固定资产内部控制研究——以A公司为例.pdf

收稿日期:2 0 2 3-0 2-1 8固定资产内部控制研究 以A公司为例路耀芬(华北科技学院 经济管理学院,河北 三河 0 6 5 2 0 1)摘 要:文章基于固定资产内部控制现有理论,分析了A控股公司的固定资产内部控制现状,指出了该企业的固定资产内部控制制度现存问题,最后提出了相应对策,为优化和提升A公司固定资产的内部控制工作提供参考建议。关键词:固定资产;内部控制;问题;对策 中图分类号:F 2 7 3.4 文献标识码:A 文章编号:1 0 0 76 9 2 1(2 0 2 3)1 30 0 7 30 3 固定资产是企业资产的重要组成部分,也是维持企业运营的基本物质资料。加强企业固定资产管理,对保护企业资产安全完整、提高生产能力和推动技术进步有着重要意义。对固定资产实施合理有效的内部控制成为提升企业资产管理效能的重要途径。对于企业来说,建立健全内部控制管理制度,这既是国家政策法规的必然要求,也是单位提高内部管理水平、实现可持续发展的有效途径。在企业的日常生产经营管理中进行科学、有效的内部控制可以使企业在各部门、岗位人员之间形成强有力的约束机制,同时可以促使企业日常经营活动的正常运行以及各项会计制度的贯彻落实、管理层决策的高效执行。1 A公司固定资产概况A公司成立于1 9 9 4年1 1月,是国有独资集团下属二级的投资开发类企业,公司主要经营范围是:投资及投资管理、对外贸易管理、资产经营管理、房地产开发、销售商品房。A公司2 0 2 1年末拥有总资产1 9 2 6 4 1.5 3万元,设有党委及职能部门共1 6个,现有员工5 1 1 0人。A公司的固定资产主要核算房屋及建筑物、机械设备、电子设备、运输工具及其他附属构筑物等,目前存在在建工程项目。由于A公司是投资开发类企业,房屋及建筑物数量多且分散,金额较大,公司向下属十余家子公司出租房屋作为其办公及经营场所。固定资产在资产总额中占比较大,是A公司维持经营,开展主营业务的重要资产,在企业创收方面有着无可替代的位置。从固定资产的重要性来说,完善A公司的固定资产内部控制是提升企业经营管理能力、稳定企业主营收益的重要措施。A公司固定资产的主要特点是初始投资大,后期投入多,不动产比重大,保值时间长,分布散。A公司的房屋及建筑物占资产总额比重较大,取得方式为外购和自行建造,自行建造的实施方式为出包工程。每增加一幢商品房的初始投入达上亿元,后期修缮维护的隐性预计投入高。由于不动产升值空间大,保值时间较长,根据扩大经营需要,商品房分布在北京、河北、海南等地,分布较散,实际控制流程长,控制难度较大。2 A公司固定资产内部控制存在的问题2.1 固定资产内部控制制度存在缺陷通过查阅A公司的内控手册及相关制度,发现公司对于设备采购、报废、处理和低值易耗品采购不同审批权限的范围未进行明确,A公司的资产领用管理条例中,对于供应商定期对账规定不完善,固定资产缺乏对供应商定期对账的相关规定,未明确对账方式、时间及程序等相关内容,与供应商对账工作运行缺乏制度支持,存在对账工作的散漫或混乱,可能导致采购资金多付或法律纠纷,影响资金安全。372 0 2 3年7月内 蒙 古 科 技 与 经 济J u l y 2 0 2 3第1 3期 总第5 2 7期I n n e r M o n g o l i a S c i e n c e T e c h n o l o g y&E c o n o m yN o.1 3 T o t a l N o.5 2 7A公司的固定资产管理工作在内部控制制度下进行,但依照的制度仍是公司初成立时制定的,当时该企业规模较小,尚未吸收合并任意一家子公司,主营业务是资产经营管理,固定资产结构以机械设备为主,名下房屋较少。而今公司规模扩大,固定资产结构改变以房屋和建筑物为主,出租销售商品房是公司的主营业务。现存的制度只考虑了当时企业的管理需要,并未突出对不动产的管理控制,未结合企业发展现状及时更新,这导致公司的固定资产内部控制制度在不动产精细化管理等问题上失去了指导性和约束力。2.2 固定资产管控标准不统一,信息不对称A公司下属还有十余家子公司,在固定资产内部控制制度执行过程中,存在工作组织分散,信息不对称等问题,主要表现在集团内部对固定资产的管控标准不统一。A公司尚未建立统一的资产报废标准,有的子公司报废标准是流动性固定资产闲置超过五年,有的则是当资产的账面价值小于公允价值的5 0%时视为报废。固定资产管理部门只需提交报废申请,审核的内容主要是申请人是否有签字痕迹,报废理由甚至不是必填项,审核部门未能对照报废标准进行审核,导致固定资产处置信息难以追溯求实甚至失真。A公司的固定资产管理组织工作较分散,集团对资产的控制范围局限在公司总部的日常性工作流程中,对工程投资管理、外包建设自用房屋、固定资产采购管理等涉及母子公司上下管控的流程,未充分实现信息共享,对A公司整体内部控制流程执行情况未充分汇总,控制要求仅依据公司自身的管理标准,导致遗漏了对上级集团管控要求的标准。由于投资开发类企业的特殊性,各子公司信息共享不充分,以及固定资产管理人员、流程控制深度、考核执行情况的口径等不同,导致各A公司的下属子公司针对固定资产内控制度提出的审批核准流程差异很大,甚至在制度设计过程中遗漏必要流程。2.3 固定资产控制流程形式化,执行存在偏差固定资产内部控制制度设计上,制定过程中存在A公司未在上级集团提出要求前制定内控方案,或仅为满足集团临时检查要求完善了固定资产生命全周期的简单内控制度,制度表现出形式化,对固定资产实际管理开展的指导性不足,影响固定资产记录的真实准确性,影响资产整合的整体优化。固定资产内部控制执行检查过程中,A公司经常以某流程是否留下控制痕迹 审核痕迹,以及控制检查的文档记录是否齐全来判断控制是否有效,而不是进行实质性的审查。2.4 缺乏健全的风险评估机制通过分析A公司固定资产内部控制现状可知,公司的风险评估工作还比较薄弱。由于管理层风险意识的薄弱,固定资产控制流程中仍存在一定的问题,比如固定资产竣工结算决算标准不一、采购非必需的办公用品导致资产闲置、流动性固定资产领用手续不健全等。缺乏必要的风险评估意识,将会导致企业管理层无法全面识别企业运营中的风险,可能导致盲目投资造成资产闲置及资源浪费,给企业带来经济损失。A公司对大额固定资产投保,但入账价值未达到投保标准的固定资产也应通过企业风险评估机制来确定是否要投保,比如A公司的V P N设备,实物价值虽不足万元属于小额资产,但其对信息安全的重要程度较高,存在设备损坏后信息流失的风险,也应对其进行投保以规避损失。而此类风险的识别需要建立专门的风险评估机构,A公司并未设立专门的风险管理部门,也未设立风险控制专岗,这导致在固定资产管理过程中,企业无法系统地识别风险点,无法及时采取预防措施来规避风险。3 A公司固定资产内部控制改进对策3.1 改善企业内部控制环境控制环境是固定资产内部控制制度有效实施的必要前提,建议公司在固定资产内部控制管理上加强总部组与各分、子公司组的统筹与工作协同性,适当打通集团与分、子公司管理边界,将集团对大额固定资产的管控要求、集团关于处置固定资产的重大处置决策同步执行,统一管控标准;在A公司与上下级子公司相互沟通方面,建议公司统筹各子公司及时沟通,尤其是对固定资产已发现内控缺陷及时共享,将各子公司发现的所有共性问题在A公司进行了解和核实,避免共性缺陷的遗漏。3.2 健全固定资产内部控制制度需要根据A公司在集团内部的层级关系,综合考虑上级集团资产控制要求和A公司内部管理需要。对于资产价值占比较大的固定资产,评价依据可以适当跳出公司内控手册的限制。针对内控手册或制度中固定资产管理标准滞后不适用现状和评47总第5 2 7期内 蒙 古 科 技 与 经 济价依据含糊的部分,公司应结合前期管理情况,结合上级集团监管要求、企业所属行业性质、各控制点执行情况,梳理评价依据,并根据确定的评价依据更新甚至重新设计评价程序。要明确控制不足或无效的认定标准,结合A公司的经营发展现状,判断能够带来最大营业收入的房屋及建筑物及配套设备,明确在执行检查资产账面价值发现的内控问题中,问题的分类是否包括设计问题和运行问题,流程审批问题和非审批问题,重大缺陷、重要控制缺陷和一般控制缺陷等维度,包括是否存在控制盲点的认定。在认定某控制流程是否有效时,充分考虑公司的补充性控制制度和多个控制问题之间的相互影响。3.3 加强固定资产的信息化管理在固定资产全生命周期流程控制过程中,尤其是在采购与验收流程管理上,A公司的资产管理人员与内部审计评价小组通常更注重线下纸质文件的收集与检查,未充分实施和开展信息系统中内嵌的内控流程的检查,以及未充分对信息系统管控有关的控制点开展评价。通过实地学习,发现A公司已使用了OA系统、固定资产管理系统、物资管理系统等,公司应编制信息系统的使用手册,全面了解信息系统使用情况,常开展线上检查抽样,尽量避免大量纸质资料传递和拍照,以节约时间和提高效率。此外,对固定资产信息系统本身的控制,也是内控管理的内容之一,建议A公司根据上级集团要求和企业自身情况,开展对固定资产信息系统的评价,关注数据安全、访问权限等信息系统本身的控制风险。3.4 实质化落实固定资产控制流程针对A公司在固定资产日常盘点审批过程中形式化的弊端,建议A公司经理办公会在每个控制流程审批环节上实质性审批,多维度、多角度获取证实资料,以评估是否达到审批通过的依据,并对这些资料进行相互钩稽、相互印证,在审批盘点报告时,发现小额资产盘亏必须追问资产去向,切不可仅凭送审人的口头说明而遗漏重大控制缺陷。固定资产盘点结果一般不会出现盘盈问题,若有,视为以前年度的重大会计差错,需要调整权益变动表中的以前年度损益调整,若是盘亏一般是小额资产盘亏:首先检查采购合同,账存数据是否存在人工记录错误,接着询证固定资产保管或使用部门验收、处置程序是否符合内部控制标准,根据询证结果如实写明盘亏原因,最后以此为警诫修改内控制度或加强人员管理。3.5 采取有效的风险应对措施A公司需要加强对管理人员的培训,让管理层明确固定资产风险评估的重要性,相关的风险可能有固定资产购置预算变化频繁、流动性资产未及时入库导致财务部和资产使用部门信息不同步等。企业上下都应重视风险管理,进而需要建立一个包含风险预期与识别、评估、报告、处理的完整而正式的风险管理体系。4 结束语固定资产管理是企业管理对象的重要组成部分,固定资产在企业资产总额中的占比较大,具有种类繁多、初期投入大、存放地点分散、使用周期长等特点。不够完善、有效的固定资产内部控制体系可能导致企业资产管理混乱,导致资产无法扩大使用效能甚至未能发挥应有的效益。参考文献1 刘红.C O S O报告在高校固定资产管理中的应用J.职业时空,2 0 1 2(8):1 2-1 3.2 郑云飞.内部会计控制与高校固定资产管理J.扬州教育学院学报,2 0 0 5(2):6 5-6 7.(上接第7 2页)代表,理应承担领头羊角色,充分发挥人才优势,结合自身实际,制定出科学化、人性化和系统化的防控机制,做到权力运行规范、内部监督到位、环节风险预防有效,更高的提升国家建设资金的使用率,更好地促进高校高质量发展。参考文献1 李虹,王瑞珂.四位一体的高校廉政风险防控体系建设研究:基于高校内部控制建设实践J.中国行政管理,2 0 1 8(2):1 4 9-1 5 2.2 赵睿,张宏斌,程菲.基于廉政风险防控视角的高校监督执纪工作新思考J.法制与社会,2 0 1 8(1 0):1 7 5-1 7 6.3 吴冠仪.高校政府采购管理工作的“双控”体系研究J.实验室研究与探索,2 0 1 8(8):2 9 4-2 9 8.4 马敬让.审计视角下的高校招标采购全寿命风险分析J.现代审计与经济,2 0 1 7(1):4 0-4 1.57路耀芬 固定资产内部控制研究 以A公司为例2 0 2 3年第1 3期