DB5109T21-2023化妆品经营使用单位规范化建设指南.pdf

ICS 71.100.70 CCS Y 42 5109 四 川 省（遂 宁 市）地 方 标 准 DB 5109/T 212023 化妆品经营使用单位规范化建设指南 Guideline for Standardized Construction of Cosmetic Business Units 2023-10-24 发布 2023-11-01 实施 遂宁市市场监督管理局 发 布 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由遂宁市市场监督管理局提出并归口。本文件起草单位：遂宁市市场监督管理局。本文件主要起草人：李玲、陈德贵、肖湘。本文件首次发布。化妆品经营使用单位规范化建设指南 1 范围 本文件规定了遂宁市行政区域内化妆品经营使用单位规范化建设指南的术语和定义、资质要求、职责、制度要求、人员要求、场所要求、质量管理要求、监督检查。本文件适用于线下化妆品经营使用单位、个体工商户以及线上电子商务平台内化妆品经营单位的规范化建设。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB 5296.3 消费品使用说明 化妆品通用标签 GB 7916 化妆品卫生标准 GB 17914 易燃易爆性商品储存养护技术条件 GB 23350 限制商品过度包装要求 食品化妆品 QB/T 1685 化妆品包装外观要求 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。化妆品经营单位 cosmetic business unit 指从事化妆品采购、批发、销售等经营活动的单位。化妆品使用单位 cosmetic usage unit 指为消费者提供化妆品消费服务的单位。4 资质要求 经营使用国产化妆品的单位应具备以下资质：a)具有营业执照；b)具有相应批次普通化妆品的检验合格报告和证明复印件；c)如涉及特殊用途化妆品，应具有该特殊用途化妆品的批准文件复印件；d)具有相应批次普通化妆品备案证书、特殊化妆品注册证书相匹配的化妆品成品外包装。经营使用进口化妆品的单位应具备以下资质：a)具有营业执照和供应商的营业执照、联系方式；b)具有口岸海关出具的载明产品有关信息的相应批次进口化妆品的 入境货物检验检疫证明 或其复制件；c)具有进口普通化妆品备案凭证；d)如涉及进口特殊用途化妆品应具备该特殊用途化妆品的批准文件；e)如无法提供上述资质原件，需提供复印件并加盖供应商的鲜章。5 职责 化妆品经营使用单位法定代表人或个体工商户负责人是所经营使用化妆品质量的主要责任人。根据市场监督管理部门的要求，化妆品经营使用单位应配合做好化妆品质量监管工作，在出现质量安全问题时，配合市场监督管理部门追溯、召回相关产品。化妆品经营使用单位应负责单位员工的培训与教育，确保员工具有化妆品相关基本知识与法律法规意识。电子商务平台内化妆品经营单位积极配合平台经营单位开展质量安全管理活动，及时、准确地向平台经营单位提供相关产品信息，并配合化妆品电子商务平台经营单位采取必要措施控制风险。6 制度要求 化妆品经营使用单位应建立化妆品管理制度，保障经营质量并有效实施。管理制度包括但不限于：a)质量管理制度：主要包括化妆品来源的合法性、化妆品经营质量管理等内容；b)化妆品经营质量安全承诺：对化妆品经营质量因素如场所、采购渠道、诚信等内容进行承诺，承诺书可参照附录 A；c)化妆品进货查验记录制度：主要包括采购要求、供应商资质要求、索证索票的内容和要求、进货查验的流程、查验的内容、台账记录的内容、进货查验记录的保存等内容；d)化妆品贮存和运输管理制度：主要包括入库出库流程、贮存管理、运输管理流程、卫生要求等内容；e)化妆品销售管理制度：主要包括化妆品销售过程中整体的管理内容，如营业执照的悬挂、销售场所管理、销售商品质量管理、销售广告管理、销售台账建立等内容；f)化妆品经营人员管理制度：主要包括培训计划制定、人员培训要求、培训档案建立等内容；g)化妆品不良反应监测和报告制度：主要包括不良反应信息的收集、评价与分析、情况调查、风险控制措施等内容；h)不合格品管理制度：主要包括不合格品的质量判定、对各类不合格品的处置等内容；i)产品召回制度：主要包括产品召回的流程、召回的决定（原因、产品名称、具体批次等）、召回产品的验收和处理等内容；j)陈列制度：主要包括陈列规则、陈列更新、价签管理等内容；k)其它需要制定的制度。应设立专职人员对管理制度执行情况进行定期检查。7 人员要求 管理者应满足以下要求：a)掌握化妆品相关法律法规及基础知识；b)能够为本单位质量管理体系进行规划，并融入单位发展战略中；c)能够指导、推进质量管理制度的建设工作；d)能够指导协调各职能部门开展经营质量管理工作，保证质量管理制度科学、有效、高速运行。专兼职质量管理人员应满足以下要求：a)熟练掌握本单位的化妆品质量管理制度内容，能够承担化妆品质量管理制度的建立、运行及维护工作；b)能够按单位经营质量要求对整个经营过程的产品质量进行监督管控；c)能够对产品质量异常的原因进行分析、处理并制定整改措施；d)有较强的组织执行能力和沟通协调能力，能够和各职能部门有效沟通。其他从业人员应满足以下要求：a)掌握化妆品相关法律法规及基础知识；b)熟悉岗位职责，掌握履行本岗位职责相关的专业知识和技能；c)具备良好的职业道德，诚实、守信。培训要求应满足：a)化妆品经营使用单位对经营场所内人员定期进行培训，培训内容包括但不限于化妆品法律法规、产品知识、产品质量等；b)化妆品集中交易市场开办者每年不少于 2 次对入场经营单位进行培训，培训内容包括但不限于店铺统一管理的要求、诚信经营、化妆品法律法规的培训等；c)展销会举办者每年或展销会期间至少组织开展一次与化妆品相关的质量安全知识培训。8 场所要求 设施设备 8.1.1 应设置与经营化妆品品种、规模相适应的经营场所（仓库）、设施设备，如必要的应急消防安全设施设备、提供咨询及处理消费争议的服务台。8.1.2 仓库应设置通风、控温、防尘、防潮、防虫、防鼠蚁等设施，保持内外整洁、无污染源。经营场所应每日消毒和清洁，保持通风良好、干净整洁。8.1.3 设施设备应配置合理、安全完好、操作便利、标识完整，并定期维护。信息公示 8.2.1 在经营场所醒目位置明示营业执照、服务项目、收费标准以及消费争议处理服务电话、“12315”消费者投诉举报专线电话等信息。8.2.2 电子商务平台内化妆品经营单位的信息公示应满足以下要求：a)披露信息全面、真实、准确、清晰、及时。信息包括与注册或备案资料一致的化妆品标签信息、所经营化妆品标签的全部内容；b)在其产品展示页面显著位置以文字形式展示经营产品名称、产品执行的标准编号；c)宜展示所经营化妆品的特殊化妆品注册证或普通化妆品备案信息。9 质量管理要求 采购 9.1.1 化妆品经营使用单位应从具有化妆品生产、经营资格的企业购进化妆品，收集供应商资质和所采购产品合法性证明材料，建立相应档案，档案包括但不限于：a)化妆品生产企业的营业执照及生产许可证，或供应商的营业执照；b)国产特殊用途化妆品行政许可批件；c)经营国产普通化妆品的，应在国家药品监督管理局官方网站查询核实化妆品备案信息，记录产品备案编号；d)进口特殊用途化妆品行政许可批件或进口普通化妆品备案凭证；e)所采购批次化妆品的检验合格报告；f)进口化妆品的有效检验检疫证明。9.1.2 宜定期对化妆品供应商进行评价，评价内容包括资质、质量、价格等内容。9.1.3 采购产品质量应满足对应产品执行标准的相关要求。9.1.4 采购产品包装应满足 GB 23350、QB/T 1685 的相关要求，不过度包装。9.1.5 采购产品标签应满足 GB 5296.3 的相关要求，并完整标注下列内容：a)产品名称、特殊化妆品注册证编号；b)注册人、备案人、受托生产企业的名称、地址；c)化妆品生产许可证编号；d)产品执行标准；e)全成分；f)净含量；g)使用期限、使用方法以及必要的安全警示；h)法律、行政法规和强制性国家标准规定应标注的其他内容。9.1.6 采购产品标签不应标注下列内容：a)明示或暗示具有医疗作用的内容；b)虚假或引人误解的内容；c)违反社会公序良俗的内容；d)非儿童化妆品不应标注儿童化妆品标志；e)儿童化妆品不应标注“食品级”“可食用”等词语或食品有关图案；f)法律、行政法规禁止标注的其他内容。9.1.7 进口化妆品应直接使用中文标签或加贴中文标签，加贴的中文标签应与原标签内容一致。验收 9.2.1 化妆品经营使用单位应执行进货查验记录制度的要求，查验直接供应商的市场主体登记证明、特殊化妆品注册证或普通化妆品备案信息、化妆品的产品质量检验合格证明并保存相关凭证。9.2.2 化妆品经营使用单位购进化妆品时，须向供应商索取正式销售发票及相关凭证，建立进货验收记录和台帐，如实记录化妆品名称、特殊化妆品注册证编号或普通化妆品备案编号、使用期限、净含量、购进数量、供应商名称、地址、联系方式、购进日期等内容，做到票、账、货相符。进货验收格式见附录 B.1。9.2.3 实行统一配送的化妆品经营使用单位，应统一建立并执行进货查验记录制度，统一进行查验记录并保存相关凭证，保证所属分店能提供所经营化妆品的相关记录和凭证。9.2.4 验收中发现假冒伪劣或可疑化妆品时，化妆品经营使用单位应及时向市场监督管理部门报告，并配合进行调查处理。9.2.5 验收记录保存至产品使用期限届满后 1 年。产品使用期限不足 1 年的，记录保存期限不少于 2年。有条件的单位可实行电子化管理。运输 9.3.1 自行运输的单位，运输车辆应保持良好的环境卫生，车厢内部定期清洁、消毒和干燥，无异物，无异味。车辆外观保持清洁，无明显尘土、污物附着，以防止交叉污染、异味。车厢封闭或采取其他等同情况做到防雨、防尘。9.3.2 委托给第三方物流公司进行运输，应签订相关协议，保障化妆品运输过程质量安全。9.3.3 配送易燃易爆类化妆品的运输车辆，车辆的机械部分、车厢、底板和隔热、静电导除、熄灭火星装置应保持完好，配置“易燃易爆”字样标志牌、标志灯和相应的灭火器材。储存 9.4.1 化妆品经营场所和仓库应按化妆品储存要求合理储存化妆品。9.4.2 化妆品经营使用单位应每月至少一次对库存化妆品进行盘点，确保化妆品在保质期内。可根据库存情况增加检查频次。盘点中发现临期、异常化妆品，应上报质量管理部门及时处理。确定为质量异常化妆品的，不应流入市场。9.4.3 储存易燃易爆类化妆品应按照 GB 17914 的规定实施管理。销售 9.5.1 不应销售使用假冒伪劣、违规、侵权化妆品、“三无”化妆品，以及自制化妆品。9.5.2 对于不同种类的化妆品销售应满足以下要求：a)经营使用的国产普通化妆品、进口普通化妆品具有备案信息；b)经营使用的国产特殊化妆品、进口特殊化妆品具有特殊化妆品注册证；c)经营使用的国产化妆品、应具备产品出厂检验合格证明。9.5.3 产品陈列应满足：a)产品应陈列有序、货架稳固，陈列高度易于顾客接触体验；b)对于经营多项品类的化妆品经营使用单位，应将化妆品与非化妆品分区陈列，并按照先进先出、分类陈列、隔墙离地的原则进行陈列。9.5.4 产品价格应明码标价，一货一签。价格标牌内容应真实完整，标明商品名称、产地、计价单位、零售价格、规格等。9.5.5 产品介绍应依法、准确，不应虚假夸大宣传或误导消费者，禁止宣传医疗作用。9.5.6 销售记录应完整、全面，包括销售日期、产品名称、净含量、销售价格、数量、库存、生产日期/批号、保质期限、产地。销售记录表格式见附录 B.2。销售记录保存至产品使用期限届满后 1 年，产品使用期限不足 1 年的，记录保存期限不少于 2 年。9.5.7 化妆品试用品应设置防污染设施，并注明为试用品。开瓶试用的化妆品应标注开瓶日期，按照化妆品包装标识限期规定使用。试用品应满足 GB 7916 中第 2 章规定的卫生要求。9.5.8 产品断货无法及时补货的，及时撤掉对应价格标牌或加贴缺货标识。9.5.9 产品过期变质应及时撤架，并做好记录，按相关规定要求集中处理过期产品。9.5.10 以免费试用、赠予、兑换等形式向消费者提供化妆品的，应做到相关法律法规以及本文件规定的化妆品经营单位义务。使用 9.6.1 化妆品使用单位在经营中为消费者提供的化妆品，应符合最小销售单元标签的规定。9.6.2 化妆品使用单位应在服务场所内显著位置展示经营使用的化妆品的销售包装，方便消费者查阅化妆品标签的全部信息，并按照化妆品标签或说明书的要求，正确使用或引导消费者正确使用化妆品。9.6.3 化妆品使用单位在提供服务时，应向消费者说明服务价格，对服务过程中销售的化妆品明码标价。9.6.4 未使用完的化妆品在保存时应设置防污染设施，开瓶使用的化妆品应标注开瓶日期，严格按照化妆品包装标识限期规定使用，并满足 GB 7916 中第 2 章规定的卫生要求。化妆品管理和召回 9.7.1 化妆品经营使用单位发现经营的化妆品有严重质量安全问题，或不符合强制性标准、经注册或备案的化妆品产品技术要求时，应立即停止经营，通知相关生产经营企业、购货者，并记录停止经营和通知情况。同时，应立即向市场监督管理部门报告。9.7.2 化妆品经营使用单位应协助化妆品生产企业召回，按照召回计划的要求及时传达、反馈化妆品召回信息，控制和收回存在安全隐患的化妆品，并建立化妆品召回记录。化妆品不良反应监测与报告 9.8.1 应配备专兼职人员，参照有关要求承担化妆品不良事件监测和报告工作，并配合市场监督管理部门开展不良反应事件调查。9.8.2 发现可能与使用化妆品有关的不良反应的，按规定程序报告化妆品不良反应情况，并做好记录。9.8.3 发生经营化妆品不良反应后，安抚消费者情绪，启动应急预案采取相应措施，并及时上报，上报要求应满足：a)一般化妆品不良反应的，自发现或获知化妆品不良反应之日起 30 天内报告；b)严重化妆品不良反应的，自发现或获知之日起 15 天内报告；c)可能引发较大社会影响的化妆品不良反应，自发现或获知之日起 3 天内报告。9.8.4 电子商务平台经营单位获知化妆品不良反应的，应记录报告者信息、发生不良反应者信息、不良反应信息、所使用的化妆品信息等内容，7 日内转交平台内化妆品经营单位处理。同时将发生不良反应者信息、症状或体征、不良反应严重程度、不良反应发生日期、所使用化妆品名称、销售所使用化妆品的平台内经营单位等信息于 15 日内书面报告省级监管部门。9.8.5 对不良反应情况和分析结果等有新的发现或认知，及时补充报告。9.8.6 报告化妆品不良反应的内容应真实、完整、准确，报告内容包括报告者信息、发生不良反应者信息、不良反应信息、所使用化妆品信息等内容。10 监督检查 化妆品经营使用单位应定期对经营的化妆品质量进行检查，确保化妆品质量安全。应配合市场监督管理部门依法进行商品或服务质量抽查检验和日常监督。电子商务平台内化妆品经营单位应积极配合化妆品电子商务平台经营单位开展日常检查、监管公开信息自查等质量安全管理活动。附录A （资料性）化妆品经营质量安全承诺书 化妆品经营质量安全承诺书参照表A.1。表A.1 化妆品经营质量安全承诺书 化妆品经营质量安全承诺书 遵照化妆品监督管理条例化妆品生产经营监督管理办法等有关法规的规定和要求，为保证我单位所经营化妆品的质量安全，现做出以下承诺：一、严格贯彻执行化妆品监督管理条例等相关法律法规，认真落实进货查验制度、索证索票制度并建立台帐。二、保证经营场所、储存场所的卫生环境符合条件；经营场所和仓库（贮存区）保持内外整洁；具有通风、防尘、防潮、防虫、防鼠等设施；散装和供顾客试用的化妆品具有防污染设施。三、所经营的化妆品从合法渠道购进，符合化妆品监督管理条例的要求，并具有合格的标识标签。四、确保诚信经营，对所经营化妆品不做虚假和夸大宣传，不销售过期变质、自制化妆品。五、自觉规范经营行为，接受行政机关依法监管；自觉接受社会监督，维护和保障消费者的健康和其他合法权益。六、以上承诺如有违反，自愿接受市场监督管理部门按照法律法规规定给予处罚。承诺单位（盖章）：承诺人（签名）：承诺日期：年 月 日 附录B （资料性）记录和台账样表 B.1 进货验收记录 经营使用单位在经营过程中使用的进货验收记录样表可参见B.1。表B.1 进货验收记录 进购 日期 化妆品名称 特殊化妆品注册证编号或普通化妆品备案编号 使用 期限 净含量 购进数量 供应商名称 地址 联系方式 B.2 销售记录表 经营使用单位在经营过程中使用的进货验收记录销售记录样表可参见B.2。表B.2 销售记录表 销售日期 产品名称 净含量 销售价格 数量 库存 生产日期/批号 保质期限 产地 参考文献 1 化妆品监督管理条例（中华人民共和国国务院令 第727号）2 化妆品生产经营监督管理办法（国家市场监督管理总局令 第46号）3 儿童化妆品监督管理规定 4 化妆品网络经营监督管理办法