物业管理有限公司印章及证照管理办法》的通.docx

xx物业管理有限公司文件

xx物综〔2017〕21 号

关于印发《xx物业管理有限公司印章及证照管理办法》的通知

物业公司所属各单位：
为规范xx物业管理有限公司总部机关及所属各
单位印章管理，保证印章安全、有效、合理使用，加强物业公司
各类证照的管理，物业公司制定了《xx物业管理有
限公司印章及证照管理办法》，已经物业公司2017年第7次党政
联席会议审议通过，现予以印发，请各单位认真学习，贯彻执行。本办法自印发之日起实施，原《物业公司印章证照管理制度》
（2014版）同时废止。
中铁建
（北京）物业管理有限公司

2017
年
5
月
8
日

xx物业管理有限公司印章及证照管理办法

第一章 总 则
第一条 公司印章、《企业法人营业执照》（以下简称《营业
执照》)、《资质证书》、《企业统一社会信用代码证明》（以下简称
《信用代码证明》)、《房产经纪机构备案证明》等是公司开展经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，是公司开展经营管理活动的重要依据。为规范xx物业管理有限公司（以下简称物业公司）总部机关及所属各单位印章管理，保证印章安全、有效、合理使用，加强物业公司各类证照的管理，根据相关管理办法，结合企业实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于xx物业管理有限公司的各类印章、证照的管理工作。

第二章 印章的规格、式样和质料
第二条 本办法所规范的印章包括物业公司印章、总部机关部门（以下简称机关部门）印章及业务专用印章、所属各单位业务印章。
第三条 由物业公司党群综合部负责本办法所规定印章的管理工作，包括监督印章的保管和使用等。
第四条 物业公司印章、机关部门印章及业务专用印章等均为圆形。
第五条 物业公司印章，直径为 4.5 厘米。物业所属各单位印章直径不大于 4.5 厘米。
第六条 机关部门印章，直径不大于 4.2 厘米。
第七条 机关部门业务专用印章，直径不得大于 4.2 厘米， 不得小于 3.5 厘米。
第八条 印章所刊名称应为法定名称。如名称字数过多不易刻制，可以釆用规范化简称。
第九条 印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字。在实行民族区域自治的地方开展经营活动的，可并刊汉字和相应的民族文字。
第十条 印章的质料，所在地公安机关有要求的，按要求办理；无要求的，根据实际需要确定。
第三章 印章的刻制、更新和领取
第十一条 物业公司所属各单位行政印章的刻制、更新，由相关部门提报申请，经物业总公司领导批准后，由党群综合部办理刻制、备案手续。
各单位业务部门申请刻制业务章，由业务部门提出申请，各单位负责人（或项目经理）审核后，报请物业总公司分管审批，由各单位综合部办理刻制、备案手续。
第十二条 领取印章，经办人需填写《印章领取登记表》印章领取后，交由他人保管使用的，或印章管理人员离职时，须有监交人监督移交，填写《印章移交单》并及时办理印章移交手续。
第十三条 任何单位和个人未经批准不得自行刻制印章。如有违反，追究其责任。涉嫌违法的，移交司法机关处理。
第十四条 印章必须在公安机关指定的单位刻制，其样式和规格须符合国家及集团公司规定的要求。
第十五条 党群综合部负责保存印章有关的各类原始资料，建立印章档案。
第四章 印章的保管和收回
第十六条 各类印章均应设专人保管。印章管理人员不得私自将印章转借、涂改、复制，一经发现，严肃处理，并追究相应责任。
第十七条 各类印章均应存放在有安全措施的保险柜或铁皮柜中，保证印章的绝对安全和正常使用。
第十八条 物业公司所有印章印模及印章保管人员资料均须在党群综合部备案。
第十九条 物业公司总部印章及京内分公司印章日常放置在总部党群综合部，设专人保管。
第二十条 机关部门印章及业务专用印章在授权后可由所在部门自行管理。
第二十一条 京外分公司印章日常存放在分公司综合部，设专人保管。
第二十二条 旧印章停用后，不再作为当前职权活动的凭证。
第二十三条 党群综合部负责对收回的废旧印章进行登记、封存和备案。
第二十四条 印章遗失时，必须立即向物业公司报告，已在公安部门备案的印章还须向公安部门报告，按照规定程序公布作废，并依事件性质及损失情况追究印章遗失人员有关责任。
第五章 印章的使用
第二十五条 印章管理人员应坚持原则，遵守保密规定，未经相应权限人批准，不得擅自使用印章，严格按照《用印审批流程》进行用印。
第二十六条 印章管理部门要设立用印登记制度，印章使用要严格按程序办理，一事一登记。印章使用申请人应认真工整填写《用印登记表》
第二十七条 印章管理人员在盖章前必须核对审批手续。审批手续不齐全的，不予加盖任何印章。对因特殊原因（如相应权限人出差等）无法履行正常审批手续的，可由用印申请人会同印章管理人员，通过电话、短信、微信等方式报相应权限人批准后盖章，但用印申请人须登记备案，并及时补办审批手续。
第二十八条 印章使用部门经理对经办人员呈批的用印材料要严格审核，并对用印材料的真实性、合法性负责。部门经理审核过的加盖印章材料对外提供后，因虚假内容造成不良后果，部门经理负连带责任。
第二十九条 办理用印手续的顺序
（一） 填写《总公司印信使用审批单》、《分公司印信使用审批单》内容；
（二） 公司机关各业务部门申请用章由部门经理审核签字，业务部门协管/分管领导审核签字，主管领导审核签批；
（三） 所属各单位申请物业公司印章时，由所属单位经办部门提出申请，所属单位负责人审核签字，机关相关部门会签，机关协管领导审核签字，所属单位分管领导审核签字、机关业务分管领导审核签字、主管领导审核签批；
（四） 所属各单位申请本单位印章时，由所属单位经办部门提出申请，所属单位负责人审核签字，所属单位分管领导审核签批。
（五） 办理总（分）公司用印章登记（合同专用章用印另行登记）；
（六） 用印。用印是最后一道手续，凡是前三项未完成的，
如空白表格、没有任何领导签字、工作人员拿来直接要求先盖章、或要求直接盖章的，党群综合部不予受理。
用印位置：公章一般要求盖在落款处，凡需要盖印章的，一般不再落单位部门文字款，直接落年月日，在年月日上面盖印，印迹要压在字上，不能盖在空白处，做到“骑年跨月”。
第三十条 线下文件用印，需附领导签发文件的原稿。外文函件用印，需附经领导签发的译文。
第三十一条 物业所属各单位等因公使用物业公司印章， 应由机关相关职能部门协助办理；因私使用物业公司印章，应履行相关审批手续后到物业公司总部办理用印。
第三十二条 各种重大合同、授权委托书、投标证明书和标书材料的用印，必须由法定代表人或经其授权的人签字批准。合同在用印前应履行合同审批流程，需同时加盖法定代表人名章的合同和授权委托书用印还应同时提供合同评审表。
第三十三条 机关部门制发的各类证书、奖状等用印，须依据物业公司表彰文件，并对人数、姓名、事实、称号等核实无误后，方可用印。
第三十四条 办理出国、赴港澳台地区手续用印，须按有关规定，由具有相应审批权限的领导签字批准。
第三十五条 未经主管领导批准，任何人不得擅自将物业公司印章带出使用。若确因工作需要印章带出使用，须印章管理人员携带印章，随印章使用申请人一同外出办理。携带印章外出时需派专车，不得使用公共交通工具和出入其他公共场所。用印时印章管理人员必须在场监督，不得离开。
第三十六条 机关各部门应指定专人负责在本部门保管的相关印章的使用管理，建立用印台账。部门经理对印章管理负有监管责任。
第三十七条 对伪造印章或使用伪造印章者，要依法惩处。
如发现伪造印章或使用伪造印章者，应及时向公安机关举报。
第三十八条 物业公司现行电子印章只限于内部下发文件使用，禁止在其他方面使用。
第六章 证照的管理和使用第三十九条 证照的管理
1.物业公司总部《营业执照》、《资质证书》、《信用代码证明》、《房产经纪机构备案证明》原件由党群综合部保存和管理。
2.京内各单位《营业执照》、《信用代码证明》由物业公司总部党群综合部保存和管理。
3.京外各单位《营业执照》、《信用代码证明》由各单位综合部保存和管理。
第四十条 证照的使用
凡需使用物业公司总部《营业执照》、《资质证书》、《信用代码证明》、《房产经纪机构备案证明》原件的部门，必须按规定办理审批手续，填写《总公司公章证照重要文件外借申请表》，经由业务部门经理审核后，报业务部门分管领导、党群综合部分管领导审核签字，呈报物业公司主管领导批准。
京内、京外项目使用本单位重要证照原件的，须填写《分公

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司公章证照重要文件外借申请表》，经由分公司负责人审核后，报总部分管分公司领导审核批准方可使用。
第四十一条 各部门要严格审批手续，控制公司各类证照、公章的外借使用。
所属各单位需使用公司公章，原则上应由外地所属单位携带需盖章资料到总部盖章。
参加外地投标活动需要现场办理的情况；当地政府部门规定不许现场盖章的情况；分公司设立、变更、备案、撤销；银行开户、变更、撤销；资质备案等情况确实需要携带公司各类证照外出时，需要有公司总经理签字同意后，方可离开公司。并有专人负责保管公章、证照。
第四十二条 物业公司证照的使用规定
1.物业公司《营业执照》、《资质证书》、《信用代码证明》、
《房产经纪机构备案证明》的使用应一事一办。
2.物业公司《营业执照》、《资质证书》、《信用代码证明》、
《房产经纪机构备案证明》的使用周期一般不应超过一周，特殊情况需延长使用时间，需报公司主管领导批准；
使用京内、京外分公司《营业执照》、《信用代码证明》需报所属各单位分管领导批准。
3.证照在外使用期间，使用部门应严格管理，专人负责，不得转借、出租、复印。
4.各部门应按规定严格控制《营业执照》、《资质证书》、
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《信用代码证明》、《房产经纪机构备案证明》复印件的使用。凡因经营管理活动等需要使用复印件时，总部、京内分公司由党群综合部提供复印件并进行登记，京外分公司由本单位综合部提供复印件并进行登记。凡在《营业执照》复印件上加盖公司印章的，须限定时间与用途。
5.物业公司《营业执照》、《资质证书》、《信用代码证明》、
《房产经纪机构备案证明》原件借出使用完毕，申请外借经办人应及时交回外借部门，并办理归还手续。
第四十三条 无特殊情况，不得将《营业执照》、《资质证书》、《信用代码证明》、《房产经纪机构备案证明》借由个人使用。
第七章 附则
第四十四条 所属各单位可参照本办法贯彻执行。
第四十五条 本办法自下发之日起实施。原印发《物业公司印章证照管理制度》（2014版）同时废止。
第四十六条 本办法由党群综合部负责解释。

附件：1. 印章领取登记表
2. 印章移交单
3. 印章使用登记表

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抄送：公司领导，存档。

xx物业管理有限公司党群综合部
2017 年 5 月 8 日印发
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