采购业务流程介绍模板.doc

目 录采购管理21.1 采购标准业务步骤21.2 采购暂估业务步骤171.3 采购退货业务步骤28采购管理采购管理系统，是经过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功效综合利用管理系统，对采购物流全过程和采购过程中形成应付账款处理，进行有效控制和跟踪，完善企业物资供给信息管理。1.1 采购标准业务步骤采购业务是每个企业全部有日常业务步骤，包含赊购、现购等采购方法下，进行原材料采购，这其中包含到和供给商签署订单，采购原物料入库、应付账款确实定等等。采购业务基础步骤： 采购申请单采购协议采购订单收料通知单外购入库单采购发票费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供给链】【采购管理】【采购申请】【采购申请单-新增】，依此路径进入采购申请单录入界面，图所表示：采购申请单进入路径界面（2）双击【采购申请单-新增】，进入采购申请单录入界面，录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息，然后点击工具栏上【保留】按钮，将此单保留，再点击【 审核】按钮审核此单，图所表示：采购申请单编辑界面（3）采购协议：点击【供给链】【采购管理】【采购协议】【采购协议-新增】，依此路径进入采购协议录入界面，录入协议日期、协议名称、产品代码、数量及单价等信息，1.1 然后点击【保留】按钮，保留单据，再点【审核】按钮审核单据，图所表示：采购协议编辑界面（4）采购订单：点击【供给链】【采购管理】【采购协议】【采购协议-维护】，依此路径进入采购协议序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”，图所表示：采购协议下推订单界面（5）调出采购订单编辑界面，协议上相关信息携带了过来并回填订单对应字段，不过日期、采购方法、员工等需要手工录入，单据录入完成后点击【保留】，保留成功后点击【审核】。图所表示：采购订单编辑界面提醒 录入采购订单有三种方法，一个是下推关联方法，如上例所表示；第二种是上拉关联方法，点击【供给链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-新增】，进入采购订单新增界面，表头“选单类型”处选择“协议（应付）”，再在“选单号”处按【F7】调出协议界面，将对应协议选中双击，此时协议信息将回填采购订单相关字段，此方法实质上和第一个是同一个方法，只是操作方法不一样；第三种是手工新增方法，点击【供给链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-新增】，进入采购订单编辑界面，手工录入全部信息。 （6）收料通知单：点击【供给链】【采购管理】【收料通知】【收料通知单-新增】，进入收料通知单编辑界面，表头“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将对应订单POORD000001选中双击，此时订单信息便回填收料通知单相关字段，手工录入日期、仓库等其它信息后，保留、审核单据，以下图所表示：收料通知单编辑界面注意 采购订单上没有仓库信息，收料通知单上“收料仓库”是由单据上物料属性中“默认仓库”回填，能够修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料通知单上“收料仓库”为空，需要手工录入，也能够不录，在做外购入库单时再进行维护。而且表头“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示。 （7）外购入库单：点击【供给链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，表头“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面，将对应收料通知单DD000001选中【双击】，此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、员工等其它信息后，保留、审核单据，以下图所表示：外购入库单编辑界面提醒 1、审核后单据是不能进行修改，若发觉错误需要修改已经审核单据，要先反审核，在单据序时簿界面选择需要反审核单据，点击【编辑】菜单下【反审核】即可。 2、若已经关联了下游单据则需要先删除下游单据，再反审核目前单据来进行修改。 （8）采购发票：点击【供给链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，表头“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将对应外购入库单WIN000002选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其它信息后，保留、审核单据，图所表示：图采购发票编辑界面（9）在采购发票编辑界面【查看】菜单下，选择“采购费用发票”，图所表示，系统会调出费用发票录入界面，以下图所表示：关联生成采购费用发票界面费用发票编辑界面提醒 费用发票表头“应计成本费用”有两个选择“计入成本”和“不计成本”，本案例中运费是要计入材料成本，此处选择“计入成本”。 （10）将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点击【供给链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下【钩稽】，以下图所表示：采购发票序时簿界面系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，图所表示，在“费用发票”页签下是关联费用发票，以下图所表示，点击【钩稽】按钮，将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，系统提醒钩稽成功，以下图2-1-14所表示采购发票和外购入库单钩稽界面费用发票钩稽界面钩稽成功界面提醒 已经钩稽采购发票能够经过反钩稽取消钩稽操作，具体操作是在采购发票序时簿界面【编辑】菜单栏下进行【反钩稽】。 （11）进行外购入库核实：点击【供给链】【存货核实】【入库核实】【外购入库核实】，系统调出采购发票界面，选择需要核实发票，点击“分配”按钮，以下图所表示：费用分配完成界面提醒 1、费用分配作用：将该笔采购业务中发生费用按一定方法分配到物料上，计入对应原材料成本中。在【外购入库核实】界面，【核实】菜单下，参数【费用分配方法】有两个选择“按数量分配”和“按金额分配”，本案例选择“按数量分配”。 本案例中采购CPU和内存条业务中，有200元运费，经过费用分配后，分别更新了采购发票上“应计成本费用”字段。分配原理以下： CPU：80=100200（100+150）； 内存条：120=150200（100+150）。 费用发票分配完成后，进行入库成本核实。仍然在此界面，点击【核实】按钮，以下图所表示，核实完成后系统会提醒核实成功，以下图所表示：外购入库核实界面核实成功界面2、核实作用在于将该笔采购业务最终经过采购发票上实际金额来确定物料入库成本，包含两部分：原材料实际价款和价外费用（二者全部不含税），分别更新了外购入库单上“金额”字段。在该外购入库核实界面上【查看】菜单下“对应入库单”中能够查看到该笔采购业务中物料入库成本，以下图所表示：核实后外购入库单序时簿界面注意 外购入库核实完成后若想查询核实结果，除上述方法外，还能够经过【供给链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-维护】，进入外购入库单序时簿界面进行查询。 （12）账务处理：首先要进行凭证模板设置。点击【供给链】【存货核实】【凭证管理】【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，以下图所表示：凭证模板新增界面凭证模板具体设置以下图所表示：凭证模板设置界面提醒新增凭证模板完成后，需要设置为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不进行设置，则在生成凭证时需手工制订，不然就是取系统自带模板。 （13）凭证模板设置完成后，点击【供给链】【存货核实】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证采购发票过滤出来，以下图2-1-21所表示。勾上【选择标志】点击【生成凭证】按钮，系统会自动生成一张外购入库凭证，以下图所表示：生成凭证界面生成外购入库凭证界面1.2 采购暂估业务步骤实际采购业务中常常出现本期收到向供给商购置货物，不过当月并未收到供给商开具采购发票账单等结算凭证，无法确定应付账款情况。为了比较正确反应企业库存材料情况，往往需要对材料价格进行暂估，并按暂估价入账。原材料暂估入账后，怎样进行后续处理？系统提供两种暂估凭证冲回处理方法：月初一次冲回和单到冲回，它们分别基础步骤以下： 月初一次冲回：材料入库时直接做外购入库单，期末发票未抵达，做暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按依据上期生成暂估凭证，对应生成暂估冲回红字凭证。若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方法下， 当暂估存货发票长久未收到时，会数次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到发票时才确定应付账款和材料实际入库成本。具体做法为：在系统中录入采购发票，将此发票和对应外购入库单钩稽，进行外购入库核实，以后重新根据采购发票金额生成外购入库凭证。具体步骤以下所表示月初一次冲回步骤图单到冲回：材料入库时和前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲回，直到收到供给商采购发票时，才对暂估外购入库单进行操作，具体做法为：在系统中录入采购发票，和之前暂估外购入库单钩稽，进行外购入库核实，生成暂估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。具体步骤以下所表示单到冲回步骤图（1）采购订单：点击【供给链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单录入界面，录入日期、供给商、物料代码、数量等信息，然后将单据保留并审核，以下图所表示：采购订单编辑界面（2）外购入库单：点击【供给链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单序时簿界面，选择POORD000002号订单，点击【下推】下“外购入库单”，进入外购入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保留单据并进行审核，以下图所表示：外购入库单编辑界面（3）外购入库单拆分：点击【供给链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面，选择【编辑】菜单下【拆分单据】，以下图所表示：外购入库单序时簿界面系统会调出外购入库单编辑界面，此界面上会多出“拆分数量”一列，把需要拆分数量录在此字段下，然后保留单据，系统会提醒拆分单据成功，以下图所表示：外购入库单拆分界面，系统控制不许可部分钩稽，所以在碰到上述部分到票情况时，就需要做拆分单据处理。（4）采购发票：点击【供给链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，依此路径进入采购发票录入界面，源单类型选择外购入库单，选单号处录入WIN000003A，回车后即可带出外购入库单上对应信息，手工录入日期、保管等信息后保留单据并进行审核，以下图所表示：采购发票编辑界面注意 本文案例中应收应付系统参数设置中勾选了“启用对账和调汇”，所以系统控制，发票上必需录入“往来科目”，不然单据审核不成功。暂估库存单据上也必需录入往来科目，不然无法生成暂估凭证。提醒 上拉式关联单据时，在选单号处可直接录入需要关联单据编号，若不记得单据编号则可经过按F7调出单据序时簿界面进行选择。 （5）将商品“键盘”外购入库单和发票钩稽，进行外购入库核实，再进行账务处理，具体做法和第二章采购管理2.1采购标准步骤类似，此处不再赘述，以下图所表示：外购入库单和采购发票钩稽界面外购入库核实界面外购入库凭证界面（6）暂估入账：点击【供给链】【存货核实】【入库核实】【存货暂估入账】，进入暂估入账序时簿界面，即本期未和发票钩稽外购入库单，双击打开WIN000003号外购入库单，录入往来科目，在“单价”字段下录入暂估单价，保留单据。以下图所表示：暂估入账编辑界面（7）账务处理：点击【供给链】【存货核实】【凭证管理】【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库暂估入账”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，并将此模板设置为默认模板，具体设置以下图所表示：凭证模板设置界面点击【供给链】【存货核实】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库暂估入账”事务类型，点击【重设】按钮，将暂估外购入库单过滤出来，点击【生成凭证】按钮，系统会根据以上模板生成一张暂估凭证，以下图所表示：凭证生成界面生成暂估凭证界面（8）期末结账：8月结束后将账套结账到第9期，点击【供给链】【存货核实】【期末处理】【期末结账】，进入期末结账界面，以下图所表示：期末结账界面1.3 采购退货业务步骤企业采购业务中，若发觉采购物料有质量问题、和订单不符等情况，需要将货物退还给供给商，要求供给商退款或进行换货处理。退货业务基础步骤： 退料通知单红字外购入库单红字采购发票（1）退料通知单：点击【供给链】【采购管理】【退货通知单】【退料通知单-新增】， 进入退料通知单新增界面，表头“选单类型”处选择“收料通知单”，再在“选单号”处按F7 调出收料通知单序时簿界面，将对应收料通知单DD000001 选中双击，相关信息会自动携带到退料通知单上，手工将“数量”修改为10，再录入日期、等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：退料通知单编辑界面（2）红字外购入库单：点击【供给链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单- 新增】，进入外购入库单编辑界面，点击工具栏中【红字】按钮，新增一张红字外购入库单，源单类型选择“退料通知单”，选单号处录入POOUT000001，回车后将退料通知单上相关信息关联到此单上，手工录入日期、保管等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：红字外购入库单编辑界面 提醒：外购入库单录入可由两个路径进入：一个是【供给链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-新增】；另外一个是【供给链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单-新增】。 （3）红字采购发票：点击【供给链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，点击工具栏中【红字】按钮，新增一张采购发票，源单类型处选择“外购入库单”，选单号处录入WIN000004，回车后将红字外购入库单上相关信息带到此单上，手工录入日期、往来科目等信息，然后保留并审核单据，以下图所表示：红字采购发票编辑界面（4）将红字外购入库单和红字采购发票钩稽，点击已审核采购发票上【钩稽】按钮，以下图所表示：已审核发票界面系统会调出钩稽界面，点击【钩稽】按钮进行钩稽，钩稽完成系统提醒【钩稽成功】，以下图所表示：红字外购入库单和红字发票钩稽界面（5）外购入库核实：具体做法和采购标准步骤核实一样，点击【供给链】【存货核实】【入库核实】【外购入库核实】，系统调出采购发票界面，选择需要核实发票，点击【核实】按钮，以下图所表示：外购入库核实界面核实完成后，发票金额会反写对应外购入库单“单价”和“金额”字段，即入库单位成本、成本，以下图所表示：核实后红字外购入库单界面（6）账务处理：点击【供给链】【存货核实】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将本期红字采购发票过滤出来，“实际价凭证模板”处指定对应凭证模板，点击“生成凭证”按钮，选择对应凭证模板。系统会根据以上模板生成一张红字外购入库凭证，以下图所表示：凭证制作界面红字凭证界面报表 1、 物料收发汇总表 点击【供给链】【仓存管理】【报表分析】【物料收发汇总表】，系统调出过滤条件，设置以下图所表示：物料收发汇总表过滤条件界面点击【确定】进入物料收发汇总表，能够查看指定物料本期收发汇总数据，以下图所表示：物料收发汇总表界面2、 物料收发明细表 双击汇总统计可直接查看明细表，以下图所表示物料收发明细表界面退货业务步骤和正常采购步骤类似，区分在于：正常采购是做蓝字单据，增加库存，而退货则是相反用红字单据处理，库存将被冲减，实际上是正常采购相逆过程。