采购业务流程及其评估模板.doc

财政部会计司解读企业内部控制应用指导第7号采购业务强化采购风险管控 提升企业采购效能企业内部控制应用指导第7号采购业务中所称采购，是指企业购置物资（或接收劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资关键包含企业原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营起点，既是企业“实物流”关键组成部分，又和“资金流”亲密关联。众所周知，采购物资质量和价格、供给商选择、采购协议签订、物资运输、验收等供给链情况，在很大程度上决定了企业生存和可连续发展。采购步骤步骤虽不很复杂，但蕴藏风险却是巨大。基于以上考虑，企业内部控制应用指导第7号采购业务对采购关键步骤进行了梳理，明确了采购业务关键风险点，针对性地提出了对应控制方法。本文就此进行解读。企业在健全采购业务内部控制时，应该比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全方面梳理相关步骤入手。在此过程中，企业应该对采购业务管理现实状况进行全方面分析和评价，既要对照现有采购管理制度，检验相关管理要求是否落实到位，又要审阅相关管理步骤是否科学合理、是否能够很好地确保物资和劳务供给顺畅、物资采购是否能够和生产和销售等供给链其它步骤紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不停提升制度实施力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产营需求。一、采购业务步骤采购业务步骤关键包含编制需求计划和采购计划、请购、选择供给商、确定采购价格、签订框架协议或采购协议、管理供给过程、验收、退货、付款、会计控制等步骤。以下图所表示。该图列示采购步骤适适用于各类企业通常采购业务，含有通用性。企业在实际开展采购业务时，能够参考此步骤，并结合本身情况给予扩充和具体化。二、各步骤关键风险点及管控方法（一）编制需求计划和采购计划采购业务从计划（或预算）开始，包含需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门通常依据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门依据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按要求权限和程序审批后实施。该步骤关键风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至和企业生产经营计划不协调等。关键管控方法：第一，生产、经营、项目建设等部门，应该依据实际需求正确、立即编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供给商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供对应独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经含有对应审批权限部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划一部分，在制订年度生产经营计划过程中，企业应该依据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，预防采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关责任人审批后，作为企业刚性指令严格实施。（二）请购请购是指企业生产经营部门依据采购计划和实际需要，提出采购申请。该步骤关键风险是：缺乏采购申请制度，请购未经合适审批或超越授权审批，可能造成采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。关键管控方法：第一，建立采购申请制度，依据购置物资或接收劳务类型，确定归口管理部门，授予对应请购权，明确相关部门或人员职责权限及对应请购程序。企业能够依据实际需要设置专门请购部门，对需求部门提出采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业采购计划。第二，含有请购权部门对于预算内采购项目，应该严格根据预算实施进度办理请购手续，并依据市场改变提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先推行预算调整程序，由含有对应审批权限部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，含有对应审批权限部门或人员审批采购申请时，应关键关注采购申请内容是否正确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合要求采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝同意。（三）选择供给商选择供给商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务步骤中很关键步骤。该步骤关键风险是：供给商选择不妥，可能造成采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。关键管控方法：第一，建立科学供给商评定和准入制度，对供给商资质信誉情况真实性和正当性进行审查，确定合格供给商清单，健全企业统一供给商网络。企业新增供给商市场准入、供给商新增服务关系和调整供给商物资目录，全部要由采购部门依据需要提出申请，并按要求权限和程序审核同意后，纳入供给商网络。企业可委托含有对应资质中介机构对供给商进行资信调查。第二，采购部门应该根据公平、公正和竞争标准，择优确定供给商，在切实防范舞弊风险基础上，和供给商签署质量确保协议。第三，建立供给商管理信息系统和供给商淘汰制度，对供给商提供物资或劳务质量、价格、交货立即性、供货条件及其资信、经营情况等进行实时管理和考评评价，依据考评评价结果，提出供给商淘汰和更换名单，经审批后对供给商进行合理选择和调整，并在供给商管理系统中作出对应统计。 （四）确定采购价格怎样以最优“性价比”采购到符合需求物资，是采购部门永恒专题。该步骤关键风险是：采购定价机制不科学，采购定价方法选择不妥，缺乏对关键物资品种价格跟踪监控，引发采购价格不合理，可能造成企业资金损失。关键管控方法：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多个方法，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定物资，经过招标、联合谈判等公开、竞争方法签署框架协议。第二，采购部门应该定时研究大宗通用关键物资成本组成和市场价格变动趋势,确定关键物资品种采购实施价格或参考价格。建立采购价格数据库，定时开展关键物资市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。（五）签订框架协议或采购协议框架协议是企业和供给商之间为建立长久物资购销关系而作出一个约定。采购协议是指企业依据采购需要、确定供给商、采购方法、采购价格等情况和供给商签署含有法律约束力协议，该协议对双方权利、义务和违约责任等情况作出了明确要求（企业向供给商支付协议要求金额、结算方法，供给商根据约定时间、期限、数量和质量、规格交付物资给采购方）。该步骤关键风险是：框架协议签署不妥，可能造成物资采购不顺畅；未经授权对外签订采购协议，协议对方主体资格、履约能力等未达要求、协议内容存在重大疏漏和欺诈，可能造成企业正当权益受到侵害。关键管控方法：第一，对拟签署框架协议供给商主体资格、信用情况等进行风险评定；框架协议签署应引入竞争制度，确保供给商含有履约能力。第二，依据确定供给商、采购方法、采购价格等情况，拟订采购协议，正确描述协议条款，明确双方权利、义务和违约责任，根据要求权限签署采购协议。对于影响重大、包含较高专业技术或法律关系复杂协议，应该组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必需时可聘用外部教授参与相关工作。第三，对关键物资验收量和协议量之间许可差异，应该作出统一要求。（六）管理供给过程管理供给过程，关键是指企业建立严格采购协议跟踪制度，科学评价供给商供货情况，并依据合理选择运输工具和运输方法，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供给过程情况。该步骤关键风险是：缺乏对采购协议推行情况有效跟踪，运输方法选择不合理，忽略运输过程保险风险，可能造成采购物资损失或无法确保供给。关键管控方法：第一，依据采购协议中确定关键条款跟踪协议推行情况，对有可能影响生产或工程进度异常情况，应出具书面汇报并立即提出处理方案，采取必需方法，确保需求物资立即供给。第二，对关键物资建立并实施协议履约过程中巡视、点检和监造制度。对需要监造物资，择优确定监造单位，签署监造协议，落实监造责任人，审核确定监造纲领，审定监造汇报，并立即向技术等部门通报。第三，依据生产建设进度和采购物资特征等原因，选择合理运输工具和运输方法，办理运输、投保等事宜。第四，实施全过程采购登记制度或信息化管理，确保采购过程可追溯性。（七）验收验收是指企业对采购物资和劳务检验接收，以确保其符合协议相关要求或产品质量要求。该步骤关键风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。关键管控方法：第一，制订明确采购验收标准，结合物资特征确定必检物资目录，要求这类物资出具质量检验汇报后方可入库。第二，验收机构或人员应该依据采购协议及质量检验部门出具质量检验证实，关键关注采购协议、发票等原始单据和采购物资数量、质量、规格型号等查对一致。对验收合格物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，立即将入库凭证传输给财会部门。物资入库前，采购部门须检验质量确保书、商检证书或合格证等证实文件。验收时包含技术性强、大宗和新、特物资，还应进行专业测试，必需时可委托含有检验资质机构或聘用外部教授帮助验收。第三，对于验收过程中发觉异常情况，比如无采购协议或大额超采购协议物资、超采购预算采购物资、毁损物资等，验收机构或人员应该立即向企业有权管理相关机构汇报，相关机构应该查明原因并立即处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失，采购部门要根据协议约定索赔。（八）付款 付款是指企业在对采购预算、协议、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，根据采购协议要求立即向供给商办理支付款项过程。该步骤关键风险是：付款审核不严格、付款方法不合适、付款金额控制不严，可能造成企业资金损失或信用受损。关键管控方法：企业应该加强采购付款管理，完善付款步骤，明确付款审核人责任和权力，严格审核采购预算、协议、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后根据协议要求，合理选择付款方法，立即办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查采购发票等票据真实性、正当性和有效性，判定采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制内容是否和发票种类相符合、发票加盖印章是否和票据种类相符合等。企业应该重视采购付款过程控制和跟踪管理，假如发觉异常情况，应该拒绝向供给商付款，避免出现资金损失和信用受损。第二，依据国家相关支付结算相关要求和企业生产经营实际，合理选择付款方法，并严格遵照协议要求，防范付款方法不妥带来法律风险，确保资金安全。除了不足转账起点金额采购能够支付现金外，采购价款应经过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金管理，包含大额或长久预付款项，应该定时进行追踪核查，综合分析预付账款期限、占用款项合理性、不可收回风险等情况，发觉有疑问预付款项，应该立即采取方法，立即收回款项。（九）会计控制会计控制关键指采购业务会计系统控制。该步骤关键风险是：缺乏有效采购会计系统控制，未能全方面真实地统计和反应企业采购各步骤资金流和实物流情况，相关会计统计和相关采购统计、仓储统计不一致，可能造成企业采购业务未能如实反应，和采购物资和资金受损。关键管控方法：第一，企业应该加强对购置、验收、付款业务会计系统控制，具体统计供给商情况、采购申请、采购协议、采购通知、验收证实、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各步骤统计，确保会计统计、采购统计和仓储统计查对一致。第二，指定专员经过函证等方法，定时向供给商寄发对账函，查对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供给商提出异议应立即查明原因，报有权管理部门或人员同意后，做出对应调整。三、采购业务后评定因为采购业务对企业生存和发展含相关键影响，企业内部控制应用指导第7号采购业务强调企业应该建立采购业务后评定制度。就此，企业应该定时对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或协议签约和推行情况等物资采购供给活动进行专题评定和综合分析，立即发觉采购业务微弱步骤，优化采购步骤，同时，将物资需求计划管理、供给商管理、贮备管理等方面关键指标纳入业绩考评体系，促进物资采购和生产、销售等步骤有效衔接，不停防范采购风险，全方面提升采购效能。