印章使用制度及管理办法.docx

印章使用制度及管理办法112020年4月19日文档仅供参考*信息技术股份有限公司印章使用管理办法第一章 总则 第一条 为维护公司各类印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，从上市公司运作规范需要出发，避免印章管理出现不规范行为，有效地维护公司利益，特制定本办法。第二条 本制度所指印章，包括公司行政印章、公司法人代表印章、总裁私人印章、财务总监印章、公司财务专用印章、公司发票专用章、工会行政印章、工会主席印章、工会财务专用印章、分公司印章。第三条 本办法适用于公司各部门、各办事处及各分公司的公文、便函、授权委托书、介绍信、证明、证件、证书、统计报表及对外签署的合同、协议及其它需用印章的文本等。第四条 印章的使用，必须严格执行我公司印章使用管理规定，凡不符合本办法的，一律不得用印。第五条 公司行政印章、总裁私人印章、工会行政印章、工会主席印章由综合部负责管理和使用；公司法人代表印章、公司财务专用印章、财务总监印章、工会财务专用印章、公司发票专用章由公司财务部负责管理和使用；分公司印章由各分公司自行保管。上述印章外的其它印章由公司总裁授权各相关部门管理和使用。第二章 印章的适用范围第六条 总公司印章的使用范围（一）公司行政印章：使用于以公司（分公司、办事处）名义上报行政机关、省、市、区政府部门的重要公函和文件，以公司（分公司、办事处）名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件，以公司（分公司、办事处）名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。（二）公司法人代表印章：使用于由公司法定代表人签章的文件、合同、法人代表授权委托书、统计报表、财务支票汇票等。（三）公司财务专用章：使用于公司（分公司、办事处）财务部开具支票汇票及其它财务凭证等。（四）工会行政印章、工会主席印章：使用于以工会名义出具的公告、报告、文件、函件等。（五）工会财务专用印章：使用于工会财务涉及工会账务开具支票及其它工会财务凭证等。（六）总裁私人印章：使用于需总裁签字盖章的文件、公函等。（七）财务总监印章：使用于公司对外报送财务相关资料性文件等。（八）公司发票专用章：使用于公司对外开具发票等。第七条 分公司印章适用于以分公司名义签订的一般日常业务文件、出具的证明等。第三章 印章的刻制第八条 总公司所有印章的刻制由公司综合部统一办理。需刻章的部门应填写*信息技术股份有限公司印章刻制申请表（见附表1），报公司总裁批准后，由公司综合部根据法律法规程序按具体规格要求统一刻制。第九条 分公司印章的刻制根据法律法规相关要求向总公司提出刻章申请，经总公司总裁审批经过后方可按程序办理。第十条 公司及分公司、办事处的其它任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。第十一条 新印章要做好戳记，并由综合部留样保存，以便备查。第四章 印章的使用第十二条 总公司行政印章的使用规定（一）以公司名义对外发出的公文（如向政府机关提请的报告、公司股东会决议等重大文件）由经办人填写公司行政印章用印申请单，经部门经理签字、总裁批准后由综合部对文件原稿用印。业务专用授权委托书由经办人填写公司行政印章用印申请单，经部门经理签字、分管领导批准后由综合部负责用印，其它授权委托书由总裁批准后综合部负责用印。（二）对外签署的业务合同或协议，由经办人填写公司行政印章用印申请单，经公司副总裁或总裁批准后综合部负责对文件原稿用印。（三）公司对外提交的各类业务报表（财务报表、统计报表），由申请人填写公司行政印章用印申请单，经申请人部门经理审核签字，报分管领导或公司总裁审批签字后由综合部负责用印。（四）公司开具的便函（例如：放行条）、证明（例如：在职员工证明、收入证明）、需要公司资质材料复印件加盖公章的，由申请人填写用印登记本，经申请人的部门经理审批签字后由综合部负责用印；员工离职手续办理中需用公司行政印章的文本，由人力资源部人事专员填写用印登记本，经人力资源部经理审批签字后由综合部负责用印。（五）使用公司工会行政印章、工会主席印章的，由综合部自制用章登记表，由申请人填写后，经申请人部门经理审批签字后综合部负责用印；（六）使用总裁私人印章的，由综合部自制用章登记表，经申请人所在部门经理审核签字后、由综合部经理审批使用。（七）财务人员依日程工作权限及常规工作内容使用公司财务专用印章、法人代表印章、财务总监印章、工会财务专用章的，由财务部自制用章登记表经财务经理审批后使用。（八）上述未规定事项的印章使用审批程序，至少由申请用章部门经理审批，综合部根据实际情况审核申报后方可用印。（九）需要用印的部门按用印材料的名称、份数、事由及所需印章名称填写公司行政印章用印申请单（附表2）根据以上用印审批程序申请用印。（十）外单位人员用印，须经相关部门经办人的陪同，由经办人按相关程序申请办理用印手续后方可用印。第十三条 公司各办事处、分公司使用总公司印章、分公司印章的规定 （一）公司各办事处、分公司需使用总公司行政印章时，需要认真填写各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表（附表3），由用印人的办事处或分公司经理签字后随同用印文件一并邮寄回综合部，经综合部审核无异议后按相关流程进行办理。 （二）若办事处或分公司直接向总公司索要相关用印资料，需事先以邮件方式发送说明用途，经综合部经理确认后，综合部工作人员方可为相应办事处/分公司准备用印资料并安排邮寄。事后办事处或分公司工作人员需补交各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表一份，邮寄回总公司综合部。（三）分公司印章的使用由分公司工作人员根据实际情况打印分公司印章用印登记表，认真填写分公司用印记录，并于每月底统一将用印记录原件邮寄回总公司综合部备案，各公司保留复印件存档。第五章 印章的管理第十四条 印章的管理（一）公司行政印章由综合部经理负责直接用印。综合部经理不在公司时，可委托专人进行用印，并办理印章交接程序。（二）各部门借用公司行政印章到公司外用印时，必须由借章经办人在综合部经理处的公章借出登记本上进行登记，认真填写借章时间、借章人、事由等事项，由总裁审批签字后方可借出公章。公章在借出时间内，须由一人以上随同监印，并于当天下午5：30以前将印章归还到综合部。 （三）公司各类印章分别由部门经理指定专管人员保管和按规定使用。每天上下班，应仔细检查所保管印章是否安全上锁，若发现意外情况应立即报告相关领导。工作时间印章专管人员因外出不在岗位时，应将印章妥善保管。 （四）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应事先指定她人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取回印章，并妥善保管。 （五）印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。 （六）未按批准权限用印或用印内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员可拒绝用印，或报告领导处理。（七）印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理。（八）因特殊原因需要停用印章的，由总裁决定并签字同意，由综合部将停用原因、停用时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。第六章 用印规范第十五条 用印的规范（一）用印及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。（二）介绍信、证明信如有存根，要在落款和间缝处一并加盖印章。（三）不得在空白表格、介绍信、空白便函、空白证件上用印。第七章 附则第十六条 本办法由综合部负责拟定并适时进行修改，报总裁批准后自颁布之日起实施。第八章 其它附件1：*信息技术股份有限公司印章刻制申请表附件2: 公司行政印章用印申请单（总部）附件3：各办事处、分公司使用公司行政印章用印申请表附件4：分公司印章用印登记表 *信息技术股份有限公司综合部二一一年十一月