档案资料管理标准样本.doc

中国销售开发中心管理标准 QG/ZT10S01—1997

档案资料管理标准

1997-10-24公布 1997-11-01实施
中国销售开发中心公布

中国销售开发中心管理标准
档案资料管理标准 QG/ZT10S01—1997

1 目标和适用范围
为全方面立即掌握销售网点和直销用户相关经营情况,便于为用户提供优良服务,为营销决议提供有效依据,确保在相关场所提供完整后备资料,特制订本标准。
本标准适适用于本部门各类档案资料管理。
2 职责
2.1 综合信息部负责销售网点档案资料、外界往来信息资料、集团企业及部门内部文件资料管理。
2.2 业务部负责中国直销业务档案资料管理。
3 管理内容
3.1 归档范围
3.1.1 销售网点档案资料。
3.1.2 直销用户档案资料。
3.1.3 各类信息、凭证、报表、销售协议、各类协议。
3.1.4 集团企业文件。
3.2 归档要求
3.2.1 归档档案资料要确保内容完整性。
3.2.2 销售网点档案要按销售企业、特约经销点加以区分，并按六大片区分类存档。
3.2.3 中国直销业务档案、机密文件应单独归档。
3.3 归档时间
各类档案资料应于在本部门设置之日整理归档。
3.4 档案管理
3.4.1 不一样类别档案资料应设置档案夹，并进行编号，按编号次序编造档案册（附件一）。
3.4.2 档案管理员应维护档案清洁和安全，预防损坏和遗失。
3.4.3 档案管理员必需注意档案机密性，不得私自转借或翻印。

中国销售开发中心1997-10-24同意 1997-11-01实施QG/ZT10S01—1997

3.5 保密
3.5.1 凡查阅密级档案，须经本部门主管副经理以上领导同意后，限在本部门内查阅、不得复印或摘抄。
3.5.2 任何人不得私自将本部门存档资料提供赠予或出卖给外单位及个人，不得任意带出本部门。
3.5.3 档案管理员要严格实施保密纪律，对密级档案要关键保管，严格档案借阅手续，并不得随便谈论档案中秘密资料，不然将严厉处理。
3.6 调阅
3.6.1 各片区或外类人员因工作需要调阅档案时，必需经综合信息部经理同意后方可调阅。
3.6.2 保密性档案调阅，必需经本部门领导同意后方可调阅，对调阅时间较长，要出具借阅单（附件二），经片区领导核准、部门领导审批后方可借出。
3.6.3 档案管理员应依据“借阅单”按时向借阅人员催收档案资料。
3.7 销毁
3.7.1 符合下列情况之一，给予销毁：
a.原档案资料现已修订、更改。
b.经清理判定，确属无法使用或无保管价值。
C．已超出保管期限。
3.7.2 档案管理员将要销毁档案填入“档案销毁清单”（附件三），经部门主管领导同意后实施销毁。
3.7.3 被销毁档案应在档案册上注销档案名。

附加说明
本标准由中国销售开发中心提出并起草。
本标准由中国销售开发中心归口管理。

附件一
档 案 册
序号
档 案 名
发文号
存 档 时 间
档案夹 编 号
等 级
保 存时 间
备 注

附件二
借 阅 单
年 月 日
借阅人

部 门

电 话

借阅时间

档案名

等 级

借阅原因

片区领导意 见

部门领导意 见

附件三
档案销毁清单
序号
档 案 名
发 文 号
等 级
档案夹 编 号
销毁日期
备 注