家乐福的采购业务流程及其内容模板.doc

n更多企业学院： 中小企业管理全能版183套讲座+89700份资料总经理、高层管理49套讲座+16388份资料中层管理学院46套讲座+6020份资料国学智慧、易经46套讲座人力资源学院56套讲座+27123份资料各阶段职员培训学院77套讲座+ 324份资料职员管理企业学院67套讲座+ 8720份资料工厂生产管理学院52套讲座+ 13920份资料财务管理学院53套讲座+ 17945份资料销售经理学院56套讲座+ 14350份资料销售人员培训学院72套讲座+ 4879份资料家乐福采购业务步骤和采购管理内容家乐福业务操作步骤1、 业务操作步骤图及说明货物协议电脑数据发票商品部（供给商）区域财务中心北京上海成全部广州上海总部付款中心门店付款（一） 业务操作步骤图（二） 步骤图说明 首先需和商品部接触，协商谈判后签定协议。商品部包含在上海总部全国商品部和在各个城市城市商品部 CCU。全国商品部负责全国供给商，城市商品部负责地域供给商。 各门店向康佳订货，康佳送货到各门店仓库，送货同时取得验收单。验收单由家乐福各门店收货区电脑系统打印，由系统自动编号。验收单是厂家和家乐福结算货款关键凭证。 发票直接送交（或邮寄）区域财务中心。家乐福在上海、广州、成全部、北京设置四个财务中心，处理对应地域内门店发票。 区域财务中心收到发票，审核无误后录入系统，经过系统传输到上海付款中心。错误发票将退回康佳。 付款中心在上海，统一支付货款，并在供给商网站上公布财务数据，方便供给商对帐。 2、 商品出库、验收、退机步骤（一） 签署供货协议 供给商首先和家乐福企业商品部接触，经过协商谈判，达成合作意向后，签定两份协议商品协议和促销服务协议。协议每十二个月度签署一次，使用期从每十二个月1月 1日到 12月 31日。当年年度协议，不管在哪一天签定，其使用期均追溯到当年 1月 1日。未签定当年协议，临时沿用上十二个月度协议。（二） 建立供给商档案 填写供给商信息表交给商品部采购，由家乐福系统产生一个四位数供给商编号；编号规则是：一家企业法人一个编号,一个编号用于一家企业法人；（三） 建立商品档案 供给商取得编号后，商品部采购人员将其产品信息输入系统，产品信息包含单品号码、名称、条码、规格、价格等。在产品进入系统以后，门店能够开始订货。只有商品部有权限增加新单品。任何一项单品信息变动必需事先和家乐福企业商品部采购人员协商一致。（四） 选择促销方法 海报、堆头、货架端和立柱陈列、货架中间促销陈列、尤其陈列（五） 家乐福发出订单 订单由家乐福各门店订货组经过传真发送给供给商；收到订单后请检验订单上每一项内容，下单门店、供给商编号、企业名称(可能下错企业)、价格（正常进货价格和促销进货价格之分）、数量、送货日期、送货地址等。在送货之前请务必确定订单上每一项内容全部是正确。对于任何不了解或有疑问地方请和订货门店确定。确定是错误订单，门店更正后重新下订单，再按新订单送货。对于错误订单一定不要送货；送货时请携带订单，门店按订单收货，没有订单不接收货物，请按订单上估计收货日送货，提前或延后全部不接收货物。（六） 家乐福收货步骤 货物必需送到家乐福收货区，向收货组职员交接货物，并在现场取得验收单：（七） 家乐福收货凭证 货物送交家乐福门店收货区后，请从收货区工作人员那里取得盖有收货专用章验收单。验收单是货物交付家乐福门店唯一有效凭据。（八） 家乐福退机步骤 1、 门店传真给康佳办事处退货清单，在退货清单上由企业授权代表和实际收货人，在方框内填写对应内容、签字；2、 该方框在退货清单上，办事处填写签字，凭原件至门店收货区取货。授权代表需由企业出具授权委托书，交家乐福各门店立案本企业或本企业授权代表 ，授权 ，身份证号码 ，作为本企业代表收取本退货单项下退回本企业商品。 （授权代表署名） （实际取货人署名）；3、 在退货清单有效日，通常在三天内，办事处应在家乐福收货区进行退货；4、 退货时四方人员必需在现场：1) 家乐福收货组职员，2)家乐福保安，3)家乐福对应营业部门职员，4)康佳办事处退货办理人员。5、 康佳员工或物流企业需出示上述退货清单原件和取货人身份证，现场查对货物种类数量无误，然后在退货汇报上签字确定收到货物。门店收货区职员验证取货人所持退货清单是真实，并验证身份证号码和签字，和退货清单查对一致后，供给商从收货区运走货物；6、 退货请供给商以负数开入下一次进货发票；7、 假如对各门店退货有任何疑问，请在退货后六个月内立即和门店相关部门联络！3、 发票开具和移交（一） 标准格式增值税发票1、 多种百分比费用（折扣）以负数开入发票（净额发票）；2、 货物金额是进货减去退货后净进货金额（净进货发票）；3、 按次序，按要求列示金额和信息（标准格式）。（二） 请按标准格式开具增值税发票，以下图：1、 票面标注：全部单品，累计开一行，具体单品开入增值税发票清单；2、 票面标注：协议折扣开入发票，即净额发票。签署在商品协议上多种折扣，累计开一行。如某供给商协议条款为：采购量折扣1%，数据交换费1.5%累计5%，则发票上只列一栏5%；折扣必需表现在发票上，不要把折扣放在销货清单或进货价格中表现，请严格根据以上标准格式开票；3、 票面标注：发票备注栏（第1行）店代码，部门，供给商编号；（第2行）验收单号。如多张验收单之间以逗号连接；（第3行）退货单号。如多张退货单之间以逗号连接；（第4行）不含税退货金额。4、 部门号一定是两位数，供给商编号一定是四位数，验收单和退货单号码一定是六位数，不能够缺位，不需要其它内容，必需打印不可手写。假如发票对应多张验收单，发票备注栏上无法完整打印，能够另用一页纸作为附件，但必需仍按以上格式，许可换行，但排列次序不变。该附件必需加盖企业公章，同时在发票备注栏内注明：“详见附件”。注：请严格根据以上格式及次序开具发票，不然将被视为错误发票。5、 进货减掉退货以后，得到净进货数字，在净进货基础上再计算折扣。（三） 新协议衔接：对于新年度协议折扣，在正式确定新协议条件后，就能够按新折扣条件开具发票，假如在发票上折扣和商品协议不一致，为了不影响回款，家乐福不退票，但在付款时帐扣差异。（四） 发票直接送交区域财务中心：家乐福企业在上海，北京，广州，成全部设置四个区域财务中心，现场签收，集中处理对应区域内门店发票。1、 窗口送票：当面将发票交给财务中心工作人员，同时取得发票签收回执；回执上面注明发票号码、金额、签收日期等；若以后发生争议，比如发票丢失或供给商发觉发票未立即入帐等，需要凭这份回执才能核查，家乐福区域所在地注册分企业业务人员负责将本注册分企业所开家乐福发票送达区域财务中心，如成全部要将四川分企业发票直接送交给家乐福。2、 经过邮寄或快递企业送票：快递企业通常不关心信封里面放了什么，家乐福无法和之查对，所以需要供给商随信附一份发票明细单，写明：供给商编号，店名，部门，联络电话，联络人，真实通讯地址；拆封后，对照清单验收发票，若有不符，则按所留电话立即联络，以免时间耽搁太久难以查证。对家乐福区域结算所在地注册分企业外发票由注册分企业税务会计直接邮寄给家乐福区域结算中心财务，如湖北分企业需将家乐福发票邮寄给家乐福成全部结算中心。（五） 发票送交时间：家乐福财务中心在收票后二十四小时内完成发票处理。月末，在每个月倒数第四天18:00之前送交财务中心发票，家乐福在当月输入系统。凡在这个时间以后送交发票，家乐福在次月输入。（六） 发票丢失处理：发生增值税发票遗失，在开票日起两个月内，向家乐福财务中心提供以下凭证，能够替换发票。超出两个月，只能重新开票。1、 发票存根联复印件，盖公章； 2、 发票遗失情况说明，盖公章； 3、 送货单，盖公章； 4、 供给商所在地税务局完税证实。（七） 退货发票处理 1、 从退货发生到家乐福财务中心收到已经包含这笔退货发票时间25天内办理正负合并开发票手续；2、 超出25天未办理合并开发票，家乐福将在付款中帐扣退货款；但在不超出6个月时间内办理了合并开发票，家乐福将退还前次已经帐扣退货款；3、 在发生退货6个月后仍未办理合并开发票，只能经过办理退货红字发票处理。（八） 办理退货红字发票步骤1、 提供退货相关证实材料： (a) 加盖公章“销货单位同意退货证实”，公章必需和进货发票企业名称一致； (b) 进货发票复印件。多单品发票必需附销货清单，因为退货证实必需按单品办理；(c)进货对应银行收款凭证；(d)退货单复印件，请供给商妥善保管好退货单；(e)当地税务机关要求提供其它文件。 2、 供给商备齐上述材料交给家乐福各城市财务部，家乐福凭此填写税务局统一格式开具红字增值税专用发票申请单，呈交税务局审批；3、 税务局审核开具红字增值税专用发票申请单，同意后加盖税务局印章，发还家乐福企业；4、 家乐福各城市财务部将开具红字增值税专用发票申请单厂商联交给康佳；5、 开具红字发票，交给家乐福各城市财务部；6、 在取得开具红字增值税专用发票申请单厂商联，必需开红字发票给家乐福企业；若未开具红字发票，家乐福企业将终止再次办理任何退货证实。4、 家乐福费用结算及付款步骤（一） 费用结算方法：1、 严禁以现金方法向家乐福企业支付协议费用和门店促销费用；家乐福企业在费用结算方法上，包含总部协议费用和门店促销费，只有两种结算方法，从货款中帐扣和开入净额发票。2、 家乐福只接收两种补差方法,，盖有供给商公章补差协议(补差费用将以直接帐扣开普票方法收取)；无偿电视机商品(即货抵补差，必需要求门店提供无偿商品验收单,不然该笔补差将不被认可)。 对于双方总部确定促销活动, 将由家乐福总部和我企业总部确定补差金额, 并由家乐福总部统一帐扣到各注册分企业 对于门店常规补差, 必需由CCU跟供给商确定, 并根据我们认可方法补到CCU, 而不是门店 当月费用（负毛利、补差），要求出具一份已兑付完成公函，要求家乐福签字盖章。（二） 扣款发票取得 1、 扣款发票由当地城市JV财务部开具。通常和百分比相关费用，家乐福提供国税一般发票；通常固定金额扣款，家乐福提供地税一般发票。2、 对于地税一般发票，通常当月扣款在下月初开票，一个供给商编号开一份发票，发票总额等于上月所扣款项总和；3、 对于国税一般发票，因为包含退佣差异因为协议条款变更，有时为正有时为负，为降低开票混乱，在下次开票时自行调整，若不能自行调整，家乐福在每十二个月一月和七月统一对帐后，对累计退佣差异开发票；4、 大多数家乐福JV采取邮寄方法递送发票，采取邮寄方法城市通常在每个月15前寄出；部分地域需上门领取发票；若未在合适时间内收到发票，请持付款明细至各城市JV财务部开取发票，超出三个月，非尤其原因将不再受理。（三） 关键扣款项目RB difference 退佣差异 Conditional RB 年度有条件退佣 Cashier Display 付款口陈列费 Lighting Box 灯箱劳务费 HO other 其它扣款（总部输入） Quality Control 质量控制费用 DM 海报费 TG 堆台劳务费 Change Vendor 改变供给商编号如某扣款描述为：07Cahier-TG-Display(II)(ID1198900)(U990:694)HOOthers其它*312 07代表所属年份；U990代表所属CCU（商品部）；694代表所属协议编号；312代表所属门店（四） 货款结算到期日：发票能够被支付货款日期帐 期：家乐福货到28天，票到前提下付款付款日：家乐福企业开户银行向供给商支付货款日期发票到期日家乐福完成收货日期协议帐期家乐福全国付款中心：电子信箱： 20上海浦东南路528号上海证券大厦25楼财务部付款中心用户合作部 -08家乐福采购管理内容巴西家乐福最早成立于1973年。但这个拥有175，000，000人口国家既为零售商们提供了巨大发展机会，同时也存在很多艰苦挑战。首先，它拥有巨大购置力市场，其次，又被资源贫乏危机所困扰，缺乏必需基础设施，经历着永无尽头经济危机。尽管如此，家乐福仍努力坚持生存。，巴西家乐福已经成为巴西第二大零售商，仅次于巴西本国零售商Companhia BraSilia de Distribuicao(CBD)。最近，家乐福开始了一项商业系统和全球业务步骤标准化工程。这项工程是在系统开发商Accenture帮助下，采取统一财政和会计平台和PeopleSoft企业企业资源计划(ERP)软件模型。该项目标部分内容包含在任一国家创建共享服务中心(SSCS)，用途是组织商品集中购置和供给。对家乐福而言，任何标准化尝试全部是一项艰苦挑战。在欧洲、亚洲、拉丁美洲，家乐福共设有9200个分店。至l999年家乐福收购其本国竞争对手普莫德集团(Promodes Group)以后，已成为世界第二、欧洲第一零售商。仅在巴西，家乐福就拥有96家高级百货商场，122家超级市场，7家分销中心。1999年，家乐福试图在巴西普及一个集中采购模型，该模型最初应用于法国。一、集中配送家乐福发觉SaoPaolo地域有建立配送中心显著需要，但在选择含有熟练配送经验设施设备服务商时候却没有很大选择余地。因为巴西没有提供这项服务市场，家乐福是巴西唯一一家采取物流服务商零售企业。所以，巴西几乎没有一家零售商含有丰富零售经验。最终，家乐福选择Cotia Penske物流企业经营Sao Paolo配送中心。最初，协议仅应用于23个商店和有限几类商品，随即，应用范围快速扩展，包含96家高级百货企业、23家超级市场和6家较小配送中心。在Sao PaoloOsasco，关键配送设施建设分两阶段：第一阶段用地45万平方英尺，随即几年将增加到80万平方英尺。Sao Paolo配送中心经营辐射范围达七八百公里。家乐福高级百货商场除一小部分分布在周围其它州外，绝大多数全部围绕着Sao Paolo。配送中心现在经营36000类产品，包含食品、器械和电子设备，拥有170台电动升降机和220台无线电频率接收器。伴随设施逐步完善、作业效率提升，Sao Paolo配送中心职员数量由800降低到600，每十二个月处理3500万到4000万份货单，平均天天交易货物约5500份。Cotia Penske在距Sao Paolo东北方向500米Vitoria为家乐福开设了第二个配送中心，拥有30名职员和1平方米工作场所，配送范围包含2个高级百货商场和15个超级市场。因为其规模庞大，家乐福需要不仅是可储存充足产品基础仓库，而且需要复杂仓库管理系统。Cotia Penske新物流服务商经过整合Penske零售 商、世界其它地域消费品配送专业技术，凭借Cotia企业对巴西零售市场掌握和了解，开发自己仓库管理软件，处理了库存管理系统越来越难以适应家乐 福在巴西日益扩展商业网络需求难题，同时方便了和当地用户联络。二、经营业绩考评家乐福经营中，有两个配送中心保持紧密联络。每个月Carrefour和Cotia Penske全部要在一起分析评定本月经营业绩，业绩衡量标准有以下13个：1、质量检验。对基础设备和家用电器，家乐福检验全部产品并确定9999合格后才运往商店，对纺织品、玩具、快运食品，检验20产品并确定9999合格后运输；2、生产力。以每人每小时计算；3、配送时间间隔。以天天实际发车量计算；4、要求时间内完成运输任务能力。实际统计以24、48小时、或更长时间计量；5、将家乐福企业资源管理系统和Cotia Penske仓库管理系统数据比较，差错率不高于00 5；6、平均每车装载量，以车辆最大容量计；7、货车估计接发货物数量及实际接发货物数量；8、从供给商处得到货物数量及需求货物数量；9、运至商店货物数量及商店需求量；10、货车装载时间，分货车及货物类型计：11、由供给商提供单一商品和混合商品数量和比率；12、运至商店货物为单一商品和混合商品数量和比率；13、家乐福或Cotia Penske拒绝受理商店订单比率。三、库存作业正确率据关键责任人说，到现在为止，配送中心库存作业正确率很高。因为采取条码技术，库存管理正确率达9997，外向物流订单处理正确率达9989。另外，尽管配送中心对商品库存量和商品积压值不能提供确切数字，但库存量和商品积压确实极少。其中最关键是，因为产品现货供给能力、用户服务水平和库存管理可见度提升，商品销售量连续增加。经过集中配送，家乐福实现了拥有少许库存，但却增加了存货项目分类。尤其在那些占地很大商店，这点很关键，所以商品必需被分类存放在各个商品架上。Cotia Penske配送中心不经营易腐蚀食物，仅经营含有使用期干燥食品。经过条码扫描技术提供食品信息能确保供给新鲜产品并正确除去原有商品架上过期产品而将指定产品分配到对应架上。另外，家乐福也保留了从分销中心到商店运输垂直管理。零售商和5个运输企业直接合作而且以后也将继续保留这种合作关系。四、交叉送货家乐福计划在Sao Paolo配送中心增加交叉送货功效。在这里，零售商引用沃尔玛例子，仅在巴西开设10家高级百货商场，却经过交叉送货中心完成70-80运输业务。因为增建换装站，包含产品接收和运输物流过程，不再需要长久储存货物，降低了库存成本，同时加紧了产品响应时间。过去家乐福建立管理信息系统不含有交叉送货信息转换功效，但在家乐福更改了信息系统，新建了含有交叉送货信息功效管理信息系统。很快以后，Cotia Penske和家乐福签署管理巴西新配送中心合约，设施由Excel物流企业经营，负责管理6家高级百货商场和33家超级市场采购和配送业务。在过去，家乐福第三方供给商从不和运输商发生商业关系。现在家乐福和Cotia Penske建立第一次伙伴关系，标志着巴西零售企业、物流服务商、运输商共同制订供给链管理综合决议开始。在供给链合作中，家乐福仍处于最关键地位。家乐福期望对仓库货架作业步骤实现更严格控制，另外，计划采取仿声仓库储存系统和无线电识别系统。五、经营障碍对家乐福经营影响最大原因是巴西匮乏基础设施和不稳定经济原因。巴西高速公路货运量占总货运量75之多，但仅有2万辆商业经营性卡车，而且这些经营车辆驾龄仅。因为小企业在巴西有免税优势，所以大型跨国运输企业不愿意在巴西投资。但巴西政府已开始投资高速公路系统外包 发展和维修，极少数资金充足私营企业也紧跟其后，增加投资，现在巴西85运输市场份额属于巴西本国企业。在巴西，像家乐福这么大型零售商面临最大问题是巴西有限购置力。多数巴西人处于贫困线上，仅仅有90人有能力购置最基础生活用具。假如巴西经济稳定而且巴西中产阶级数量能继续扩大，这种困境将可能得四处理。同时，家乐福期望经过自行开发信用卡操作系统能使这种困境有所改善。理论上讲，当利率降低时，这项计划将使家乐福用户拓宽她们支付业务。 12420038郑丽娟物流一班