纠正与预防措施管理工作程序1.目的 采取预防及纠正措施，消除实际或潜在的不合格原因，防止不合格再次发生或避免不合格的发生。 2.范围 本文件适用于学院对教育教学管理及其服务活动中发生的不合格，采取的纠正措施，及消除潜在的不合格原因采取的预防措施的控制。 3.职责 3.1教务处负责教学、教辅活动方面纠正和预防措施的管理。 3.2后勤管理与保卫处负责后勤服务及相关活动的纠正和预防措施的管理。 3.3各责任部门负责具体制定本部门在活动中的纠正和预防措施。 3.4管理者代表负责纠正、预防措施计划的批准。 3.5学院办公室对纠正或预防措施的执行情况进行跟踪和验证。 4.工作程序 4.1纠正措施 4.1.1出现下列情况之一需采取纠正措施： 4.1.1.1管理活动中连续、多次发生的一般不合格； 4.1.1.2严重不合格； 4.1.1.3学生、家长、用人单位的投诉和抱怨； 4.1.1.4内外部审核中发现的不合格项； 4.1.1.5管理评审后需改进的问题。 4.1.2不合格的识别与评审 4.1.2.1内部管理体系审核中发现的不合格由审核组向责任部门发出 不合格报告。 4.1.2.2 外部或认证机构质量管理体系审核中发现的不合格，由学院办公室收集、整理，经管理者代表审批后由学院办公室向相关部门下达不合格报告。 4.1.2.3对管理评审中提出的纠正、预防的措施的需求由学院办公室按管理评审报告要求进行整改。 4.1.2.4各部门在日常工作和管理中发现的不合格由所在部门负责识别并评审。 4.1.2.5 学生、家长、用人单位对教育教学服务质量的投诉，由接到信息投诉部门作好记录，交学院办公室，由管理者代表组织相关部门进行评审，制定整改措施。4.1.3责任部门对不合格原因进行调查、分析。 4.1.4纠正措施计划的制定 纠正措施由出现不合格的责任部门在查明不合格原因基础上提出编制纠正措施实施计划，计划中要明确：纠正什么、完成时间、主办人、负责人等。 4.1.5 纠正措施的实施由责任部门负责，部门负责人要在纠正措施实施过程中进行检查和督促，以确保纠正措施按计划完成。纠正措施涉及到质量管理体系文件的更改时，在管理者代表的领导下，学院办公室按文件管理程序的要求实施修改。学院办公室及时对所有纠正措施实施情况进行跟踪。 4.1.6纠正、预防措施实施完成后，责任部门负责人进行检查，在纠正与预防措施处理单上签意见，对纠正预防措施执行情况及其有效性作出评价。随后将纠正与预防措施处理单交学院办公室进行验证，做出验证结论，确认其纠正措施是否有效。 4.1.7当纠正措施确认无效时，由责任部门继续查找原因，重新编制纠正措施，并按审批程序进行审核后实施。实施完成后再经验证，直至确认有效。 4.2预防措施的制订、审批、实施和验证 4.2.1信息来源 教务处、后勤管理与保卫处、学生处、招生与就业指导办公室广泛收集内部、外部教育教学服务的信息。并对影响教育教学服务质量的有关过程和不合格进行分析评定，将不合格趋势的问题进行汇总。 4.2.2对不合格趋势的汇总信息，由学院办公室组织有关人员分析，将发现潜在不合格原因制定出相关预防措施，经管理者代表审批后由相关部门实施，对预防措施效果的验证，由学院办公室负责保存记录，若检验未达预期效果，重新组织预防措施的制定，由学院办公室重新验证。 5.相关文件 文件管理程序 记录管理程序 教育教学不合格管理程序 内部质量审核程序 6.相关记录 纠正与预防措施处理单 程序文件 XYKM-QP-02-006 6.合同管理工作程序1.目的 为了规范学院的合同签订活动，保护学院利益,规避合同风险，加强合同管理，确保合同履约质量。 2.适用范围 本文件适用于学院范围内的合同签订活动。凡属学院购置和租赁土地、场地、设备物资，建设和改造维修工程，采购大宗设备物资、图书、教材、军训服装，租赁校产门店、场地，科技开发、教育服务，科研与技术合作，联合办学，人才引进（招聘）或进修培养，实习基地建设，贷款等必须签订合同。3.职责 3.1业务部门负责草拟合同和对方主体合法性及资信、资质、资格情况调查，组织生效合同的执行。3.2 财务处为学院合同管理的协管部门，负责合同的资金支付的审查把关，协助合同的日常管理和合同执行的督促。 3.2院办为学院合同管理部门，负责合同的日常管理、合同文本的审核、送呈学院常年法律顾问审查、公证、归档和合同执行的督促等工作。3.3分管院领导负责分管业务范围的重要合同的审核和一般合同的审定。3.4院长办公会议审定学院重要合同。3.5学院法人代表院长或院长委托受权人代表学院负责签署合同。4.合同制作、签订和管理程序4.1一般合同制作、签订和管理流程流程图责任单位输入文件输出文件文 件 名责任岗位输出去向文件/记录分管院领导审定院办、律师审核合同草拟、洽商合同签署、盖章业务部门学院合同管理暂行规定业务部门及主办人办公室合同草稿、合同登记表办公室/律师合同草稿主任和律师分管院领导合同审核稿、合同登记表分管院领导合同洽商稿、合同登记表分管院领导法人代表或其授权委托人合同审定稿、合同登记表法人代表或其授权委托人合同文本、合同登记表法人代表或其授权委托人业务部门、财务处、档案室合同文本4.2重要合同制作、签订和管理流程流程图责任单位输入文件输出文件文 件 名责任岗位输出去向文件/记录合同签署、盖章合同草拟合同洽商院办、律师审核分管领导审核会议审定业务部门学院合同管理暂行规定主办合同人员业务部门合同草稿、合同登记表业务部门合同草稿业务、审计等部门、律师院办合同洽商稿、合同登记表院办合同洽商稿、合同登记表院办主任、律师分管领导合同审核稿、合同登记表分管领导合同审核稿、合同登记表分管领导院长办公会议合同审核稿、合同登记表院长办公会议合同审核稿院办法人代表合同文本法人代表/保密室合同文本、