大型购物广场印章管理.doc

xxxx购物广场有限公司内部控制系列文件 010108印章管理xx 版批 准： xx-04-01 发布 xx-04-01 实施xxxx购物广场有限公司1.0目的本程序规定了公司在日常工作中各类印章的管理要求，旨在规范公司印章的刻制、发放、保管、使用、交接、以及停用和作废行为，提高印章使用效率，明确审批权限，保证公司印章合法、合规、安全地使用。2.0 制度要求2.1 适用范围2.1.1 公司公章、法人章、公司财务章、部门章及各部门因业务需要而刻制的其他业务章等。2.2.2 公司对内、对外的印章使用行为。2.2 管理机构及职责 公司印章原则上由统括部统一管理，其主要职责包括：n 根据公司的实际情况，全面清晰地登记公司印章（除“戳记”外）的种类、范围、数量。n 组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁。n 管理公司印鉴档案。n 管理公司公章、钢印、合同章的用印。n 制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。n 负责会同内控部对印章管理业务进行风险评估（每年至少一次），提出印章管理程序进行调整和改进的书面建议，送内控部备案，并报公司办公会审批。2.3 定义本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件等与公司权利义务有关的文件上使用，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。具体有：l 公司公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。l 公司专项章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。l 公司法人章：刻有公司董事长名字具有法人效用的专用印章。l 公司钢印：用钢材制作，加盖于各种证件，等同于公司公章的正式印章。l 总经理章：刻有公司总经理名字的印章。l 董事会章：刻有公司名称和董事会字样的圆章。l 部门章：仅限公司内部使用，刻有公司名称和部门名称，中含五星的圆形章。l 其他专用章：因工作需要代表公司对外行使某项专业权利的圆形印章。增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定，经分管副总此处是否与我司组织架构一致？审核后报公司总经理批准。l 戳记：带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急”、“秘密”、“绝密”等字样。2.4 各类印章用途l 公司公章：用于公司名义进行的各类公司行文、报告；证书；法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书等。l 公司法人章：有使用法人章要求的场合，但必须与公司公章或财务专用章共同使用，不得单独使用。l 公司钢印：用于制作员工工作卡、证书或其他特殊场合。l 合同专用章：专用于公司的各类对外合同。l 公司财务专用章：用于银行业务、税务等财务重要事项。l 公司发票专用章：用于公司发票的盖章。l 部门章：公司内部（总部公司各职能部门、下属产业公司）之间的文件、工作函、内部制度、内部报告的往来。l 公司董事会章：用于董事会文件的盖章。l 戳记：由各相关部门在业务工作中按实际需要使用。3.0印章管理3.1印章申请与刻制、废止3.1.1 申请3.1.1.1各类印章的刻制必须以书面形式向统括部提交刻制印章申请表（见表1），申请表必须由部门负责人与公司分管副总此处是否符合公司组织架构？签字确认，并经公司总经理批准。3.1.1.2 对需要政府部门审批的，必须履行相关政府部门的审批手续。3.1.1.3 印章的刻制应从严控制。3.1.2 刻制3.1.2.1 公司印章的刻制由统括部统一负责。刻制标准及刻制地点应符合国家相关规定。3.1.2.2 公司印章在遗失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向统括部递交说明原因的报告书，报告书经部门负责人和分管副总此处是否符合公司组织架构？签字确认，总经理批准后，由统括部根据情况依本制度规定办理改制。对需履行法律规定手续进行报失、申请、重刻等程序的，必须按国家法律法规的规定办理。3.1.3 废止3.1.3.1 由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交统括部处理。除特别需要，由统括部将废止印章先行封存。3.1.3.2 对需要销毁的印章，应经印章保管部门提出，经部门负责人和分管副总同上签字确认，经总经理批准后，由统括部进行销毁。需要上交相关政府部门的，按政府部门的相关规定办理。3.2 登记3.2.1 所有印章必须在统括部进行登记，填制印章登记卡（见表2），由统括室统一保存。3.2.2 印章登记卡作为公司的重要档案，永久保存。3.3 保管3.3.1 部门章、戳记由各部门负责人自行指定专人保管使用。3.3.2 董事会章由一般由董事会秘书专人保管。3.3.3 法人章、财务专用章、发票专用章由计划财务部专人进行保管，并确保职务不相容原则的执行。3.3.5 其他印章全部由统括部统一保管。3.4 使用3.4.1 统括部统一保管的印章使用必须经过以下审批和盖章程序：3.4.1.1 用章申请人提出用章申请，填写用章申请单（见表3），用章申请单位对所选印种负责。3.4.1.2 部门负责人对用章事项进行确认，对用印的性质、重要性及用因后果负责。3.4.1.3 统括部门负责人对用章的规范性进行审核，有权对用印申请单位所选印种提出质询。3.4.1.4 印章使用的审批权依公司权限表规定。3.4.1.5 统括部在收到审批手续完整的用章申请单，并由申请人填写公司公章用印登记表（见表4），经认真核对用章申请单与公司公章用印登记表上的内容是否一致后，方可给予盖章。重要文件留原件或复印件存档。3.4.2 由各部门保管的部门印章，仅需部门负责人审核批准即可用印。3.4.3 因相关人员出差或其他原因无法签字的，应办理书面授权，授权书明确授权期限和权限范围，经委托人和受托人共同签字后，交统括部保管，作为用印委托审批的依据。3.4.4 本人无法签字，且尚未办理委托的，统括部可以拒绝用印，对特殊情况，可通过电话或传真方式进行确认，但在审批人返回公司后立即办理补签手续。3.4.5 不得开具该有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况需开具的，必须经公司总经理审批，统括部做特别登记、追踪。持空白介绍信外出工作归来时必须向公司汇报登记介绍信的用途，未使用的必须立即交回。3.4.6 统括部每季度对本制度所涉及的各类相关表单进行装订封卷，永久保存。3.5 外借公司印章的使用原则上限在公司办公室区域内，不得将印章携带出办公区域使用，如有特殊情况，确需外借，必须办理以下审批手续，并予以登记：3.5.1 印章外借申请人提出外借申请，按印章外借申请单（见表5）内容要求填报相关内容。3.5.2 原则上携带公章及合同专用章应有两人（或两人以上）人员共同外出，并在印章外借申请单上共同签字。3.5.3 印章外借申请单经本部门负责人核准后，必须经总经理批准。统括部在收到审批手续完整的印章外借申请单，并由申请人填写公司印章外借登记表（见表6），经认真核对印章外借申请单与公司印章外借登记表内容一致后，方可将印章交给申请人。3.5.4 印章外借申请人须如期归还印章，同时递交印章外借期间所盖文件的原件或复印件至统括部存档。3.5.5 印章外借申请人不如实备份外借期间所盖文件，或隐匿部分文件不存档甚至趁机隐匿用章后的空白文档，公司将依法追究相关责任。4.0流程图（无）5.0政策5.1 严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃处理，直至追究刑事责任。5.2 违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，追究刑事责任。5.3 公章、合同章管理一般原则：专人专柜、专人审批、专门登记、避免外带、禁止外借、禁止空白纸加盖公章、合同章。5.4印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。5.4原则上，本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改，5.5本制度的最终解释权归属于总经理办公会。6.0 相关制度和表单表1xx杉杉-010109-01 刻制印章申请表 表2xx杉杉-010109-02 印章登记卡表3xx杉杉-010109-03 用印申请单表4xx杉杉-010109-04 公司公章用印登记表表5xx杉杉-010109-05 印章外借申请单表6xx杉杉-010109-06 印章外借登记表表1刻制印章申请表 刻制印章申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式 年 月 日申请理由： 使用范围： 管理权限： 管理人： 申请部门领导： 年 月 日 综合管理部领导：年 月 日 总经理： 年 月 日 备注：12010109-郑州xx杉杉-印章管理表2印章登记卡印章登记卡登记日期 年 月 日 登记号码 名称 印模 管理人 责任人 种类 形状 用途 制成日期： 年 月 日印章材质 制印人 废止日期： 年 月 日废止理由： 备注： 表3用印申请单用 印 申 请 单申请部门（单位）申请日期 年 月 日用印类别公章 合同章 份数文件名称及说明批 准 人核 准 人申 请 人表4公司公章用印登记表公司公章用印登记表序号日期申请人部门内 容份数签名备注1234567891011填表说明：1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单”到行政统括部填写后方可用印；2、填写必须认真。表5印章外借申请单印 章 外 借 申 请 单申请部门（单位）申请日期年 月 日印章类别外借地点归还日期年 月 日外借理由批 准 人核 准 人申 请 人表6印章外借登记表印 章 外 借 登 记 表序号借用日期申请部门（单位）申请人印章类别外借地点经办人借出时签字归还日期归还情况经办人归还时签字