基于焦点管理循环理论降低医院科研项目延期结题率.pdf

科技创新导报 Science and Technology Innovation Herald科技创新导报Science and Technology Innovation Herald2022 NO.30 创新管理基于焦点管理循环理论降低医院科研项目延期结题率乐忠强 陈钟*（武汉大学中南医院科研处 湖北武汉 430071）摘要：针对医院科研项目普遍存在的重申请、轻实施、项目执行质量不高的问题，本文将FOCUS-PDCA焦点管理循环理论引入科研项目过程管理中，运用鱼骨图分析问题存在的根本原因并制定改善计划，细化科技项目执行过程中的管理事项，建立科研项目过程管理量化评价及提醒机制，完善整改项目中期管理工作机制，提升团队项目管理水平。该方法自2021年实行以来取得了显著效果，当年资助期满项目顺利结题，往年项目延期结题率大幅降低，在研项目经费使用率显著提升，管理人员团队建设取得显著成效。随着我国科研经费管理办法改革的不断深入，焦点管理循环理论将帮助医院科研管理部门在管理实践中不断改革创新管理方法，优化目标导向考核管理体系，探索创建项目管理新模式。关键词：焦点管理循环理论 科研项目 质量管理 延期结题率中图分类号：R197.323文献标识码：A文章编号：1674-098X(2022)10(c)-0216-04Reducing the Delayed Completion Rate of Scientific Research Projects in Hospitals Based on FOCUS-PDCALE Zhongqing CHEN Zhong*(Department of Scientific Research,Zhongnan Hospital of Wuhan University,Wuhan,Hubei Province,430071 China)Abstract:Many hospital scientific research projects share common problems:bad implementation compared with good application and low execution quality.In this paper,we introduce FOCUS-PDCA theory into process management of hospital scientific research projects,using fishbone diagram to analyze the root causes of these problems and formulates improvement plans,refine the management focal points,establish a quantitative evaluation and reminder mechanism,improve the mid-term management mechanism,and improve the management level of team as a whole.This method has achieved remarkable results since its implementation in 2021.All the concluding projects in 2021 have been successfully completed,the number rate of delayed concluding project from previous years has been greatly reduced,the utilization rate of research funding has been significantly improved,and the team building of management personnel has achieved remarkable results.With our government deepening the reform of scientific research funding management methods,the FOCUS-PDCA theory will help the hospital scientific research management department to continuously reform and innovate management methods in daily practice,optimize the goal-oriented assessment management system,and create new project management models.Key Words:FOCUS-PDCA;Scientific research projec;Quality management;Late completion rate科研项目管理质量影响科技产出的水平。党的十八大明确提出要把科技创新摆在国家发展全局的核心DOI：10.16660/ki.1674-098X.2205-5640-3139作者简介：乐忠强（1993），男，硕士，人力资源管理科员，助理工程师，研究方向为人力资源、医院管理。通信作者简介：陈钟（1993），女，硕士，项目管理科员，研究方向为科研项目管理、科研伦理，。216科技创新导报Science and Technology Innovation Herald科技创新导报 Science and Technology Innovation Herald2022 NO.30 创新管理位置。党的十九届五中全会提出加快建设科技强国，这把科技创新的地位和作用提升到前所未有的战略高度1。近年来我国研发投入和科技成果产出已达到世界第二2。随着国家对科技计划的重视和投入的增加，对科研项目质量和成果产出水平的关注也与日俱增。因此，推进科研项目高质量实施、提高项目完成质量，已成为各级科技主管部门及项目承担单位关注的重中之重3。在医院承担科研项目数量及获批经费逐年快速增加的背景下，医院科研管理部门发现科研项目存在重申请、轻实施，连年存在项目经费未按计划使用、过程缺乏监管、缺少高水平科研产出等情况，影响了项目执行质量和结题验收率。针对医疗机构普遍面临的复杂管理问题及持续质量改善需求，美国医院组织（HCA）于20世纪90年代提出了焦点管理循环（FOCUS-PDCA）质量改进模型4。该模型为经典质量管理工具PDCA 循环（“戴明环”）的进一步发展延伸，将质量改进步骤增加到9项。相较于经典PDCA循环将质量管理过程分为四个阶段，即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处理（Act），焦点管理循环将发现质量改善问题的“计划（P）”阶段进行前置与细化，通过增加发现问题（Find）、成立团队（Organize）、明确原因（Clarify）、分析（Understand）、选择流程（Select）5个步骤，将质量管理模型进一步凝练为聚焦问题和改善问题两大板块，进一步明确了质量改善问题的选择方法，通过系统、可操作性的改进流程，将管理闭环进一步细化和升级，不断提升管理水平和质量。近年来，某医院申请科研项目数量及获批经费增长迅速，但项目获批后进展情况不如人意，部分项目在结题检查中无法按结题要求提供相关材料，项目负责人多次主动要求延期结题。同时，科研管理部门在项目进展检查中发现，近半数项目推进缓慢，经费使用严重滞后，约10%国家级项目结题时经费使用尚未过半。此外，项目整体执行质量低于预期，高水平成果产出少。项目执行质量低直接导致了该院近五年院级项目延期结题率近10%，省市级项目延期结题率近4%，对医院声誉和基础研究的可持续发展都带来了负面影响。为提高项目执行质量，降低科研项目延期率，我们将焦点管理循环理论引入医院科研项目过程管理。采用主动追踪的过程管理方法，有效提高科研管理人员的管理创新能力，提升科研项目的监管效果和完成质量，保证科研项目得到高效的执行，助力提升医院科研水平，从而以科技创新助力健康中国战略。1 问题分析经研究，发现影响科研项目执行质量的主要有六方面因素（见图1）。1.1 科研部门管理水平即各类科研相关政策的宣贯是否及时、易懂、透彻；项目执行过程中是否有完善的监管机制；科研管理人员的管理方式是否满足管理需求。1.2 配套科研政策即所在机构是否存在相关科研政策用于激励高水平项目产出；所在机构是否制定了较为完善的科研评价政策；评价指标是否全面、项目评价是否及时。图1科研项目执行质量影响因素鱼骨图217科技创新导报Science and Technology Innovation Herald2022 NO.30 科技创新导报 Science and Technology Innovation Herald创新管理1.3 医学研究项目特点即医学研究对象具有特殊性，往往涉及多学科交叉；基础研究和临床研究周期长，探索存在失败的可能性。1.4 科研条件与平台即所在机构为项目实施提供的科研场所与设备支撑；科研平台提供的实验人员与技术支撑等。1.5 项目负责人即项目负责人自身的项目管理水平；项目负责人过往是否有承担科研项目经历；项目负责人在本项目上是否能保证足够的时间与精力投入。1.6 项目组成员即团队人员结构是否合理；团队实力是否与项目研究内容匹配；团队整体的时间精力投入是否足够。2 改进方式2.1 制订改进计划结合问题根本原因及医院实际，制定了如下改进计划：（1）制定各级项目延期结题率及经费执行率目标；（2）明确各级项目对应的质量改进工作负责人（3）制定各级项目的重要监管节点及相应的过程管理标准；（4）制定科研培训计划，结合授课专家时间及院内需求，做好培训通知及记录；（5）制定改进项目检查方式、关键数据及数据收集方式。2.2 实施内容（1）加强项目中期管理，对项目执行质量进行全流程追踪。利用财务信息系统和科研管理系统，主动追踪项目进展及产出情况。将项目管理与成果管理相结合，定期对项目执行情况及经费使用情况进行摸底。通过建立科研项目档案，及时掌握了解每个项目指标完成情况，并根据进展检查结果定期给项目负责人提供有针对性的阶段性反馈5。（2）完善激励政策，引导和提高科研人员的项目执行力。对院内项目结题绩效为“优秀”的项目，通过考虑给予滚动资助或在后续其他项目申报中优先推荐等方式予以鼓励，对完成较差的项目考虑收回项目经费等予以警示。（3）加强专业与管理知识学习，提高项目管理人员统筹管理能力。一是通过举办重点重大项目检查会，对项目设计及实施进展进行评估及研讨。二是定期组织项目组参与高层次科研设计培训，学习并交流领域前沿方法。三是鼓励项目管理部门人员加强与全国同行之间的交流，提高科研管理水平。（4）加强与项目负责人的主动沟通，作好“预先提醒”服务。建立项目年度提醒、结题前一年提醒的机制，主动帮助项目负责人了解项目执行进展，收集项目执行中遇到的困难，及时协调相关资源协助推进项目顺利进行。针对项目类型多、体量大、程度复杂的国家重点研发项目发放情况调研问卷，了解科研人员的认识和需求，并根据反馈意见拟定了年度工作重点。（5）打破部门壁垒，多部门合力提高科研时间投入。加强与管理部门及专科沟通，通过“科研假”等方式增加项目负责人及项目组主要成员在科研项目上的时间投入。（6）加快科研基础设施与条件建设。加大医院科研平台服务内容的宣传力度，推动专职科研人员与临床医生的深入交流，加强研究中心的辐射带动作用，帮助多学科根据其科研优势与学科特点，凝练科研方向，提高项目执行能力。2.3 检查为了解项目执行情况，改进小组分别在项目实施6个月及1年后从以下3个方面进行了检查。一是延期项目数量占年度结题项目总数，即检查项目完成率。二是根据项目中期进展报告，检查项目经费使用进度与整体执行进度的匹配程度，并结合项目成果产出质量进行综合评估。三是通过调查问卷及座谈会，收集项目负责人对项目实施相关政策和平台的知晓度与满意度。检查发现，导致项目执行质量不高、甚至导致延期结题的原因主要有以下两点：一是课题组团队内人员流动性较高，负责人对项目执行情况把握不严，项目管理缺少计划性；二是项目负责人和课题组对项目管理目标和经费管理办法欠缺了解，项目产出成果标注不规范，经费报销存在“归类错误”等技术性问题。2.4 处理作为PDCA质量改进循环中的重要环节，处理与总结阶段的做法最能体现PDCA环“持续改进”这一核心理念。改进小组针对检查阶段发现的两大问题，迅速制定处理办法，并将此次循环中未解决的问题转入下一次循环。针对经费使用计划性不足的问题，科研管理部门联合财务部门，对在研项目经费使用进度和规范性进行督查，对经费使用率不达标的项目进行提醒。同时，对于重点重大项目，定期举办专题评估会，根据项目进展评估的反馈，及时帮助课题组解决共性问题。针对课题组对项目及经费管理规章制度缺乏了解的问题，科研管理部门在项目立项阶段做好培训，制作包含项目管理目标、重要时间节点、经费使用注意事项、项目结题流程等材料的“项目立项材料包”，将信息材料发给项目负责人和课题组成员，帮助课题组在执行过程中做到有案可查、有据可依、有人可问；另一方面，接下来计划加强对项目组成员，尤其是项目财务助理和项目主要执行人进行项目管理政策和经费使用政策相关培训，做好服务与指导工作。3 实施效果该院科研管理部门于2021年正式将焦点循环理论用于科研项目质量管理过程中，经过一年多的实践，较明显地提高了项目整体实施质量，科研项目延期率大幅降低，改进效果显著。218科技创新导报Science and Technology Innovation Herald科技创新导报 Science and Technology Innovation Herald2022 NO.30 创新管理3.1 当年资助期满项目顺利结题，往年项目延期结题率大幅降低质量改进项目实施当年，该院所有资助期满的省基金项目全部顺利结题。同时，一般省市级项目延期率由3.5%的历史平均水平降至1.8%，项目延期结题率降为往年的一半。此外，对于延期2年以上的“钉子户”，改进小组还通过面对面沟通、专人对接及加强培训与沟通等方式，督促并协助5项省市级项目顺利提交结题材料，圆满通过结题验收，为医院来年项目申报打下了良好基础。3.2 在研项目经费按计划使用比例明显提高由于科学研究工作的创造性和探索性，科研经费的管理很难完全按照计划书执行6。但作为科研管理部门，提醒并协助课题组在进行科学研究时注意平衡经费使用的科学性和灵活性仍非常重要。例如，一个项目如果在结题时经费使用尚未过半，甚至分文未动，则该项目执行质量为优的概率不会很高。因此，为提高项目管理质量，改进小组在关注项目结题情况之外，积极督促并追踪项目的经费使用情况。改进小组发现，2022年初，科研项目的经费按计划使用情况较2021年已有明显好转：资助期剩余一年的项目剩余经费占比明显降低，剩余经费过半的项目比例由37%降至13%，这为项目按计划执行和顺利结题打下了良好的基础。4 分析讨论科研项目管理质量影响了科研项目执行效果及科研成果产出质量，低质量的项目管理将会制约科研与临床的进一步发展。作为医疗机构的科研管理部门，应结合医疗机构研究开展条件和科研发展的特点进行项目管理。运用科学高效的焦点管理循环工具提高项目执行质量，其必要性体现在以下3个方面。首先，科研水平和成果产出已成为考评医生水平高低的关键指标，同时也被作为区分医院质量与竞争力高下的重要尺码。然而，国内大部分医院面临专职科研人员较少、医生临床工作繁忙、科研工作人员有限的现状，项目执行质量受到影响。与此同时，大部分三甲医院每年有几百乃至千项在研项目需要管理，科研管理部门事务繁杂，管理压力大。综上所述，基于内外多重因素，焦点管理循环方法作为一套行之有效、简单可推广的质量改进工具，在医疗机构的科研管理中拥有较大的应用和推广潜力。值得一提的是，随着国家对科研项目经费管理办法进一步进行改革，医院科研管理部门在未来的管理实践中必将不断创新管理思路和方法，焦点循环理论无疑是这一改革过程的优质抓手。例如，在2021年8月正式印发的 国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见 中指出，要扩大经费管理自主权，在人才类和基础研究类科研项目中推行经费包干制，不再编制项目预算。作为医院科研管理部门，不仅需要在微观上充分放权，还需要在宏观上明确任务导向，在与国家总体科技规划相衔接的基础上，充分尊重科研工作的特点和需求。同时，继续实行对不同性质的项目进行分类管理的制度，结合焦点循环管理模型，明确目标导向的考核管理体系，探索创建新的项目管理模式。5 结语作为被全球各医疗机构广泛运用的质量管理工具，焦点管理循环理论（FOCUS-PDCA）有以下三大优点：一是该模型的循环特点使得质量改善工作不会昙花一现，而是能够在不断循环中检查和处理新的问题，并在下一次循环中加以解决，从而形成一个周而复始运转的质量改善工具，持续提升管理水平和质量；二是由于该质量改善模型在使用中无需用到高深的统计技巧和复杂的分析能力，其简单易行性使得质量改善工作容易被大范围推广；三是焦点管理循环的9个固定模块为质量改善工作提供基本工作框架和行为指南，从而起到持续进行质量改善的目的。此外，相较于经典PDCA模型，焦点管理循环通过增加与“聚焦问题”相关的五个步骤，能够更精准地找出需要改善的问题，并能更好地将关注点进一步聚焦到问题本身。通过成立改进小组并确定改进小组成员，增加了团队的参与度，培养了持续改进的团队文化。结合医院科研管理工作整体呈现出来的周期性特点，科技管理人员能够将持续改进质量模型与日常工作紧密结合起来。焦点管理循环为助力医院人才队伍建设，创新科研管理方法，产出高水平科研成果，推动成果转化和医院发展提供了有力支撑。参考文献1 张淑娜.股权激励下研发投入对财务绩效的影响研究D.兰州:兰州财经大学,2021.2 林燕羡,刘宝.我国新增医疗服务价格项目管理现状与对策研究J.中华医院管理杂志,2021,37(11):878-882.3 张加胜,曹莉莉,张磊,等.运用焦点管理循环提升国家自然科学基金申请书质量J.江苏卫生事业管理,2021,32(3):387-390.4 曹俊.基于PDCA循环管理理论的A房企项目管理标准化建设研究D.武汉:华中师范大学,2021.5 王文敏.基于PDCA循环理论的A公司内部审计质量评价研究D.兰州:兰州财经大学,2021.6 张璐.PDCA循环理论在医院急救及生命支持类设备校准中的应用J.医疗装备,2021,34(17):70-72.219