证券有限责任公司固定收益总部印章使用管理办法模版.docx

证券有限责任公司固定收益总部印章使用管理办法
第一章 总则
第一条 为规范固定收益部公章的管理，控制用章风险，根据《xx证券有限责任公司印章管理办法》等相关制度的要求,制定本细则。
第二条 本细则所称公章系指“xx证券有限责任公司—固定收益部”印章。固定收益部公章(以下简称公章）由固定收益部（以下简称部门）使用和管理。
第二章 刻制与启用
第三条 公章的刻制按以下审批流程办理：
公文经办人起草审批公文，部门负责人签署意见并在提交公司合规总监和行政部负责人会签意见后报公司总经理审核。
第四条公章刻制申请经公司批准后，由行政管理部根据属地公安机关的规定到指定单位刻制印章壹枚，严禁未经审批私自刻制。
第五条 公章从刻制印章处领取时，部门负责人应指派双人领取、封存，及时交送部门公章管理人员管理。
第六条 启用公章前，部门公章管理人员应按规定向部门属地公安机关、公司行政管理部办理印鉴启用备案手续，做好戳记，并留样保存，以便备查。
第七条正式启用公章时，部门公章管理人员应发出正式启用公章通知，注明启用日期、使用范围和启用印模。
第八条 部门更换公章应发出旧公章停用、新公章启用的通知，通知范围同公章启用通知范围，并作印模示意图。
第三章 保管和使用
第九条公章由部门指定人员实行双人保管，实物保管使用密码保险柜，密码和钥匙由双人分别保管，做到随用随锁，严防丢失或被盗用。
第十条公章管理人员因工作变动、出差、休假等原因无法履行公章保管及使用职责时，必须在部门负责人的监督下办理交接手续。
第十一条公章使用范围：
（一）用于固定收益部员工对外联系业务时持有的介绍信、以及公司内部使用的需要加盖固定收益部印章的事项；
（二）固定收益部在公司授权交易权限和投资规模以内开展下述二级市场业务：应急交易，撤单，债券申购/投标，代持、代申购、代缴款、跨日撮合交易和远期买卖业务相关的合同、协议、要约和申购函的签署。
第十二条公章使用严格执行审批登记制度。用印前根据公司有关制度履行完备、有效的审批流程；经办人员需在《公章使用登记簿》上登记用印时间、内容、审批人并签字。
第十三条介绍信、合同、协议等重要文件应加盖骑缝章。严禁在空白介绍信、空白页上盖章。
第十四条公章只限在公司内部使用，严禁携带外出。
第十五条公章管理人员发现公章损毁、丢失、被盗等异常情况，应及时向部门负责人报告，部门负责人应按照公司重大事项报告的要求向公司分管领导、合规风险管理部和行政管理部上报，并在相关部门指导下妥善进行处理。
第四章 废止及销毁
第十六条部门公章因名称变更或其他原因而停止使用，应及时上缴公司行政管理部保管。
第十七条部门公章的销毁由公司行政管理部根据国家和公司的有关规定办理。
第五章 罚则
第十八条对违反本细则规定的单位和人员，依照公司人力资源管理相关规定进行处理；涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。
第六章 附则
第十九条本细则未尽事宜，遵照《xx证券有限责任公司印章管理办法》及相关制度执行。
第二十条本细则由固定收益部负责解释和修订。
第二十一条本细则自发布之日起实施。
附件1： xx证券有限责任公司固定收益部用章登记

(七)xx证券有限责任公司固定收益总部档案资料管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范部门档案资料管理，完整、系统地保存部门在工作中形成的各种档案资料，根据《中华人民共和国档案法》、《xx证券有限责任公司档案资料管理办法》等相关规定，结合部门实际，特制定本办法。
第二条　本办法所称的档案资料是指部门在各项经营活动中形成的有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。
第二章 管理体制和职责
第三条 部门应确定一名专职或兼职档案管理员，主要职责如下：
（一） 了解本部门的业务，掌握本部门文件资料的归档范围，按照部门的档案资料管理办法负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。
（二） 认真执行平时归卷制度，督促各承办人员及时将具有保存价值的文件资料进行整理和移交，并按部门档案资料管理办法将年度文件资料进行归档立卷。
第四条 部门档案管理人员有权向有关部门或个人索取应归档的文件材料，个人无权私自留存属于部门的档案资料。
部门档案管理人员有权拒绝接收不符合标准要求的档案，并指导督促有关部门和个人按要求重新整理。
第三章 归档范围和期限
第六条 档案归档范围包括文书档案、声像档案、电子档案等：
（一） 文书档案
1、对内、对外的各种请示、报告、通知、批复等公文；
2、各类对外报出、对内使用的报表、业务台账；
3、各类会议的决议、记录、纪要等文件资料；
4、部门章程及各类规章制度；
5、交易密钥；
6、合同、协议、法律意见书、诉讼文书；
7、其他有归档价值的文件资料。
（二） 电子档案
电子档案主要是部门经营活动中形成的电子文件、音视频文件等。
部门档案属于在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管（十五年以下，包含十五年）。
第四章 档案的整理
第七条 文件资料归档应符合下列要求：
（一） 文件材料必须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律；
（二） 文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复制件在后；复文在前，来文在后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料在后；报表、名册、图册，按照其本来的装订方式单独成卷。密级文件单独立卷。其他文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。
第八条 档案立卷
（一） 立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统的整理组卷，编写页号以及件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限。案卷各部分的排列顺序为：案卷封面、卷内目录、文件、备考表、封底，以案卷号排列次序装入卷盒，装订成卷后，至于档案柜内保存。
第五章 档案的保管
第九条 档案管理人员对所保管档案应随时注意检查。对存损或变质的档案应及时修复或作其他技术处理。
第十条 档案管理人员要定期做好电子文档的备份工作，信息技术部门负责协助处理备份与刻录的工作，并提供技术支持以使文档的存放安全与有效。
第六章 档案的利用
第十一条 档案管理员要熟悉部门档案的情况，主动了解部门各项工作对利用档案的需要，积极做好档案使用工作。
第十二条 档案管理员应做好文件索引和检索工具，力求做到查找方便，调卷迅速准确。
第七章附则
第十三条 本办法由固定收益总部负责解释与修改。
第十四条 本办法自颁布之日起执行。