医疗企业组织有效的会议培训.pptx

组组 织织 有有 效效 会会 议议Communication to WinCommunication to Win医疗企业组织有效的会议培训第1页专题一专题一有效会议基本特征有效会议基本特征和无效会议危害和无效会议危害医疗企业组织有效的会议培训第2页提供信息提供信息聚集信息聚集信息处理问题处理问题宣传政策宣传政策培育训练培育训练 企业会议功效企业会议功效 医疗企业组织有效的会议培训第3页不正当理由会议种类及处理方法不正当理由会议种类及处理方法为满足无聊愿望而开会为满足无聊愿望而开会为符合通例或传统作风而开会为符合通例或传统作风而开会 为攀比而开会为攀比而开会 为表功而开会为表功而开会 为推却责任而开会为推却责任而开会 为逃避个别接触所可能产生难堪局面而开会为逃避个别接触所可能产生难堪局面而开会 医疗企业组织有效的会议培训第4页什么样会议才算富有实效什么样会议才算富有实效 目标能被实现目标能被实现 目标能在最短时间内被实现目标能在最短时间内被实现 与会者对会议感到满意与会者对会议感到满意 医疗企业组织有效的会议培训第5页不切实效会议有何危害不切实效会议有何危害 会议目标无法实现。会议目标无法实现。会议所负担机会成本相当可观。会议所负担机会成本相当可观。与会者对会议感到不满。与会者对会议感到不满。医疗企业组织有效的会议培训第6页为何会议没有实效为何会议没有实效 会议前会议前 会议中会议中 会议后会议后医疗企业组织有效的会议培训第7页有效会议准备工作有效会议准备工作专题二专题二医疗企业组织有效的会议培训第8页有效会议会务准备有效会议会务准备(1)(1)会议目标设定；会议目标设定；(2)(2)与会者选择；与会者选择；(3)(3)会议时间选择；会议时间选择；(4)(4)会议地点选择；会议地点选择；(5)(5)会议场地布置；会议场地布置；(6)(6)议程指定；议程指定；(7)(7)会议通知派发；会议通知派发；(8)(8)准备会务用具。准备会务用具。医疗企业组织有效的会议培训第9页会议目标设定会议目标设定 会议目标必须用书面列明会议目标必须用书面列明 会议目标必须切合实际会议目标必须切合实际 会议目标必须详细而且能够衡量会议目标必须详细而且能够衡量 会议目标所表明必须是会议目标所表明必须是 应实现什么应实现什么，而非，而非 应做什么应做什么 医疗企业组织有效的会议培训第10页与会人员选择与会人员选择 对实现会议目标有潜在贡献人对实现会议目标有潜在贡献人 能够因参加会议而取得好处人能够因参加会议而取得好处人 医疗企业组织有效的会议培训第11页会议时间选择会议时间选择 在选择会议时间时，首先应该考虑便是领导在选择会议时间时，首先应该考虑便是领导时间，因为只有这么才能使领导获取充分准时间，因为只有这么才能使领导获取充分准备。其次，也应该考虑方便与会者出席时间，备。其次，也应该考虑方便与会者出席时间，以及为与会者所喜爱时间。倘若与会者对会以及为与会者所喜爱时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标实现，势必遭议时间有所不满，则会议目标实现，势必遭受不利影响。受不利影响。医疗企业组织有效的会议培训第12页会议地点选择会议地点选择(1)(1)场地必须有空档且可供使用。场地必须有空档且可供使用。(2)(2)场地必须够大方便容纳与会者及视听器材。场地必须够大方便容纳与会者及视听器材。(3)(3)必须拥有包含桌椅在内适当家俱。必须拥有包含桌椅在内适当家俱。(4)(4)必须拥有充分照明及通风设备。必须拥有充分照明及通风设备。(5)(5)必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。者分心。(6)(6)必须令主席及与会者大致方便。必须令主席及与会者大致方便。(7)(7)成本必须低廉。成本必须低廉。医疗企业组织有效的会议培训第13页会议议程确定会议议程确定 按照议案轻重缓急编排处理先后次序，这即按照议案轻重缓急编排处理先后次序，这即是说越紧要事项越应排在议程前端处理，越是说越紧要事项越应排在议程前端处理，越不紧要事项则越应排在议程后端处理。不紧要事项则越应排在议程后端处理。每一个议案应预估所需处理时间并明白地标每一个议案应预估所需处理时间并明白地标示出来。示出来。医疗企业组织有效的会议培训第14页会议通知派发会议通知派发 一份良好会议通知，在内容上最少应包含以下一份良好会议通知，在内容上最少应包含以下五项：五项：(1)(1)开会时间开会时间(包含日期及起止时间包含日期及起止时间)。(2)(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切位置图及交通路线图。则应附上确切位置图及交通路线图。(3)(3)会议目标。会议目标。(4)(4)与会者须事先准备事项。与会者须事先准备事项。(5)(5)其它与会者姓名。其它与会者姓名。医疗企业组织有效的会议培训第15页会场布置会场布置 布置会议场地，应考虑会议性质及与会人数多少。布置会议场地，应考虑会议性质及与会人数多少。比如在提供信息会议里，倘若人数众多，则以不设比如在提供信息会议里，倘若人数众多，则以不设桌子戏院式安排或是设桌子教室式安排较为理想。桌子戏院式安排或是设桌子教室式安排较为理想。在处理问题会议里，假如人数不多，则最理想安排在处理问题会议里，假如人数不多，则最理想安排是让每一位与会者均围绕桌子而坐，这么可方便每是让每一位与会者均围绕桌子而坐，这么可方便每一个人跟其它人进行多项沟通。再如在培训会议里，一个人跟其它人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型桌子外圈，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型桌子外圈，这么不但便于与会者与主席之间沟通，而且也便于这么不但便于与会者与主席之间沟通，而且也便于与会者跟与会者之间交流。但若人数众多，则最好与会者跟与会者之间交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排好处于于方便分组讨论及综合讨子周围。这种安排好处于于方便分组讨论及综合讨论。论。医疗企业组织有效的会议培训第16页准备会务物品准备会务物品 为了做到一切物品都在手头，应在会前及早为了做到一切物品都在手头，应在会前及早将大部分供给品运出。每个纸箱拴一张存货将大部分供给品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单，上面写上发运日期、时间和发运管理清单，上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你工作人员抵达之前接收和会议地点商妥在你工作人员抵达之前接收和储存运输物品。每个纸箱上均应清楚地标明储存运输物品。每个纸箱上均应清楚地标明 某年某月某日为某某企业大会掌管某年某月某日为某某企业大会掌管。医疗企业组织有效的会议培训第17页主要会议组织流程主要会议组织流程专题三专题三医疗企业组织有效的会议培训第18页全企业大会组织流程全企业大会组织流程 第一阶段第一阶段(开会日期数月前开会日期数月前)：确定宗旨和目标。确定宗旨和目标。任命项目指导人。任命项目指导人。考虑暂定方案。考虑暂定方案。使企业全部工作部门介入，并咨询其意见。使企业全部工作部门介入，并咨询其意见。预计费用。预计费用。规划暂编预算。规划暂编预算。要求没有相互抵触日期。要求没有相互抵触日期。预定会议场地。预定会议场地。聘请外界讲话人或安排娱乐节目。聘请外界讲话人或安排娱乐节目。医疗企业组织有效的会议培训第19页全企业大会组织流程全企业大会组织流程第二阶段第二阶段(开会日期前二三个月开会日期前二三个月)完成人员配置。完成人员配置。确定组织机构计划及权力分工。确定组织机构计划及权力分工。确定工作预算和开支程序。确定工作预算和开支程序。完成最终方案。完成最终方案。通知员工开会。通知员工开会。着手宣传方案。着手宣传方案。医疗企业组织有效的会议培训第20页全企业大会组织流程全企业大会组织流程第三阶段第三阶段(在准备期最终几天在准备期最终几天)：检验最终方案和完成行动计划。检验最终方案和完成行动计划。检验登记处或招待处是否备有证章、登记单、打字机、检验登记处或招待处是否备有证章、登记单、打字机、恰当登记方法、电话、布告栏、普通和紧急通知。恰当登记方法、电话、布告栏、普通和紧急通知。检验每次会议指定场所，查对座位计划设施和设备。检验每次会议指定场所，查对座位计划设施和设备。检验以下各地方是否都恰当地安置了标识：接待、参检验以下各地方是否都恰当地安置了标识：接待、参观、登记处、方向、陈列室、救护、失物招领处和停观、登记处、方向、陈列室、救护、失物招领处和停车场。车场。医疗企业组织有效的会议培训第21页全企业大会组织流程全企业大会组织流程第四阶段第四阶段(会后马上进行会后马上进行)：亲自向讲话宾客和其它特殊贡献者致谢。亲自向讲话宾客和其它特殊贡献者致谢。计算出席人数。计算出席人数。拆卸和退还租来或借来设备。拆卸和退还租来或借来设备。寻找被遗忘器材物品。寻找被遗忘器材物品。监督和彻底检验清理工作。监督和彻底检验清理工作。检验是否有可能引发火灾或安全事故危险检验是否有可能引发火灾或安全事故危险把全部场地移交安全巡查队。把全部场地移交安全巡查队。医疗企业组织有效的会议培训第22页全企业大会组织流程全企业大会组织流程第五阶段第五阶段(在会议期后一周之内在会议期后一周之内)：在项目工作人员中发动讨论会，以征求提议评定在项目工作人员中发动讨论会，以征求提议评定并了解未了事项情况。并了解未了事项情况。向讲话人和其它有特殊贡献者致函正式表示感激。向讲话人和其它有特殊贡献者致函正式表示感激。检验存货和清单，以确知全部财产、设备和材料检验存货和清单，以确知全部财产、设备和材料都已经有了着落，并已适当处置或退还。都已经有了着落，并已适当处置或退还。要求工作人员核实全部发票、讲话人酬劳和其它要求工作人员核实全部发票、讲话人酬劳和其它债务。债务。把会议汇报汇编和提交授权机构。把会议汇报汇编和提交授权机构。医疗企业组织有效的会议培训第23页招待和宴会组织流程招待和宴会组织流程 第一阶段第一阶段(尽可能提前尽可能提前)：决定集会基本目标和主题。决定集会基本目标和主题。确定时间和日期。确定时间和日期。完成项目工作人员指派。完成项目工作人员指派。编列暂定邀请名单，预计出席人数。编列暂定邀请名单，预计出席人数。制订初步预算制订初步预算(包含如需付给出席者酬劳经费在内包含如需付给出席者酬劳经费在内)。招标承接场地和宴会。招标承接场地和宴会。医疗企业组织有效的会议培训第24页招待和宴会组织流程招待和宴会组织流程第二阶段第二阶段(宴会前几个月宴会前几个月)：订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装饰品、能起说明作用陈列品、纪念品或奖品。饰品、能起说明作用陈列品、纪念品或奖品。预定额外视听设备。预定额外视听设备。与场地管理部门考查新事态发展、变动或与场地管理部门考查新事态发展、变动或添置。添置。医疗企业组织有效的会议培训第25页招待和宴会组织流程招待和宴会组织流程第三阶段第三阶段(在活动开始前时刻，如有可能，在前一天在活动开始前时刻，如有可能，在前一天)：确定全部接收特殊任务人和那些在项目中出面人地位确定全部接收特殊任务人和那些在项目中出面人地位和了解力。和了解力。通知宴会承接人和场地经理最终记录表并检验各项要通知宴会承接人和场地经理最终记录表并检验各项要求说明。求说明。检验房间布置，使之符累计划要求检验房间布置，使之符累计划要求(确保适合实际需确保适合实际需要，餐桌之间有足够地方使宾客自由走动，柜面足以要，餐桌之间有足够地方使宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供娱乐节目之用放下首席餐桌或供娱乐节目之用)。检验出口，不使堵塞，并做到整个场地整齐。检验出口，不使堵塞，并做到整个场地整齐。落实特殊装饰已按计划装置。落实特殊装饰已按计划装置。医疗企业组织有效的会议培训第26页招待和宴会组织流程招待和宴会组织流程第四阶段第四阶段(紧跟着宾客离开之后紧跟着宾客离开之后)：活动后立刻盘存烈酒。活动后立刻盘存烈酒。与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。与管理部门确定出席人数以供开帐单之用。贮存或偿还特殊陈列品、装饰品和设备。贮存或偿还特殊陈列品、装饰品和设备。向相关服务人员致酬。向相关服务人员致酬。视察场地有没有需要招领失物。视察场地有没有需要招领失物。把场所移交场地经理代表。把场所移交场地经理代表。医疗企业组织有效的会议培训第27页招待和宴会组织流程招待和宴会组织流程第五阶段第五阶段(一周之内一周之内)：与项目工作人员协调处理全部未了事项。与项目工作人员协调处理全部未了事项。确定全部材料和设备均已偿还其原来部门。确定全部材料和设备均已偿还其原来部门。核实活动全部费用。核实活动全部费用。支付帐单，结清帐目。支付帐单，结清帐目。向相关各方寄送正式感激信。向相关各方寄送正式感激信。向授权机构汇报出席人数和活动经过。向授权机构汇报出席人数和活动经过。医疗企业组织有效的会议培训第28页怎样成功统计会议怎样成功统计会议和主持会议和主持会议专题四专题四医疗企业组织有效的会议培训第29页怎样做会议统计怎样做会议统计 会议统计要求准确统计会议活动。非正式会会议统计要求准确统计会议活动。非正式会议统计应简练明了，而正式会议统计则要求议统计应简练明了，而正式会议统计则要求更详细些。更详细些。医疗企业组织有效的会议培训第30页会后工作注意点会后工作注意点 印发会议简报和快报。印发会议简报和快报。印发会议纪要和会议决定事项通知。印发会议纪要和会议决定事项通知。收退会议文件。收退会议文件。会议文件立卷。会议文件立卷。汇编会议文件。汇编会议文件。总结会议工作。总结会议工作。医疗企业组织有效的会议培训第31页秘书主持会议基本标准秘书主持会议基本标准 正确定位自己形象。正确定位自己形象。抓住主持会议机会，展示你能力和魅力，把抓住主持会议机会，展示你能力和魅力，把会议主持得有条有理。会议主持得有条有理。确定会议主旨。确定会议主旨。了解会议参加者。了解会议参加者。医疗企业组织有效的会议培训第32页秘书主持会议须知秘书主持会议须知 调整各方意见。调整各方意见。发扬民主。发扬民主。公平待人。公平待人。要有信心。要有信心。要有好地观察能力。要有好地观察能力。医疗企业组织有效的会议培训第33页秘书主持会议准备工作秘书主持会议准备工作 会议目标。会议目标。出席者情况。出席者情况。会场情况。会场情况。医疗企业组织有效的会议培训第34页主持会议五个阶段主持会议五个阶段 主持人调动气氛。主持人调动气氛。主持人说明议题。主持人说明议题。协调与会者讲话。协调与会者讲话。整理、归纳意见。整理、归纳意见。作出决议。作出决议。医疗企业组织有效的会议培训第35页怎样创造良好会议气氛怎样创造良好会议气氛 不要使用过于恭敬语言。不要使用过于恭敬语言。带点幽默感。带点幽默感。议题要详细。议题要详细。医疗企业组织有效的会议培训第36页打破会议冷场技巧打破会议冷场技巧 有放矢，克服冷场有放矢，克服冷场 对症下药，消除缄默对症下药，消除缄默 (1)(1)敌正确缄默。敌正确缄默。(2)(2)持少数意见缄默。持少数意见缄默。(3)(3)自由主义缄默。自由主义缄默。(4)(4)顾虑害羞缄默。顾虑害羞缄默。(5)(5)心有余悸缄默。心有余悸缄默。医疗企业组织有效的会议培训第37页用提问方法掌握会议用提问方法掌握会议 向全体人员提问向全体人员提问 个别提问个别提问 让与会者自问自答让与会者自问自答 反问反问 医疗企业组织有效的会议培训第38页意见发生分歧时怎么办意见发生分歧时怎么办 不回避对立不回避对立 要防止情绪对立要防止情绪对立 安排休息，调整气氛安排休息，调整气氛 参考第三方意见参考第三方意见 写出问题焦点写出问题焦点 医疗企业组织有效的会议培训第39页怎样缓解会议中担心气氛怎样缓解会议中担心气氛 在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩怨最好场所，更会有些人利用它来给部门、怨最好场所，更会有些人利用它来给部门、单位工作制造麻烦。你作为秘书，有时很轻单位工作制造麻烦。你作为秘书，有时很轻易会成为恶语中伤对象，遭到攻击，而对方易会成为恶语中伤对象，遭到攻击，而对方目标是让你狼狈不堪，好在众人心目中留下目标是让你狼狈不堪，好在众人心目中留下一个坏印象。一个坏印象。医疗企业组织有效的会议培训第40页开会时应尤其防范几个人开会时应尤其防范几个人“直肠子直肠子”人人 “替罪羊替罪羊”缄默不语人缄默不语人 善言人善言人 “反派人物反派人物”乖巧人乖巧人 事不关己者事不关己者 激进人士激进人士 纵横家式人物纵横家式人物 医疗企业组织有效的会议培训第41页怎样对付扰乱会议人怎样对付扰乱会议人 口若悬河人口若悬河人 一言不发人一言不发人 窃窃私语人窃窃私语人 争论不休人争论不休人 离题万里人离题万里人 医疗企业组织有效的会议培训第42页主持人须戒忌事主持人须戒忌事 说得过多说得过多 放任自流放任自流 无视少数派无视少数派 无视不讲话人无视不讲话人 对自由散漫人，熟视无睹对自由散漫人，熟视无睹 说话慢慢吞吞，有气无力说话慢慢吞吞，有气无力 医疗企业组织有效的会议培训第43页谢谢您参加！谢谢您参加！医疗企业组织有效的会议培训第44页