Excel表格的基本操作-一看就懂的十大技巧.doc

Excel表格的基本操作 一看就懂的十大技巧优质资料
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Excel表格的基本操作 一看就懂的十大技巧
2021年03月16日16:31太平洋电脑网
字号：T|T
　　Excel表格已经成为Office人员最常用的数据处理软件，Excel表格的基本操作视频教程也成为Excel表格初学者急着寻找的资料之一。其实，普通人需要用到的Excel的功能不到其全部功能的10%。也就是说，对于绝大部分的用户来说，只要掌握了几个必须懂的Excel表格的基本操作，就能很好地使用Excel表格。
　　由于还有很多人都不知道Excel的基本功能，笔者特地整理了Excel必学的十大基本功能技巧，让不懂Excel表格的基本操作的初学者能轻松上手。
　　如果你有心想学整套的Excel教程，笔者推荐你看Excel表格的基本操作视频教程。

点击图片观看Excel表格的基本操作视频教程
　　如果你想学的只是Excel表格的基本操作，那么笔者推荐你使用金山WPS2021。因为普通用户用到的Excel表格的基本操作功能，WPS2021表格也有。并且WPS2021内置成千上万套现成的表格模板，更适合国内用户使用。因此笔者的Excel表格的基本操作教程将以WPS2021为例来介绍。

软件名称：
金山WPS2021 抢鲜版
软件版本：
9.0(8.1.0.3163)
软件大小：
40.79MB
软件授权：
免费
适用平台：
Win8 Win2000 WinXP Win2003 Vista Win7
下载地址：

Excel表格的基本操作一：修改字体
　　首先，从输入开始，先来调整字体吧。在工具栏那里一开始就可以发现字体的工具框了，在这里可以快速更改字体类型、大小、颜色等等的。

图1 字体
Excel表格的基本操作二：更改对齐方式
　　打好字，或者打字之前，都需要按照需要来调整字体的对齐方式的。在对齐方式工具栏中，可以快速随意地更改字体对齐方式，第一个小框中上三个图标是调整横向对齐的，下三个是调整纵向对齐的。而第二个框中还有一键调整字体的排列方向，第三个框中可以一键设置自动换行等。

图2 对齐方式
Excel表格的基本操作三：添加符号
　　如果想要输入一些数据制作消费统计表的话，那么就要输入￥这个符号了，一次次输入太麻烦了，直接在数字框那里，第一个就是货币的标志了，可以选择一批数据，批量添加呢。当然百分号、小数点也可以在那里快速修改。

图3 添加符号货币样式
Excel表格的基本操作：插入和删除单元格
　　在单元格工具框中，可以快速一键插入或删除单元格。比如，有时输入的时候，输漏了一行数据，在这里点击插入下面的小三角，选择插入行就OK啦。

图4 插入单元格
更多关于Excel表格的基本操作的文章
　　易学易懂！Excel2007入门基础视频教程

Excel表格的基本操作五：常用函数一键搞定
　　如果需要求某几个单元格的和或者积之类的，那么就要用到公式了，但是不懂公式咋办？直接在在编辑框里面的第一个里找就可以了，点击求和（默认是求和的）的小三角，然后选择其他函数，就能直接找到自己想要的函数了。

图5 选择其他函数

图6 常用函数
Excel表格的基本操作六：快速求和、求平均值
　　想要直接知道某几个数的和或者平均值，那么直接选中那几个数就可以知道了。选择之后，在最下方的状态栏中，就有求和、平均值、和计数显示。

图7 状态栏
Excel表格的基本操作七：如何输入身份证号等长数字？
　　输入一行长的数字怎么自动变样了？例如，我输入一行身份证号，变成都变成看不懂了？想要输入一行长的数字怎么办？这个简单，只要更改一下数字种类就可以了。选中单元格，然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”。设置好之后，再输入的话，无论多长的数字，都不会变样的。

图8 设置单元格格式

图9设置前后输入数据对比
　　温馨提示，记得是先设置好格式再输入，不然第十四位数之后的数字都回变成0的。
Excel表格的基本操作八：格式刷
　　例如七所说的，设置好了，但是要一个一个修改，数量少的话还好，数量庞大得话，就那么就悲剧了。没事，用格式刷就OK了，在工具栏“开始”的第一个框中。格式刷的使用很简单，只要点击一下格式刷，然后在选择要复制的格式，最后就是选择要修改的个单元格了，可以批量修改的哦。

图10 格式刷
Excel表格的基本操作：快速一键制表
　　没有制过表的人，是否感觉制表很复制，或者很麻烦？其实不然，在Excel表格中，只要一键就能制表。选中一些数据，然后在上方工具栏中选择“插入”，再打开“图表”，最后根据自己的需要，选择表格样式就能轻松制成专业的表格了。

图11

图12
Excel表格的基本操作十：快速复制粘贴
　　当你在输入数据中，如果需要输入1、2、3……这样按顺序的数字的时候，一个一个输入，太麻烦了，想省点功夫，是否有法？有的，只要使用鼠标一拖，就完事了。选中一个或一些数据，然后把光标移到选中框的右下角，光标变成一个加号的时候，向下拖动，就会智能帮你填1、2、3……了。（温馨提示，这个一拖的功能还有格式刷的作用。）

图13
写在最后
　　Excel表格还有很多很多的功能和技巧，这里只是简单说说其中基本的十个技巧，希望能帮助新手们更快地上手Excel表格，也希望用户们在使用中，举一反三，更好地运用，发现和积累更多的技巧。返回腾讯网首页>>

久其报表软件基本操作指引
一、装入新参数
1、首先安装报表处理软件，安装完成后出现“2021年度企业财务决算报表”界面，在出现的关联任务设置对话框中，选择“关闭”

2、 选择“是”

3、 软件安装后再安装参数。鼠标左键双击报表软件图标进入报表处理软件界面→点击左上角的“装入”
4、 出现数据装入向导界面，点击数据位置右侧的文件夹标识，查找数据位置，选中参数

5、 点击下一步”，选择“报表参数”和 “装入到新建任务”

6、 进入“装入新建任务”界面，点击“确定”

7、 点击“下一步”

6、选择“开始”

7、点击“确定”

8、选择“是”

二、数据录入
1、选择“2021年度清华财务决算报表”界面左上角的“编辑”
2、出现报表封面界面，点击左上角“新增”，即可录入报表封面

3、录入完毕后点击“保存”

4、其他表格的填写与本表相同，操作步骤为：填写数据→运算→审核→保存。个别明细项目的数据取自其他附注表，因此在“审核”前应点击“运算”按钮或“工具-相关表运算”，数据将自动过入到该张附注表。
5、增加浮动行和删除浮动行
光标定位在要增加的行，单击工具栏的“插行”按钮，如需删除多余的行，单击“删行”按钮即可

6、全部表格填写完毕后，点击工具栏的“全审”按钮，软件会对当前的这套报表进行审核

审核完毕后会提示审核结果信息。具体见《用户手册》第20页。
7、查看和导出审核结果
（1） 鼠标双击出错数据中的单元格标识，软件会快速定位到指定单元格，以便查看出错具体信息及数据修改。

（2）在提示信息区域，单击鼠标右键选择“导出全审结果”，可导出本次审核的结果。
8、查看数据汇总来源
如需查看某一个数据的具体来源，首先选中单元格，单击鼠标右键选择“显示汇总明细”，显示数据是从哪些单位汇总上来。然后点击左上角的“导出”按钮，可将汇总明细导出到excel或文本文件中。

三、数据汇总
（一） 节点汇总
如需将数据进行汇总，可使用“节点汇总”功能。节点汇总用于对树形结构中的各个节点数据进行汇总。
1、选择要汇总的单位名称（前面带的单位名称），单击鼠标右键，出现“节点汇总直接下级”和“节点汇总所有下级”（“节点汇总直接下级”只汇总该单位的直属户，“节点汇总所有下级”汇总所有下级节点数据）

2、选择要汇总的单位名称后，选择“本级节点”和“汇总至集团”，单击“汇总”按钮，完成汇总操作后点击“关闭”

注：汇总至集团：将集团中所有的单户数据与差额表数据相加，生成的合计数放在合并表中。
调整差额表：将合并表的数据减去集团中所有基层数据的合计数，生成的结果放在差额表中。
（二） 浮动行汇总
节点汇总不能汇总浮动行表格，需手动汇总，
1、 选择要汇总的浮动表，如“在建工程情况”表。
2、 选择菜单中的“应用-汇总下级浮动数据-汇总直接下级”
3、 在“浮动汇总方式设置”中点击“合并依据”下面的单元格

4、选择“对应字段”，点击“确定”

5、返回“浮动汇总方式设置”，“保存设置”后“执行汇总”

四、数据传送
（一）导出jio报表数据
1、选择左上角的“传送-数据传出”

2、选择“传出参数或选择数据及测算分析参数”，选择“下一步”

3、选择“单位数据”，如导出全部单位数据可直接点击“下一步”，如导出个别单位数据，点击“选择单位”

4、选择需导出数据的单位名称，然后“确定”

5、选择数据存放位置

6、完成数据传出

（二）导出excel文档
1、选择左上角的“传送-导出excel文档”
2、选择需要传出数据的单位名称，选择“确定”

3、选择导出文件的存储位置，点击“确定”

目 录
技巧1、单元格内强制换行
技巧2、锁定标题行
技巧3、打印标题行
技巧4、查找重复值
技巧5、删除重复值
技巧6、快速输入对号√
技巧7、万元显示
技巧8、隐藏0值
技巧9、隐藏单元格所有值。
技巧10、单元格中输入00001
技巧11、按月填充日期
技巧12、合并多个单元格内容
技巧13、防止重复录入
技巧14、公式转数值
技巧15、小数变整数
技巧16、快速插入多行
技巧17、两列互换
技巧18、批量设置求和公式
技巧19、同时查看一个excel文件的两个工作表。
技巧20：同时修改多个工作表
技巧21：恢复未保存文件
技巧22、给excel文件添加打开密码
技巧23、快速关闭所有excel文件
技巧24、制作下拉菜单
技巧25、二级联动下拉
技巧27、删除空白行
技巧28、表格只能填写不能修改
技巧29、文字跨列居中显示
技巧30、批注添加图片
技巧31、批量隐藏和显示批注
技巧32、解决数字不能求和
技巧33、隔行插入空行
技巧34、快速调整最适合列宽
技巧35、快速复制公式
技巧36、合并单元格筛选

技巧1、单元格内强制换行
在单元格中某个字符后按alt+回车键，即可强制把光标换到下一行中。

技巧2、锁定标题行
选取第2行，视图 - 冻结窗格 - 冻结首行（或选取第2行 - 冻结窗格）冻结后再向下翻看时标题行始终显示在最上面。

技巧3、打印标题行
如果想在打印时每一页都显示标题，页面布局 - 打印标题 - 首端标题行：选取要显示的行

技巧4、查找重复值
选取数据区域 - 开始 - 条件格式 - 突出显示单元格规则 - 重复值。

显示效果：
技巧5、删除重复值
选取含重复值的单元格区域，数据 - 删除重复值。

技巧6、快速输入对号√
在excel中输入符号最快的方式就是利用 alt+数字 的方式，比如输入√，你可以：
按alt不松，然后按小键盘的数字键： 41420

技巧7、万元显示
在一个空单元格输入10000（建议设置数字格式和边框） - 复制它 - 选择性粘贴 - 运算：除

转换后

技巧8、隐藏0值
表格中的0值如果不想显示，可以通过：文件 - excel选项 - 高级 - 在具有零值的单元格

技巧9、隐藏单元格所有值。
如果要隐藏单元格的值，选取该区域，右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入三个分号 ;;;

技巧10、单元格中输入00001

如果在单元格中输入以0开头的数字，可以输入前把格式设置成文本格式，如果想固定位数（如5位）不足用0补齐，可以：
选取该区域，右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入 00000
输入1即可显示00001

技巧11、按月填充日期
日期所在单元格向下拖动复制后，打开粘贴列表，选取“以月填充”

技巧12、合并多个单元格内容
把列宽调整成能容易合并后字符，然后选取合并的区域 - 开始 - 填充 - 两端对齐

合并后：
技巧13、防止重复录入
选取要防止重复录入的单元格区域，数据 - 有效性 - 自定义 - 公式：

如果重复录入，会提示错误并清除录入内容

技巧14、公式转数值
选取公式所在区域，复制 - 粘贴 - 粘贴为数值

技巧15、小数变整数
选取数字区域，ctrl+h打开替换窗口，查找 .* ，替换留空 然后点全部替换即可。

技巧16、快速插入多行
当你选取行并把光标放在右下角，按下shift键时，你会发现光标会变成如下图所示形状。

这时你可以向拖拉

你会发现你拖多少行，就会插入多少个空行。这种插入方法比选取一定数量的行再插入更加灵活。

技巧17、两列互换
在下面的表中，选取C列，光标放在边线处，按shift同时按下鼠标左键不松，拖动到B列前面，当B列前出现虚线时，松开鼠标左键即完成互换。
放在边线

按左键不松拖动到B列前

完成

技巧18、批量设置求和公式
选取包括黄色行列的区域，按alt 和 = (按alt键不松再按等号)即可完成求和公式的输入。

技巧19、同时查看一个excel文件的两个工作表
视图 - 新建窗口

设置重排窗口

排列方式

重排后效果

技巧20：同时修改多个工作表
按shift或ctrl键选取多个工作表，然后在一个表中输入内容或修改格式，所有选中的表都会同步输入或修改。这样就不必逐个表修改了。

技巧21：恢复未保存文件
打开路径：C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\ ，在文件夹内会找到的未保存文件所在的文件夹，如下图所示。

打开文件夹，未保存的文件就找到了。打开后另存就OK！

为什么我测试没有恢复成功？你是怎么知道恢复文件的路径的？
先看一个界面，看过你就明白了。
文件 - excel选项 - 保存

技巧22、给excel文件添加打开密码
excel文件 - 信息 - 保护工作簿 - 用密码进行加密。

技巧23、快速关闭所有excel文件
按shift键不松，再点右上角关闭按钮，可以关键所有打开的excel文件。

技巧24、制作下拉菜单
例：如下图所示，要求在销售员一列设置可以选取的下拉菜单。

分析：在excel里制作下拉菜单有好几种方法，我们这里是介绍用数据有效性设置下拉菜单，
设置步骤：
步骤1：选取销售员一列需要设置下拉菜单的单元格区域（这一步不能少），打开数据有效性窗口（excel2003版数据菜单 - 有效性，excel2007和2021版本 数据选项卡 - 数据有效性 - 数据有效性），在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。

步骤2：在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容，有两种设置方法。
1 直接输入法。在来源后的框里输入用“,”（英文逗号）连接的字符串：张一，吴汉青，刘能，将文胜，李大民

2 引用单元格的内容法。如果销售员在单元格B4:B8区域里，在“来源”后输入或点框最后的折叠按钮选这个区域。如下图所示。

进行如上设置后，我们就可以在销售员一列看到下拉菜单了。

技巧25、二级联动下拉
例：如下图所示，在 列输入或选取苹果，型号下拉里会显示所有苹果 的所有型号，如果 列输入三星，在型号列下拉菜单显示所有三星的型号。
列选苹果：

列选取三星

同学们应该明白什么是二级下拉联动菜单了，还等什么，我们一起开始制作吧。
操作步骤：
步骤1：设置数据源区域。就是把 名称和型号整理成如下图格式备用，存放的位置随意。

步骤2：批量定义名称。选取 名称和型号区域后，打开指定名称窗口（excel2003版里，插入菜单 - 名称 - 指定，07和10版 公式选项卡 - 定义的名称组 - 根据所选内容创建），选取窗口上的“首行”复选框。如下图所示。

步骤3：设置数据有效性。选取型号列，打开数据有效性窗口（打开方法见昨天的教程），在来源中输入=indirect(D5)

进行如下设置后，二级联动菜单设置完成。

技巧27、删除空白行
选取A列区域 - ctrl+g打开定位窗口 - 空值 - 删除整行

技巧28、表格只能填写不能修改

操作步骤
步骤1：按ctrl键，选取所有黄色的区域，然后按ctrl+1（数字1）打开“单元格格式”窗口，在锁定选项卡中，去掉“锁定”前面的勾选。

步骤2：保护工作表。excel2003版工具菜单 - 保护 - 保护工作表。excel2021版审阅选项卡 - 保护工作表。
按上述步骤操作后，你试着修改黄色区域单元格：ok。你试着在黄色之外的区域修改或插入行/列，就会弹出如下图所示的提示。

技巧29、文字跨列居中显示
如果你不想合并单元格，又想让文字跨列显示。可以选取多列 - 右键设置单元格格式 - 对齐 - 水平对齐 - 跨列居中。

显示后效果

技巧30、批注添加图片
在制作产品介绍表或员工信息表时，常需要添加产品图片和员工照片，这时用批注插入图片是最好的选择。
选取批注 - 右键“设置批注格式” - 颜色 - 填充效果 - 图片 -选择图片

选择图片窗口

设置完成效果：

技巧31、批量隐藏和显示批注
打开审阅选项卡，点击“显示所有批注”

技巧32、解决数字不能求和
数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐，而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。
下面的方法可以帮你快速转换成可以计算的数字
选取数字区域，第一个单元格一定是包括数字的，而且单元格左上方有绿三角，选取后打开绿三角，点转换为数字。如下图所示

技巧33、隔行插入空行

隔行插入是一个古老但又不断有人提问的话题，网上已有很多相关的教程，今天兰色录了一段动画，演示隔行插入的步骤。

下面的演示分为两部分：
1 隔行插入空行
2 分类前插入空行
注：演示过程中打开定位窗口的组合键是 ctrl + g

技巧34、快速调整最适合列宽
选取多行或多行，双击其中一列的边线，你会发现所有行或列调整为最适合的列宽/行高。

技巧35、快速复制公式

双击单元格右下角，你会发现公式已复制到表格的最后面。

技巧36、合并单元格筛选
含合并单元格表格

如果直接筛选会出现下面的情况。（只筛选出第一条）

如果想实现正确的筛选结果，需要对表格A列动一下手术。

第一步：复制A列到E列。

第二步：取消A列合并

第三步：选取A列，CTRL+G定位 - 空值，在编辑栏中输入=A2,再按CTRL+Enter完成填充

第四步：复制A列，粘贴成数值（公式转换成数值）

第五步：用格式刷把E列的格式刷到A列，恢复A列的合并格式。

“手术”完成后，就可以正常筛选了，如下图所示。