PDCA在提升住院病案归档率中的运用_田馨.pdf

中国病案2023 年第 24 卷第 7 期 8现状分析J.中国病案,2021,22(5):8-10，90.4 夏海朋,李刚,唐锦辉,等.湖北省病案质量监管现状调查及研究J.中国病案,2019,20(10):6-8.5 陆俪平,咸本松,闫志刚,等.内蒙古 147 家医院病案管理现状调查与分析J.中国病案,2018,19(8):1-4.6 杨帆,伍季,张波,等.南充市二级及以上综合医院病案科现状调查J.中国病案,2021,22(2):12-14，40.(2022-08-22 收稿)PDCA 在提升住院病案归档率中的运用 田 馨 张立敏 海丽古力艾买伊力 古丽米拉肯杰别克 卢武红*摘要 目的 利用 PDCA 管理工具提升住院病案 2 日归档率，促进医院质量管理持续改进。方法 为提升病案归档率，某院于 2022 年 1 月 1 日起实施 PDCA 质量改进措施，通过头脑风暴评价法分析病案迟归的原因和病案归档率低的影响因素。调取 2021 年 9 月 1 日-12 月 31 日期间 61 168 份住院病案为对照组，2022 年 1 月 1 日-5 月 31 日期间 80 834 份住院病案作为观察组，分析对比 PDCA 改进前后 2 日、3 日归档率情况。结果 改进措施实施前 2 日归档率为 81.72%，实施后归档率提高至 91.03%，通过皮尔逊卡方检验得出 2=2671.326，P0.001，差异有统计学意义。改进后 2 日归档率定基增长速度上升至 12.69%，3 日归档率情况均在 99%以上。2 日归档率达 100%的科室由 10 个科室增加至 73 个科室，3 日归档率达 100%的科室占全院总科室数的 87%。结论 PDCA 质量管理工具实施效果显著，能够有效提高住院病案归档率。关键词 住院病案；归档率；PDCA；持续质量改进；Application of PDCA in Improving the Filing Rate of Inpatient Medical Records Application of PDCA in Improving the Filing Rate of Inpatient Medical Records Tian Xin，Zhang Limin，HailiguliAimaiyili，GulimilaKenjiebieke，Lu Wuhong Abstract Abstract ObjectivesObjectives This study aims to use the PDCA management tool to improve the 2-day filing rate of inpatient medical records and promote the continuous improvement of hospital quality management.MethodsMethods In order to improve the filing rate of medical records,a hospital implemented PDCA quality improvement measures from January 1,2022,and analyzed the reasons for the late return of medical records and the influencing factors of the low filing rate of medical records through the brainstorming evaluation method.A total of 61,168 inpatient medical records from September 1,2021 to December 31,2021 were used as the control group,and 80,834 inpatient medical records from January 1,2022 to May 31,2022 were selected as the observation group.The filing rate at two days and three days before and after PDCA improvement were analyzed and compared.ResultsResults The archiving rate was 81.72%two days before the implementation of the improvement measures,and the archiving rate increased to 91.03%after the implementation.Through the Pearson chi-square test,2=2671.326,P0.001,and the difference was statistically significant.After the improvement,the fixed-base growth rate of the 2-day filing rate rose to 12.69%,and the 3-day filing rate was above 99%.The number of departments with a filing rate of 100%on the second day increased from 10 to 73 departments,and the number of departments with a filing rate of 100%on the third day accounted for 87%of the total number of departments in the hospital.Conclusions Conclusions The implementation effect of PDCA quality management tool is remarkable,which can effectively improve the filing rate of inpatient medical records.KeywordsKeywords Inpatient medical records;Archiving rate;PDCA;Continuous quality improvement FirstFirst-authorauthors addresss address School of Public Health,Xinjiang Medical University,Urumqi 830017,Xinjiang Uygur Autonomous Region,China Corresponding author Corresponding author Lu Wuhong 1住院病案归档率作为医院的一项质量评价指标，通过绩效考核的方式提高临床科室对病案归档的重视程度，有效促进医院质量持续改进和医院科学管理水平的提升。病案归档是整个病案管理的基础环节，关系着医院各类统计报表的生成、病案数字化存储、临床医师借阅、病案复印、网络信息上报等工作的及时、顺利进行1。提升住院病案归档率的及时性不仅是公立医院绩效考核最基础工作也是医院开展 DRG 付费试点工作至关重要的前提。为此，某三甲医院采用 PDCA 质量管理工具提高 3日归档率，通过持续的项目改进，该院 2021 年度 新疆医科大学公共卫生学院，新疆维吾尔自治区，乌鲁木齐市，830017 新疆医科大学第一附属医院，新疆维吾尔自治区，乌鲁木齐市，830054*通信作者 住院病案 3 日归档率完成值为 99.25%，超过了目标值98%，为医院精细化管理奠定基础。基于提高 3 日病案归档率改进项目的显著成效，根据国家卫生健康委印发的病案管理质量控制指标(2021年版)2文件中将住院患者病案 2 日归档率作为病案归档重要质量指标之一。依据以上两点，为进一步提升病案归档及时率，于 2021 年 9 月开始监测 2日病案归档率，持续分析住院病案归档率低的具体原因以及提供解决措施提高病案归档的及时性，最终达到质量持续改进的目标效果。1 资料与方法 1.1 资料来源 某院于 2022 年 1 月 1 日起实施PDCA 质量改进措施，调取某院 HIS 系统 2021 年 9月1日-2021年12月31日期间住院病案61 168例，为对照组；2022 年 1 月 1 日-2022 年 5 月 31 日期间住院病案 80 834 例，作为观察组，监测实施前后2 日和 3 日归档率进行对比分析。中国病案2023 年第 24 卷第 7 期 91.2 研究方法 该院为提高 2 日病案归档率指标通过以下几个阶段：(1)前期阶段借鉴 3 日归档率的成功经验，对 2 日归档率进行基线调查，基线数据80.07%，确定预期目标值83%；(2)通过院周会成立病案归档监测专管队伍，由 67 名病案委员会成员和项目专家成员通过头脑风暴评价方法分析病案归档率低的原因并形成鱼骨图和帕累托图；(3)持续循环应用 PDCA 管理工具，通过回顾性调查分析 PDCA 改进前后住院病案数据，计算 2 日归档率(%)=2 个工作日内完成归档的住院患者病例数/同期住院患者病历总数100%2和 3 日归档率，对比分析对照组和观察组实施效果，深度分析各临床科室 2 日、3 日归档率的提升情况，制作旋风图清晰展示改进后的效果。1.3 统计学处理 应用 Excel2010 整理汇总住院病案数据，建立数据库分析；利用 SPSS24.0 统计软件对 PDCA 改进前后 2 日归档率进行皮尔逊卡方检验，P值小于 0.05，证明差异有统计学意义。2 结果 2.1 归档率低原因查找 针对改进前 11 181 例迟归档病案，由 67 名病案委员会成员和项目专家成员通过头脑风暴，深刻评价讨论出病案归档率低的各项原因分为人员、设备设施、制度管理和环境四大因素，其中临床医师住院病案首页填写不完整；医护人员催交病历、归档不及时；医护、编码员和质控人员工作量大；各科室间缺乏互相学习沟通以及基础病案设备系统运行、升级速度慢等影响因素较大的主干原因，由鱼骨图展示如图 1。并汇总造成病案迟归的主要影响因素，如图 2 帕累托图所示。2.2 病案归档情况 改进前 2 日归档率增长起伏波动，2021 年 11 月 2 日归档率仅为 75.97%；改进后2 日归档率稳步上升，环比增长呈正增长，定基增长速度明显逐步上升至 12.69%，其中 4 月和 5 月 2 日归档率增长幅度大，PDCA 成效显著。3 归档率情况均在 99%以上，变化较小，数据持续向好，见表 1。图 1 病案归档率低原因分析鱼骨图 图 2 病案归档率低影响因素帕累托图 表 1 2021 年 9 月-2022 年 5 月期间 2 日和 3 日病案归档情况n(%)年份(年)月份 住院人次 2 日 3 日 归档病案 环比增长 定基增长 归档病案 环比增长 定基增长 2021 9 15 540 13 279(85.45)-15 466(99.52)-10 12 652 10 517(83.13)-2.71 -2.71 12 588(99.49)-0.03-0.03 11 15 468 11 751(75.97)-8.61-11.09 15 416(99.66)0.17 0.14 12 17 508 14 440(82.48)8.57 -3.48 17 418(99.49)-0.17-0.03 2022 1 18 069 15 968(88.37)7.14 3.42 17 980(99.51)0.02-0.01 2 14 169 12 646(89.25)0.10 4.45 14 121(99.66)0.15 0.14 3 19 578 17 213(87.92)-1.49 2.89 19 453(99.36)-0.30-0.16 4 15 299 14 546(95.08)8.14 11.27 15 251(99.69)0.33 0.17 5 13 719 13 210(96.29)1.27 12.69 13 640(99.42)-0.27-0.10 改进措施实施前总归档率为 81.72%，实施后归档率提高至 91.03%，2 日归档率提升明显，超过预期目标值 83%，2=2671.326，P0.001，结果意义显著，差异有统计学意义，见表 2。表 2 改进措施实施前后 2 日病案归档情况(n,%)项目 归档病案数 迟归档病案数 2 P 实施前 49 987 11 181 2671.326 0.000 实施后 73 583 7251 2.3 科室分布情况 该院共计 107 个临床科室，PDCA 项目改进前 2 日归档率达 100%的科室有 10个，3 日归档率达 100%的科室有 76 个，改进后 2日归档率 100%的科室增长至 73 个，3 日归档率100%的科室增加至 93 个，科室归档率显著提升；项目改进前 2 日归档率在 80%以下的科室有 29 个，改进后仅有 1 个科室 2 日归档率在 80%以下；质量改进前后各科室 3 日归档率均在 90%以上。各临床科室归档率提升效果明显并绘制旋风图，见图 3。中国病案2023 年第 24 卷第 7 期 10 图 3 改进措施实施前后科室 2 日、3 日归档情况 3 讨论 3.1 延迟归档病案原因 为了项目改进工作的积极开展，通过分析病案归档延迟的原因，促使管理者更具有针对性的去制定计划，推动住院病案 2 日归档率尽快提高至预期目标值。首先最主要的原因在于医院日均住院量大，床位周转流动速度快，临床医师、编码员和质控人员工作量大，无法及时有效的完善医院当日住院病案，导致病案归档流程进度缓慢，该客观原因无法避免。有研究表示：每日出院人次大于 10 人的科室病案归档率要低于每日出院人次小于 10 人的归档率3。临床医师把精力着重放在诊疗等临床工作上，对病案的书写并不重视，轻记录，责任心不强，相关法律法规意识淡薄，经常会出现科室主任审核签字不及时，不配合病案管理工作，更有甚者偏袒下属，导致病案工作难以开展。是护士送病历不及时，和患者做特殊检查项目后的病理报告单和化验单等特殊材料无法及时取到，病案不完整使病案归档延缓。各临床科室间沟通不畅，科室主任没有起到带头作用，医护之间不清楚病案归档流程和病案管理工作。面对未解决的问题，急需使用有效精准的管理办法，通过 PDCA 管理工具的使用，能够更清晰的明确已得原因并加以分析，这是达到预期目标的最佳途径，管理者需要不断持续开展进行。3.2 PDCA 改进措施效果评价 该质量改进项目成员涉及到医务部、信息中心、运营管理部、临床督导专家等多个职能部门，医院党政班子高度重视，通过各项多部门联动专题会议推进该项目的落地实施，效果显著。改进措施实施前 2 日归档率为81.72%，实施后归档率提高至 91.03%，上升9.31%，2日归档率提升明显，超过预期目标值83%，3 日归档率均稳定在 99%以上，数据持续向好，全院 107 个临床科室病案归档整体表现良好。2 日归档率达 100%的科室由 10 个科室增加至 73 个科室，增长 86.3 个百分点，增长幅度大，仅有 1 个科室 2日归档率在 80%以下；3 日归档率达 100%的科室由76 个科室增加至 93 个，占全院总科室数的 87%，全院 107 个科室 3 日归档率均在 90%以上。PDCA管理成效显著，重点表现在 2 日归档率的提升，定基增长由负增长提升至 12.69%，各科整体迟归档病案数大幅度减少，改进措施可行且有效，可证实PDCA循环工具的管理效果。相关研究4-6也对PDCA管理效果表示肯定，并用数据展现了 PDCA 循环在实践中发挥了极强的管理作用，因此医院应持续不断应用改进 PDCA 管理工具，使之达到应用效果最大化。综上所述，病案归档率不仅是一个衡量各科病案及时归档效率的指标，更能帮助医院病案管理系统更加完善。继续建立医院制度化、应用常态化、以及多部门相互协作的监督评价机制，重点健全住院住院病案首页质量管理的质控体系，将提升 2 日归档率改进项目进行到底。经过不断改进和持续提高，质量持续改进辅助医院各项工作进程和医院发展之路更加通畅，做到真正意义上的质量提升。参考文献 1 田娇妮,王晶晶.提升住院病案归档率对策研究J.山西医药杂志,2021,50(16):2470-2472.2 国家卫生健康委办公厅.病案管理质量控制指标(2021年版)S.国卫办医函202128 号,2021.3 周婧.江苏省某院病案归档现状及影响因素分析J.中国病案,2020,21(5):1-3.4 王永锋,赵慧智,计阿丹,等.PDCA 循环法在住院病案归档管理中的探索与实践J.中国病案,2021,22(3):11-13.5 于磊,熊小兰,钟慧翔,等.PDCA 循环在提高病案归档率中的应用J.中国病案,2021,22(11):4-6,24.6 黄艳红,涂传发,汪李红.运用PDCA方法提高住院病案3日归档率J.中国医院统计,2020,27(3):275-279.(2022-06-09 收稿)纸质与电子病案双轨制模式下的病案管理效果评价 康 国 王玉珍*1 1 摘要 目的 分析纸质与电子病案并存的双轨制模式下病案管理对病案复印效率、查找与浏览时间、管理质量及医护人员知晓率与满意度的影响。方法 将 2020 年 1 月 1 日-2020 年 6 月 30 日采取传统纸质病案管理的 1438 份病案划分为对照组，将 2020 年 7 月 1 日-2020 年 12 月 31 日采取纸质病案与电子病案并存的双轨制模式管理的 1456 份病案划分为观察组，比较两组病案复印效率相关指标、病案查找与浏览花费时间、病案归档错漏率及医护人员知晓率与满意度。结果 观察组病案复印时间(8.581.64)分钟明显短于对照组病案复印时间(12.332.41)分钟(P0.05)，观察组复印页数(3436.8670.24)页/天明显多于 唐山市妇幼保健院，河北省，唐山市，063000*通信作者